Cómo convertir Word a PDF: así funciona

¿Quieres guardar y enviar un documento Word en formato PDF? Con ello se presentan numerosas ventajas, pues los archivos PDF son compactos, pueden abrirse y editarse en la mayoría de sistemas (con ayuda de las co­rre­s­po­n­die­n­tes he­rra­mie­n­tas gratuitas) y no presentan, a di­fe­re­n­cia de los do­cu­me­n­tos Word, ningún problema en términos de co­m­pa­ti­bi­li­dad y formato. Asimismo, el diseño y la apa­rie­n­cia de un documento en formato PDF pe­r­ma­ne­cen in­va­ria­bles tras el envío, lo que no suele ocurrir con MS Word (.doc), porque el receptor podría recurrir a otras versiones del pro­ce­sa­dor de textos u otras he­rra­mie­n­tas como Ope­nO­f­fi­ce para abrir el documento y, en co­n­se­cue­n­cia, se pro­du­ci­rían cambios de formato. En lo que respecta a la re­pre­se­n­ta­ción de imágenes y tipos de letra, en Word también pueden darse co­m­pli­ca­cio­nes. Sin embargo, al abrir los archivos PDF, estos siempre tienen el mismo aspecto, pues el formato original permanece in­va­ria­ble.

El formato PDF resulta es­pe­cia­l­me­n­te útil cuando se envían do­cu­me­n­tos para im­pri­mi­r­los, pues estos se copian tal y como se muestran en los archivos PDF. Asimismo, los do­cu­me­n­tos PDF pueden pro­te­ge­r­se mediante co­n­tra­se­ña para evitar ser mo­di­fi­ca­dos o para que personas no au­to­ri­za­das no realicen cambios o solo hagan de­te­r­mi­na­das mo­di­fi­ca­cio­nes. También puede definirse quién tiene permiso para abrir los archivos o para im­pri­mi­r­los. A di­fe­re­n­cia de los do­cu­me­n­tos en Word, los archivos PDF ofrecen un mayor control sobre su posterior vi­sua­li­za­ción y su acceso.

A co­n­ti­nua­ción te mostramos diversas po­si­bi­li­da­des para convertir Word en PDF.

Si se­le­c­cio­nas esta opción, puedes es­ta­ble­cer la co­n­tra­se­ña en un nuevo cuadro de diálogo y, tras ello, abrir el archivo. Este pro­ce­di­mie­n­to no lleva mucho tiempo y resulta más que su­fi­cie­n­te para la mayoría de usuarios. Sin embargo, las opciones en Word están limitadas, por lo que, por ejemplo, solo pueden pro­te­ge­r­se do­cu­me­n­tos completos con co­n­tra­se­ña, pero no blo­quear­se funciones in­di­vi­dua­les. Asimismo, el archivo PDF creado mediante este pro­ce­di­mie­n­to requiere ge­ne­ra­l­me­n­te más espacio de al­ma­ce­na­mie­n­to del necesario.

Si quieres tener un mayor control sobre tu documento PDF final es re­co­me­n­da­ble que recurras a una he­rra­mie­n­ta especial. Si buscas una solución sencilla para pasar de Word a PDF, la función de Word descrita más arriba es co­m­ple­ta­me­n­te su­fi­cie­n­te.

Ge­ne­ra­l­me­n­te, el software especial para convertir Word a PDF ofrece más ca­ra­c­te­rí­s­ti­cas que la función im­ple­me­n­ta­da de Microsoft Word. Puesto que los programas que permiten editar PDF di­re­c­ta­me­n­te resultan muy caros, en muchos casos es su­fi­cie­n­te con recurrir a una he­rra­mie­n­ta gratuita. Estas suelen instalar un co­n­tro­la­dor de im­pre­so­ras es­pe­cí­fi­co para realizar la co­n­ve­r­sión, de modo que permiten pasar do­cu­me­n­tos de Word a PDF uti­li­za­n­do la función de impresión. La impresora muestra el archivo tal como se im­pri­mi­ría. Si se almacena el documento en la pre­se­n­ta­ción pre­li­mi­nar como archivo PDF, se obtiene exac­ta­me­n­te el mismo documento sin cambios de formato.

Por medio de la ca­ra­c­te­rí­s­ti­ca “Ajustes” (Settings) puedes utilizar numerosas opciones, que van desde el cifrado hasta el al­ma­ce­na­mie­n­to au­to­má­ti­co. Mediante la opción “Unir” (Merge) puede añadirse el documento actual a otro archivo PDF, por lo que así es posible juntar varios do­cu­me­n­tos Word en un único archivo PDF de manera sencilla. La función “Correo ele­c­tró­ni­co” (E-Mail) permite adjuntar archivos PDF di­re­c­ta­me­n­te en el correo ele­c­tró­ni­co y mediante la opción “Guardar” (Save) se almacenan en el ordenador.

La versión gratuita de PD­F­Crea­tor va aco­m­pa­ña­da de in­se­r­cio­nes pu­bli­ci­ta­rias, a di­fe­re­n­cia de la versión de pago.

PD­F­Crea­tor lleva incluida la he­rra­mie­n­ta PD­FA­r­chi­te­ct, que garantiza opciones de edición simples como girar do­cu­me­n­tos PDF, pero también di­s­tri­bui­r­los, unirlos, cifrarlos o añadirles texto.

PDF24 funciona según el mismo principio que PD­F­Crea­tor. Tras su in­s­ta­la­ción, la he­rra­mie­n­ta actúa como una seu­doi­m­pre­so­ra y, para ejercer su función, debe marcarse “pdf24”. PDF24 es algo más liviana que PD­F­Crea­tor y prescinde de adware. Además de edición simple, de cifrado y de agru­pa­ción, PDF24 permite a sus usuarios convertir archivos PDF en imágenes e incluye una función de fax integrada que resulta sumamente práctica.

Si buscas un conversor de Word a PDF para Mac, puedes recurrir a la he­rra­mie­n­ta TextEdit prei­n­s­ta­la­da. Abre el documento deseado con TextEdit. En la pestaña “Archivo” se encuentra también la opción “Imprimir”. En el cuadro de diálogo que se abre puedes acceder haciendo clic en “PDF” a un menú de­s­ple­ga­ble que permite proteger do­cu­me­n­tos PDF, pero también enviarlos por fax o por correo ele­c­tró­ni­co. Si quieres cifrar tus archivos, puedes “exportar” los do­cu­me­n­tos a través de la pestaña “Archivo”, que ofrece di­fe­re­n­tes opciones de cifrado.

Dado que los or­de­na­do­res Mac ya traen esta he­rra­mie­n­ta de serie, para este tipo de sistemas existen menos software de co­n­ve­r­sión a PDF que para Windows. No obstante, los co­n­ve­r­so­res de PDF de pago de Adobe Acrobat ofrecen las opciones co­rre­s­po­n­die­n­tes, pero la fu­n­cio­na­li­dad va mucho más allá de la simple co­n­ve­r­sión, lo que provoca que se encarezca el precio de estas he­rra­mie­n­tas. Para la simple co­n­ve­r­sión de archivos es su­fi­cie­n­te con la he­rra­mie­n­ta gratuita TextEdit.

En Internet existen páginas web es­pe­cia­les para pasar de Word a PDF. Para ello es necesario cargar los do­cu­me­n­tos ori­gi­na­les, tras lo cual la página web ofrecerá los archivos PDF listos para su descarga. Si solo se requiere la simple co­n­ve­r­sión a PDF, este método ahorra tiempo y recursos, pues para uti­li­zar­lo no tiene que in­s­ta­lar­se ningún software especial, aunque no garantiza la seguridad de los archivos. En nuestros ejemplos, los gestores aseguran que todos los archivos se eliminan poco después de que el proceso termine, pero no se puede tener una garantía plena. Por ello, el uso de estos servicios se re­co­mie­n­da de forma limitada y sin garantías en caso de datos y do­cu­me­n­tos sensibles.

Esta he­rra­mie­n­ta gratuita solo permite realizar dos co­n­ve­r­sio­nes por hora, aunque sorprende por su velocidad. También se ofrece la versión Smallpdf Pro, que se puede abonar y utilizar en la misma página, ofre­cie­n­do acceso ilimitado a todas las funciones. Si se quiere convertir varios archivos Word, es in­e­vi­ta­ble recurrir a la versión de pago u optar por otros programas.

La página web contiene pu­bli­ci­dad, con respecto a lo que surge el problema de que algunos gestores de páginas web muestran sus anuncios como botones de descarga para generar clics.

La he­rra­mie­n­ta online fi­na­n­cia­da mediante pu­bli­ci­dad Online2PDF permite convertir hasta 20 archivos si­mu­l­tá­nea­me­n­te. El proceso también funciona arra­s­tra­n­do y soltando varios archivos a la vez en la ventana co­rre­s­po­n­die­n­te. Tras ello podrás convertir y agrupar los archivos Word en un único archivo PDF, co­n­ve­r­ti­r­los de forma in­di­vi­dual o imprimir las páginas in­di­vi­dua­les de los do­cu­me­n­tos en archivos PDF únicos. La co­n­ve­r­sión es lenta, pero el resultado muy co­n­vi­n­ce­n­te.