Cómo recuperar archivos de Word

Hoy en día, Microsoft Office determina no solo la vida laboral, sino también las tareas cotidianas de muchas personas. Por encima de todo, el popular programa de creación y edición de textos MS Word es responsable del desarrollo progresivo de la "oficina sin papel" y es utilizado en la mayoría de las empresas. Esta es también la razón por la que, actualmente, muchos documentos importantes solo están disponibles en formato electrónico en el disco duro de nuestro ordenador. Normalmente, este formato es muy seguro: una de las ventajas esenciales de los documentos de texto digital es que, a diferencia de los documentos en papel, pueden ser modificados, adaptados o reorganizados en cualquier momento con poco esfuerzo.

Sin embargo, también hay situaciones en las que el almacenamiento exclusivamente digital de textos revela sus desventajas. Un fallo del sistema o un corte de corriente pueden interrumpir el trabajo en un documento importante, un error del programa puede corromper el archivo .DOC o incluso puedes borrar accidentalmente documentos indispensables. Pero no hay que alarmarse: Microsoft Office tiene algunas soluciones que pueden ayudarte a recuperar tus archivos de Word. Además, el sistema operativo Windows también ofrece algunas herramientas útiles para estos casos.

Si el equipo o el programa se bloquean mientras trabajas y no has guardado los últimos cambios realizados en el documento, debes mantener la calma. En la mayoría de los casos no hay motivos para preocuparse: el programa Word tiene un pequeño sistema de backup cronológico incorporado con el que la pérdida de archivos se puede deshacer en la mayoría de los casos:

"AutoRestore" (en el menú de Word) es una función que se activa por defecto en las versiones más recientes de Word (a partir de 2010). Si se activa, el programa guarda automáticamente todos los datos actuales de un documento de Word cada 10 minutos como una copia de seguridad en un archivo ASD (Advanced Streaming Format Description), que normalmente se llama "AutoRestore-Save [Original-Filename].asd". La función se encuentra en las "Opciones de Word" en el menú "Guardar".

Comprueba las casillas "Guardar información de autorrecuperación cada [xx] minutos" y "Guardar la última versión automáticamente al cerrar sin guardar" para activar ambas funciones. Aquí también puedes ajustar el intervalo de tiempo de almacenamiento de la copia de seguridad y seleccionar la carpeta de destino para los archivos ASD.

Si guardas tu documento de Word actual y sales de Word correctamente, el archivo ASD se elimina automáticamente. Por lo tanto, la opción de "AutoRestore" solo se utiliza si un archivo se pierde o se daña debido a un error grave, como un fallo del sistema. La forma de proceder en tal caso depende de si lo has guardado o lo has hecho en otra versión.

Cada vez que se inicia, Word busca automáticamente cualquier archivo que pueda necesitar una restauración y lo muestra al usuario en el panel "Recuperación de documentos". Si no ocurriera así, el documento ha de buscarse manualmente:

• Haz clic en el menú "Archivo" o en el logotipo de Microsoft Office (según la versión de Word) y selecciona “Información”.
• En "Versiones" (o “Administrar documento”), selecciona el documento denominado "[Fecha de creación] (al cerrar sin guardar)".
• Ahora haz clic en "Recuperar" en la barra amarilla en la parte superior del espacio de trabajo de Word.

Si los procedimientos descritos anteriormente no funcionan o si estás trabajando con una versión del programa anterior a Office 2010, también puedes buscar el archivo ASD de forma manual. Abre el Explorador de Windows (por ejemplo, con la combinación de teclas [Windows] + [E]). Dependiendo de la versión de Office, puedes encontrar los archivos de la función AutoRestore en una de las siguientes rutas:

• C:\Users\User_Name\AppData\Local\Microsoft\Office\UnsavedFiles
• C:\Users\User_Name\\AppData\Local\Temp
• C:\Windows\Temp

Si el nombre de la unidad coincide con la información anterior, puedes copiar las rutas en la barra de direcciones del Explorador de Windows. En caso de duda, comprueba la carpeta de destino de AutoRestore en las opciones de Word. También puedes utilizar la función de búsqueda de tu ordenador introduciendo "*.asd" en la barra de búsqueda y ordenando la lista de resultados por fecha. Una vez hayas encontrado el archivo ASD de tu documento, ábrelo en el programa y guárdalo regularmente como un archivo DOC o DOCX.

A partir de ahora Word creará una copia de seguridad cada vez que guardes un documento con "Guardar como". Estas copias se almacenan como archivos WBK en la misma carpeta que el documento original y tienen la designación estandarizada "copia de seguridad de [nombre de archivo original].wbk", actualizándose cada vez que se guarda nueva información. Pero recuerda: la copia de seguridad es una imagen de la penúltima versión guardada de tu documento de Word. Por lo tanto, todavía no se incluirán los últimos cambios que hayas realizado. Esta función tiene sentido si accidentalmente borras o reemplazas un párrafo importante y luego haces clic en “Guardar”, porque todavía tendrás la opción de recuperarlo.

Incluso si el archivo está dañado, hay métodos para recuperar el documento sin perder la información que contiene. Primero, debes diagnosticar si el problema reside realmente en el propio documento, en Word, o incluso en tu PC.

Cuando trabajes en tu documento, presta atención a cualquier anomalía: un diseño o formato incorrecto, o la ejecución del mismo comando varias veces (por ejemplo, la reasignación repetida de números de página) son posibles factores sospechosos. Si ocurre algo así, intenta abrir el archivo en un PC diferente o en otra versión de Word para evitar más fuentes de error. Si el documento no se puede abrir y Word emite un mensaje de error como "Word ha detectado corrupción de archivos al abrir [nombre de archivo]", el caso es muy claro.

Al iniciarse, Word normalmente detecta automáticamente los archivos dañados e intenta repararlos. Si esto no ocurre, puedes iniciar la reparación de forma manual:

• Haz clic en "Archivo" o en el logotipo y, a continuación, en "Abrir".
• Selecciona el documento de Word correspondiente en el cuadro de diálogo "Abrir".
• Haz clic en la flecha junto al botón "Abrir" y selecciona "Abrir y reparar".

Si esto no funciona, tendrás que recurrir a tus copias de seguridad. Sin embargo, si el archivo original es de particular importancia o si no hay archivos ASD o WBK disponibles, Microsoft ofrece más opciones para la reparación de archivos. Estos incluyen, por ejemplo:

• copiar y pegar todo el contenido del documento (con excepción del último párrafo) en un documento completamente nuevo;
• guardar el documento en formato de texto enriquecido (extensión de archivo".rtf") y luego volver a convertirlo en un archivo de Word;
• modificar la plantilla de documento activada.

También existen herramientas especiales para recuperar archivos de Word borrados, como Recuva. El software no solo reconstruye archivos de varios formatos en el disco duro del PC, sino también datos almacenados en unidades SSD, cámaras digitales, reproductores MP3 y otros dispositivos móviles. Para ello, la herramienta explora el disco duro y muestra los datos en una estructura de árbol o en una lista.

También puedes utilizar filtros y asistentes de búsqueda para buscar formatos especiales en los resultados.

Dependiendo del caso concreto, hay varias maneras de restaurar con éxito un archivo de Word, ya sea un documento perdido, dañado o eliminado. Sin embargo, siempre es aconsejable dejar la función de AutoRestore y de las copias de seguridad activadas: de esta manera tus documentos siempre estarán a salvo y te ahorrarás trabajo extra innecesario.