Tanto si decides dejar tu puesto como si finaliza tu contrato laboral, conviene pla­ni­fi­car bien la co­mu­ni­ca­ción de tu salida. Una respuesta au­to­má­ti­ca por baja vo­lu­n­ta­ria o por salida de la empresa ayuda a que las consultas por correo ele­c­tró­ni­co no caigan en saco roto y evita ma­le­n­te­n­di­dos. En la co­mu­ni­ca­ción pro­fe­sio­nal por correo ele­c­tró­ni­co, un mensaje claro facilita una tra­n­si­ción fluida.

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¿Por qué es im­po­r­ta­n­te una respuesta au­to­má­ti­ca por baja vo­lu­n­ta­ria?

Hoy en día, una gran parte de la co­mu­ni­ca­ción em­pre­sa­rial tiene lugar por correo ele­c­tró­ni­co. Por eso, la gestión de un buzón pro­fe­sio­nal tras la salida de un empleado es es­pe­cia­l­me­n­te delicada.

Sin una respuesta au­to­má­ti­ca por baja vo­lu­n­ta­ria o salida de la empresa pueden surgir varios problemas:

  • los clientes no reciben respuesta,
  • se pierden consultas im­po­r­ta­n­tes,
  • puede haber riesgos re­la­cio­na­dos con la pri­va­ci­dad,
  • se transmite una imagen poco pro­fe­sio­nal.

Mientras que una línea te­le­fó­ni­ca suele poder desviarse sin co­m­pli­ca­cio­nes, la gestión de una cuenta de correo ele­c­tró­ni­co es más compleja. Los mensajes entrantes no deberían re­en­viar­se ni leerse sin una base clara, ya que pueden contener datos pe­r­so­na­les o in­fo­r­ma­ción co­n­fi­de­n­cial.

Formas ha­bi­tua­les de actuar tras la salida de una persona de la empresa:

Medida Ventajas De­s­ve­n­ta­jas
Eliminar el buzón Se evita el acceso posterior a la cuenta. Las personas re­mi­te­n­tes solo reciben un mensaje de error.
Reenviar los correos ele­c­tró­ni­cos No se pierden consultas. Puede ser pro­ble­má­ti­co desde el punto de vista de la pri­va­ci­dad y seguridad de la in­fo­r­ma­ción.
Activar una respuesta au­to­má­ti­ca Es una opción tra­n­s­pa­re­n­te y fácil de gestionar. Debe estar redactada con claridad.

Una respuesta au­to­má­ti­ca tras la salida de la empresa es, por tanto, la solución más práctica, tra­n­s­pa­re­n­te y conforme con la normativa de pri­va­ci­dad y seguridad de la in­fo­r­ma­ción. Informa de forma clara a quienes escriben de que la persona ya no trabaja en la empresa y facilita un nuevo contacto.

Nota

Aunque envíes un correo de despedida a tus co­m­pa­ñe­ros, esto no sustituye una respuesta au­to­má­ti­ca por baja vo­lu­n­ta­ria o salida de la empresa. No todos los contactos están en la lista de di­s­tri­bu­ción y, a menudo, las personas re­mi­te­n­tes externas no saben que has dejado de trabajar en esa empresa.

¿Qué debería incluir una respuesta au­to­má­ti­ca por baja vo­lu­n­ta­ria?

El propósito de una respuesta au­to­má­ti­ca por baja vo­lu­n­ta­ria o salida de la empresa es que los correos ele­c­tró­ni­cos entrantes puedan ge­s­tio­nar­se co­rre­c­ta­me­n­te después de la fi­na­li­za­ción de la relación laboral. Por ello, una respuesta au­to­má­ti­ca pro­fe­sio­nal debería incluir los si­guie­n­tes puntos:

  • in­di­ca­ción de que la persona ya no trabaja en la empresa,
  • mención clara de la nueva persona de contacto,
  • datos de contacto de la nueva persona re­s­po­n­sa­ble, como una dirección de correo ele­c­tró­ni­co y, si procede, un teléfono,
  • in­di­ca­ción de que el mensaje no se reenviará au­to­má­ti­ca­me­n­te,
  • tono objetivo y pro­fe­sio­nal, acorde con el estilo de la empresa.

Im­po­r­ta­n­te: la respuesta au­to­má­ti­ca por baja vo­lu­n­ta­ria no es un mensaje personal, sino una in­fo­r­ma­ción or­ga­ni­za­ti­va. Asegúrate de que los datos de contacto indicados estén ac­tua­li­za­dos para que las consultas de clientes puedan ge­s­tio­nar­se sin retrasos.

Consejo

Co­n­fi­gu­rar una respuesta au­to­má­ti­ca en Outlook es té­c­ni­ca­me­n­te sencillo y permite modificar o des­ac­ti­var el mensaje en cualquier momento si es necesario.

¿Qué deberías evitar en una respuesta au­to­má­ti­ca por baja vo­lu­n­ta­ria?

Aunque dejar una empresa pueda tener una carga emocional, la respuesta au­to­má­ti­ca debe mantener un tono objetivo y pro­fe­sio­nal. Conviene evitar lo siguiente:

  • motivos de la salida,
  • co­me­n­ta­rios o va­lo­ra­cio­nes pe­r­so­na­les,
  • críticas a la empresa o a antiguos co­m­pa­ñe­ros,
  • re­fe­re­n­cias a tu nuevo empleador o puesto de trabajo,
  • di­re­c­cio­nes de correo ele­c­tró­ni­co privadas o de un nuevo empleo.

Si quieres compartir datos de contacto pe­r­so­na­les para después de tu salida, hazlo, si procede, en un correo de despedida in­de­pe­n­die­n­te, no en la respuesta au­to­má­ti­ca por baja vo­lu­n­ta­ria.

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Pla­n­ti­llas para tu respuesta au­to­má­ti­ca por baja vo­lu­n­ta­ria o salida de la empresa

Según la situación, la respuesta au­to­má­ti­ca puede co­n­fi­gu­rar­la la propia persona que deja la empresa o una tercera persona au­to­ri­za­da. Para ambos casos, hemos preparado varios ejemplos de mensaje de ausencia tras dejar la empresa:

Ejemplo de mensaje de ausencia por baja vo­lu­n­ta­ria

Hola:

Gracias por tu mensaje. Desde el XX/XX/XXXX ya no trabajo en [Nombre de la empresa] y no puedo responder personalmente a tu correo electrónico. Para cualquier consulta, ponte en contacto con [Nombre y apellidos], que podrá ayudarte por correo electrónico en XX@XX.XX o por teléfono en el XXXX XXX XXXX. Ten en cuenta que tu mensaje no se reenviará automáticamente.

Un saludo,

[Nombre y apellidos]
txt

Ejemplo de respuesta au­to­má­ti­ca co­n­fi­gu­ra­da por una tercera persona

Hola:

Gracias por tu mensaje. [Nombre y apellidos de la persona que deja la empresa] ya no trabaja en [Nombre de la empresa] desde el XX/XX/XXXX y no puede responder personalmente a tu correo electrónico. Para cualquier consulta, ponte en contacto con [Nombre y apellidos de la nueva persona de contacto], que podrá ayudarte por correo electrónico en XX@XX.XX o por teléfono en el XXXX XXX XXXX. Ten en cuenta que tu mensaje no se reenviará automáticamente.

Un saludo,

[Nombre de la empresa]
txt

Ejemplo de respuesta au­to­má­ti­ca por baja vo­lu­n­ta­ria en inglés

Hello,

Thank you for your message. I am no longer with [name of company] as of [date] and unfortunately, I can no longer answer your email. Please direct all future inquiries to [first name, last name] at [email] or [phone]. He/she will be happy to assist you. Please note that your email will not be forwarded automatically. 

Sincerely,

[first and last name]
txt

Dirección de correo ele­c­tró­ni­co: ¿qué más debes tener en cuenta al dejar una empresa?

¿Hasta ahora has trabajado y te has co­mu­ni­ca­do pri­n­ci­pa­l­me­n­te con tu cuenta de correo ele­c­tró­ni­co pro­fe­sio­nal? Antes de finalizar la relación laboral, conviene buscar con tiempo una al­te­r­na­ti­va privada, como una dirección de correo ele­c­tró­ni­co segura, por ejemplo para ca­n­di­da­tu­ras, redes pro­fe­sio­na­les o contactos pe­r­so­na­les.

Una dirección de correo ele­c­tró­ni­co propia y segura te ofrece más in­de­pe­n­de­n­cia y control a largo plazo. Además, so­lu­cio­nes pro­fe­sio­na­les como Microsoft 365 permiten gestionar correos ele­c­tró­ni­cos, ca­le­n­da­rios y contactos de forma es­tru­c­tu­ra­da y desde distintos di­s­po­si­ti­vos.

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