Plantilla de mensaje de fuera de la oficina

Si te vas de vacaciones o estás enfermo y no vas a estar disponible por correo electrónico, una respuesta automática que indique que no te encuentras en tu puesto de trabajo es útil para que tus contactos no esperen una respuesta inmediata. Sin embargo, no siempre está claro cómo debe ser el mensaje de fuera de la oficina. Te ofrecemos consejos útiles sobre la estructura y el contenido de este tipo de mensaje te ofrecemos varias plantillas.

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¿Qué debe incluir un mensaje de fuera de la oficina?

El contenido de las respuestas automáticas depende del contexto. Mientras que algunas empresas esperan un enfoque formal, en otras puede escribirse un texto con un toque más personal.

Ya sea formal o personal, el mensaje de fuera de la oficino que escribas debe ser siempre concisa y únicamente transmitir la información principal:

  • El periodo en el que no estarás disponible
  • Cuándo podrás contestar de nuevo a los correos
  • Si lo deseas, el motivo de tu ausencia
  • La dirección de correo electrónico de un compañero

A continuación, encontrarás distintas plantillas con información importante adaptada a distintos grupos de destinatarios.

Plantilla: mensaje fuera de la oficina - vacaciones

Estimado contacto:

Gracias por su correo. En este momento me encuentro de vacaciones y no podré contestar a sus mensajes hasta el DD/MM/AA.

Por motivos de confidencialidad, su correo no será reenviado. En caso de urgencia, por favor, póngase en contacto con mi compañero: nombredecompañero@ejemplo.es.

Atentamente,

Nombre

Plantilla de respuesta automática indicando el sustituto

Buenos días: Gracias por su mensaje. Me encuentro de vacaciones sin acceso al correo electrónico. Le atenderé con mucho gusto a partir del día DD/MM/AA. Hasta entonces, mi compañero/-a le ayudará en mi nombre. Puede ponerse en contacto con él/ella por correo electrónico (compañero@ejemplo.es) o por teléfono (XXX-XXX). Él/ella estará encantado/a de atenderle. Gracias por su comprensión. Saludos cordiales, NOMBRE

Plantilla: respuesta automática por enfermedad

Queridos compañeros: Por motivos de salud, no estoy disponible. Si todo va bien, el día DD/MM/AA estaré de vuelta. Mientras tanto, me sustituirá NOMBRE DEL COMPAÑERO (compañero@ejemplo.es). En caso de urgencia, poneos en contacto con él/ella. ¡Cuidaos durante este tiempo! Hasta pronto, NOMBRE

Plantilla: respuesta automática por Navidad

Estimado cliente: Gracias por su mensaje. Debido a periodo de vacaciones de Navidad, estaré fuera de la oficina hasta el DD/MM/AA. Durante este tiempo, no tendré acceso a mis correos electrónicos. En caso de urgencia, puede ponerse en contacto con mi compañero NOMBRE DEL COMPAÑERO (compañero@ejemplo.es). Su correo no será reenviado, espero su comprensión. Le deseo unas felices fiestas y todo lo mejor en el Año Nuevo. Reciba un cordial saludo,

NOMBRE

Además de dejar una respuesta automática específica para el periodo de Navidad, también es un bonito detalle enviar tus clientes una felicitación por esta época. Sin embargo, el contenido y el tono deben ser los correctos. Te mostramos cómo escribir correctamente felicitaciones de Navidad a los clientes.

Plantilla de mensaje de fuera de la oficina en inglés

Thank you for your mail. I am currently on vacation with no access to my e-mail account. I’ll be back in the office on Monday, DD/MM/AA, and will respond to you as soon as possible. In the meantime you can direct your urgent messages towards my colleague NOMBRE DEL COMPAÑERO (compañero@ejemplo.es). Please be aware that your mail will not be forwarded automatically. Thank you very much for your understanding. Best Wishes NOMBRE

Plantilla de mensaje de fuera de la oficina - Permiso de maternidad o paternidad

Estimados compañeros:

Actualmente me encuentro en mi permiso de maternidad. Es previsible que esté de regreso a partir del DD/MM/AAAA. Mientras tanto, en caso de necesitarlo, pueden contactar a NOMBRE DEL COMPAÑERO (compañero@ejemplo.es). Los correos no serán reenviados.

Les agradezco su compresión.

Hasta pronto,

NOMBRE

Consejo

Nuestro artículo sobre respuestas automáticas por baja de maternidad o paternidad incluye consejos y plantillas adicionales, tanto en español como en inglés.

Plantilla: mensaje de fuera de la oficina – Reducción de jornada

Estimados compañeros y compañeras:

Les agradezco sus mensajes. El DD/MM/AA estaré de vuelta y contestaré a sus mensajes. Agradezco su comprensión.

Saludos cordiales, NOMBRE

Plantilla: mensaje fuera de la oficina - Renuncia

Estimados señores y señoras,

Desde el DD.MM.AA, no formo parte de la plantilla de EMPRESA y, en consecuencia, no puedo ocuparme personalmente de su correo. En mi lugar, NOMBRE DE LA NUEVA PERSONA ENCARGADA (nuevapersonaencargada@ejemplo.com), estará encantado/a de atenderle en lo que necesite. Entienda que este correo no será reenviado.

Saludos cordiales,

NOMBRE

Consejo

Incluir una respuesta automática debido al cese de la relación laboral es muy importante. Si no comunicas correctamente a tus clientes tu renuncia, puede que se generen malentendidos. Nuestro artículo sobre el tema te ofrece consejos y plantillas adicionales.

Por supuesto, al redactar un mensaje de fuera de la oficina, puedes utilizar plantillas y ejemplos. Pero ¿qué consejos debes seguir para redactar un mensaje de fuera de la oficina perfecto?

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Plantilla: mensaje de fuera de la oficina paso a paso

Asunto

Lo más común es que en el asunto se escriba simplemente “Mensaje de fuera de la oficina”, en inglés “Out of office message”. Así, inmediantamente después de recibir tu respuesta, sabrán que no estás disponible.

Saludo

Empieza tu respuesta automática con un saludo. También puedes aprovechar para dar las gracias por el correo que acabas de recibir, aunque una combinación de ambas es una buena opción.

Ejemplos:

  • Estimados señoras y señores:
  • ¡Muchas gracias por su mensaje!
  • Buenas tardes y muchas gracias por su correo.

Disponibilidad

A continuación del saludo en el texto de tu correo de respuesta automática, es recomendable que hagas hincapié sobre un dato importante: cuándo volverás a estar disponible y, si lo consideras oportuno, el motivo de tu ausencia. Informar sobre el día en que volverás a estar disponible genera una mejor impresión que centrarte en el tiempo en que no estarás.

Ejemplos:

  • En este momento me encuentro de vacaciones, pero con mucho gusto le atenderé el lunes DD/MM/AA, hh:mm.
  • El lunes, DD/MM/AA, hh:mm, volveré a estar disponible.

Sin reenvío

Si tus correos no pueden reenviarse o ser vistos por otros compañeros de trabajo, es importante que lo menciones en el texto de tu respuesta automática. Dependiendo del cliente del que se trate, puede tener sentido dar una razón o, simplemente, lamentar esta circunstancia.

Ejemplos:

  • Su correo no será reenviado.
  • Por razones de confidencialidad, su correo no se reenviará.
  • Por favor, comprenda que su correo no puede reenviarse.

Remisión

Si durante tu ausencia uno de tus compañeros va a encargarse de tus tareas, puedes recomendar a los clientes que le contacten a través de su correo electrónico y/o número de teléfono. Solicitar a los clientes que solo recurran a esta opción en caso de urgencia puede ayudarte a filtrar los problemas urgentes de otros sin importancia.

Ejemplos:

  • Puede ponerse en contacto con mi compañero: compañero@ejemplo.es
  • En casos de urgencia, diríjase a mi compañero: compañero@ejemplo.es
  • Para casos de urgencia, por favor utilice el siguiente número de teléfono: XXXX

Cierre y despedida

Puedes utilizar una fórmula de cierre para despedirte, aunque en los correos de respuesta automática se suelen omitir completamente.

Ejemplos:

  • Saludos cordiales, NOMBRE
  • Un afectuoso saludo, NOMBRE

Repaso: los componentes de un buen mensaje de “Fuera de la oficina”

Elemento de texto Ejemplo
Saludo Estimados señoras y señores:

Muchas gracias por su mensaje, …

Buenas tardes y muchas gracias por su correo.
(Reenvío) Su correo no será reenviado. Por razones de confidencialidad su correo no se reenviará.

Por favor, comprenda que su correo no puede reenviarse.
(Remisión) Puede ponerse en contacto con mi compañero a través de compañero@ejemplo.es .
En casos de urgencia, diríjase a mi compañero: compañero@ejemplo.es.
Para emergencias, por favor utilice el siguiente número de teléfono: XXXX
(Cierre y despedida) Saludos cordiales,
NOMBRE

Un afectuoso saludo,

NOMBRE
Consejo

Por supuesto, tu respuesta automática deberá incluir tu firma de correo electrónico .

Aspectos personales: personalizar la respuesta automática

Tu respuesta automática no tiene que ser tan formal como hemos visto en los ejemplos anteriores. En muchos ámbitos laborales se puede hablar con los clientes de forma más relajada y cordial. Y esto se aplica, en especial, a casos en los que el mensaje de “Ausente de la oficina” se enviará solo internamente, entre compañeros de la misma empresa. También entre socios es común que se cree un correo de autorrespuesta. Te mostramos cómo podrías personalizar tu mensaje y aquello que debes evitar.

Respuesta automática personalizada: lo que puedes hacer

Tú mismo deberás sopesar qué recursos estilísticos se adaptan mejor a la empresa en la que trabajas. Ten en cuenta que puede que tus superiores reciban el mismo correo que otros de tus compañeros con los que mantienes una comunicación más cercana. Por eso deberás tomar estos consejos con cuidado.

Recursos Ejemplos
Fórmulas informales ¡Ahora estoy de vacaciones!

Podréis contactar conmigo de nuevo el día DD/MM/AA.

¡Volveré con las pilas cargadas el día DD/MM/AA
Aprovechar la ocasión para felicitar las fechas señaladas ¡Les deseo un feliz Año Nuevo! Cerramos la oficina durante las fechas navideñas. ¡Les deseo, a usted y a su familia, una feliz Navidad!
Humor entre compañeros A menos que me coman en la jungla, podrás encontrarme de nuevo en la oficina el día DD/MM/AA. !
¡Espero no precipitarme por el desfiladero mientras hago senderismo! !
En caso de necesidad, ponte en contacto con la planta que tengo en el escritorio.

Respuesta automática personalizada: lo que debes evitar

Los correos de respuesta automática son, en definitiva, una cuestión formal y como consecuencia de ello, hay algunas expresiones que deberías evitar por poco adecuadas. Te mostramos cuáles son los errores más comunes.

Recursos Ejemplos
Alivio/Alegría ¡Por fin estoy de vacaciones! Me voy volando de aquí.

¡Me piro de aquí! ¡Cuidad del barco por mí!
Actitud de indiferencia, hacer una respuesta automática demasiado corta Estoy de vacaciones, no leeré más correos hasta el día DD/MM/AA.

No estaré en la oficina hasta el día DD/MM/AA. Por favor, no me envíes ningún correo.

¡No estoy aquí! A partir del día DD/MM/AA estaré de vuelta.
Toque personal (Una foto de un oso polar tomando el sol)

(Citas) “Caminante no hay camino, se hace camino al andar”– Antonio Machado

(Emoticonos) ¡No os metáis en problemas! ;) Hasta pronto, Paco. :D

Riesgos al crear mensajes de fuera de la oficina

Configurar una notificación de ausencia es una práctica común en la comunicación empresarial por correo electrónico y es obligatoria en muchas empresas. Sin embargo, al crearla, es importante considerar cuidadosamente qué información se desea mostrar.

Es muy común que cibercriminales y remitentes de spam aprovechen la información contenida en estas notificaciones. Por ejemplo, un periodo de usencia puede usarse para planear un robo en una casa o en un lugar de trabajo. Además, la respuesta automática tiene una gran ventaja para los remitentes de spam: al enviar mensajes a miles de direcciones de correo electrónico generadas al azar, pueden filtrar, mediante la respuesta automática, qué direcciones son reales.

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