Google Workspace vs. Microsoft 365 frente a frente

¿Google Workspace o Microsoft 365? A la hora de elegir un software de productividad, las opiniones difieren. Con su línea Office, Microsoft lleva años ofreciendo un probado paquete de software para el uso diario en la oficina que también demuestra su buen rendimiento en la nube en su variante online Microsoft 365.

Por su parte, con el servicio de alojamiento de archivos Drive y Google Docs, Google se ha consolidado como una alternativa gratuita a la gama de productos de Microsoft dirigida principalmente a usuarios particulares. Google Workspace se ha diseñado para satisfacer las necesidades de los clientes empresariales y establecerse como un serio competidor de Microsoft Office en este segmento. Ahora bien, ¿consigue aguantar el tipo frente al líder del mercado?

Tanto los productos ofimáticos de Google como los de Microsoft siguen el mismo enfoque: las empresas deben ser capaces de realizar el mayor número posible de tareas con las soluciones de sus suites sin necesidad de utilizar aplicaciones de terceros. Para asegurar un flujo de trabajo fluido, cada uno de los programas encaja a la perfección con el resto.

A la mayoría de los usuarios de PC les han de sonar muchas de las aplicaciones de la suite Microsoft 365: Word, Excel y PowerPoint son algunos de los programas más conocidos del mundo y constituyen el equipamiento básico de muchas oficinas. Con Microsoft 365 puedes encontrar las soluciones de software en la nube. De este modo se facilita el trabajo usando distintos dispositivos y se transforman las aplicaciones de oficina tradicionales en modernas herramientas colaborativas.

Hace tiempo que Google dejó de limitarse a ofrecer solo su motor de búsqueda. En su cartera de productos, se incluyeron no muy tarde las soluciones de oficina. En sus inicios, Google era uno de los únicos proveedores de soluciones de hojas de cálculo, procesador de texto y creación de presentaciones a través de una aplicación web en el navegador. Con el paso del tiempo y gracias a la integración de Gmail y Google Drive estos programas individuales han crecido para convertirse en una amplia suite en la nube.

Con el software de productividad Google Workspace, Google se dirige al segmento corporativo y declara la guerra abiertamente al líder actual del mercado, Microsoft, y al producto de la competencia, Microsoft 365. En los siguientes apartados cotejaremos ambos productos en base a los siguientes aspectos:

• Oferta de aplicaciones
• Almacenamiento en la nube
• Uso compartido de archivos
• Colaboración
• Correo electrónico
• Seguridad
• Protección de datos
• Disponibilidad
• Asistencia
• Política de precios

Nuestra comparativa data de mayo de 2021.

Si se observa la cartera de productos de los dos paquetes de aplicaciones empresariales, puede verse que el alcance funcional es en gran medida el mismo. Para cada aplicación de Microsoft 365, Google ofrece una alternativa:

Sin embargo, una característica que hace único al producto de Microsoft es la opción de descarga. Todas las aplicaciones profesionales de Microsoft 365 también están disponibles como versiones de escritorio y se pueden instalar desde la nube en dispositivos locales (dependiendo del plan de producto seleccionado) y utilizarlos sin conexión.

Google Workspace también ofrece funciones offline para Google Docs, Sheets y Slides. Sin embargo, no en forma de una aplicación de escritorio, sino como una herramienta de la aplicación web. Para ello, es necesario utilizar Chrome como navegador y una extensión para el uso offline.

Las soluciones cloud como Google Workspace o Microsoft 365 resultan eficaces en el contexto corporativo debido principalmente al almacenamiento central de los datos en Internet.

Para Mircrosoft 365, Microsoft confía en el servicio de alojamiento de archivos OneDrive. Los usuarios de Google Workspace tienen acceso a la plataforma de almacenamiento en la nube de Google Drive con un espacio de almacenamiento más amplio.

Mientras que Microsoft pone 1 terabyte (TB) de almacenamiento en la nube a disposición de todos los usuarios de Microsoft 365, el volumen de almacenamiento disponible en Google Workspace depende de la versión del producto que se utilice: se pueden adquirir entre 30 GB y 5 TB por usuario. En la versión Enterprise se puede incluso disponer de espacio de almacenamiento ilimitado.

Tanto Google como Microsoft ofrecen la posibilidad de sincronizar el almacenamiento en la nube con un dispositivo, de modo que los archivos y las carpetas almacenados en línea también están disponibles sin conexión si es necesario.

En la administración de ficheros, ambas soluciones de almacenamiento en nube obtienen una alta puntuación con una amplia gama de funciones. El historial de versiones y las funciones de uso compartido de archivos, con las que los usuarios pueden compartir archivos con personas dentro o fuera de su organización, con un límite de tiempo si es necesario, son prestaciones muy prácticas para la actividad diaria.

Google Workspace también ofrece una función de búsqueda basada en NLP (Natural Language Processing) en todas las aplicaciones.

Como plataformas de colaboración, Google Workspace o Microsoft 365 proveen potentes herramientas para comunicarse y colaborar con colegas, clientes y socios comerciales.

Ambas soluciones ofrecen videotelefonía y mensajería instantánea, así como edición compartida de texto, hojas de cálculo y presentaciones.

La respuesta de Google a Skype for Business es el servicio de videoconferencia Google Meet. Con Google Chat se pueden enviar mensajes directos y mantener conversaciones grupales.

Tanto con Google Workspace como Microsoft 365 pueden implementarse páginas corporativas internas y otras aplicaciones de intranet con la misma profesionalidad. Con Sites, Google apuesta por un sistema intuitivo de plantillas que otorga un margen limitado de creatividad, mientras que Microsoft SharePoint es menos intuitivo, pero ofrece muchas más opciones de cara a implementar aplicaciones web internas.

Con Yammer y Google Currents, ambos proveedores ofrecen soluciones de red social interna en la nube.

Ambas suites ofimáticas en la nube ofrecen funciones de correo electrónico a nivel profesional que incluyen también un calendario y una agenda de contactos.

Los usuarios de Microsoft 365 gestionan su tráfico electrónico en el programa cliente Outlook o en la aplicación web Outlook on the web, incluso en dispositivos móviles. En Google Workspace se realiza en la aplicación web Gmail, que también soporta al producto de correo gratuito de Google con el mismo nombre.

Al contrario que la cuenta gratuita de Google, la cuenta de correo para clientes de Workspace se muestra con una interfaz libre de publicidad y con dominio personalizable. En Microsoft 365, el dominio profesional de correo electrónico solo se soporta de forma indirecta.

¿Qué producto es más seguro, Google Workspace o Microsoft 365? En principio, ambos proveedores se dirigen a clientes profesionales cuyos procesos de negocio están sujetos a estrictas directrices de cumplimiento normativo con respecto a la seguridad frente a escuchas y a la protección de datos.

Ambos proveedores confían en tecnologías garantizadas de cifrado para el almacenamiento de los datos en sus centros de datos, así como para la transmisión de datos entre el cliente y el servidor. Además, tanto Mirosoft 365 como Google Workspace han sido diseñados para cumplir con los principales estándares y regulaciones de la industria para el procesamiento seguro de datos:

• Ambas plataformas están certificadas según las normas internacionales de seguridad de la información, seguridad en la nube y protección de datos en la nube ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27017, ISO 27018).
• Todos los servicios en la nube de Microsoft cumplen con los Service Organization Controls Standards para la seguridad operativa (SOC 1, 2 y 3), que prevén la realización de controles anuales de la seguridad de los datos, la disponibilidad, el procesamiento de la integridad y la confidencialidad. Google Workspacetambién está certificada según SOC 2 y 3.
• Como participantes en el Programa Federal de Gestión de Riesgos y Autorizaciones (FedRAMP) estadounidense, ambos proveedores han pasado por un proceso de evaluación y aprobación que cualifica sus productos en la nube para su uso en agencias del gobierno de los Estados Unidos.
• Para garantizar la seguridad en el procesamiento de las transacciones con tarjetas de crédito, ambas plataformas soportan el estándar de seguridad de datos del sector de las tarjetas de pago (Payment Card Industry Data Security Standard, PCI DSS).

Todas las herramientas en la nube de la gama de productos de Microsoft y las soluciones de Google cumplen con la HIPAA. La Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico de los Estados Unidos (U.S. Health Insurance Portability and Accountability Act) define unas reglas estrictas para el manejo de los datos de pacientes. Tanto Google como Microsoft aplican medidas de privacidad que permiten a las empresas un uso de las aplicaciones nube conforme al RGPD.

Al igual que la nube de Microsoft, Google Workspace también garantiza a sus usuarios una disponibilidad del 99,9 %. Los servicios de atención al cliente están disponibles en ambas plataformas por teléfono, correo electrónico o chat en cualquier momento del día.

Google ofrece Workspace en tres variantes.

Google ofrece también una versión Enterprise para grandes empresas. Entre sus características hay que destacar el espacio ilimitado de almacenamiento.

Microsoft ofrece a las empresas un abanico de productos diferenciado del resto que se compone de 7 planes con funciones diversas:

En los aspectos más importantes, Workspace de Google se ha consolidado como un digno rival para el líder actual del mercado. Microsoft Cloud ofrece una función de la que su oponente no dispone, pues solo aquellos usuarios que prefieren trabajar con una aplicación de escritorio más que con una aplicación web están mejor atendidos en Microsoft 365. Veámoslo a continuación.

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