La carta comercial perfecta – Es­tru­c­tu­ra, contenido y diseño

Las cartas co­me­r­cia­les son do­cu­me­n­tos empleados en las re­la­cio­nes entre la empresa y sus clientes o pro­vee­do­res. Co­n­s­ti­tu­yen, en de­fi­ni­ti­va, el medio de co­mu­ni­ca­ción utilizado para la mayoría de tra­n­sac­cio­nes co­me­r­cia­les que se llevan a cabo y tienen una im­po­r­ta­n­cia evidente en el mundo de los negocios, ya que a través de ellas no solo se presenta la imagen de la empresa, sino que de ellas depende muchas veces el éxito de un negocio, de una venta o de una operación.

La carta comercial no es otra cosa que una he­rra­mie­n­ta de co­mu­ni­ca­ción entre la empresa y sus clientes o clientes po­te­n­cia­les, pro­vee­do­res, entidades u or­ga­ni­s­mos públicos, así como cualquier persona con la que la empresa necesite ponerse en contacto. Las cartas co­me­r­cia­les se emplean para:

• Informar sobre los productos o servicios de tu empresa
• Informar sobre pro­mo­cio­nes (carta pu­bli­ci­ta­ria)
• Confirmar pedidos y consultas
• Acusar recibo
• Enviar facturas
• Enviar co­m­pro­ba­n­tes
• Enviar listas de precios
• Enviar fo­r­mu­la­rios de pedidos

La forma externa de la carta comercial es irre­le­va­n­te pero sí existen ciertos re­qui­si­tos de contenido en función del tipo de empresa del que se trate. Estos re­qui­si­tos permiten que los in­te­r­lo­cu­to­res co­me­r­cia­les se informen por ade­la­n­ta­do sobre las ci­r­cu­n­s­ta­n­cias ese­n­cia­les de sus co­rre­s­po­n­sa­les cuando se trata de re­la­cio­nes co­me­r­cia­les que están empezando. Se aplica lo siguiente: si se utiliza un documento para es­ta­ble­cer el contacto escrito inicial entre in­te­r­lo­cu­to­res co­me­r­cia­les, debe contener toda la in­fo­r­ma­ción pe­r­ti­ne­n­te.

Las si­guie­n­tes ca­te­go­rías están excluidas de las cartas co­me­r­cia­les:

• Co­rre­s­po­n­de­n­cia interna entre oficinas, de­pa­r­ta­me­n­tos, su­cu­r­sa­les o filiales de la misma empresa.
• Co­mu­ni­ca­cio­nes escritas a un grupo in­de­te­r­mi­na­do de de­s­ti­na­ta­rios o a de­s­ti­na­ta­rios de­te­r­mi­na­dos por las ca­ra­c­te­rí­s­ti­cas del grupo, por ejemplo, correo directo o material pu­bli­ci­ta­rio.
• Avisos escritos que se crean uti­li­za­n­do fo­r­mu­la­rios como parte de una relación comercial existente, por ejemplo, notas de entrega, avisos de entrega o avisos de recogida.

Las cartas co­me­r­cia­les se utilizan para la co­mu­ni­ca­ción escrita entre dos in­te­r­lo­cu­to­res co­me­r­cia­les y suelen contener in­fo­r­ma­ción sobre una operación comercial. Estas pueden ser tra­n­sac­cio­nes entre em­pre­sa­rios (Business to Business o B2B) o entre em­pre­sa­rios y pa­r­ti­cu­la­res (Business to Consumer o B2C). Las cartas co­me­r­cia­les deben di­s­ti­n­gui­r­se cla­ra­me­n­te de las cartas privadas, que sirven para el in­te­r­ca­m­bio de in­fo­r­ma­ción personal entre pa­r­ti­cu­la­res.

Dado que las cartas co­me­r­cia­les se utilizan para es­ta­ble­cer contacto, los do­cu­me­n­tos que las integran deben contener toda la in­fo­r­ma­ción estándar que ha de­mo­s­tra­do su valor en el contexto de la co­mu­ni­ca­ción comercial. La in­fo­r­ma­ción estándar de las cartas co­me­r­cia­les incluye:

• Membrete, lugar y fecha de redacción
• In­fo­r­ma­ción relevante de la empresa que envía la carta (nombre, dirección, número de teléfono, fax y correo ele­c­tró­ni­co)

Para ga­ra­n­ti­zar una co­mu­ni­ca­ción fluida con los in­te­r­lo­cu­to­res co­me­r­cia­les, es aco­n­se­ja­ble escribir las cartas co­me­r­cia­les, ya se envíen por correo o en formato PDF, como cartas estándar. Sin embargo, no hay obli­ga­ción de hacerlo.

Por norma general, no hay una fuente estándar para las cartas co­me­r­cia­les. Los em­pre­sa­rios tienen total libertad para elegir la fuente que más les convenga, pero conviene orie­n­tar­se por fuentes estándar probadas como Times New Roman, Arial o Helvética. Con todo, en principio todas las fuentes fáciles de leer con pro­po­r­cio­nes equi­li­bra­das son adecuadas para las cartas co­me­r­cia­les.

Escribe tus cartas co­me­r­cia­les con un tamaño de letra de 11 o 12 puntos. Para do­cu­me­n­tos con cuerpos de texto grandes, 11 está bien, pero si la carta es más corta, entonces elige el tamaño de 12 puntos. Este valor se basa en la su­po­si­ción de que se utiliza una fuente estándar. Si tu empresa utiliza una fuente exótica como parte de su diseño co­r­po­ra­ti­vo, asegúrate de ajustar el tamaño de la fuente en co­n­se­cue­n­cia.

La parte superior del membrete co­rre­s­po­n­de al borde superior del documento. A partir del borde de la página, dispones de 4,5 cm para tu diseño. En esta área, los em­pre­sa­rios suelen colocar elementos gráficos como logotipos de empresas o eslóganes.

Al espacio de 4,5 cm de margen superior le siguen el campo de dirección y el bloque de in­fo­r­ma­ción.

El campo de dirección (también llamado área de ventana) contiene el nombre y la dirección del de­s­ti­na­ta­rio, así como la in­fo­r­ma­ción de de­vo­lu­ción. Coloca el campo de dirección a 4,5 cm por debajo del borde superior del documento, a 2 cm del margen izquierdo. El ancho del área de la ventana es de 85 mm. El texto de la dirección comienza a una distancia de 0,5 cm del borde izquierdo de la ventana de dirección.

La altura del campo de dirección es de 4,5 cm más 0,5 cm para la in­fo­r­ma­ción de de­vo­lu­ción. Esto co­rre­s­po­n­de a un total de 10 líneas de texto.

La in­fo­r­ma­ción de de­vo­lu­ción va seguida de una zona de in­fo­r­ma­ción adicional de 3 líneas y una zona de notas con una altura total de 12,7 cm. Las 6 líneas restantes del campo de dirección están de­s­ti­na­das a la dirección del de­s­ti­na­ta­rio.

El bloque de in­fo­r­ma­ción va seguido de la línea de asunto y ambos se separan con un espacio mínimo de 2 líneas en blanco.

Como al­te­r­na­ti­va al bloque de in­fo­r­ma­ción, también puedes colocar estos datos en una línea de re­fe­re­n­cias debajo del campo de dirección, dejando un espacio de dos líneas en blanco.

La in­fo­r­ma­ción habitual aquí suele ser:

• Número de re­fe­re­n­cia y fecha del mensaje del de­s­ti­na­ta­rio
• Número de re­fe­re­n­cia y fecha del mensaje del emisor
• Teléfono, Nombre
• Fecha

Coloca la primera palabra en la línea de re­fe­re­n­cias a 2,5 cm del margen izquierdo. Las otras palabras clave siguen a una distancia de 7,5 cm, 12,5 cm y 17,5 cm. La in­fo­r­ma­ción co­rre­s­po­n­die­n­te se introduce (no­r­ma­l­me­n­te de forma au­to­má­ti­ca) debajo de los lemas, a ras de la primera letra de cada uno de los conceptos.

El formato de fecha re­co­me­n­da­do para el bloque de in­fo­r­ma­ción o la línea de re­fe­re­n­cias es día/mes/año. Este último puede aparecer con cuatro dígitos o solo con los dos últimos.

Para que los números de teléfono y fax sean lo más legibles posible, te re­co­me­n­da­mos que los incluyas en la lista con un espacio entre el prefijo y el número del abonado de destino. Los números de extensión se pueden añadir con un guion. Las mismas es­pe­ci­fi­ca­cio­nes se aplican a los números móviles que a los números fijos.

[Prefijo] [Número de teléfono]-[Extensión]

91 111111-12

666 1234567

Para cartas co­me­r­cia­les in­te­r­na­cio­na­les, reemplaza el prefijo de la comunidad por el código del país. Por ejemplo, para No­r­te­amé­ri­ca +1, y para España, +34. Separa el código de país del prefijo de la comunidad con un espacio en blanco.

El asunto se ubica, con una se­pa­ra­ción de 2 líneas en blanco, debajo del bloque de in­fo­r­ma­ción o de la línea del carácter de re­fe­re­n­cia, alineada a la izquierda y no­r­ma­l­me­n­te resaltada en negrita. La distancia desde el borde izquierdo es de 2,5 cm.

La función del asunto consiste en describe el contenido o la razón de la carta en pocas palabras. Puede incluir un número de tra­n­sac­ción o de oferta si es necesario y puede ex­te­n­de­r­se a lo largo de varias líneas.

El saludo y el cuerpo del texto se colocan a una distancia de 2,5 cm del margen izquierdo de la página y se ju­s­ti­fi­can a la izquierda.

El saludo de la carta comercial se separa por medio de dos líneas en blanco del asunto de la carta, termina con dos puntos y está separado del resto del texto por una línea en blanco. Se utiliza la fórmula de cortesía más común para cartas formales:

“Estimado señor/Estimada señora:”

“Muy señores míos:”

“Estimado cliente:”

Se puede utilizar una redacción menos formal en las re­la­cio­nes co­me­r­cia­les ya exi­s­te­n­tes:

“Hola, señor/señora:”

“Querido señor/Querida señora:”

En principio, es mejor ser demasiado formal a quedarse corto.

Utiliza líneas en blanco para dividir el cuerpo del texto en claras secciones. Si tu carta comercial ocupa varias páginas, tres líneas antes del pie de página introduce un salto de página y continúa en la siguiente hoja. El membrete solo se utiliza en la primera página.

Numera las páginas, pre­fe­re­n­te­me­n­te ju­s­ti­fi­ca­n­do el número de página en el pie de página.

La frase de despedida aparece separada del cuerpo del texto por una línea en blanco. Si el nombre de la empresa sigue a la firma han de separarse ambas por medio de otra línea en blanco. Luego han de seguir 3 líneas en blanco para la firma del remitente.

Coloca la nota de anexo dejando exac­ta­me­n­te tres líneas en blanco debajo del saludo o, si es necesario, una línea en blanco debajo de la re­pe­ti­ción me­ca­no­gra­fia­da de la firma.

La nota de anexo se introduce con la palabra “anexos” escrita en negrita y sin que aparezca seguida de dos puntos. A co­n­ti­nua­ción, haz una lista nombrando cada archivo en una línea separada.

• Corto y conciso: ¡sé breve! En las cartas co­me­r­cia­les, ya sea por correo postal o ele­c­tró­ni­co, debes ir di­re­c­ta­me­n­te al grano. Lo más probable es que no seas el único que se pone en contacto con el de­s­ti­na­ta­rio de tu carta desde el punto de vista comercial. Por lo tanto, lo mejor es que lleves a cabo una fo­r­mu­la­ción breve, concisa y con una línea de asunto bien elegida. Las cartas co­me­r­cia­les solo deben exceder una página DIN A4 en casos ex­ce­p­cio­na­les. Si es necesario, guarda tablas complejas, ilu­s­tra­cio­nes o detalles de la factura en los anexos.
• Saludo personal: si es posible, dirígete pe­r­so­na­l­me­n­te al de­s­ti­na­ta­rio de la carta comercial. Si no sabes su nombre, investiga quién es la persona de contacto re­s­po­n­sa­ble y asegúrate de que la or­to­gra­fía desde la primera a la última palabra sea correcta. Si no puedes ide­n­ti­fi­car a ningún de­s­ti­na­ta­rio es­pe­cí­fi­co, sería una buena idea buscar una forma neutra de dirigirte a la persona re­s­po­n­sa­ble como, por ejemplo, “A quien co­rre­s­po­n­da” o “Estimados señoras y señores”.
• Posdata: la posdata servía ori­gi­na­l­me­n­te como un su­ple­me­n­to en las cartas ma­nu­s­cri­tas, pero ha adquirido una nueva función en la era de la pro­du­c­ción mecánica de textos. La posdata puede ser usada para añadir in­fo­r­ma­ción de otra categoría a la carta de negocios o para resaltar in­fo­r­ma­ción im­po­r­ta­n­te. La ca­ra­c­te­rí­s­ti­ca P.D. seguida de dos puntos llama la atención fá­ci­l­me­n­te del lector. Utilízala para despertar el interés del lector sobre ofertas actuales o sobre tu página web.

• Frases y fo­r­mu­la­cio­nes obsoletas: hay que formular cartas co­me­r­cia­les de manera actual y orientada al de­s­ti­na­ta­rio. Evita los bloques de texto es­te­reo­ti­pa­dos, las frases y las ex­pre­sio­nes idio­má­ti­cas obsoletas. Escribe cartas co­me­r­cia­les en un lenguaje claro y sin adornos in­ne­ce­sa­rios. Recuerda que estas tra­n­s­mi­ten tu imagen co­r­po­ra­ti­va, de modo que si aburres a los clientes y socios co­me­r­cia­les con frases trilladas o un español que suene demasiado bu­ro­crá­ti­co estás de­s­pe­r­di­cia­n­do opo­r­tu­ni­da­des. Por otro lado, con las cartas co­me­r­cia­les modernas, que se adaptan in­di­vi­dua­l­me­n­te al de­s­ti­na­ta­rio, puedes mostrar interés en el lector y serás recordado durante mucho tiempo.
• Errores or­to­grá­fi­cos: los errores dan una impresión de poca pro­fe­sio­na­li­dad. Y esto se aplica no solo a la es­tru­c­tu­ra y el diseño, sino es­pe­cia­l­me­n­te a la or­to­gra­fía y la pu­n­tua­ción. Por lo tanto, lee ate­n­ta­me­n­te las cartas co­me­r­cia­les y co­rrí­ge­las o busca ayuda pro­fe­sio­nal si es necesario.
• Redacción negativa: evita las ne­ga­cio­nes y la uti­li­za­ción de palabras negativas. Incluso las malas noticias pueden tra­du­ci­r­se en palabras positivas.
• Ofrece al­te­r­na­ti­vas en lugar de construir muros: compara estas fo­r­mu­la­cio­nes “Des­afo­r­tu­na­da­me­n­te, no puedo responder a” y “Me informaré in­me­dia­ta­me­n­te y me pondré en contacto con usted”. ¿Qué frase pre­fe­ri­rías oír? Reemplaza las fo­r­mu­la­cio­nes que parezcan pe­yo­ra­ti­vas o poco amistosas y responde ante los problemas con una al­te­r­na­ti­va amigable y orientada a la solución, sin dejar que se co­n­vie­r­tan en un obstáculo.
• Co­n­s­tru­c­cio­nes pasivas: mientras que las oraciones pasivas eliminan toda mo­ti­va­ción al ocultar al sujeto que actúa, las fo­r­mu­la­cio­nes activas enfatizan la acción y, por lo tanto, parecen poderosas y dinámicas. Compara la di­fe­re­n­cia entre “Su solicitud se tramitará lo antes posible” y “Mi colega, el sr. Pérez, tramitará su solicitud lo antes posible”. Con la primera frase, sigue sin saberse quién atenderá su solicitud. La segunda frase le da una mejor sensación, porque aquí sabe que puede contar con una persona real.
• Frases en­ca­de­na­das: es­tru­c­tu­rar las frases de forma co­m­pli­ca­da dificulta la co­m­pre­n­sión y, por lo tanto, la co­mu­ni­ca­ción. Trata de no emplear frases muy largas y exprésate en la medida de lo posible por medio de oraciones sencillas y cla­ra­me­n­te co­m­pre­n­si­bles.

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