La oficina sin papeles acelera claramente los procesos de trabajo, ya que todos los documentos relevantes están disponibles digitalmente siempre y desde cualquier lugar. No implica la necesidad de un gran espacio físico para el almacenamiento de documentos, ni genera costes por envío. Además de suponer una inversión en medio ambiente, la digitalización en la oficina también supone un beneficio en el día a día laboral.
Con todo y con eso, no hay que perder de vista algunas dificultades relacionadas con la oficina sin papel, y es que todos los documentos se almacenan de forma central y, cada vez con más frecuencia, en la nube, de fácil acceso para los trabajadores, pero también vulnerable a accesos no autorizados (hackers y Cía.). Para proteger los datos privados contenidos en esta documentación, es conveniente tomar las medidas de seguridad pertinentes, bien por parte de la empresa o por parte del proveedor de alojamiento. Asimismo, el sistema de gestión documental que utilice la empresa ha de abarcar distintos tipos de permisos para gestionar el acceso de los trabajadores a los distintos tipos de documentos. Se ha de procurar, además, que todos los documentos con relevancia jurídica estén disponibles sin variar su forma según los plazos de mantenimiento vigentes.
Considerando los aspectos mencionados y no temiendo a una cierta dedicación inicial, podrás beneficiarte de las ventajas de la oficina sin papeles antes de lo que crees, y verás aparecer espacio libre donde antes solo había pasillos y carpetas.