Cómo configurar el reenvío automático de correos en Outlook

Con el programa de correo electrónico Microsoft Outlook puedes redirigir los mensajes entrantes a otras cuentas de correo electrónico o configurar el reenvío automático de correos. Ambas funciones se seleccionan y ajustan como parte de las reglas para la bandeja de entrada en la configuración de la cuenta. Te mostraremos cómo hacerlo utilizando instrucciones ilustradas paso a paso, tanto para tu aplicación de escritorio de Outlook como para el servicio en la web.

Consejo

Microsoft Outlook distingue entre redirigir y reenviar correos electrónicos. Cuando se realiza el “reenvío” de un correo, se le agrega a este un “Fwd:” en el asunto que muestra con claridad que es un mensaje “reenviado”. Cuando se recibe, el usuario puede ver en el cuerpo del mensaje la información de quién ha recibido el mensaje originalmente, por parte de quién y la fecha. Además, se permite agregar más información en el cuerpo del mensaje. Cuando se redirige un correo electrónico, en cambio, el mensaje llega al destino sin agregar etiquetas al asunto. Para el destinatario parece que el mensaje fue enviado directamente a él y no mediante una redirección.

Las razones para reenviar correos electrónicos entrantes a través de Outlook son numerosas:

  • La mayoría de los usuarios tiene varias cuentas de correo electrónico con diferentes proveedores. Con las reglas automáticas de la bandeja de entrada, puedes combinar los mensajes de correo electrónico en un buzón de correo central si fuera necesario.
  • En el día a día laboral, los mensajes entrantes de los clientes no solo son relevantes para el propietario de una cuenta de correo electrónico, sino también para compañeros o managers. Con el reenvío automático se asegura que la información importante esté disponible para todas las partes implicadas sin demora.
  • El reenvío de correo electrónico de Outlook también es útil en caso de ausencia. Si los mensajes de los clientes o socios comerciales se reciben durante los períodos de vacaciones, se recomienda que se reenvíen los correos a quienes puedan hacerse cargo.

Configurar el reenvío automático en Outlook 2007, 2010, 2013 y 2016

En la aplicación de escritorio de Outlook se puede configurar el reenvío automático con solo unos clics. Sigue las instrucciones para Windows o MacOS dependiendo del sistema que utilices.

Nota

Las reglas personalizadas de la bandeja de entrada están disponibles para las versiones de Outlook de 2007, 2010, 2013 y 2016. El procedimiento es siempre el mismo. Para ilustrar la configuración de un reenvío automático utilizaremos como ejemplo una instalación de escritorio de Outlook 2016.

Outlook para Windows

Paso 1: selecciona la pestaña “Inicio” de la barra de menú y haz clic en el botón “Reglas”.

Paso 2: selecciona la opción “Administrar reglas y alertas” en el menú desplegable.

Outlook abrirá el cuadro de diálogo de “Reglas y alertas” con las pestañas “Reglas de correo electrónico” y “Administrar alertas”.

Paso 3: selecciona la pestaña “Reglas de correo electrónico” y haz clic en el botón “Nueva regla” para abrir el asistente de reglas.

Paso 4: el Asistente de reglas te permite utilizar plantillas de reglas o crear las tuyas propias. Para reenviar un correo electrónico, selecciona “Aplicar regla a los mensajes recibidos” en “Crear regla sin plantilla”.

Paso 5: define primero a qué mensajes debe aplicarse la regla seleccionando una o más de las opciones que se ofrecen en la lista y reemplazando los marcadores de posición subrayados en azul con valores individuales. Si no deseas definir una condición, omite este punto haciendo clic en “Siguiente”. En este caso, la regla se aplica a todos los mensajes entrantes.

Si deseas vincular tu regla de correo entrante a una condición, marca la casilla correspondiente y haz clic en el marcador de posición subrayado en azul para introducir el valor deseado (por ejemplo, un remitente).

Paso 6: a continuación, define una acción que se aplicará a todos los mensajes que cumplan la condición previamente definida. Para un reenvío simple, selecciona la opción “Enviar a una persona/grupo público”. Si deseas configurar una redirección, selecciona “Redirigir a una persona/grupo público”.

Paso 7: especifica una persona o un grupo al que reenviar los correos electrónicos entrantes. Haz clic en el marcador de posición azul y selecciona a una persona o un grupo de destinatarios de tu libreta de direcciones.

Paso 8: si es necesario, define excepciones para la regla de bandeja de entrada.

Paso 9: asigna un nombre a la regla que has configurado y especifica si la regla solo debe aplicarse a los nuevos mensajes entrantes o a todos los correos electrónicos ya almacenados en la bandeja de entrada. Completar el proceso de configuración con un clic en “Finalizar”.

La regla recién creada se mostrará en el cuadro de diálogo “Reglas y Alertas”.

Outlook para macOS

Paso 1: para reenviar correos electrónicos con Outlook en sistemas macOS, selecciona la pestaña “Inicio” en la barra de menú:

Paso 2: haz clic en el botón “Reglas” y selecciona “Editar reglas”.

Paso 3: crea reglas de cliente en Mac en las categorías “Exchange”, “IMAP” o “POP” y “Outgoing” si es necesario. Selecciona “Cambiar” y haz clic en el botón con el signo más (+) para añadir una nueva regla.

Se abre la configuración de las reglas de correo entrante.

Paso 4: configura las reglas de bandeja de entrada que consideres necesarias. Utiliza las siguientes opciones para una regla de reenvío simple:

  • En “Cuando llegue un nuevo mensaje”, selecciona “Cuando se cumplan todas las condiciones” y “Todos los mensajes”.
  • En “Hacer lo siguiente”, selecciona “Reenviar a”.

Confirma tu selección con un clic en "OK".

Una marca de verificación en la casilla delante del nombre de la regla indica que la regla está activada. Todos los mensajes entrantes se reenviarán a los contactos seleccionados.

Reenvío automático en Outlook para el navegador

La versión web de Outlook (anteriormente Outlook Web Access u OWA) es un servicio de Microsoft que te permite acceder a sus buzones de correo de Outlook desde cualquier navegador web. La aplicación web está integrada en el servicio en línea de Microsoft 365 y ofrece una gama de funciones similar a la instalación de escritorio del programa de correo electrónico. Aquí también puedes reenviar correos electrónicos y definir otras reglas de bandeja de entrada en unos pocos pasos.

Paso 1: inicia sesión en Microsoft 365 y abre la aplicación de correo electrónico.

Paso 2: haz clic en el icono de la rueda dentada junto al nombre de usuario para ver la configuración de Microsoft 365.

Paso 3: desplázate hacia abajo hasta el apartado de “Configuración” en el menú y haz clic en “Email”. A la derecha aparece un menú de navegación con estructura de árbol en la ventana del navegador. Selecciona la opción “Reglas de la bandeja de entrada” en “Proceso automático”.

Paso 4: haz clic en el signo “más” (+) en el área de “Reglas de la bandeja de entrada” para definir una nueva regla.

Paso 5: nombra la regla.

Paso 6: Si es necesario, define una condición para la nueva regla de correo entrante. Selecciona “Aplicar a todos los mensajes” si deseas aplicar la regla a todos los correos electrónicos entrantes. Si es necesario, añade condiciones adicionales.

Paso 7: define una acción que se aplicará a todos los mensajes que cumplan la(s) condición(es) previamente definida(s). Para una regla de reenvío, selecciona la opción “Enviar mensaje a....”. Alternativamente, la opción “Reenviar mensaje a...” te permite configurar un reenvío.

En la lista de contactos, selecciona la dirección del destinatario a la que deseas que se reenvíen o redirijan tus mensajes.

Selecciona otra acción si lo necesitas.

Paso 8: agrega excepciones a tu regla de reenvío según sea necesario.

Paso 9: completa la configuración con un clic en “OK”.

Los mensajes de correo electrónico que llegan a tu cuenta de Outlook se reenvían automáticamente a la dirección que especifiques.

Consejo

Una alternativa al reenvío automático con Outlook es la respuesta automática. Aprende cómo enviar respuestas automáticas con Outlook y qué considerar cuando escribas el mensaje que aparecerá en ella.


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