30 atajos de Excel que harán tu vida más fácil

Cada clic cuesta dinero: encontrar la función justa en el menú correcto con el puntero del ratón a veces requiere armarse de paciencia, por eso muchos usuarios recurren a los atajos de teclado. En Excel también pueden uti­li­zar­se co­m­bi­na­cio­nes de teclas para funciones y acciones fre­cue­n­tes con el fin de acelerar ciertos procesos. ¿Cuáles son las más prácticas? ¿Pueden crearse métodos abre­via­dos de teclado desde cero?

Los co­mú­n­me­n­te conocidos como atajos de teclado se usan en muchos programas y sistemas ope­ra­ti­vos para ejecutar algunas funciones más rápido y para uti­li­zar­los suele ser necesario presionar dos o más teclas al mismo tiempo, si bien no exac­ta­me­n­te a la vez. Basta con mantener la primera tecla pre­sio­na­da mientras se activan las demás. La función se ejecuta, entonces, cuando dejamos de pulsarlas.

Entre los métodos abre­via­dos más conocidos se en­cue­n­tran [Ctrl] + [C], [Ctrl] + [V] y [Ctrl] + [X], con los que re­s­pe­c­ti­va­me­n­te se copian, se pegan y se cortan textos o archivos en muchas apli­ca­cio­nes, también en Excel. Pero dada su uni­ve­r­sa­li­dad y la de otros atajos para ciertos ca­ra­c­te­res, como la arroba (@), nos hemos decantado aquí por no pre­se­n­tar­los como atajos de teclado ex­clu­si­vos de Excel. En su lugar conocerás cómo puedes acelerar tu trabajo con atajos de teclado es­pe­cia­les para el programa de hojas de cálculo. Junto a las co­m­bi­na­cio­nes para Windows también enu­me­ra­mos los atajos de Excel para Mac.

Las prio­ri­da­des y los desafíos de los usuarios de las hojas de cálculo son di­fe­re­n­tes, por eso es normal que no se pueda cumplir con todas las tareas regulares con los atajos pre­de­fi­ni­dos. Excel permite, por este motivo, crear métodos abre­via­dos desde cero. Para ello se han de registrar macros, que permiten guardar una secuencia rutinaria de pasos, de tal forma que Excel puede eje­cu­tar­la de forma au­to­má­ti­ca cada vez que se necesite. Lo más práctico es que se pueden asignar atajos de teclado a las macros para ac­ti­var­las de forma casi inmediata.

Para crear un atajo de teclado en Excel se­le­c­cio­na antes que nada la he­rra­mie­n­ta “Grabar macro”, donde ya podremos dar un nombre a nuestra macro y asignarle un método abreviado de teclado. Debes procurar utilizar una co­m­bi­na­ción de teclas sin uso asignado en Excel, porque, de lo contrario, perderá su utilidad pri­mi­ge­nia. Se re­co­mie­n­da, por eso, sumar la tecla “Shift” (Mayúscula) a las ha­bi­tua­les co­m­bi­na­cio­nes con la tecla de control y jugar con letras. También es posible elaborar una breve de­s­cri­p­ción para no olvidar su función en el futuro.

En este primer paso también se decide cómo guardar la macro. Si se escoge la opción “Este libro” o “Nuevo libro”, la macro –y también el atajo de teclado– solo puede uti­li­zar­se en un libro. Pero si el plan es uti­li­zar­la en general siempre que se utilice el programa, entonces se­le­c­cio­na “Libro de macros personal”.

Es posible que, una vez creada, se tenga que modificar la macro en un momento posterior. El número de celdas dentro de la función, por ejemplo, es siempre absoluto. Esto quiere decir que si añadimos otra fila, la macro no la tendrá en cuenta. Para evitarlo, se­le­c­cio­na la macro que quieras editar en “Mostrar macros” y pincha en “Editar”. Entonces se abrirá Microsoft Visual Basic for Ap­pli­ca­tio­ns (VBA), en donde se accede al código fuente del mi­ni­pro­gra­ma y pueden rea­li­zar­se las mo­di­fi­ca­cio­nes pe­r­ti­ne­n­tes. La función para se­le­c­cio­nar el campo se encuentra en “.SetRange”.