La filosofía de Asana es trabajar abiertamente en equipo. De forma predeterminada, cada miembro del equipo puede editar toda la información y el contenido de los proyectos y tareas. Por supuesto, deben establecerse unas normas claras para la colaboración entre los miembros, ya que debido a una comunicación deficiente la libertad total de uso siempre puede dar lugar a complicaciones, como la pérdida de datos. Por lo tanto, este software para gestión de proyectos es ideal para equipos con una gestión menos jerárquica que trabajan juntos de forma abierta. Los grupos de trabajo más tradicionales con poderes de asignación claramente definidos pueden ser ineficientes con Asana.
Además de la principal herramienta basada en el entorno web, Asana ofrece aplicaciones para Android e iOS, relativamente sencillas y fáciles de usar. La aplicación móvil te permite crear y editar tareas, recibir nuevos mensajes personales, adjuntar archivos y acceder a tu bandeja de entrada individual. Sin embargo, aunque la aplicación para móviles es útil, Asana está optimizada principalmente para el navegador de un ordenador. En este entorno, los usuarios más experimentados también pueden navegar por la herramienta con muchos atajos de teclado para trabajar aún más eficientemente con Asana.
La integración de herramientas externas también es encomiable. En Asana se pueden activar muchas microherramientas diferentes, entre ellas, los servicios en la nube más conocidos como Google Drive y Dropbox, herramientas de desarrollo como GitHub, gestores de contenido como WordPress y muchas más.
Asana se considera muy segura en relación a la protección de datos. Se realizan copias de seguridad del servidor de forma regular para evitar la pérdida de información, mientras que el hardware del servidor es de última generación. Por otra parte, los cortafuegos adicionales están diseñados para aumentar la seguridad de los usuarios. Como con la mayoría de las aplicaciones SaaS/PaaS, puedes acceder a Asana con tus credenciales desde cualquier lugar, por lo que el usuario sigue siendo el principal responsable de la seguridad de sus propios datos y de los de la empresa.
Asana acepta hasta 15 miembros de equipo en la versión gratuita, pero ofrece todas las funciones básicas. Por unos 6-10 euros por usuario al mes se obtiene una versión sin límite de usuarios, así como otras características adicionales en los paneles de control y una mejora de la función de búsqueda, por ejemplo. Hay otra versión para empresas con un gran número de empleados. En este caso, el precio debe ser negociado directamente con Asana.