¿Qué es Microsoft 365? Un vistazo a la solución completa de Microsoft

Además del conocido paquete de Microsoft Office, Microsoft 365 incluye una serie de apli­ca­cio­nes, pri­n­ci­pa­l­me­n­te basadas en la nube. Las di­fe­re­n­tes su­s­cri­p­cio­nes y planes ga­ra­n­ti­zan que se pueda utilizar Microsoft 365 en el sector privado, además de ser in­te­re­sa­n­te para las empresas.

In­fo­r­ma­ción: julio de 2025

¿Qué es exac­ta­me­n­te Microsoft 365?

Microsoft vende su software de pro­du­c­ti­vi­dad en un modelo de su­s­cri­p­ción basado en la nube bajo la marca Microsoft 365. De este modo, el reputado paquete Office ya no tiene que comprarse como versión de es­cri­to­rio, sino que está di­s­po­ni­ble en la nube como Software as a Service (SaaS). Además, Microsoft 365 ofrece varias he­rra­mie­n­tas de co­mu­ni­ca­ción y co­la­bo­ra­ción.

Este modelo de di­s­tri­bu­ción no es nuevo, pero resulta de­s­co­no­ci­do para los clientes de Microsoft de toda la vida. La confusión generada se debe no solo a las ofertas al­te­r­na­ti­vas de Microsoft, como Office Online y Microsoft Office, sino también al alcance de los modelos de licencia di­s­po­ni­bles.

Office Online hace re­fe­re­n­cia a los programas de Office de Microsoft en forma de apli­ca­cio­nes web gratuitas. Sin embargo, estos tienen una gama reducida de funciones. Microsoft Office abarca las apli­ca­cio­nes clásicas de es­cri­to­rio donde una vez comprado el paquete de Office, pueden uti­li­zar­se en el ordenador. Cabe señalar que no se reciben ac­tua­li­za­cio­nes a nuevas versiones.

Microsoft 365

Microsoft 365 cierra la brecha entre las apli­ca­cio­nes web ofrecidas como parte de Office Online y la in­s­ta­la­ción clásica de es­cri­to­rio. En lugar de comprar el software una sola vez, los usuarios optan por una su­s­cri­p­ción.

El paquete de su­s­cri­p­ción da acceso ilimitado a todas las apli­ca­cio­nes y funciones mientras el contrato esté en vigor. Para ello, tienes a tu di­s­po­si­ción la interfaz web de Microsoft 365 en el navegador web con acceso a todas las apli­ca­cio­nes de Office Online.

Los planes de Microsoft 365 di­s­po­ni­bles también incluyen versiones completas de las conocidas apli­ca­cio­nes de Office para su in­s­ta­la­ción, pero la gama de funciones se amplía para incluir otros servicios en la nube, como el al­ma­ce­na­mie­n­to en línea y la telefonía por Internet.

Si el paquete Office incluye una versión local del producto, en­co­n­tra­rás un botón en la interfaz web que puedes utilizar para iniciar la in­s­ta­la­ción en cualquier PC o Mac, así como en di­s­po­si­ti­vos móviles (Windows y macOS para es­cri­to­rio; iOS y Android en móviles/tablets) desde la nube.

Microsoft 365 está basado en la nube. El al­ma­ce­na­mie­n­to de datos, los procesos in­fo­r­má­ti­cos y las in­s­ta­la­cio­nes de software se realizan en gran medida a través de los se­r­vi­do­res del centro de datos de Microsoft. Gracias a ello, los usuarios tienen acceso a los servicios de Microsoft 365 prá­c­ti­ca­me­n­te desde cualquier lugar, siempre y cuando tengan una conexión a Internet.

Sin embargo, la de­s­ve­n­ta­ja de este uso del software en la nube es que los datos sensibles en forma de correos ele­c­tró­ni­cos, do­cu­me­n­tos, fotos o vídeos se almacenan en un centro de datos externo. De esta forma, los usuarios se ven obligados a cumplir con las políticas de pro­te­c­ción de datos de Microsoft. También es posible que se requieran otros pasos para el uso em­pre­sa­rial de Microsoft 365, como un contrato de gestión de datos completo.

¿Hay alguna di­fe­re­n­cia entre Microsoft 365 y Office 365?

Bá­si­ca­me­n­te, Microsoft 365 sustituyó a Office 365 en 2020. Con el cambio de marca (re­bra­n­di­ng), las di­fe­re­n­cias exi­s­te­n­tes entre Microsoft 365 y Office 365 han des­apa­re­ci­do. Así que solo queda Microsoft 365 y sus di­fe­re­n­tes planes. Des­afo­r­tu­na­da­me­n­te, en este mismo contexto, Microsoft 365 también incluye planes “Office 365” que están dirigidos a in­s­ti­tu­cio­nes edu­ca­ti­vas, entre otros.

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¿Qué incluye Microsoft 365?

En función del plan que elijas dentro de tu su­s­cri­p­ción a Microsoft 365, tienes a tu di­s­po­si­ción una serie de apli­ca­cio­nes pro­fe­sio­na­les de Microsoft tanto para crear textos, hojas de cálculo y pre­se­n­ta­cio­nes como para gestionar bases de datos. Además, el software de pro­du­c­ti­vi­dad basado en la nube pro­po­r­cio­na acceso a funciones de correo ele­c­tró­ni­co y de trabajo en grupo, un al­ma­ce­na­mie­n­to central de datos y una potente he­rra­mie­n­ta de me­n­sa­je­ría in­s­ta­n­tá­nea, vi­deo­co­n­fe­re­n­cia, telefonía por Internet y pantalla co­m­pa­r­ti­da.

Hay un gran número de in­no­va­cio­nes y funciones que se ofrecen ex­clu­si­va­me­n­te para el modelo de su­s­cri­p­ción y que requieren una cuenta de Microsoft 365.

Word

Microsoft Word es el clásico pro­ce­sa­dor de textos. Microsoft 365 ofrece a sus su­s­cri­p­to­res la opción de crear do­cu­me­n­tos en Word. En función del plan que hayas elegido, lo tienes di­s­po­ni­ble en la apli­ca­ción web con una gama reducida de funciones, con la in­s­ta­la­ción completa de es­cri­to­rio o en una versión adaptada para di­s­po­si­ti­vos móviles.

A di­fe­re­n­cia de la versión clásica de Microsoft Office, en el modelo de su­s­cri­p­ción de Microsoft 365 Word combina la creación de textos pro­fe­sio­na­les con diversas funciones en la nube. Una cuenta de Microsoft 365 ofrece in­te­gra­ción con el al­ma­ce­na­mie­n­to en la nube OneDrive y con el sistema de gestión de co­n­te­ni­dos Sha­re­Poi­nt. Esto permite ad­mi­ni­s­trar do­cu­me­n­tos de forma ce­n­tra­li­za­da y co­m­pa­r­ti­r­los con otras personas. De este modo, los equipos pueden editar archivos en tiempo real y co­mu­ni­car­se di­re­c­ta­me­n­te dentro de Word.

Excel

Microsoft Excel es el software más utilizado en todo el mundo para hojas de cálculo pro­fe­sio­na­les. Cua­l­quie­ra que desee organizar, filtrar, formatear, analizar o vi­sua­li­zar registros de datos numéricos o de texto recurre a esta solución estándar de Microsoft. El programa incluye amplias co­le­c­cio­nes de fórmulas y funciones ma­te­má­ti­cas (por ejemplo, para cálculos co­me­r­cia­les o es­ta­dí­s­ti­cos), por lo que se ha vuelto im­pre­s­ci­n­di­ble en el día a día en la oficina.

Como parte del servicio en la nube de Microsoft 365, Excel se puede conectar con OneDrive y Sha­re­Poi­nt. Así, los usuarios tienen la po­si­bi­li­dad de compartir do­cu­me­n­tos de Excel con su equipo y trabajar con ellos en tiempo real. Para ello, un requisito previo es tener acceso a Internet e iniciar sesión con una cuenta de Microsoft o Microsoft 365.

Po­we­r­Poi­nt

Microsoft Po­we­r­Poi­nt es un software de pre­se­n­ta­cio­nes in­ter­ac­ti­vas. El programa se basa en un concepto orientado al uso de dia­po­si­ti­vas en el que el contenido se presenta en forma de bloques de texto, gráficas, diagramas o elementos mu­l­ti­me­dia. Las di­fe­re­n­tes pla­n­ti­llas de diseño, los au­to­fo­r­mu­la­rios, los diagramas y los elementos SmartArt pueden adaptarse in­di­vi­dua­l­me­n­te y ofrecen a los usuarios una gran libertad creativa.

Al igual que con Word y Excel, Microsoft también confía en la gestión ce­n­tra­li­za­da de archivos y en el trabajo en equipo si­n­cro­ni­za­do para Po­we­r­Poi­nt. En este caso, la conexión a OneDrive y Sha­re­Poi­nt también está asociada a una cuenta de Microsoft o Microsoft 365.

OneNote

OneNote es el bloc de notas digital de Microsoft. Los usuarios pueden crear, organizar y compartir notas con el software. Además de poder in­tro­du­cir texto mediante el teclado, OneNote también admite imágenes y archivos de audio y vídeo. En los di­s­po­si­ti­vos con pantalla táctil, las notas o los dibujos se pueden hacer con el lápiz de la tablet o con la yema del dedo. Al integrar co­n­te­ni­dos de otras apli­ca­cio­nes o de Internet, OneNote inserta au­to­má­ti­ca­me­n­te un enlace a la fuente.

Como parte de Microsoft 365, OneNote puede vi­n­cu­lar­se con los servicios en la nube de OneDrive y Sha­re­Poi­nt para compartir o colaborar en notas con amigos, fa­mi­lia­res o co­m­pa­ñe­ros de trabajo. Las notas creadas se guardan au­to­má­ti­ca­me­n­te y se si­n­cro­ni­zan en la nube, por lo que siempre tendrás la última versión del archivo di­s­po­ni­ble en todos tus di­s­po­si­ti­vos finales.

Outlook

Outlook es el programa de correo ele­c­tró­ni­co y gestor de in­fo­r­ma­ción personal (Personal In­fo­r­ma­tion Manager, PIM) de Microsoft. El software puede uti­li­zar­se para gestionar correos ele­c­tró­ni­cos, contactos, citas y tareas. En las ar­qui­te­c­tu­ras co­r­po­ra­ti­vas, Outlook suele uti­li­zar­se como cliente del servidor de Microsoft Exchange. En co­m­bi­na­ción con la solución de servidor de correo de Microsoft, Outlook brinda acceso a una amplia gama de funciones del software, in­clu­ye­n­do un asistente para cuando estés fuera de la oficina, permitir que otra persona tenga acceso a tu buzón y agregar delegados.

Outlook permite crear grupos para compartir archivos y notas. En co­m­bi­na­ción con Microsoft Teams, las llamadas de voz y vídeo pueden iniciarse di­re­c­ta­me­n­te desde Outlook. Puedes cargar archivos adjuntos di­re­c­ta­me­n­te desde la nube y co­m­pa­r­ti­r­los con amigos, fa­mi­lia­res o socios co­me­r­cia­les por medio de una interfaz con OneDrive y OneDrive para empresa.

Access

Access es el sistema de gestión de bases de datos de Microsoft para usuarios finales. El software combina el motor de base de datos Jet con un entorno de de­sa­rro­llo integrado (In­te­gra­ted De­ve­lo­p­me­nt En­vi­ro­n­me­nt, IDE). Está di­s­po­ni­ble a través de una interfaz gráfica de usuario.

Los usuarios pueden usar Access para crear apli­ca­cio­nes de bases de datos pe­r­so­na­li­za­das para el es­cri­to­rio o para el navegador web sin necesidad de tener co­no­ci­mie­n­tos de pro­gra­ma­ción. Todos los datos se almacenan en el backend, en se­r­vi­do­res SQL y en la base de datos Microsoft Azure SQL. De esta forma se be­ne­fi­cian de una gran fia­bi­li­dad, seguridad de los datos y es­ca­la­bi­li­dad.

Gracias a las pla­n­ti­llas de apli­ca­cio­nes diseñadas pro­fe­sio­na­l­me­n­te con una interfaz fácil de usar, Access ofrece a los pri­n­ci­pia­n­tes un rápido inicio en la ad­mi­ni­s­tra­ción de bases de datos. Los usuarios ex­pe­ri­me­n­ta­dos también pueden utilizar Access para crear apli­ca­cio­nes pe­r­so­na­li­za­das en apenas unos pocos pasos.

Publisher

Publisher es el software de pu­bli­ca­ción de es­cri­to­rio del eco­si­s­te­ma de Microsoft. El programa ofrece funciones para crear pu­bli­ca­cio­nes impresas, pre­se­n­ta­cio­nes en línea o páginas web de forma pro­fe­sio­nal, pero no llega a la co­m­ple­ji­dad de los programas más im­po­r­ta­n­tes del sector, como Adobe InDesign o Qua­r­k­X­Pre­ss. Sin embargo, el programa es muy bueno para pri­n­ci­pia­n­tes y destaca por su sencillo manejo y sus diversas pla­n­ti­llas.

Todas las pre­se­n­ta­cio­nes creadas con Publisher se almacenan au­to­má­ti­ca­me­n­te en la nube y se pueden compartir y colaborar en ellas a través de un enlace co­m­pa­r­ti­do, para ello solamente se tiene que haber iniciado sesión con una cuenta de Microsoft o Microsoft 365. Publisher solo está di­s­po­ni­ble para or­de­na­do­res con Windows.

Planner

Planner es una he­rra­mie­n­ta de gestión de proyectos de­sa­rro­lla­da por Microsoft 365 para la gestión de tareas y está es­pe­cia­l­me­n­te diseñada para las empresas. El software conecta a los equipos en la nube y les permite organizar su trabajo en común. Con Planner, los usuarios crean planes y tareas para proyectos, asignan personas a trabajar en ellos y fijan plazos. Las es­ta­dí­s­ti­cas y las re­pre­se­n­ta­cio­nes gráficas ofrecen a todos los pa­r­ti­ci­pa­n­tes una visión general del progreso del proyecto.

La co­mu­ni­ca­ción del equipo tiene lugar di­re­c­ta­me­n­te con Planner. El software también ofrece in­te­ro­pe­ra­bi­li­dad con otras apli­ca­cio­nes de Microsoft 365. Los usuarios tienen acceso a correos ele­c­tró­ni­cos, do­cu­me­n­tos y archivos del al­ma­ce­na­mie­n­to en la nube desde el programa. Estas funciones permiten a Planner es­ta­ble­ce­r­se como una al­te­r­na­ti­va a productos similares como Trello o Asana.

Sway

Microsoft añade una apli­ca­ción web llamada Sway al paquete Office que se dedica al Digital Sto­r­y­te­lli­ng. El software permite integrar elementos de texto y mu­l­ti­me­dia de diversas fuentes en pre­se­n­ta­cio­nes in­ter­ac­ti­vas. Fuentes como el propio ordenador, Bing, OneDrive, YouTube o Facebook.

Los proyectos Sway, también conocidos si­m­ple­me­n­te como “Sways”, pueden editarse, re­pro­du­ci­r­se y co­m­pa­r­ti­r­se en línea con amigos o co­m­pa­ñe­ros a través del navegador web. Estos solo necesitan un enlace co­m­pa­r­ti­do para recuperar la pre­se­n­ta­ción del servidor de Microsoft; no es necesario iniciar sesión ni re­gi­s­trar­se.

Exchange Online

Exchange Online es la al­te­r­na­ti­va basada en la nube de Microsoft al popular software de grupo y servidor de correo Exchange Server. Mientras que el Exchange Server clásico funciona como software on-premises, Microsoft ofrece un modelo de su­s­cri­p­ción con Exchange Online en el que el software del servidor no tiene su alo­ja­mie­n­to en las in­s­ta­la­cio­nes de la empresa, sino en el centro de datos de Microsoft. Este modelo está pensado pri­n­ci­pa­l­me­n­te para pequeñas y medianas empresas que no cuentan con su propia in­frae­s­tru­c­tu­ra de TI. Exchange Online forma parte de los planes Microsoft 365 Business, así como de los planes En­te­r­pri­se E1, E3 y E5.

OneDrive y OneDrive para la empresa

OneDrive es el nombre de la pla­ta­fo­r­ma de al­ma­ce­na­mie­n­to en la nube de Microsoft. Como parte de los planes Microsoft 365 para el hogar, personal y educación, Microsoft ofrece a los usuarios un terabyte de al­ma­ce­na­mie­n­to en la nube del centro de datos de Microsoft. Los su­s­cri­p­to­res de Microsoft 365 tienen así la opción de almacenar do­cu­me­n­tos, fotos u otros archivos de forma ce­n­tra­li­za­da, co­m­pa­r­ti­r­los con otros o editarlos de forma conjunta. Las opciones de si­n­cro­ni­za­ción in­te­gra­das también hacen que las carpetas de OneDrive se­le­c­cio­na­das estén di­s­po­ni­bles sin conexión.

OneDrive para empresa es una versión mejorada del al­ma­ce­na­mie­n­to en línea para uso pro­fe­sio­nal. Las cuentas de usuario para OneDrive para empresa están incluidas en los planes Microsoft 365 Empresa y En­te­r­pri­se y son los em­plea­do­res quienes que las ponen a di­s­po­si­ción de los empleados.

A di­fe­re­n­cia de OneDrive, se trata de cuentas de empleados que no son ge­s­tio­na­das de forma privada, sino por el ad­mi­ni­s­tra­dor del sistema de la empresa u or­ga­ni­za­ción co­rre­s­po­n­die­n­te. De esta forma, las empresas tienen la opción de otorgar a los empleados di­fe­re­n­tes derechos de acceso a los datos en la nube. Microsoft garantiza la seguridad de los datos de las empresas con OneDrive para la empresa mediante funciones ampliadas de cifrado y cu­m­pli­mie­n­to normativo. Aquí el espacio de al­ma­ce­na­mie­n­to también es de 1 TB por usuario.

Ambas versiones del al­ma­ce­na­mie­n­to en línea de Microsoft pueden in­te­grar­se en otras apli­ca­cio­nes de Office, como Word, Excel, Po­we­r­Poi­nt o OneNote, de modo que los usuarios también pueden acceder a los datos en la nube en tiempo real desde los programas co­rre­s­po­n­die­n­tes.

Teams

Microsoft Teams es una pla­ta­fo­r­ma central de co­mu­ni­ca­ción diseñada es­pe­cí­fi­ca­me­n­te para empresas con el objetivo de optimizar la co­la­bo­ra­ción. Teams permite me­n­sa­je­ría in­s­ta­n­tá­nea, tra­n­s­mi­sio­nes de vídeo y audio, tra­n­s­fe­re­n­cia de archivos, uso co­m­pa­r­ti­do de pantalla y muchas otras funciones que pueden uti­li­zar­se tanto desde el navegador como mediante la apli­ca­ción in­de­pe­n­die­n­te.

Una de las ca­ra­c­te­rí­s­ti­cas más de­s­ta­ca­das de Microsoft Teams es la po­si­bi­li­dad de integrar a un gran número de pa­r­ti­ci­pa­n­tes en co­n­fe­re­n­cias en línea. Además, Teams ofrece funciones de seguridad avanzadas que cumplen con los re­qui­si­tos de pri­va­ci­dad y cu­m­pli­mie­n­to normativo de las empresas modernas. La ad­mi­ni­s­tra­ción ce­n­tra­li­za­da de cuentas de usuario facilita a los ad­mi­ni­s­tra­do­res de TI gestionar los permisos de forma eficiente y aplicar es­tá­n­da­res de seguridad.

Otro punto fuerte de Teams es su in­te­gra­ción con otras apli­ca­cio­nes de Office, como Outlook, lo que garantiza una co­la­bo­ra­ción fluida entre di­fe­re­n­tes productos de Microsoft. Microsoft Teams está incluido en varios planes Business y En­te­r­pri­se de Microsoft 365, lo que lo convierte en una solución integral para las empresas que dependen de una co­mu­ni­ca­ción segura y eficiente.

Sha­re­Poi­nt Online

Sha­re­Poi­nt Online es una al­te­r­na­ti­va a Sha­re­Poi­nt Server basada en la nube, un software que puede uti­li­zar­se para crear y gestionar páginas web orie­n­ta­das a equipos y proyectos para la co­la­bo­ra­ción interna. Sha­re­Poi­nt Online funciona como un sistema de gestión de contenido y do­cu­me­n­tos y pro­po­r­cio­na un portal de intranet para publicar in­fo­r­ma­ción y noticias dentro de una or­ga­ni­za­ción.

A di­fe­re­n­cia de Sha­re­Poi­nt Server, la versión en línea (que solo consta de las funciones básicas) no se instala ni es pro­po­r­cio­na­da de forma local, sino que su alo­ja­mie­n­to se lleva a cabo en el centro de datos de Microsoft. Esto supone una ventaja para las pequeñas y medianas empresas, ya que no tienen que adquirir ni gestionar ellas mismas la in­frae­s­tru­c­tu­ra que requiere el servicio.

Para cumplir con los re­qui­si­tos de seguridad y cu­m­pli­mie­n­to normativo de una apli­ca­ción em­pre­sa­rial, Sha­re­Poi­nt ofrece opciones de ad­mi­ni­s­tra­ción flexibles que permiten definir di­re­c­tri­ces uniformes para todos los procesos y los di­s­po­si­ti­vos de los empleados im­pli­ca­dos. Sha­re­Poi­nt Online está incluido en todas las su­s­cri­p­cio­nes de Microsoft 365, aunque los distintos planes difieren en el alcance de las funciones de Sha­re­Poi­nt di­s­po­ni­bles.

Microsoft Copilot

Microsoft Copilot es una potente función basada en in­te­li­ge­n­cia ar­ti­fi­cial que está integrada en varias apli­ca­cio­nes de Microsoft 365. Utiliza in­te­li­ge­n­cia ar­ti­fi­cial para ayudar en la creación de co­n­te­ni­dos, el análisis de datos y la au­to­ma­ti­za­ción de tareas. De este modo, esta función de IA co­n­tri­bu­ye a aumentar la pro­du­c­ti­vi­dad y a hacer que la forma de trabajar sea aún más eficiente.

Ac­tua­l­me­n­te, Microsoft Copilot está di­s­po­ni­ble como co­m­ple­me­n­to adicional para los planes Business y En­te­r­pri­se de Microsoft 365, aunque no en todos los mercados ni en todos los idiomas.

¿Cuánto cuesta Microsoft 365?

Los costes de su­s­cri­p­ción a la solución completa de Microsoft difieren en función del plan que se elija. Se distingue entre planes para uso privado y para uso en un ámbito em­pre­sa­rial.

Microsoft 365 está di­s­po­ni­ble a pa­r­ti­cu­la­res a partir de $99.99 al año o $9.99 al mes. Las empresas pueden elegir entre di­fe­re­n­tes planes que, por supuesto, también difieren en su precio. El plan em­pre­sa­rial más económico se puede contratar a partir de $6.00 por usuario y mes. Para las grandes empresas, los precios de Microsoft 365 parten de $8.25 por usuario y mes (plan “Office 365 E1” sin Teams).