FIFO: el método First In – First Out

FIFO es un método de al­ma­ce­na­mie­n­to y gestión de me­r­ca­n­cías. FIFO dicta que las me­r­ca­n­cías se deben retirar en el mismo orden que se in­co­r­po­ra­ron.

¿Qué es FIFO?

FIFO, siglas de “First In – First Out” (primero en entrar, primero en salir), es un método para regular el al­ma­ce­na­mie­n­to de di­fe­re­n­tes me­r­ca­n­cías. Co­n­cre­ta­me­n­te, el método FIFO se refiere al orden de salida de los productos y a cómo calcular las exi­s­te­n­cias de la mejor manera posible. En este caso, First In – First Out puede tra­du­ci­r­se, grosso modo, como “por orden”. El método FIFO mantiene un orden cro­no­ló­gi­co donde los productos que se añadieron primero y, por tanto, llevan más tiempo en stock, son los primeros en retirarse. Se trata de una he­rra­mie­n­ta im­po­r­ta­n­te sobre todo en el ámbito de los productos pe­re­ce­de­ros para evitar que se de­te­rio­ren y se echen a perder.

¿Cómo funciona el método First In – First Out?

No todos los sectores recurren al método FIFO, en algunos sectores tiene más sentido recurrir a otros métodos. Sin embargo, el enfoque “First In – First Out” es de especial im­po­r­ta­n­cia en el caso de alimentos, me­di­ca­me­n­tos, ute­n­si­lios médicos o de­te­r­mi­na­das me­r­ca­n­cías a granel. Pro­ba­ble­me­n­te estás aplicando el método FIFO en la nevera de tu casa, de lo contrario, si cada vez que vuelves de compras vas de­s­pla­za­n­do los yogures que ya estaban al­ma­ce­na­dos hacia el fondo y estos quedan tapados por otros envases, con el tiempo caducarán y te­r­mi­na­rán en la basura. El método “First In – First Out” asegura que los productos más viejos se utilicen primero. Desde un punto de vista económico, el sistema FIFO funciona de forma similar, pero a una escala mucho mayor.

¿Cuáles son los re­qui­si­tos del método FIFO?

En de­fi­ni­ti­va, el método FIFO es lógico y se puede extraer de nuestra ex­pe­rie­n­cia cotidiana. Sin embargo, su im­ple­me­n­ta­ción no es siempre fácil: es im­po­r­ta­n­te contar con un sistema de al­ma­ce­na­mie­n­to y co­n­ta­bi­li­dad bien es­tru­c­tu­ra­do. Solo se puede mantener una correcta secuencia de entradas de me­r­ca­n­cías (o de pro­du­c­ción) y salidas de me­r­ca­n­cías si se tiene claro en todo momento el in­ve­n­ta­rio. Asimismo, es necesario formar y se­n­si­bi­li­zar a los empleados al respecto. A mayor escala, es re­co­me­n­da­ble utilizar sistemas de al­ma­ce­na­mie­n­to que sean co­m­pa­ti­bles con FIFO. Los almacenes de es­ta­n­te­rías altas, los almacenes de es­ta­n­te­rías dinámicas con una entrada y una salida o los silos son ideales para el método FIFO y facilitan el trabajo a todo el personal.

¿Qué ventajas ofrece el método FIFO?

Un sistema FIFO bien planteado y ejecutado ofrece un gran número de ventajas. En primer lugar, se reduce co­n­si­de­ra­ble­me­n­te el desgaste, el carácter pe­re­ce­de­ro y la ob­so­le­s­ce­n­cia de los productos, lo que también reduce los costes. En segundo lugar, FIFO facilita el control de las fechas de caducidad y utiliza de forma óptima el espacio de al­ma­ce­na­mie­n­to di­s­po­ni­ble. En tercer lugar, se mejora la supply chain ma­na­ge­me­nt, se mantiene una visión general de las exi­s­te­n­cias totales y, a menudo, también se pueden mantener separadas las me­r­ca­n­cías que entran de las que salen. Además, First In – First Out es fácil de asimilar y aplicar.

¿Qué métodos FIFO existen?

FIFO también desempeña un papel im­po­r­ta­n­te en la co­n­ta­bi­li­dad de una empresa. Al fin y al cabo, el in­ve­n­ta­rio es parte del activo de la empresa y debe de­cla­rar­se como tal. El Real Decreto 1514/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el Plan General de Co­n­ta­bi­li­dad, admite el uso del método FIFO “si la empresa lo considera más co­n­ve­nie­n­te para su gestión”.

Según el método FIFO, las me­r­ca­n­cías se entregan en el orden en el que se re­ci­bie­ron. Existe tanto el método FIFO pe­r­ma­ne­n­te como el periódico.

El método FIFO pe­r­ma­ne­n­te

El método FIFO pe­r­ma­ne­n­te supone re­ca­l­cu­lar el nivel de exi­s­te­n­cias después de cada compra o venta in­di­vi­dual, lo cual supone mucho tiempo, pero refleja la evolución del negocio con gran exactitud. Te permite controlar en todo momento tus ingresos, tus gastos y las exi­s­te­n­cias.

Se presenta un ejemplo del método FIFO pe­r­ma­ne­n­te. Imagina una empresa que elabora dulces con azúcar. Las entradas y salidas se registran en una tabla, de la siguiente manera:

Según el método FIFO, cabe suponer que las exi­s­te­n­cias que se reciben primero son las primeras en ser co­n­su­mi­das. Por tanto, la primera salida de me­r­ca­n­cías procede ín­te­gra­me­n­te de las exi­s­te­n­cias iniciales, valoradas en 2 €, lo que se traduce en un valor total de 220 €. La segunda salida es algo más compleja: siguiendo el método FIFO, primero se agotan las exi­s­te­n­cias iniciales a 2 €. Después, se consume la primera entrega al completo, valoradas a 1 € y, fi­na­l­me­n­te, parte de la segunda, valorada a 4 €. En conjunto, se traduce en un valor total de 320 €.

Las exi­s­te­n­cias finales, en cambio, solo se componen de la segunda entrega, valorada a 4 € y, por tanto, tienen un valor de 560 €. Las exi­s­te­n­cias co­n­su­mi­das se componen de las dos partidas de “salida de me­r­ca­n­cías” y ascienden, por tanto, a 540 €.

El método FIFO periódico

El método FIFO periódico no tiene en cuenta todos y cada uno de los cambios, sino que realiza un cálculo al final del ejercicio contable. El método FIFO periódico toma como re­fe­re­n­cia los precios de la última entrada de me­r­ca­n­cías. Aunque es algo más sencillo, da lugar a re­su­l­ta­dos más im­pre­ci­sos. Para el ejemplo me­n­cio­na­do an­te­rio­r­me­n­te, el método FIFO periódico tiene el siguiente aspecto:

Dado que se aplica el método FIFO, no cabe duda de que las exi­s­te­n­cias finales solo pueden proceder de la última entrada de me­r­ca­n­cías. Por lo tanto, se valoran en 4 € por kilo y ascienden a un total de 560 €. A co­n­ti­nua­ción, añade el coste de me­r­ca­n­cías vendidas y utiliza la siguiente fórmula:

Valor exi­s­te­n­cias iniciales + valor de entradas - valor exi­s­te­n­cias finales

En el ejemplo equivale a: 200 x 2 € + 100 x 1 € + 150 x 4 € - 560 € = 540 €. Para calcular el coste de las me­r­ca­n­cías vendidas, divide el coste total de me­r­ca­n­cías vendidas por el peso total de las me­r­ca­n­cías vendidas: 540 € dividido por 310 kg da un resultado apro­xi­ma­do de 1,74 €/kg.

¿Cuál es la di­fe­re­n­cia entre FIFO y LIFO?

Además del método FIFO, también existe el método LIFO, es decir, Last In – First Out, en el cual los primeros productos en salir son los últimos que se hayan in­co­r­po­ra­do. El método LIFO facilita el trabajo porque no obliga a reordenar la mercancía y optimiza el espacio di­s­po­ni­ble, lo que supone una gran ventaja, es­pe­cia­l­me­n­te para las pequeñas empresas online y sus canales de di­s­tri­bu­ción. Sin embargo, el Plan General de Co­n­ta­bi­li­dad en España no admite la va­lo­ra­ción de exi­s­te­n­cias mediante LIFO desde su ac­tua­li­za­ción en 2008, ya que supone una ventaja fiscal para las empresas que lo utilizan en un entorno in­fla­cio­na­rio. Además, el método LIFO solo se puede aplicar sobre ciertos productos, ya que no sirve para almacenar productos con fecha de caducidad.

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