Al utilizar en el cloud, el usuario guarda sus datos, programas y capacidad de procesamiento en el centro de almacenamiento de datos del proveedor, que ofrece varios servidores en una ubicación remota e independiente de la sede del usuario. Por lo general, cada proveedor oferta diversos paquetes para alquilar espacio de almacenamiento y capacidad de procesamiento sobre un cloud ―en principio, la infraestructura de un centro de datos al completo. De esta manera, tanto las empresas, como los particulares, pueden, por ejemplo, utilizar programas directamente a través del navegador sin tener que instalarlos en su equipo. También es posible utilizar la nube únicamente para ampliar el espacio de almacenamiento, como hacen algunos usuarios. La computación en la nube es un método muy popular para trabajar en equipo: muchas herramientas colaborativas funcionan sobre la base del cloud.
Se accede a ella mediante una conexión a Internet cifrada de forma segura. El usuario en cuestión debe identificarse de manera inequívoca para poder acceder al espacio de almacenamiento. El principio es similar a la intranet de una empresa, aunque la distancia entre el ordenador de trabajo y el servidor suele ser mucho mayor.
El espacio de almacenamiento, la capacidad de procesamiento o el software que utilizará el usuario, así como la duración del tiempo de uso, se establecen en el contrato que se firma con el proveedor de la nube. De este modo, resulta mucho más fácil actualizar los servicios más adelante, ya que la empresa no tiene que invertir en hardware adicional o software caro y sujeto a actualizaciones periódicas para poder beneficiarse de un mayor rendimiento y espacio de almacenamiento. Muchos servicios son incluso gratuitos para los particulares.
El usuario almacena y recupera los datos a través del cloud. También hay muchas aplicaciones de software disponibles en el cloud, desde procesadores de texto y hojas de cálculo hasta programas complejos de diseño o procesamiento de imágenes. El proveedor de servicios cloud mantiene actualizado el software contratado.
Actualmente, muchas aplicaciones ofrecen la sincronización dedatos en el cloud entre varios dispositivos fijos o móviles, lo cual permite que todos los usuarios autorizados puedan acceder siempre a la versión más actualizada del archivo. Este sistema hace posible que varios usuarios autorizados de una empresa o proyecto puedan trabajar con los datos de la nube al mismo tiempo.
Una ventaja importante de la computación en el cloud es la copia de seguridad de los datos. Estas granjas de servidores son altamente seguras, ya que no solo cuentan con memorias redundantes, sino que también están muy bien protegidas física y térmicamente. Todos los datos se almacenan en una ubicación segura y están disponibles para los usuarios las 24 horas.