Copias de seguridad de Outlook: cómo hacer una copia de seguridad de Outlook para proteger tus datos

Outlook combina numerosas funciones en una interfaz fácil de usar. Sin embargo, la si­n­cro­ni­za­ción de los datos y su conexión a la red conllevan el riesgo de perderlos en caso de que se produzcan errores en el software o el hardware. Por lo tanto, es fu­n­da­me­n­tal que los usuarios hagan una copia de seguridad de los datos y correos ele­c­tró­ni­cos im­po­r­ta­n­tes de su empresa en forma de copia de seguridad de Outlook. En esta guía te ex­pli­ca­mos cómo crear una copia de seguridad de Outlook.

¿Cómo gestiona Outlook los correos ele­c­tró­ni­cos?

Para proteger tus datos de usuario de Outlook, primero tienes que saber cómo los gestiona Outlook. Hay dos tipos di­fe­re­n­tes de cuentas de Outlook:

• Cuentas POP de Outlook (in­clu­ye­n­do POP3): Outlook descarga los datos ori­gi­na­les del servidor y los almacena en una unidad local en formato PST.
• Cuentas Exchange, IMAP, Outlook 365 o Outlook.com: Outlook solo almacena los datos en el di­s­po­si­ti­vo local te­m­po­ra­l­me­n­te, en formato OST. Los datos ori­gi­na­les pe­r­ma­ne­cen en el servidor.

¿Cuál es la di­fe­re­n­cia entre los dos tipos de archivos de Outlook, PST y OST?

• Archivos PST: PST significa Personal Storage Table (Tabla de Al­ma­ce­na­mie­n­to Personal). Este formato de archivo de Outlook actúa como un co­n­te­ne­dor de datos y solo se puede utilizar y abrir mediante una cuenta de Outlook. Los datos pe­r­so­na­les y si­n­cro­ni­za­dos del usuario se cla­si­fi­can en carpetas, después se descargan del servidor y se almacenan lo­ca­l­me­n­te en formato PST. Outlook crea au­to­má­ti­ca­me­n­te un archivo PST inicial cuando co­n­fi­gu­ras una cuenta POP. Sin embargo, puedes guardar los archivos PST tanto de forma au­to­má­ti­ca como manual, y también puedes di­vi­di­r­los, por ejemplo, para separar los correos pe­r­so­na­les de los correos de empresa. La ventaja del formato PST es que los archivos pueden tener un tamaño de hasta 50 GB, lo que significa que puedes crear enormes archivos de correo ele­c­tró­ni­co de Outlook.
• Archivos OST: OST son las siglas de Offline Storage Table (tabla de al­ma­ce­na­mie­n­to sin conexión). Como su nombre indica, son archivos sin conexión, y solo se almacenan en la unidad local te­m­po­ra­l­me­n­te. Los archivos ori­gi­na­les pe­r­ma­ne­cen en el servidor de Exchange, por lo que se almacenan au­to­má­ti­ca­me­n­te como copia de seguridad de Outlook. Si haces cambios en los archivos OST locales, Outlook los si­n­cro­ni­za­rá au­to­má­ti­ca­me­n­te la próxima vez que te conectes. La ventaja del formato OST es que puedes acceder a tus datos, aunque estés de­s­co­ne­c­ta­do. En Outlook 2010 y an­te­rio­res, Outlook utilizaba el formato PST para los archivos te­m­po­ra­les. OST se convirtió en el formato temporal estándar con Outlook 2013.

Guía rápida: copia de seguridad de Outlook

• Paso 1. Abre Outlook y haz clic en “Archivo” > “Abrir y Exportar” > “Importar o Exportar”.

• Paso 2. En el Asistente de im­po­r­ta­ción y ex­po­r­ta­ción, haz clic en “Exportar a un archivo”.

• Paso 3. Se­le­c­cio­na “Archivo de datos de Outlook (.pst)” y haz clic en “Siguiente”.

• Paso 4. Elige los archivos o carpetas que quieres incluir en la ex­po­r­ta­ción. Para exportar también sus su­b­ca­r­pe­tas, se­le­c­cio­na “Incluir su­b­ca­r­pe­tas”.

• Paso 5. Define donde quieres guardar la copia de seguridad de Outlook y evita crear du­pli­ca­dos se­le­c­cio­na­n­do “Re­em­pla­zar du­pli­ca­dos con los elementos ex­po­r­ta­dos”. Haz clic en “Finalizar” para salir del asistente.

¿Qué tipo de datos puedes guardar en una copia de seguridad de Outlook?

Las copias de seguridad de los datos de Outlook se crean siempre en formato PST. Este es un formato pro­pie­ta­rio de Microsoft que Outlook utiliza para importar y exportar datos. Al hacer una copia de seguridad de Outlook, puedes incluir correos ele­c­tró­ni­cos, contactos y di­re­c­cio­nes, datos del ca­le­n­da­rio, entradas del diario y también varias co­n­fi­gu­ra­cio­nes, como ca­te­go­rías y filtros. Exportar un archivo PST tiene dos pro­pó­si­tos. Te pro­po­r­cio­na una copia local de tus datos y también puedes uti­li­zar­lo para importar tus datos y contactos de Outlook y tra­n­s­fe­rir tu co­n­fi­gu­ra­ción si cambias de di­s­po­si­ti­vo o de cuenta.

Cómo hacer una copia de seguridad de Outlook: guía paso a paso

La forma más rápida de hacer una copia de seguridad de tus correos y datos de Outlook es exportar un archivo PST y guardarlo en tu ordenador o en un di­s­po­si­ti­vo de al­ma­ce­na­mie­n­to externo. A co­n­ti­nua­ción, te ex­pli­ca­mos cómo:

Paso 1. En la pestaña “Archivo” de Outlook, se­le­c­cio­na “Abrir y exportar” y luego haz clic en “Importar o exportar”.

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Paso 2. En el asistente de im­po­r­ta­ción y ex­po­r­ta­ción, se­le­c­cio­na la acción “Exportar a un archivo” y haz clic en “Siguiente”.

Paso 3. En la siguiente ventana se te pedirá que elijas el tipo de archivo para la copia de seguridad de Outlook. Se­le­c­cio­na “Archivo de datos de Outlook (.pst)”.

Paso 4. Ahora elige los datos que quieres exportar. En este ejemplo, vamos a hacer una copia de seguridad de la carpeta “Ca­le­n­da­rio”. Se­le­c­cio­na “Incluir su­b­ca­r­pe­tas” para que la copia de seguridad incluya todas las su­b­ca­r­pe­tas y luego haz clic en “Siguiente”.

Paso 5. Por último, elige dónde quieres guardar el archivo de copia de seguridad. Puede ser una carpeta local, un disco duro externo o una memoria USB, por ejemplo. Para datos im­po­r­ta­n­tes, conviene guardar copias de seguridad idénticas en varios di­s­po­si­ti­vos de al­ma­ce­na­mie­n­to siempre que sea posible. Si creas copias de seguridad de los datos de Outlook con re­gu­la­ri­dad, puedes se­le­c­cio­nar la opción “Re­em­pla­zar du­pli­ca­dos con los elementos ex­po­r­ta­dos” para evitar los archivos du­pli­ca­dos. Haz clic en “Finalizar” para salir del asistente.

Copia de seguridad de los correos y datos de Outlook en la nube

En lugar de crear una copia de seguridad en formato PST, también puedes guardar algunos de tus datos de usuario mediante una solución de al­ma­ce­na­mie­n­to en la nube. Así podrás acceder a tus datos de forma segura en cualquier momento y desde cualquier di­s­po­si­ti­vo. Hacer una copia de seguridad de los datos de la empresa es una parte fu­n­da­me­n­tal del archivo digital. Te ayuda a organizar las tareas y los contactos, reduce la cantidad de papel que utilizas y limita el riesgo de pérdida de datos.