Software SGA: gestión de stocks op­ti­mi­za­da para eCommerce

Con el cre­ci­mie­n­to y el aumento del éxito de tu negocio ele­c­tró­ni­co, también au­me­n­ta­rán las tra­n­sac­cio­nes y el volumen de ventas. Si se cuenta con una amplia gama de productos y la salida de pedidos se gestiona ma­nua­l­me­n­te, pronto el in­cre­me­n­to de las ventas puede dar lugar al caos en el almacén, a “cuellos de botella” en el su­mi­ni­s­tro y, en última instancia, al de­s­co­n­te­n­to de los clientes.

Antes de llegar a los peores es­ce­na­rios, los sistemas de gestión de almacenes, in­te­r­co­ne­c­ta­n­do la venta, la compra y el in­ve­n­ta­rio e in­te­gra­n­do estas áreas en el software de tienda online que se utilice, permiten in­tro­du­cir una cierta es­tru­c­tu­ra en el flujo de la mercancía. Esto permite gestionar tu negocio en línea de forma ce­n­tra­li­za­da y ampliar la di­s­tri­bu­ción a pla­ta­fo­r­mas como Amazon o eBay a través de las co­rre­s­po­n­die­n­tes in­te­r­fa­ces.

El término sistema de gestión de almacenes, co­mú­n­me­n­te acortado como SGA, procede del inglés “warehouse ma­na­ge­me­nt system” (WMS) y denomina a un tipo de software para empresas que permite registrar y procesar todos los datos de almacén y de todos los procesos in­vo­lu­cra­dos, como la compra y la venta o la entrada y salida de me­r­ca­n­cías. Estos programas recogen y presentan los datos de todos los artículos en función del canal de di­s­tri­bu­ción (comercio minorista, tienda ele­c­tró­ni­ca, pla­ta­fo­r­ma ge­ne­ra­li­s­ta online) de forma ordenada, con el propósito de mejorar el control del flujo de me­r­ca­n­cías, acelerar los procesos de la empresa y co­n­tri­buir a largo plazo a un aumento de las ventas.

Un sistema de gestión de almacenes, de stocks o de in­ve­n­ta­rios también asiste en otros aspectos de la gestión de empresas, como es la ad­mi­ni­s­tra­ción de personal y la pla­ni­fi­ca­ción, si­m­pli­fi­ca­n­do o incluso au­to­ma­ti­za­n­do ciertos procesos. Un buen software SGA también ofrece in­te­r­fa­ces (API) a otras apli­ca­cio­nes, como, por ejemplo, programas de co­n­ta­bi­li­dad y de fa­c­tu­ra­ción, sistemas de caja o pla­ta­fo­r­mas de venta online como eBay o Amazon.

Estas son algunas de las tareas con las que lidia un software de gestión de almacenes a diario:

• Es­tru­c­tu­ra­ción de la compra: el control y el análisis de las compras co­n­s­ti­tu­yen elementos fu­n­da­me­n­ta­les de cualquier tienda ele­c­tró­ni­ca. Los sistemas de gestión de almacenes ayudan, por ejemplo, a hacer pedidos aju­s­tá­n­do­se a la demanda sin perder de vista el pre­su­pue­s­to o se encargan de forma autónoma de ad­mi­ni­s­trar las ofertas.
   
• Es­tru­c­tu­ra­ción de la venta: el software asume la gestión de tus datos pe­r­so­na­les, de los datos de los clientes y de todo tipo de in­fo­r­ma­ción relevante para la venta. También asiste en la pla­ni­fi­ca­ción y ejecución de acciones como, por ejemplo, la creación de un ca­le­n­da­rio de adviento con de­s­cue­n­tos diarios.
   
• Entrada de me­r­ca­n­cías: los sistemas de gestión de almacenes ad­mi­ni­s­tran la entrada de los pedidos en almacén re­gi­s­tra­n­do la mercancía que entra y co­m­pro­ba­n­do tanto su in­te­gri­dad como la factura.
   
• Salida de me­r­ca­n­cías: cuando un cliente hace un pedido, el software lo tramita hasta el envío. La salida de me­r­ca­n­cías también se controla, por ejemplo, con un escáner, para tener siempre el stock bajo control.
   
• Gestión de almacén: la mayoría de sistemas de gestión de in­ve­n­ta­rio cuentan con funciones para etiquetar la mercancía y hacer in­ve­n­ta­rio, lo que facilita es­tru­c­tu­rar el almacén. Muchos sistemas también ayudan a apro­ve­char mejor el espacio di­s­po­ni­ble en almacén.

Para au­to­ma­ti­zar estas áreas, los programas contienen diversos módulos es­pe­cia­li­za­dos (p. ej., módulo de entrada de me­r­ca­n­cías o de gestión de pedidos), que extraen los datos que necesitan de las bases de datos y de otros programas que se utilicen, como una apli­ca­ción de escaneo de códigos de barra en el almacén, la solución de tienda online o el software de punto de venta a través de la API co­rre­s­po­n­die­n­te. Las in­te­r­fa­ces utilizan un de­te­r­mi­na­do formato de tra­n­s­mi­sión de datos, por ejemplo, XML o CSV, y controlan también la venta en pla­ta­fo­r­mas externas.

En relación con los sistemas de gestión de me­r­ca­n­cías, es frecuente toparse con los llamados sistemas de pla­ni­fi­ca­ción de recursos em­pre­sa­ria­les o ERP (en­te­r­pri­se resource planning). Los sistemas ERP también se ocupan de la pla­ni­fi­ca­ción de recursos en la empresa, pero abarcan muchas más funciones que un sistema de gestión de almacenes: entre otras cosas, contienen módulos para la gestión de los recursos humanos, la gestión do­cu­me­n­tal o la co­n­ta­bi­li­dad de costes (co­n­tro­lli­ng). Debido a que muchos sistemas ERP incluyen los módulos de gestión de almacenes más típicos, pueden usarse también en el comercio ele­c­tró­ni­co.

Las ventajas de un software de gestión de almacenes quedan patentes si se observa cómo funciona una empresa que no lo utiliza. En este caso, todos los procesos ope­ra­ti­vos, se trate de la ad­qui­si­ción de me­r­ca­n­cías, de la ex­pe­di­ción de facturas o del cálculo del volumen de negocio, se han de llevar a cabo a mano. La compra, la venta, la re­po­si­ción de exi­s­te­n­cias y el cambio del lugar del al­ma­ce­na­mie­n­to se han de registrar en tablas o di­re­c­to­rios y, si en el almacén se acumulan más de cien artículos, es muy difícil mantener la pe­r­s­pe­c­ti­va. Para conocer el total de me­r­ca­n­cías de que dispones en tu almacén, tendrías que hacer in­ve­n­ta­rio y, aun así, no tendrías garantías. Además, podrías correr el riesgo de que ciertos productos se acabaran a raíz de una elevada demanda y esto oca­sio­na­ria la in­sa­ti­s­fa­c­ción de tus clientes. En de­fi­ni­ti­va, sin la asi­s­te­n­cia de un software SGA, la gestión de tu stock, es­pe­cia­l­me­n­te en el eCommerce, deriva en un gasto extremo de tiempo y dinero ligado a una gran demanda de personal, pero también a una cierta pro­pe­n­sión a errores.

Un sistema de gestión de in­ve­n­ta­rios que funcione co­rre­c­ta­me­n­te te lleva de la mano en todas estas tareas, aho­rrá­n­do­te así trabajo, tiempo y dinero. Al mismo tiempo, reduce la tasa de errores y puede co­n­tri­buir con sus numerosas funciones y servicios a mejorar el re­n­di­mie­n­to económico de la empresa.

Con un software SGA pueden re­gi­s­trar­se ce­n­te­na­res o miles de artículos en una única base de datos mucho más rápido y desde aquí estar di­s­po­ni­bles para cualquier tra­ba­ja­dor en cualquier de­pa­r­ta­me­n­to de la empresa. Las es­ta­dí­s­ti­cas y los análisis en tiempo real arrojan tra­n­s­pa­re­n­cia y permiten tener siempre bajo control el estado de las exi­s­te­n­cias, incluso cuando se gestionan varios almacenes en di­fe­re­n­tes sedes geo­grá­fi­cas. Estos programas permiten obtener de forma inmediata los detalles sobre los artículos, de modo que es muy fácil averiguar dónde se encuentra un producto, cuántos eje­m­pla­res quedan en almacén y cuánta demanda tienen, así como cuáles se acabaron y se han de reponer. Y de­pe­n­die­n­do de la amplitud de su gama de funciones, estos programas pueden en­ca­r­gar­se de solicitar la re­po­si­ción de los productos de forma au­to­má­ti­ca.

Elegir el software de gestión de me­r­ca­n­cías que más le conviene a tu negocio dependerá de varios criterios: por un lado, el sector de actividad del negocio desempeña un papel im­po­r­ta­n­te y, por el otro, se debe tener en cuenta el número de usuarios que lo utilizará y su co­m­pa­ti­bi­li­dad con el software para la tienda online, el cual, ge­ne­ra­l­me­n­te, se im­ple­me­n­ta antes.

Otro factor a tener en cuenta guarda relación con la cantidad de funciones que ha de incluir, puesto que varían mucho en función del fa­bri­ca­n­te y debería ajustarse lo máximo posible a las ne­ce­si­da­des de la empresa. Las empresas centradas en la pro­du­c­ción deberían contar con una interfaz para integrar una tabla de pla­ni­fi­ca­ción gráfica, y los co­me­r­cia­les, por su parte, necesitan so­lu­cio­nes móviles que les permitan acceder al in­ve­n­ta­rio en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Los módulos más im­po­r­ta­n­tes que no deberían faltar en tu software de gestión de almacenes son estos:

• Gestión de datos maestros: el “corazón” de cualquier sistema de gestión de almacenes contiene los datos de todos los pro­vee­do­res, artículos, almacenes y empleados. Una vez se han in­co­r­po­ra­do a mano, por escáner o desde un archivo CSV, los datos están di­s­po­ni­bles para todos los procesos ope­ra­ti­vos (compras, de­vo­lu­cio­nes a pro­vee­do­res, pedidos a otro almacén, ventas, de­vo­lu­cio­nes de clientes, etc.) con in­de­pe­n­de­n­cia geo­grá­fi­ca y temporal.
   
• Al­ma­ce­na­je: este módulo sirve a la gestión de varios almacenes (por ejemplo, en otras filiales), así como a la tra­n­s­fe­re­n­cia de me­r­ca­n­cías a di­fe­re­n­tes almacenes.
   
• Ventas: contiene una interfaz al sistema de punto de venta y, en eCommerce, al sistema de tienda, así como a las pla­ta­fo­r­mas online, con las cuales se in­te­r­ca­m­bian datos en vivo.
   
• De­vo­lu­cio­nes: ad­mi­ni­s­tra la or­ga­ni­za­ción de las de­vo­lu­cio­nes.
   
• In­ve­n­ta­rio: este módulo se encarga de recoger el stock actual al final de un ejercicio y co­m­pa­rar­lo con el calculado.
   
• Co­n­tro­lli­ng: arroja detalles re­le­va­n­tes para las de­ci­sio­nes de negocio como, por ejemplo, cuáles son los productos mejor y peor vendidos y es­ta­dí­s­ti­cas de ventas por artículo, grupo de productos, sección, filial y empleado.
   
• In­te­r­fa­ces a co­n­ta­bi­li­dad y CRM: permiten la conexión a programas externos que au­to­ma­ti­zan la co­n­ta­bi­li­dad mensual o gestionan las re­la­cio­nes con los clientes.

Asimismo, la decisión de un tipo de software u otro vendrá de­te­r­mi­na­da también por el pre­su­pue­s­to. La ad­qui­si­ción de una potente solución integral a menudo no es una opción, en especial para tiendas muy jóvenes y pymes. Esto se debe a que por un precio muy elevado obtienen una he­rra­mie­n­ta con muchas funciones, que en su mayoría, sin embargo, no necesitan. A los gestores de una tienda pequeña a menudo les basta un software más económico con menos funciones pero que, en cualquier caso, supera al trabajo manual.

Hace unos años, el software SGA solo se utilizaba en grandes cadenas mi­no­ri­s­tas, pero poco a poco se va in­tro­du­cie­n­do en la empresa pequeña y mediana (pyme). Esto ha generado una mayor di­ve­r­si­fi­ca­ción en la oferta de pro­vee­do­res y so­lu­cio­nes de software, que hoy testifica una amplitud co­n­si­de­ra­ble que abarca desde el sistema ERP para los grandes bolsillos hasta el programa open source gratuito. A co­n­ti­nua­ción, pre­se­n­ta­mos seis pro­pue­s­tas in­te­re­sa­n­tes para di­fe­re­n­tes pre­su­pue­s­tos y ne­ce­si­da­des.

Los programas de fa­c­tu­ra­ción y co­n­ta­bi­li­dad de sevDesk cuentan ya, según el fa­bri­ca­n­te, con 65 000 clientes sa­ti­s­fe­chos. El pleno potencial del software, no obstante, solo se despliega con el paquete “Gestión de me­r­ca­n­cías”, con el que vienen a sumarse a los dos me­n­cio­na­dos todas las funciones im­pre­s­ci­n­di­bles para una gestión efectiva de los stocks. Estas, a su vez, se completan con una gran selección de in­te­r­fa­ces a, por ejemplo, banca online o apli­ca­cio­nes de fi­s­ca­li­dad o CRM.

Mención especial merece el esfuerzo de la compañía en facilitar a los nuevos clientes la in­tro­du­c­ción al programa: tras un breve registro, un exhau­s­ti­vo tutorial explica, con in­s­tru­c­cio­nes in­ter­ac­ti­vas paso a paso, cómo funciona el programa. Algunas funciones es­pe­cia­les se en­cue­n­tran algo es­co­n­di­das en los menús se­cu­n­da­rios, pero con la barra de búsqueda en el borde superior es fácil en­co­n­trar­las. Los artículos, los clientes y los pro­vee­do­res también pueden buscarse del mismo modo y, como en cualquier software SGA, pueden filtrarse, ana­li­zar­se y editarse. Por último, además de la versión para el navegador del programa, también hay una apli­ca­ción para iOS y Android que te permitirá gestionar tu in­ve­n­ta­rio a distancia.

Openbravo es una solución ERP de código abierto en la nube que se compone de diversos módulos de software que permiten la gestión omnicanal, entre los que se en­cue­n­tran, por ejemplo, la gestión de me­r­ca­n­cías y de almacenes, la gestión de la cadena de su­mi­ni­s­tro o el punto de venta (POS) web y móvil. Esta poderosa Suite de Comercio se instala en co­m­bi­na­ción con Openbravo Cloud, una solución PaaS de servidor dedicado con la que el software se despliega en los se­r­vi­do­res de Amazon (AWS) y permite pre­s­ci­n­dir de un servidor propio en un centro de datos. Solo es posible su­s­cri­bi­r­se a esta opción de alo­ja­mie­n­to junto con una versión de la Suite de Comercio y está di­s­po­ni­ble en 6 variantes que se di­fe­re­n­cian en el número de unidades de pro­ce­sa­mie­n­to, el espacio de memoria, el espacio de al­ma­ce­na­mie­n­to en disco y la velocidad de la tra­n­s­fe­re­n­cia de datos. Los precios se han de consultar a la compañía.

El software está di­s­po­ni­ble en dos versiones, En­te­r­pri­se y Pro­fe­s­sio­nal, que se di­fe­re­n­cian en el número de usuarios y te­r­mi­na­les, el nivel de soporte o el ma­n­te­ni­mie­n­to. El módulo de Gestión de me­r­ca­n­cías aplica al­go­ri­t­mos que permiten pla­ni­fi­car mejor el su­mi­ni­s­tro al au­to­ma­ti­zar pedidos a pro­vee­do­res y realizar pro­nó­s­ti­cos de demanda. En el módulo de Gestión de Almacenes e In­ve­n­ta­rios se incluyen funciones para optimizar la or­ga­ni­za­ción de la llegada de me­r­ca­n­cías mediante la pro­gra­ma­ción de al­go­ri­t­mos, gestionar tareas con di­s­po­si­ti­vos móviles to­le­ra­n­tes a la de­s­co­ne­xión, obtener in­fo­r­ma­ción del estado del in­ve­n­ta­rio en tiempo real o crear kits oca­sio­na­les (cestas de navidad, etc.) con descuento au­to­má­ti­co del in­ve­n­ta­rio.

Openbravo es una empresa española que hoy ofrece su Suite omnicanal en todo el mundo, con oficinas que se extienden de Barcelona a Dubai, pasando por México o India.

Odoo es, al igual que el recurso anterior, un sistema ERP de código abierto que se ofrece como un lote de apli­ca­cio­nes dirigido a empresas grandes y pequeñas y que cubre todas las áreas de negocio (CRM, co­n­ta­bi­li­dad, in­ve­n­ta­rio, punto de venta, etc.). Con más de tres millones de usuarios a día de hoy, el software se beneficia de una activa y re­s­pe­ta­ble comunidad de de­sa­rro­lla­do­res y puede in­te­grar­se en dos ediciones, Community (gratuita) y En­te­r­pri­se (su precio depende del número de usuarios y de las apli­ca­cio­nes que se contraten). La versión Community carece de una versión móvil del software, de pre­vi­sio­nes y de la in­te­gra­ción en gestión de in­ve­n­ta­rios de servicios de me­n­sa­je­ría como DHL, FedEx o UPS o de código de barras, por lo que se presenta como la ocasión ideal de probar la interfaz de usuario y la ade­cua­ción de las apli­ca­cio­nes al negocio.

Odoo puede im­ple­me­n­tar­se tanto on premises como en la nube de Odoo sin costes; el uso de un alo­ja­mie­n­to dedicado en Odoo Cloud Platform acarrea costes, que se han de consultar.

Para la im­ple­me­n­ta­ción del software en la empresa, Odoo provee un servicio de asesor exclusivo en cuatro variantes que se di­fe­re­n­cian en función de distintos factores, que son los que de­te­r­mi­nan el precio final: este oscila entre los 2170 euros para la im­ple­me­n­ta­ción más sencilla y los 13 860 para una asesoría pro­fe­sio­nal a gran escala con 200 horas de de­di­ca­ción exclusiva a la empresa.

El módulo de in­ve­n­ta­rios de Odoo presenta la ventaja de in­te­grar­se co­m­ple­ta­me­n­te con otras apli­ca­cio­nes como son Ventas, Compras y Co­n­ta­bi­li­dad, de forma que los datos se ac­tua­li­zan de forma autónoma a partir de los mo­vi­mie­n­tos de me­r­ca­n­cías. La apli­ca­ción de in­ve­n­ta­rios permite gestionar varios almacenes, au­to­ma­ti­zar los apro­vi­sio­na­mie­n­tos y trazar el iti­ne­ra­rio de los bienes de forma completa desde la compra hasta la orden de venta. Para ma­n­te­ne­r­se al día, la he­rra­mie­n­ta elabora informes a tiempo real que pueden co­m­pa­r­ti­r­se con otros re­s­po­n­sa­bles.

Dolibarr es un software de ERP y CRM modular de código abierto para pymes, pro­fe­sio­na­les autónomos y aso­cia­cio­nes, que se ca­ra­c­te­ri­za es­pe­cia­l­me­n­te por poner el foco en la si­m­pli­ci­dad. El software (co­m­ple­ta­me­n­te gratuito) se ejecuta en se­r­vi­do­res web WAMP, MAMP o LAMP y cuenta también con in­s­ta­la­do­res que au­to­ma­ti­zan la in­s­ta­la­ción del software con todos sus re­qui­si­tos de sistema (Apache, Mysql, PHP) en sistemas Windows, mac OSX, Ubuntu y Redhat. Entre sus módulos, el software SGA ofrece gestión fi­na­n­cie­ra, comercial o do­cu­me­n­tal y también de almacenes e in­ve­n­ta­rios en el módulo Gestión de productos. Para completar la oferta, Dolibarr ha co­la­bo­ra­do con otras empresas para de­sa­rro­llar módulos externos que integran funciones como, por ejemplo, el pago con PayPal, la in­te­gra­ción con Pre­s­ta­shop (Do­li­pre­s­ta), el cliente de correo 2Webmail o el POS de Dolibar DoliPOS.

En el Área Productos se cuenta con las opciones ha­bi­tua­les de gestión de stocks como son la cla­si­fi­ca­ción de productos y servicios, la ad­mi­ni­s­tra­ción de tra­n­s­fe­re­n­cias, el apro­vi­sio­na­mie­n­to de productos y la obtención de es­ta­dí­s­ti­cas en una interfaz básica pero clara. La nueva versión 9 ya está di­s­po­ni­ble para su descarga en su página web oficial con algunas novedades, como la su­s­ti­tu­ción del módulo “Skype” por el de “Social Networks” para ofrecer un servicio social más amplio o la opción “Simplify interface for blind persons”. La compañía española con di­s­tri­bu­ción in­te­r­na­cio­nal ofrece un soporte en su página web que incluye servicios de formación y una amplia do­cu­me­n­ta­ción de in­s­ta­la­ción y co­n­fi­gu­ra­ción, así como packs de asi­s­te­n­cia.

SQL Pyme es un software SGA con funciones de ERP para sa­ti­s­fa­cer las ne­ce­si­da­des variables de las empresas. Avalado por sus más de 3000 in­s­ta­la­cio­nes en todo el te­rri­to­rio español, el programa es fruto de la empresa Distrito K de La Coruña, que lleva más de dos décadas de­sa­rro­lla­n­do software de gestión para empresas. SQL Pyme es una de las cuatro ramas de productos que de­sa­rro­lla la compañía, que incluyen SQL Conta para la co­n­ta­bi­l­diad, SQL Obras para la gestión de proyectos y SQL TPV para la gestión del punto de venta.

SQL Pyme es un software modular y pe­r­so­na­li­za­ble que se adapta a cualquier sector in­du­s­trial y permite in­co­r­po­rar nuevas funciones a medida que son menester, cubriendo desde la pro­du­c­ción a la compra y la venta pasando por la gestión de stocks, las re­pa­ra­cio­nes y la atención al cliente. En la gestión de in­ve­n­ta­rios es posible co­n­fi­gu­rar pa­rá­me­tros para los productos de forma ilimitada, como talla, caducidad, lote, etc., que permiten controlar y trazar los mo­vi­mie­n­tos de los productos de una forma más ágil. Puede definirse un código de barras para cada co­m­bi­na­ción de po­si­bi­li­da­des de una ca­ra­c­te­rí­s­ti­ca, lo que si­m­pli­fi­ca los procesos en almacén. El programa también permite incluir fo­to­gra­fías de los productos para facilitar su re­co­no­ci­mie­n­to. Asimismo, es posible pla­ni­fi­car las ne­ce­si­da­des de apro­vi­sio­na­mie­n­to de materias primas y los pedidos a pro­vee­do­res pueden ge­s­tio­nar­se de forma manual o au­to­má­ti­ca. En la página web de Distrito K puede de­s­ca­r­gar­se la versión de prueba. El precio comercial por el uso del software depende de los módulos que se contraten y de las ne­ce­si­da­des de la empresa.

No existe el sistema perfecto, porque cada empresa tiene unas ne­ce­si­da­des únicas y el software se ha de ajustar a ellas. La siguiente tabla te permite estimar grosso modo qué software de gestión de almacenes podría ser el indicado para tu empresa.

Un sistema de gestión de almacenes que abarque un abanico muy amplio de funciones presupone disponer de un stock amplio y resulta, por su elevado coste, menos indicado para los comienzos de una tienda online. Sin embargo, re­pre­se­n­tan el principio que sustenta a estos sistemas, esto es, que una tienda online en de­sa­rro­llo solo puede resultar rentable a largo plazo si se es­ta­ble­cen es­tru­c­tu­ras op­ti­mi­za­das y se au­to­ma­ti­zan procesos ope­ra­ti­vos. Por ello, conviene librarse pronto de la tra­mi­ta­ción manual de los pedidos y de la gestión de almacén no au­to­ma­ti­za­da y hacer uso de las po­si­bi­li­da­des que ofrece el software de SGA. Si se utiliza el programa adecuado, se pueden ahorrar costes in­ne­ce­sa­rios y ganar tiempo para in­ve­r­ti­r­lo en otros sectores, como, por ejemplo, la promoción de la tienda.