Microsoft 365 for Business: los planes de Microsoft para empresas pequeñas y medianas

Microsoft 365 for Business o Microsoft 365 para empresas está dirigido en particular a las empresas pequeñas y medianas. Los planes de Microsoft 365 para empresas se denominan de la siguiente manera: Empresa Básico, Aplicaciones para negocios, Empresa Estándar y Empresa Premium. Las aplicaciones incluidas en los cuatro planes para empresas incluyen Word, Excel, PowerPoint y OneDrive entre otras.

Todos los datos de este artículo están vigentes a la fecha de octubre de 2022.

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La diferencia entre los planes de Office para particulares y los destinados a las empresas pequeñas y medianas está en su contenido: mientras que el ámbito privado está repleto de paquetes que incluyen programas conocidos como Word, Excel y PowerPoint, los planes para empresas contienen servicios adicionales u optimizados para negocios que simplifican el proceso de trabajo colectivo.

Las soluciones de Microsoft 365 para pequeñas empresas ofrecen las conocidas y confiables aplicaciones de Microsoft en forma de aplicaciones online o de aplicaciones instalables. Por otro lado, Microsoft también da acceso a herramientas y programas útiles, que sobre todo ayudan a desarrollar, gestionar y avanzar en proyectos conjuntos. Además, facilita la comunicación interna y externa.

Hay cuatro planes diferentes de Microsoft 365 para pequeñas y medianas empresas con una capacidad máxima de 300 personas:

• Microsoft 365 Empresa Básico
• Aplicaciones de Microsoft 365 para negocios
• Microsoft 365 Empresa Estándar
• Microsoft 365 Empresa Premium

Todas las soluciones para pequeñas empresas implican contratar una suscripción, en la que se puede elegir entre la suscripción mensual, algo más cara, y la suscripción anual. La primera se paga mensualmente, por lo que se puede cancelar en cualquier momento sin incurrir en costos adicionales. Por otro lado, la cancelación anticipada de la suscripción anual, que puede pagarse tanto mensual como anualmente, suele conllevar costos adicionales. No recibirás ningún reembolso por los pagos anuales que hayas realizado previamente.

De todos los planes de Microsoft 365 para empresas, Empresa Básico es el paquete ofimático ideal para todas las empresas cuyos empleados estén a menudo de viaje de negocios o trabajen desde casa, pero al mismo tiempo necesiten tener en todo momento acceso a los archivos y correos electrónicos de sus proyectos. El plan proporciona una plataforma de almacenamiento seguro para los datos de tu empresa y el acceso de tus empleados a las aplicaciones más importantes de Office a través del navegador. Además, las funciones de comunicación, como los buzones de correo compartidos, las videoconferencias y las páginas web para equipos, facilitan la colaboración en tus proyectos.

Costo: $106.00 pesos mexicanos (por usuario al mes) para una suscripción anual o $127.00 pesos mexicanos (por usuario al mes) para una suscripción mensual

Empresa Básico es el modelo más asequible para las empresas medianas y las pequeñas. Te da acceso a las versiones online de los cuatro componentes (Word, Excel, PowerPoint y OneNote) a través de cualquier navegador web común.

Todos los empleados pueden trabajar en los archivos de los programas mencionados anteriormente en tiempo real, en cualquier momento y desde cualquier lugar, siempre y cuando tengan acceso a Internet. Los archivos creados se crean con los programas online son compatibles con las versiones actuales de las aplicaciones de escritorio, por lo que puedes tanto enviar tus propios documentos como abrir y editar documentos externos.

Sin embargo, el paquete Empresa Básico se centra en ayudarte a ti y a tu empresa en cuanto a la comunicación y la colaboración. Para ello, el plan incluye servicios útiles online, entre los que destaca especialmente Exchange. Protegido contra los virus, el spam y los ataques de phishing, el sistema de correo electrónico proporciona una plataforma de hosting central para todo el tráfico de correo electrónico de tu empresa. Así, puedes acceder a tus mensajes en cualquier momento y desde cualquier dispositivo a través de la aplicación web de Outlook.

Además, cada usuario recibe un buzón con 50 GB de espacio de almacenamiento, así como la posibilidad de enviar archivos adjuntos con un tamaño de hasta 150 MB. Si, además de esto, adquieres una versión instalable de Outlook, también podrás recuperar tus correos como siempre a través de la interfaz de la aplicación cliente. Además, es posible configurar bandejas de entrada y calendarios compartidos.

Un vistazo a los demás servicios de Microsoft 365 Empresa Básico:

Con la ayuda de la versión para empresas del conocido software de videoconferencias llamado Skype, puedes comunicarte cómodamente por voz, chat o vídeo, internamente o con socios externos a la empresa. Integra Outlook, programa tus reuniones online con antelación y envía enlaces personalizados para que todos participen. Celebra videoconferencias con hasta 250 participantes y con una calidad de hasta 1080p. Si quieres usar Skype for Business, tienes que descargarlo previamente desde el portal de Microsoft 365.

El almacenamiento en la nube de OneDrive que ofrece Microsoft es la solución perfecta para almacenar y gestionar los datos de tu empresa. Puedes crear estructuras de directorios individuales y determinar qué personas pueden ver, crear o editar archivos. Todos los archivos están disponibles online, se puede acceder a ellos desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo y están siempre actualizados gracias a la sincronización automática. En Empresa Básico, se dispone de 1 TB de espacio de almacenamiento por usuario.

Además de la alternativa a Google Drive conocida como OneDrive, puedes utilizar la aplicación de SharePoint, que te permite crear páginas web grupales que, en pocas palabras, representan una carpeta para los archivos de un proyecto específico. Todos los usuarios implicados pueden acceder a los documentos del equipo y compartir archivos, información, etc. entre ellos.

Con Sway, Microsoft te ofrece una aplicación que te permite crear fácilmente una presentación de tus últimos productos, un boletín informativo o un curso de formación online. Los “Sways” son interactivos, basados en la web y pueden compartirse fácilmente en pantallas de distintos tamaños.

Aplicaciones Microsoft 365 para negocios es la opción adecuada si, a pesar de sentir satisfacción con la información digital y la estructura de trabajo dentro de tu empresa, buscas un paquete ofimático versátil y rico en funciones. Este plan de Microsoft 365 para MiPyMEs, a diferencia de las otras ofertas para empresas, no incluye SharePoint, sino solo OneDrive. Además, el plan presupone que ya dispones de un servidor de correo electrónico y utilizas tu propio software de comunicación, ya que Exchange no está disponible. Sin embargo, al subscribirte obtienes acceso a las versiones de escritorio de las aplicaciones de Office, incluidas las funciones premium, así como a aplicaciones prácticas como Access y Publisher.

Costo: $174.00 pesos mexicanos (por usuario al mes) para una suscripción anual o $209.00 pesos mexicanos (por usuario al mes) para una suscripción mensual.

Aplicaciones de Microsoft 365 para negocios también permite utilizar las aplicaciones online de Word, OneNote, PowerPoint y Excel a través del navegador o de la app para celular (iOS y Android). Los usuarios pueden instalar el paquete en hasta cinco dispositivos Windows o macOS, así como en cinco dispositivos celulares y cinco tablets, es decir, en un total de máximo quince dispositivos finales.

Aplicaciones de Microsoft 365 para negocios tiene un enlace con la nube de OneDrive for Business, por eso mismo es posible compartir y colaborar en todos los archivos en tiempo real. Si has estado trabajando sin conexión, el servicio de la nube (cloud) sincroniza tus documentos en cuanto vuelves a tener conexión a Internet. Además, en este plan para empresas, Microsoft proporciona 1 TB de espacio de almacenamiento en OneDrive por usuario.

Aunque la herramienta de presentación llamada Sway también forma parte de las Aplicaciones de Microsoft 365 para negocios, no vienen incluidas las páginas web de equipo Skype for Business y SharePoint. Por lo tanto, en lo que respecta a la comunicación en los proyectos y en la empresa, es necesario implementar soluciones alternativas. El entorno de hosting de correos conocido como Exchange tampoco viene incluido en las Aplicaciones de Microsoft 365 para negocios, por lo que necesitarás tu propia solución de servidor de correo para archivar y dirigir tráfico a tu correo electrónico.

El plan Empresa Estándar de Microsoft es la mejor opción para los usuarios que quieren utilizar las funciones de Aplicaciones de Microsoft 365 para negocios, pero que también necesitan un hosting de correo electrónico con la aplicación Exchange. Empresa Estándar te ofrece los programas ofimáticos habituales como Word, pero también cuenta con herramientas prácticas como Teams y SharePoint, que mejoran la colaboración.

Costo: $264 pesos mexicanos (por usuario al mes) para una suscripción anual o $317.00 pesos mexicanos (por usuario al mes) para una suscripción mensual.

El plan Microsoft 365 Empresa Estándar te proporciona todas las funciones de Empresa Básico, como Word, Excel, PowerPoint, Outlook y OneDrive. Al igual que en el caso de las Aplicaciones de Microsoft 365 para negocios, tienes las versiones de escritorio de las aplicaciones y las funciones premium a tu disposición.

Otras aplicaciones de Empresa Estándar son Access y Publisher, que, sin embargo, solo se pueden utilizar en la PC. Access puede utilizarse para crear y gestionar bases de datos, mientras que Publisher se utiliza para elaborar diseños para, por ejemplo, publicaciones impresas. Además, contiene un gran número de plantillas.

En Empresa Estándar puedes fomentar el trabajo en equipo con la ayuda de la aplicación Teams, que permite celebrar reuniones online con hasta 300 personas. A diferencia de Empresa Básico y Aplicaciones para negocios, en el plan Empresa Estándar tienes la opción de organizar seminarios web a los que los usuarios pueden inscribirse.

Por último, pero no por ello menos importante, Empresa Estándar te permite aprovechar el hosting de correo electrónico que te proporciona Exchange, la solución en la nube de Microsoft. La aplicación te da acceso a un buzón de correo con 50 GB de espacio de almacenamiento y a un calendario personal para programar tus tareas de forma profesional.

El plan Microsoft 365 Empresa Premium es la solución completa para el día a día de tu empresa, que no solo presenta una solución de correo electrónico para toda la empresa (incluyendo un calendario y 50 GB de espacio de almacenamiento por usuario), sino que también ofrece más seguridad, así como protección contra ransomware y otras ciberamenazas.

Costo: $464.00 pesos mexicanos (por usuario al mes) para una suscripción anual.

Microsoft 365 Empresa Premium incluye todas las funciones de Empresa Estándar. Esto significa que el paquete incluye los últimos productos de Microsoft Office (versión online y de escritorio), así como el acceso a las potentes plataformas de comunicación Exchange y Teams.

De este modo, Empresa Premium te ofrece la ventaja de disponer de todas las herramientas que necesitas como pequeña empresa moderna para estructurar y colaborar en proyectos de un solo proveedor, por lo que no dependes de hardware o software adicional para, por ejemplo, operar un servidor de correo electrónico o de archivos.

La aplicación Exchange, a diferencia de los otros planes para empresas, ofrece una opción de archivo adicional que permite personalizar las políticas en lo que respecta al archivado en la nube, por ejemplo. El buzón de hosting de correo electrónico es de 50 GB, como en los otros planes.

Otra ventaja que diferencia a Empresa Premium del resto de planes de Microsoft 365 para empresas es la “Advanced Threat Protection”. Esto quiere decir que los dispositivos y datos de tu empresa están protegidos gracias a varias medidas de protección, como Defender, App Protection y Information Rights Management.

Si te interesa uno de los planes de Microsoft 365 para empresas mencionados anteriormente, también puedes suscribirte directamente a través de IONOS. En este caso, además de las funciones estándar de Microsoft, se te ofrece, entre otras cosas, un servicio de configuración opcional que te guía paso a paso en la instalación y configuración de las aplicaciones.

Para proteger tus datos de forma óptima, IONOS te ofrece filtros antispam y protección antivirus, además de hacerte copias de seguridad en centros de datos certificados. También dispones de soporte las 24 horas del día para resolver cualquier problema o pregunta relacionada con el software, la suscripción o temas similares.

Una gran ventaja de estas soluciones ofimáticas es que combinan los productos de hosting de IONOS con las potentes aplicaciones de Microsoft. Además, solo necesitarás estar en contacto con una misma persona, tanto si es por la factura como por el soporte técnico o el acceso al Centro de Control.