Cada día se envían más de 300 mil millones de emails, lo que corresponde a unos 3,5 millones de correos electrónicos por segundo. Incluso asumiendo que la mitad de ellos sea spam, el volumen de la comunicación seria que se mueve alrededor del mundo sigue siendo extraordinario. Entre las diversas formas de etiqueta para mantener la cordialidad en la comunicación digital, una muy importante consiste en avisar en caso de que no se vayan a recibir o leer correos por un tiempo, ya sea por un viaje de negocios, vacaciones o enfermedad. Para ello existe la función de respuesta automática.
En el programa de correo Thunderbird, pueden crearse respuestas automáticas a partir de plantillas. Te explicamos a continuación cómo puedes hacerlo paso a paso. Y, como alternativa, te mostramos como proceder con los proveedores de correo más importantes.
El programa de correo Thunderbird está disponible para diferentes sistemas operativos. Es fácil de usar e intuitivo. Con él, también podrás configurar respuestas automáticas. El procedimiento es algo diferente al de otros programas como Microsoft Outlook o Gmail de Google.
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ProfesionalSeguroAsistencia 24/7Para añadir una respuesta automática con Mozilla Thunderbird, debes seguir los siguientes pasos:
¿Demasiado rápido? En nuestra guía paso a paso a continuación tienes todos los detalles.
Para que la respuesta automática funcione en Thunderbird, el programa debe estar abierto en tu ordenador. Si esto no es posible, tendrás que configurar la respuesta automática desde tu proveedor de correo electrónico.
Escribe tu mensaje de respuesta automática como un nuevo mensaje haciendo clic en el botón “Redactar” (1).
La mejor manera de redactar este texto es siendo concreto, incluyendo un saludo, el período de tu ausencia y tu firma de correo electrónico.
Si necesitas consejos para redactar tu texto, te presentamos algunos ejemplos de una buena respuesta automática.
El siguiente paso es un poco diferente al seguido en el proceso normal de envío de mensajes.
Guardando la respuesta rápida como plantilla, Thunderbird podrá acceder posteriormente a este texto.
Para poder utilizar la plantilla guardada como respuesta automática, se debe establecer un filtro para el buzón.
Tras pulsar en “Filtros” (4a), aparecerá un nuevo menú.
Es recomendable elegir un nombre para el filtro que defina su uso para una ausencia específica, como, por ejemplo, “Vacaciones” o “Viaje de negocios”. Activa la casilla “Al recuperar el correo nuevo” y selecciona “Filtrar después de identificar el correo basura” (6) para evitar que los mensajes se envíen a los remitentes de spam. Activa la opción “Incluir todos los mensajes” (7). En la ventana inferior selecciona la acción “Responder con plantilla” (8). De esta manera se indicará al sistema que debe responder a estos emails con una plantilla que podrás escoger en las opciones que aparecen a la derecha del botón. Termina el proceso con “Aceptar” (9) y verás los filtros creados previamente.
Para activar el filtro, también tendrás que definir el buzón que utilizarás (10). Con la casilla (11) en el filtro a utilizar, se activa el envío de la respuesta automática. Después podrás cerrar el menú (12). Cuando vuelvas a estar disponible, deberás desactivar el filtro en este menú para evitar que Thunderbird siga enviando respuestas automáticas.
Si no puedes dejar tu ordenador encendido durante tu ausencia para que se envíen las respuestas automáticas desde Thunderbird, existe otra solución: los proveedores de correo electrónico también ofrecen este servicio. Te mostramos cómo se utiliza la función con los proveedores más importantes.
Si utilizas Gmail, en este artículo te explicamos cómo configurar un email de respuesta automática con Gmail.
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Si tienes una cuenta de correo con IONOS, puedes utilizar la función de respuesta automática. Comienza entrando en
En la ventana del navegador del programa de correo de IONOS, haz clic en tu usuario para acceder a la configuración (1).
Encontrarás el apartado “Respuesta automática” en el menú “Correo electrónico” (2). Si haces clic, accederás a la configuración detallada.
Si haces clic en la casilla “Activar respuesta automática” (3), todos los remitentes de tus correos entrantes recibirán tu mensaje. Para ello, escribe el asunto y tu mensaje en el campo de texto.
Al igual que con Thunderbird, IONOS no permite establecer la respuesta automática durante un período de tiempo determinado, así que debes recordar desactivarla cuando vuelvas a estar disponible.
En el popular proveedor gratuito GMX, los correos de respuesta automática también son una solución práctica para el usuario.
Haz clic en la llave inglesa en la parte inferior izquierda del menú para abrir la “Configuración” de GMX. A continuación, verás la opción “Respuesta automática”.
Haciendo clic en “Respuesta automática” (1), aparecerá una nueva ventana con los detalles. Podrás escoger entre una ausencia permanente o temporal (2). Sin embargo, no existe la opción de definir un asunto. El sistema de GMX asigna automáticamente un asunto y éste no puede cambiarse. Para compensarlo, puedes poner un mensaje más preciso al principio de tu texto. El mensaje se limita a 500 caracteres, más o menos los de este párrafo.
Otro proveedor de correo electrónico mundialmente conocido es Zoho Mail. Tras registrarte en la plataforma, podrás comprobar que su interfaz es bastante limpia e intuitiva.
Tras haber creado tu cuenta de correo electrónico con Zoho Mail, inicia sesión y haz clic en el símbolo de configuración. Se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla.
Se abrirá un menú que te ofrecerá diferentes opciones. En la última columna empezando por la izquierda, encontrarás el apartado dedicado a la “Respuesta automática”.
A continuación, se abrirá el menú de configuración de tu correo de respuesta automática. Podrás añadir en una lista diferentes plantillas para esta función. Seguidamente, la plataforma te permite elegir a qué contactos quieres que llegue el mensaje. Lo más recomendable es elegir la opción “Todos”. Tras esto, es momento de establecer las fechas en las que deseas que se envíe tu e-mail. Además del día, la plataforma ofrece la opción de indicar la franja de horas que prefieras. Por último, redacta tu mensaje y finalmente guarda los cambios.
Las notificaciones de ausencia son especialmente prácticas para que los contactos queden al corriente de los días en que no se está disponible. En Outlook, la respuesta automática es muy fácil de crear, pudiendo configurar también ciertas particularidades, como indicar qué correos deben reenviarse a otra persona de contacto. A continuación se aclaran los pasos para crear una respuesta automática...
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Una respuesta automática, disponible también en Gmail, informa a tus compañeros y clientes sobre una ausencia temporal. La configuración de esta respuesta automática en Gmail se realiza en pocos pasos. El aviso de ausencias por motivos como un viaje de negocios, unas vacaciones o enfermedad, se ha convertido en una parte común de la etiqueta en la comunicación por email.
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