La respuesta automática perfecta: cómo crearla

Configurar una respuesta automática en el correo electrónico es indispensable para aquellos casos en los que no puedes o no quieres ser localizado, ya sea porque te marchas de vacaciones o porque te encuentras enfermo. Evitarás así que tus contactos pierdan el tiempo esperando una respuesta. Un mensaje de respuesta automática es un texto conciso que contiene solo la información más relevante: cuál es el periodo de tiempo durante el que no estarás disponible y cuándo podrás responder a tus contactos. Si lo consideras oportuno, podrás incluir el motivo de la ausencia y darle un toque personal al texto. También puede ser útil, o incluso necesario, indicar el correo electrónico de otra persona con la que se pueda contactar durante tu ausencia.

Crear un correo instantáneo es indispensable para establecer una buena comunicación por correo electrónico. Debes configurarlo a través de la función de respuesta automática de tu proveedor de correo o programa pero ¡no te olvides de quitarla cuando regreses!

La información que debes incluir en un correo de respuesta automática dependerá del contexto. Mientras que de algunas empresas se espera un correo formal, en otras se permite incluir información personal para restarle seriedad. Con todo, un mensaje de “Fuera de la oficina” no deja de ser impersonal, ya que está automatizado. Lo que hay que tener en cuenta es que hay que adecuar el tono del mensaje a la situación, evitando molestar u ofender a ninguna de las personas que quieran ponerse en contacto contigo.

Por supuesto, podrás apoyarte en plantillas y ejemplos de respuestas automáticas. Pero ¿cómo redactar la respuesta automática perfecta? Te lo contamos a continuación.

Asunto

Lo más común es que en el asunto se escriba simplemente “Mensaje de fuera de la oficina”, en inglés “Out of office message”. Así, inmediantamente después de recibir tu respuesta, sabrán que no estás disponible.

Saludo

Empieza tu respuesta automática con un saludo. También puedes aprovechar para dar las gracias por el correo que acabas de recibir, aunque una combinación de ambas es una buena opción. Ejemplos:

• Estimados señoras y señores:
  
  ¡Muchas gracias por su mensaje!

• Buenas tardes y muchas gracias por su correo.

Disponibilidad

A continuación del saludo en el texto de tu correo de respuesta automática, es recomendable que hagas hincapié sobre un dato importante: cuándo volverás a estar disponible y, si lo consideras oportuno, el motivo de tu ausencia. Informar sobre el día en que volverás a estar disponible genera una mejor impresión que centrarte en el tiempo en que no estarás.

Ejemplos:

• En este momento me encuentro de vacaciones, pero con mucho gusto le atenderé el lunes DD/MM/AA, hh:mm.
• El lunes, DD/MM/AA, hh:mm, volveré a estar disponible.

Sin reenvío

Si tus correos no pueden reenviarse o ser vistos por otros compañeros de trabajo, es importante que lo menciones en el texto de tu respuesta automática. Dependiendo del cliente del que se trate, puede tener sentido dar una razón o, simplemente, lamentar esta circunstancia.

Ejemplos:

• Su correo no será reenviado.
• Por razones de confidencialidad, su correo no se reenviará.
• Por favor, comprenda que su correo no puede reenviarse.

Remisión

Si durante tu ausencia uno de tus compañeros va a prestarte asistencia, puedes recomendar a los clientes que le contacten a través de su correo electrónico y/o número de teléfono. Solicitar a los clientes que solo recurran a esta opción en caso de urgencia puede ayudarte a filtrar los problemas  urgentes de otros sin importancia.

Ejemplos:

• Puede ponerse en contacto con mi compañero: compañero@ejemplo.es
• En casos de urgencia, diríjase a mi compañero: compañero@ejemplo.es
• Para casos de urgencia, por favor utilice el siguiente número de teléfono: XXXX

Cierre y despedida

Puedes utilizar una fórmula de cierre para despedirte, aunque en los correos de respuesta automática se suelen omitir completamente.

Ejemplos:

• Saludos cordiales,
  
  NOMBRE

• Un afectuoso saludo,
  
  NOMBRE

Tu respuesta automática no tiene que ser tan formal como hemos visto en los ejemplos anteriores. En muchos ámbitos laborales se puede hablar con los clientes de forma más relajada y cordial. Y esto se aplica, en especial, a casos en los que el mensaje de “Ausente de la oficina” se enviará solo internamente, entre compañeros de la misma empresa. También entre socios es común que se cree un correo de autorrespuesta. Te mostramos cómo podrías personalizar tu mensaje y aquello que debes evitar.

Respuesta automática personalizada: lo que puedes hacer

Tú mismo deberás sopesar qué recursos estilísticos se adaptan mejor a la empresa en la que trabajas. Ten en cuenta que puede que tus superiores reciban el mismo correo que otros de tus compañeros con los que mantienes una comunicación más cercana. Por eso deberás tomar estos consejos con cuidado.

Respuesta automática personalizada: lo que debes evitar

Los correos de respuesta automática son, en definitiva, una cuestión formal y como consecuencia de ello, hay algunas expresiones que deberías evitar por poco adecuadas. Te mostramos cuáles son los errores más comunes.

El uso de respuestas automáticas es muy común, especialmente en el lugar de trabajo. Sin embargo, es importante pensar en las informaciones que compartes antes de configurar el mensaje.

Se está volviendo más y más frecuente que algunos criminales web atrapen informaciones para usarlas para su propio beneficio, como, por ejemplo, para robar una casa o una oficina.  También, las respuestas automáticas actúan como filtro y permiten a remitentes de spam, al mandar un mensaje a miles de direcciones generadas de forma aleatoria, identificar cuales existen realmente.