Función ENCONTRAR en Excel

Si trabajas a menudo con Excel, conoces la utilidad de numerosas funciones. Muchas de las fórmulas sirven para procesos de cálculo y análisis. No obstante, si quieres facilitarte el trabajo con grandes colecciones de datos, debes conocer la función ENCONTRAR. ¿Cuál es su sintaxis? ¿Cómo se usa la función? ¿Cuál es la diferencia entre ENCONTRAR y ENCONTRARB?

Es fácil perderse en largas hojas de cálculo con centenares de líneas. Al igual que cualquier otro producto Office, Excel también cuenta con una función de búsqueda integrada. No obstante, esta función no siempre es lo que desea el usuario. Ya que esta función busca en todo el documento, no tienes posibilidad de restringir el área de búsqueda. Y lo que es más importante: los valores obtenidos no se pueden usar en otras funciones, porque la función de búsqueda solo actúa en la interfaz.

Pero si deseas realizar una búsqueda en algunas celdas concretas e integrar la búsqueda en la hoja de cálculo, puedes usar la función ENCONTRAR. Al introducir la palabra o la frase, la función determina en qué punto de la secuencia de caracteres (en el texto de una celda) aparece tu consulta por primera vez.

Con la función ENCONTRAR, Excel ofrece un componente básico que, combinado con otras funciones, despliega todo el potencial. Así, puedes solicitar que el programa te indique si aparece un término concreto o que extraiga partes específicas de una secuencia de caracteres.

La sintaxis de ENCONTRAR no es excesivamente compleja. En la versión estándar solo hay que indicar dos argumentos: ¿qué buscas? y ¿dónde lo buscas?

Además, puedes adaptar la búsqueda de manera que solo comience a partir de un carácter determinado.

Detrás de los parámetros se esconden diferentes indicaciones:

• Texto_buscado: esta es la secuencia de caracteres que deseas buscar. Debes poner el texto entre comillas. También puedes hacer referencia a una celda en la que aparece el texto. Siempre se distingue entre mayúsculas y minúsculas.
• Dentro_del_texto: este parámetro determina el texto en el que deseas buscar. En la mayoría de los casos, aquí indicarás una celda en la que aparece el texto. Pero, en principio, también es posible insertar el texto directamente en este punto. En este caso, debes usar comillas nuevamente.
• Núm_inicial: mediante un valor numérico, determinas a partir de qué carácter debe comenzar la búsqueda del texto buscado. La indicación es opcional. Si no introduces ningún valor, la búsqueda comenzará en la primera posición.

Excel te comunicará el resultado en forma de número. El valor indica en qué posición empieza el texto de búsqueda, comenzando por su primera aparición por la izquierda. Si el término aparece otra vez en la celda, la función ENCONTRAR por sí sola no lo detectará. Solo podrás detectar más posiciones mediante un anidamiento. El valor del resultado tiene en cuenta todos los caracteres, incluidos los espacios. El número indica la posición del primer carácter del término encontrado. Es decir, la primera letra o el primer número de la consulta de búsqueda se tiene en cuenta en el resultado.

Al margen de ENCONTRAR, el programa de hojas de cálculo también cuenta con ENCONTRARB. Ambas funciones consiguen el mismo resultado y su sintaxis también es idéntica. La única diferencia radica en el juego de caracteres que puedes emplear. ENCONTRAR funciona con los denominados juegos de caracteres de un solo byte (SBCS). En este juego se incluye el alfabeto latino con algún carácter especial como las letras con diéresis. No obstante, si necesitas usar letras asiáticas de las regiones de China, Japón y Corea (CJK), debes hacer uso de ENCONTRARB, ya que esta función emplea juegos de caracteres de doble byte (DBCS). Cada carácter abarca dos bytes, de modo que hay que adaptar la forma de contar.

Hay muchos usuarios que al principio no le ven la utilidad a esta función. Puede parecer que la localización de la posición de un término dentro de un texto tiene una utilidad limitada. Esta función desarrolla su utilidad real en combinación con otras funciones.

Pensemos primero cómo es posible determinar no la primera, sino la segunda, tercera o enésima aparición del término de búsqueda.

En este punto también queda claro para qué se puede usar el tercer parámetro opcional. En esta fórmula volvemos a introducir la fórmula que indica la posición de la primera aparición en la posición núm_inicial. Este valor más uno indica el punto en el que se desea que la función superordinada comience su búsqueda. Si también deseas determinar una tercera posición, debes realizar otro anidamiento y así las veces que quieras.

Con la función ENCONTRAR, Excel ofrece la posibilidad de convertir el indicador de posición en una afirmación de veracidad: ¿está incluido el término de búsqueda en el texto o no?

Las descripciones de artículos pueden ser muy largas y confusas, por lo que igual te interesa extraer partes determinadas de la secuencia de caracteres. Excel cuenta con tres funciones para este propósito: IZQUIERDA, DERECHA y MID. Estás fórmulas ya son muy interesantes por sí solas, pero en combinación con ENCONTRAR desarrollan todo su potencial. Partimos de la base de que tus denominaciones siempre siguen un patrón determinado, que se compone de letras, números y guiones: ABCDE-A-12345-T.

Imaginemos que deseas extraer la parte numérica en el medio, pero, como la secuencia de caracteres no cuenta con una longitud determinada, las funciones normales para extraer no te serán muy útiles. Estas funciones parten de un número determinado de caracteres, un dato que, en este caso, no puedes aportar. Sin embrago, gracias a los guiones, la función ENCONTRAR puede ser útil, ya que esta función te aportará la indicación de posición que necesitas.

Como en la secuencia de caracteres aparecen varios guiones, debes realizar un anidamiento de la función ENCONTRAR. En este ejemplo, suponemos que la parte numérica siempre abarca cinco caracteres.

Si la longitud tampoco está determinada, puedes echar mano de otro anidamiento de la función ENCONTRAR. Como la secuencia de caracteres deseada termina con un guion, puedes buscar el guion y determinar así la longitud.

La función ENCONTRAR también se puede combinar muy fácilmente con la función SI. ¿Deseas realizar una acción determinada cuando aparece una secuencia concreta de caracteres en la celda? La combinación de SI y ENCONTRAR te permite justamente esto: si aparece la secuencia de caracteres, se realiza esto, si no, lo otro. El único problema es que ENCONTRAR indicará un error si la secuencia de caracteres no aparece. Por eso, también debes emplear la función ESERROR.