Importar contactos de Outlook: cómo añadir información de contacto a la libreta de direcciones

En tiempos de Facebook y WhatsApp, los correos electrónicos aún siguen desempeñando un papel importante. Especialmente en el mundo de los negocios, donde los mails son una herramienta de comunicación indispensable para contactar, sin demasiado esfuerzo, con un gran grupo de usuarios al que hacer llegar listas de distribución y boletines de noticias. En todo caso, el componente central en el intercambio de correo electrónico es un cliente y una libreta de direcciones en la que se pueden almacenar todos los datos de contacto relevantes.

Entre la variada oferta de clientes de correo, Microsoft Outlook ha sido una opción clave durante más de dos décadas, en parte gracias a la gran libertad que ofrece en la gestión de contactos. Por ejemplo, gracias al asistente de importación y exportación integrado puedes importar listas de contactos a Outlook desde otros clientes sin problemas. ¿Cómo debes preparar dicha importación de direcciones y qué pasos son necesarios?

Importar contactos de Outlook: ¿cuáles son los requisitos?

Importar contactos de Outlook: ¿cuáles son los requisitos?

Existen diferentes escenarios en los que es útil o necesario importar contactos a Outlook, por ejemplo, si tienes listas externas de contactos de negocios o privados. También puede ser que quieras importar contactos anteriormente exportados desde Outlook porque creaste una copia de seguridad o porque cambiaste de versión. Si cambiaste de versión de Outlook, la lista de contactos ya existe en el formato de importación CSV requerido (los valores de dicho archivo están delimitados por separadores). Si tienes tu propia lista de contactos en forma de hoja de cálculo de Excel, debes guardarla en formato CSV antes de poder importarla a la libreta de direcciones de Outlook.

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Todas las hojas de cálculo comunes, como Microsoft Excel, OpenOffice o LibreOffice Calc, ofrecen la opción de guardar libros de trabajo como archivos CSV. Para los usuarios de Excel, por ejemplo, esto se hace de la siguiente manera:

  1. El primer paso es hacer clic en la hoja de trabajo que contiene los datos de contacto que deseas importar a la lista de contactos de Outlook. A continuación, ve a la ficha “Archivo” y haz clic en “Guardar como”.
  2. Decide dónde deseas guardar el archivo y abre el menú en la pestaña “Tipo de archivo” haciendo clic en el pequeño triángulo apuntando hacia abajo.
  3. Localiza y selecciona la entrada “CSV (delimited)”. Por último, pulsa “Guardar” (“Save”). Excel te informará de que algunas características del libro de trabajo se perderán (debido al cambio al formato CSV), lo que aceptas al hacer clic en “OK”.

Importar contactos a Outlook: guía paso a paso para clientes de escritorio y aplicaciones

Una vez dispongas de tus contactos en formato CSV, puedes empezar a importarlos a tu libreta de direcciones de Outlook. Para ello no necesitas ningún software adicional, pues el ya mencionado asistente de importación/exportación de Microsoft Outlook viene integrado por defecto y admite la importación sin necesidad de herramientas o plugins externos. Dependiendo de lo actualizada que esté tu versión de Outlook o de si estás trabajando con el escritorio o con el cliente web, el procedimiento difiere ligeramente. Hemos resumido a continuación el proceso de importación en las diferentes ediciones de Outlook.

Cómo importar contactos a Outlook 2016 y 2013

Los usuarios de las versiones más recientes de Outlook pueden encontrar el asistente de importación y exportación en el menú “Archivo” (“File”). El primer paso es abrirlo a través de la pestaña que lleva el mismo nombre:

En la barra de menú de la izquierda, navega hasta “Abrir y exportar” (“Open & Export”), donde iniciarás el asistente haciendo clic en “Importar/Exportar”.

Se pueden seleccionar varias acciones en el menú de inicio del Asistente de importación/exportación. La acción Importar desde otros programas o archivos (“Import from another program or file”) necesaria para la importación ya está marcada por defecto, por lo que solo tienes que pulsar el botón “Siguiente” (“Next”).

En la siguiente ventana de diálogo también puedes mantener la selección “Valores separados por separadores” y pasar directamente al siguiente menú con “Siguiente”. Puedes utilizar la función “Examinar” (“Browse”) para especificar la ubicación de almacenamiento del archivo que deseas importar:

Antes de hacer clic en “Siguiente”, tienes la opción de seleccionar una de las tres variantes de importación:

  • Reemplaza los duplicados con artículos importados: si ya existe un contacto en Outlook, la información de este contacto se descarta y se sustituye por la información presente en el archivo de importación.
  • Permitir duplicados (opción predeterminada): si ya existe un contacto en Outlook, el asistente de importación/exportación crea un duplicado de este contacto. Más tarde, puedes combinar la información de la libreta de direcciones o eliminar la versión deseada.
  • No importes duplicados: si ya existe un contacto en Outlook, la información para importarlo se descarta.

Independientemente de la selección que realices, el siguiente menú te pedirá que especifiques la carpeta de destino. Busca la pestaña “Contactos” (“Contacts”) y haz clic en “Siguiente”.

Después de un último clic en “Finalizar”, Outlook inicia el proceso de importación.

Cómo importar contactos a Outlook en la web app

También puedes importar nuevos contactos a tu libreta de direcciones en la aplicación web de Outlook en la web. Para ello, inicia sesión en la aplicación y, a continuación, haz clic en el pequeño icono de personas en la barra de herramientas situada en la parte inferior izquierda:

En el siguiente paso, vete al botón “Administrar” (Manage) y selecciona la entrada “Importar contactos” (Import contacts).

Se abrirá el menú “Importar contactos”, en el que deberás especificar el origen de los contactos. Como alternativa a Outlook puedes utilizar Gmail, Yahoo Mail y Windows Live Mail como puntos de partida. Así que si quieres importar listas de contactos desde uno de estos tres servicios de correo electrónico, tienes la oportunidad de hacerlo aquí. Para el archivo CSV con el que estamos trabajando en este tutorial, necesitamos la opción de importación “Outlook 2010, 2013 o 2016”:

Ahora haz clic en “Examinar” y especifica la ubicación donde se encuentra el archivo CSV con la nueva información de contacto. A continuación, inicia el proceso de importación haciendo clic en el botón “Cargar”.

Así puedes importar contactos en Outlook 2010

Outlook 2010 también tiene una función para importar contactos. Sin embargo, como la interfaz de usuario del cliente de correo electrónico de Microsoft ha cambiado con los años, la ruta al Asistente de importación/exportación difiere ligeramente del procedimiento de las versiones más recientes de Outlook. Las siguientes instrucciones paso a paso muestran cómo importar contactos en la edición 2010:

  1. Selecciona la pestaña “Archivo” y haz clic en Abrir. Después, haz clic en el botón “Importar” para iniciar el Asistente de importación/exportación.
  2. Busca en la lista la acción “Importar de otros programas o archivos”, haz clic en ella y confirma su selección con "Siguiente".
  3. Especifica “Comma Separated Values (Windows)” como el tipo de archivo a importar y, a continuación, la ubicación donde se almacena el archivo CSV. Al igual que con la importación en Outlook 2013 y 2016, también puedes especificar en este menú si se deben permitir o no las entradas de dirección duplicadas.
  4. Selecciona la carpeta Contactos a la que deseas agregar la nueva dirección e inicia el proceso haciendo clic en “Finalizar”.

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