Ninguna de las leyes mencionadas indica con exactitud la forma de organizar el archivo de correo electrónico en las empresas. La ley no especifica dónde se han de almacenar los correos electrónicos comerciales, si en el servidor propio de la empresa o en un medio de almacenamiento externo, siempre y cuando se garanticen las medidas exigidas (archivado íntegro, protegido frente a la posibilidad de ser manipulado, siempre accesible, capaz de ser inventariado y examinado).
Para evitar la revisión y modificación de los correos, se recomienda usar un sistema de cifrado de los datos, aunque con la garantía de que, en caso necesario, se puedan entregar descifrados a la instancia correspondiente.
Hoy se dispone de un gran número de programas para el archivo de emails, muchos de las cuales, gracias a un software de almacenamiento automático de correos electrónicos en la nube o en servidores físicos, suponen un ahorro considerable de tiempo.
Un error frecuente de muchas empresas, debido a la cantidad ingente de correos entrantes y salientes, consiste en archivar absolutamente todos los mensajes para, así, ahorrarse la selección, pero esta decisión puede estar infringiendo la normativa. Los correos personales de los empleados no se pueden conservar precisamente por este motivo, a no ser que el empleado haya declarado inequívocamente su consentimiento al respecto. En caso contrario, o si la empresa no está interesada en solicitar este permiso de sus empleados, existen dos opciones: prohibir por completo el uso del correo corporativo para motivos personales, la variante más segura para protegerse de las sanciones, o permitir a los empleados el uso de dispositivos móviles o programas de correo web.
En definitiva, es muy importante que las empresas dispongan de un mecanismo para conservar el correo electrónico según los lineamientos establecidos por la legislación que, en ocasiones, puede resultar confusa. Es por esto que este artículo no pretende sustituir a una asesoría con un profesional, sino ofrecer una panorámica general a partir de la cual consultar a una persona experta en la materia.