Scrum master: mediador para equipos ágiles

Scrum es un modelo de gestión ágil de proyectos que cuenta con tres roles: además del equipo de de­sa­rro­llo pro­pia­me­n­te dicho y el product owner, re­s­po­n­sa­ble de la calidad y fu­n­cio­na­li­dad del producto, el modelo conoce el Scrum master, también de­no­mi­na­do fa­ci­li­ta­dor de proyectos. A pesar de no in­te­r­ve­nir di­re­c­ta­me­n­te en el de­sa­rro­llo de un producto, ocupa una función im­po­r­ta­n­te en el sistema Scrum, dado que es in­s­tru­c­tor, mediador, moderador y asistente por igual.

El modelo Scrum surgió ini­cia­l­me­n­te solo para el ámbito del de­sa­rro­llo de software. Este método ágil se de­sa­rro­lló para organizar los equipos de de­sa­rro­lla­do­res de manera más dinámica y eficaz, es­ta­ble­cie­n­do reglas concretas (el marco o framework). Sin embargo, el proceso puede aplicarse con el mismo éxito a otro tipo de equipos y productos. No importa si el de­sa­rro­llo es de software, hardware o servicios: el Scrum master siempre puede formar parte del proceso.

Las funciones de un Scrum master son variadas. Mientras que algunas de ellas se en­cue­n­tran dentro del marco y pueden uti­li­zar­se en multitud de ocasiones, existen otras que solamente se utilizan en si­tua­cio­nes concretas. La tarea principal del Scrum master consiste en facilitar al equipo un trabajo más eficaz mediante Scrum. En este contexto, a menudo aparece también el término “servant lea­de­r­ship” (liderazgo al servicio). Esto significa que el Scrum master es una figura líder que entiende el liderazgo como un servicio, de modo que el master no solo establece reglas, sino que también facilita el trabajo del equipo:

Cuando la empresa o el equipo trabaja con Scrum por primera vez, es tarea del Scrum master poner en marcha este método ágil. Para ello podría ser necesario una campaña de co­n­vi­c­ción en todos los niveles, además de una extensa formación para todos los im­pli­ca­dos y una re­s­tru­c­tu­ra­ción de la or­ga­ni­za­ción. Y esto en ningún caso debe suceder de manera pre­ci­pi­ta­da. Solo cuando todos conozcan sus funciones, deberes y derechos, y entiendan las ventajas y de­s­ve­n­ta­jas de Scrum, podrá ase­gu­rar­se una co­la­bo­ra­ción pro­du­c­ti­va.

Incluso cuando la formación inicial ha concluido y se inicia el uso de Scrum, el master seguirá di­s­po­ni­ble como tutor o coach, la persona a la que acudir cuando surjan dudas acerca del proceso Scrum. Esto incumbe tanto al product owner, cuando este necesite ayuda para la correcta creación de backlogs, como al equipo de de­sa­rro­lla­do­res, si tienen preguntas sobre el tra­n­s­cu­r­so de los ciclos (“sprint” en la no­me­n­cla­tu­ra Scrum).

Scrum solo puede funcionar con eficacia si todos los miembros del equipo cumplen las reglas. Por esta razón, una de las funciones del Scrum master es la de su­pe­r­vi­sar el proceso como experto en el método. Los Scrum masters in­te­r­vie­nen cuando los equipos infringen las normas del marco re­co­r­da­n­do las reglas, como, por ejemplo, los Scrums diarios o el cu­m­pli­mie­n­to de la duración del ciclo. Con todo, no es su misión actuar como vi­gi­la­n­tes ni intimidar con sanciones (que no dependen de ellos), sino que deben adoptar una postura mucho más didáctica. A menudo, los errores en el proceso son in­vo­lu­n­ta­rios y se deben más bien a ma­le­n­te­n­di­dos u otros problemas. Es entonces cuando el master in­te­r­vie­ne como apoyo.

Aunque los ar­te­fa­c­tos Scrum “product backlog” y “sprint backlog” son re­s­po­n­sa­bi­li­dad del product owner o del equipo de de­sa­rro­lla­do­res, el Scrum master les presta su apoyo, su­pe­r­vi­sión y ayuda. De esta manera, el Scrum master puede, por ejemplo, de­sa­rro­llar en una primera fase el product backlog junto con el product owner. También ofrece su di­s­po­ni­bi­li­dad como experto en caso de dudas durante fases más tardías del de­sa­rro­llo del proceso.

El proceso circular de Scrum incluye reuniones regulares sobre los eventos obli­ga­to­rios de Scrum que organiza el Scrum master: pla­ni­fi­ca­ción de los ciclos (sprint planning), Scrum diario (daily Scrum), revisión del sprint (sprint review) y, por último, una re­tro­s­pe­c­ti­va. El master se ocupa tanto de la pla­ni­fi­ca­ción del tiempo como del espacio en el que tienen lugar y durante las reuniones suele adoptar las funciones de moderador. Sin embargo, esto depende del tipo de reunión: mientras que en el Scrum diario solo debe hablar el equipo de de­sa­rro­lla­do­res, la in­flue­n­cia del Scrum master es mucho más alta en la re­tro­s­pe­c­ti­va.

Para que un equipo Scrum funcione bien, es decisiva la co­mu­ni­ca­ción entre los miembros. También aquí in­te­r­vie­ne el Scrum master. Se trata de la persona de contacto para todos los miembros del equipo y co­n­tri­bu­ye a que todos los pa­r­ti­ci­pa­n­tes se en­cue­n­tren siempre al mismo nivel in­fo­r­ma­ti­vo, dado que la falta de co­mu­ni­ca­ción o una co­mu­ni­ca­ción poco efectiva suele desem­bo­car en problemas en el equipo. Es por eso que el Scrum master se convierte en mediador e intenta so­lu­cio­nar los problemas junto con los miembros del equipo.

Para evitar co­n­fli­c­tos, un Scrum master también puede in­co­r­po­rar medidas para fomentar el espíritu de equipo. Dichas medidas no son parte del marco de Scrum pro­pia­me­n­te dicho, pero pueden ayudar a que el equipo trabaje de manera más eficiente. Sea como fuere, las tareas para fo­r­ta­le­cer los lazos en el equipo pueden formar parte del ámbito de funciones del Scrum master, si bien no se encuentra entre sus co­m­pe­te­n­cias organizar eventos para el equipo, sino más bien im­pu­l­sar­lo a hacer este tipo de ac­ti­vi­da­des de manera in­de­pe­n­die­n­te.

Bajo ciertas ci­r­cu­n­s­ta­n­cias, un Scrum master también puede actuar como asistente del equipo. Es cierto que su función es liderar, pero también puede ofrecer ayuda práctica si el equipo se encuentra con ob­s­tácu­los. Y puesto que su función fu­n­da­me­n­tal es facilitar que el equipo consiga trabajar de forma más pro­du­c­ti­va, las funciones del Scrum master también co­m­pre­n­den la do­cu­me­n­ta­ción de problemas y su solución. En parte, dichos problemas (en términos de Scrum, im­pe­di­me­n­tos) son banales: si, por ejemplo, el espacio laboral sufre de falta de espacio o altas te­m­pe­ra­tu­ras que supongan un obstáculo para la eficacia laboral, es deber del master encontrar una solución.

No obstante, también es el Scrum master el que se encarga de buscar una solución cuando el software se queda obsoleto o es in­su­fi­cie­n­te, o cuando el equipo necesita recursos externos. Estos problemas deben do­cu­me­n­tar­se en el “im­pe­di­me­nt backlog”, que es una lista pública en la que se anota qué obstáculo entorpece el logro del objetivo.

Para que el equipo rinda al máximo hay que evitar mo­le­s­tar­lo con fre­cue­n­cia. También la pro­te­c­ción de la in­flue­n­cia externa es función de un Scrum master. Los gerentes o tra­ba­ja­do­res con puestos altos en la jerarquía laboral no suelen estar demasiado in­te­gra­dos en el proceso Scrum del equipo y por ello no reconocen la im­po­r­ta­n­cia del enfoque de una tarea. De ahí que estas personas hagan consultas adi­cio­na­les al equipo, las cuales reducen o, en el peor de los casos, impiden el éxito del ciclo. En dichas si­tua­cio­nes es deber del Scrum master in­te­r­ve­nir. En general, puede ejercer de portavoz entre el equipo y el resto de la empresa.

Aunque se hayan definido las funciones del Scrum master, conviene también saber cuáles no lo son.

• No es un de­sa­rro­lla­dor: el método Scrum solamente resulta práctico si los roles no están du­pli­ca­dos. El master no debería colaborar en el de­sa­rro­llo —por así decirlo, a tiempo parcial, porque esto llevaría in­e­vi­ta­ble­me­n­te a que uno o los dos roles no se llevara a cabo de la mejor manera.
• No es un product owner: lo mismo se aplica a la co­m­bi­na­ción de tareas del Scrum master y el product owner. Puesto que ambos apoyan prá­c­ti­ca­me­n­te al equipo de de­sa­rro­lla­do­res sin ser parte de él, la tentación de emplear solo a una persona es grande. Sin embargo, esto causaría tanto un conflicto de intereses como un problema de co­m­pe­te­n­cia, ya que la su­pe­r­vi­sión del trabajo del product owner forma también parte del conjunto de funciones del Scrum master. Por otra parte, ambos roles deben cumplir re­qui­si­tos to­ta­l­me­n­te distintos.
• No es un jefe: el master es parte del equipo Scrum y por tanto no un superior del resto de co­m­pa­ñe­ros. Es cierto que una de las funciones del Scrum master es adoptar una posición de moderador, pero esto no significa que se equipare con la figura de jefe de equipo. En el equipo solo existe una jerarquía en ciertos ámbitos (por ejemplo, quién puede editar un backlog). Por lo demás, todos los roles actúan al mismo nivel.
• No trabaja al servicio del equipo: aunque es cierto que un Scrum master actúa en ciertas si­tua­cio­nes como asistente del equipo, esto no significa que tenga que ocuparse de todo. A menudo es más sensato, por ejemplo, explicar al equipo una tarea para que puedan llevarla a cabo ellos mismos.

Antes de explicar cómo co­n­ve­r­ti­r­se en Scrum master conviene aclarar qué tipo de persona es idónea para el puesto. Algunos rasgos de carácter son más adecuados que otros para de­sem­pe­ñar el rol de master. Por ejemplo, es necesario contar con un alto sentido de la re­s­po­n­sa­bi­li­dad, puesto que un Scrum master debe dar siempre la cara. Esto significa también que no pueden ser personas co­n­fli­c­ti­vas ni poco sociables. Al fin y al cabo, deben in­ter­ac­tuar con gente pe­r­ma­ne­n­te­me­n­te y esta in­ter­ac­ción puede desem­bo­car en co­n­fli­c­tos que han de resolver.

Además de estas ha­bi­li­da­des sociales, se pueden obtener ce­r­ti­fi­ca­dos: mediante una formación de Scrum master, que suele durar dos días, se pueden aprender las bases y las técnicas para trabajar con éxito como master en un equipo. Asimismo, dos ce­r­ti­fi­ca­cio­nes oficiales compiten entre sí. Los in­te­re­sa­dos en la formación como Scrum master pueden, según las es­pe­ci­fi­ca­cio­nes, obtener el título a través de Scrum.org o la Scrum Alliance. Una vez fi­na­li­za­do el curso, uno se convierte en Scrum master pro­fe­sio­nal o Scrum master cua­li­fi­ca­do.

Existe un des­acue­r­do respecto a la im­po­r­ta­n­cia de los co­no­ci­mie­n­tos técnicos en el área de trabajo del equipo. En los inicios del método Scrum, esta pregunta no se planteaba: los primeros masters eran pro­ba­ble­me­n­te de­sa­rro­lla­do­res de software que habían pe­r­fe­c­cio­na­do sus co­no­ci­mie­n­tos. Por tanto, los co­no­ci­mie­n­tos técnicos existen desde el inicio. Pero en­tre­ta­n­to se ha pasado a utilizar Scrum en tantos ámbitos que muchas personas acceden a este rol de forma no co­n­ve­n­cio­nal: la profesión se asimila más bien a la carrera pro­fe­sio­nal de un coach que facilita el trabajo a un equipo. Mientras muchos mantienen la opinión de que un Scrum master debe aportar ex­pe­rie­n­cia laboral de su es­pe­cia­li­dad, otros opinan que es mucho más im­po­r­ta­n­te que sea un experto absoluto en cuanto al método Scrum.