¿Qué es Microsoft Exchange Server?

Microsoft Exchange Server es una solución co­n­so­li­da­da para el correo ele­c­tró­ni­co em­pre­sa­rial y la co­la­bo­ra­ción. La solución puede uti­li­zar­se lo­ca­l­me­n­te, como servicio en la nube mediante Exchange Online o a través de pro­vee­do­res externos. Te ex­pli­ca­mos cómo funciona Microsoft Exchange Server, qué ediciones y modelos de uso existen y qué opciones tienes tras el fin del soporte de Exchange Server 2016 y 2019.

Modelos de uso de Exchange Server

Microsoft Exchange Server puede uti­li­zar­se en di­fe­re­n­tes modelos ope­ra­ti­vos. Además del modelo en la nube como software as a service (SaaS), también puede usarse como solución de servidor con licencia en tu propio centro de datos o mediante un proveedor de alo­ja­mie­n­to externo:

• Local (on-premises): si quieres integrar la solución co­la­bo­ra­ti­va de Microsoft en tu propia in­frae­s­tru­c­tu­ra de TI, necesitas una licencia de servidor que te permita instalar el software en tu propio hardware. Además, todos los usuarios o di­s­po­si­ti­vos que accedan al sistema necesitan licencias de acceso de cliente (Client Access Licenses, CALs). En el modelo on-premises, Exchange Server se ejecuta bajo tu propio control. La operación y el ma­n­te­ni­mie­n­to son re­s­po­n­sa­bi­li­dad de la empresa. Ac­tua­l­me­n­te, el uso local se realiza por lo general con Exchange Server Su­b­s­cri­p­tion Edition (SE).
• Exchange Online: como parte de Microsoft 365, Microsoft Exchange también se ofrece como servicio en la nube. En este caso, Exchange no se ejecuta en la propia empresa, sino que se aloja en la nube de Microsoft. El uso se basa en su­s­cri­p­cio­nes por usuario, de­no­mi­na­das User Su­b­s­cri­p­tion Licenses (USL). Exchange Online también puede uti­li­zar­se en paralelo a un servidor Exchange local, por ejemplo, en es­ce­na­rios híbridos.
• Alo­ja­mie­n­to de Exchange Server: en este modelo, un proveedor externo ofrece las funciones de Exchange y se encarga de la operación, el ma­n­te­ni­mie­n­to y la concesión de licencias. Las empresas acceden a la solución co­la­bo­ra­ti­va mediante planes de pago, sin tener que gestionar una in­frae­s­tru­c­tu­ra de servidor propia.

Fu­n­da­me­n­tos técnicos de una ar­qui­te­c­tu­ra Exchange

La in­frae­s­tru­c­tu­ra de Exchange suele incluir varios se­r­vi­do­res físicos o virtuales. Las funciones di­s­po­ni­bles en cada sistema se definen mediante los llamados roles de servidor. Las versiones actuales de Exchange Server agrupan las funciones pri­n­ci­pa­les en el rol Mailbox Server o servidor de buzones. Este se encarga, entre otras tareas, de gestionar las bases de datos de buzones y de recibir y procesar las co­ne­xio­nes de los clientes. Por tanto, ya no se necesita un rol de acceso de cliente in­de­pe­n­die­n­te.

Como rol de servidor adicional, puede uti­li­zar­se un servidor de tra­n­s­po­r­te pe­ri­me­tral (Edge Transport Server). Este suele eje­cu­tar­se en una zona de red in­te­r­me­dia, la de­no­mi­na­da zona de­s­mi­li­ta­ri­za­da (DMZ), y ayuda a proteger el tráfico de correo ele­c­tró­ni­co entre la red interna e Internet, por ejemplo, mediante me­ca­ni­s­mos antispam y reglas de flujo de correo.

En entornos más grandes, varios se­r­vi­do­res de buzones suelen agruparse en un grupo de di­s­po­ni­bi­li­dad de bases de datos (Database Avai­la­bi­li­ty Group, DAG). La di­s­tri­bu­ción de carga se gestiona mediante un ba­la­n­cea­dor de carga para ga­ra­n­ti­zar una alta di­s­po­ni­bi­li­dad.

El acceso a Exchange Server suele rea­li­zar­se desde Microsoft Outlook, desde Outlook en la Web o desde di­s­po­si­ti­vos móviles. La co­mu­ni­ca­ción entre cliente y servidor se lleva a cabo mediante in­te­r­fa­ces y pro­to­co­los es­ta­n­da­ri­za­dos como HTTP(S) y Exchange Web Services (EWS).

Funciones de Exchange Server

Microsoft Exchange Server pro­po­r­cio­na una pla­ta­fo­r­ma central de co­la­bo­ra­ción con la que puedes organizar la co­mu­ni­ca­ción y el trabajo en equipo en toda la empresa. Entre sus funciones se incluyen servicios de correo ele­c­tró­ni­co, ca­le­n­da­rios, contactos, tareas y notas.

Además, Exchange Server incluye funciones de pla­ni­fi­ca­ción de reuniones y recursos, gestión de listas de di­s­tri­bu­ción y uso co­m­pa­r­ti­do de buzones y ca­le­n­da­rios. Las funciones de seguridad, como el cifrado, la au­te­n­ti­ca­ción y las di­re­c­ti­vas de pro­te­c­ción y co­n­se­r­va­ción de datos, forman parte integral de la pla­ta­fo­r­ma.

En co­m­bi­na­ción con otros servicios de Microsoft como Sha­re­Poi­nt o OneDrive, los procesos de trabajo pueden si­m­pli­fi­car­se aún más, por ejemplo, mediante el acceso co­m­pa­r­ti­do a do­cu­me­n­tos o la co­la­bo­ra­ción en equipos.

De Exchange 2019 a Exchange Server Su­b­s­cri­p­tion Edition (SE)

Exchange Server 2019 sentó las bases técnicas de la ar­qui­te­c­tu­ra actual de Microsoft Exchange. Esta versión se centró sobre todo en mejorar la seguridad, aumentar el re­n­di­mie­n­to y adaptarse mejor a entornos de servidor modernos.

Ac­tua­l­me­n­te, Exchange Server se utiliza lo­ca­l­me­n­te en forma de Exchange Server Su­b­s­cri­p­tion Edition (SE). Se trata de un modelo de licencia y ma­n­te­ni­mie­n­to continuo, sin los saltos de versión tra­di­cio­na­les. Desde el punto de vista técnico, Exchange Server SE se basa en la ar­qui­te­c­tu­ra de Exchange 2019, pero se sigue ac­tua­li­za­n­do dentro del ciclo de ma­n­te­ni­mie­n­to de Microsoft.

Microsoft pro­po­r­cio­na ac­tua­li­za­cio­nes de seguridad, mejoras y ada­p­ta­cio­nes dentro del ciclo de soporte co­rre­s­po­n­die­n­te. Para las empresas, este modelo permite un uso local pla­ni­fi­ca­ble a largo plazo, siempre que se cumplan los re­qui­si­tos de licencia y ac­tua­li­za­ción.

¿Cómo elijo el modelo de uso de Exchange adecuado?

La elección del modelo de uso de Exchange depende sobre todo de la re­s­po­n­sa­bi­li­dad operativa, los re­qui­si­tos de control y los recursos internos de TI. Las si­guie­n­tes preguntas pueden ayudarte a orie­n­tar­te:

Exchange Server SE local es adecuado si:

• cuentas con un de­pa­r­ta­me­n­to de TI propio,
• necesitas pe­r­so­na­li­za­cio­nes o in­te­gra­cio­nes es­pe­cí­fi­cas,
• los datos deben pe­r­ma­ne­cer ín­te­gra­me­n­te en tu propio centro de datos,
• existen re­qui­si­tos legales u or­ga­ni­za­ti­vos que limitan el uso de la nube.

Exchange Online es re­co­me­n­da­ble si:

• quieres ex­te­r­na­li­zar en gran medida la operación de la in­frae­s­tru­c­tu­ra de correo ele­c­tró­ni­co,
• buscas una alta es­ca­la­bi­li­dad sin se­r­vi­do­res propios,
• ya utilizas servicios de Microsoft 365 o tienes previsto hacerlo,
• tu prioridad es reducir al mínimo el esfuerzo de ad­mi­ni­s­tra­ción.

Un servidor Exchange alojado puede ser la solución adecuada si:

• quieres utilizar las funciones de Exchange,
• no puedes o no quieres operar una in­frae­s­tru­c­tu­ra de se­r­vi­do­res propia,
• al mismo tiempo quieres más control que con una solución puramente en la nube.

Di­fe­re­n­cias pri­n­ci­pa­les entre Microsoft Exchange Server SE y Exchange Online

Microsoft Exchange Server SE y Exchange Online se di­fe­re­n­cian sobre todo en la operación, las re­s­po­n­sa­bi­li­da­des y el modelo de licencia. El siguiente resumen muestra las ca­ra­c­te­rí­s­ti­cas, ventajas y di­fe­re­n­cias más im­po­r­ta­n­tes de ambas variantes.

Migración a Exchange Server SE o Exchange Online

Tras el fin oficial del soporte de Exchange Server 2016 y 2019, ya no es re­co­me­n­da­ble seguir usando estas versiones. Por ello, las empresas deben migrar su entorno de Microsoft Exchange a una pla­ta­fo­r­ma co­m­pa­ti­ble. En el caso de Exchange 2016, no es posible hacer una ac­tua­li­za­ción in-place directa a Exchange Server SE. En este caso, debe rea­li­zar­se un legacy upgrade a Exchange Server SE o un paso in­te­r­me­dio a Exchange Server 2019 CU14/CU15 antes de ac­tua­li­zar a SE.

En principio, existen dos enfoques pri­n­ci­pa­les:

• Migración a Exchange Server Su­b­s­cri­p­tion Edition (SE): este escenario es adecuado para or­ga­ni­za­cio­nes que quieren seguir uti­li­za­n­do un servidor Exchange local. Las in­frae­s­tru­c­tu­ras exi­s­te­n­tes con Exchange 2019 pueden servir como base técnica para el cambio, siempre que los sistemas ope­ra­ti­vos y los re­qui­si­tos del sistema cumplan las exi­ge­n­cias actuales. El esfuerzo de migración se mantiene re­la­ti­va­me­n­te co­n­tro­la­do, ya que gran parte de las es­tru­c­tu­ras exi­s­te­n­tes pueden co­n­se­r­var­se.
• Migración a Exchange Online: al pasar a Exchange Online, los buzones y servicios se trasladan a la nube de Microsoft. A menudo, este proceso se realiza de forma gradual mediante un escenario híbrido, en el que los se­r­vi­do­res Exchange locales y Exchange Online funcionan en paralelo durante un tiempo. Este enfoque permite una migración co­n­tro­la­da y reduce los tiempos de inac­ti­vi­dad.

Ediciones y licencias de Microsoft Exchange Server

Microsoft Exchange Server está di­s­po­ni­ble en dos ediciones: Standard y En­te­r­pri­se. Las ediciones de servidor se di­fe­re­n­cian pri­n­ci­pa­l­me­n­te por su es­ca­la­bi­li­dad. Además, se necesitan licencias de acceso de cliente (CAL), que pueden asignarse por usuario o por di­s­po­si­ti­vo. Una CAL En­te­r­pri­se requiere siempre una CAL Standard.

Co­m­pa­ra­ti­va de los modelos de licencia de Exchange Server

Según el modelo de operación, los modelos de licencia y fa­c­tu­ra­ción de Microsoft Exchange varían de forma co­n­si­de­ra­ble. El siguiente resumen muestra en qué se di­fe­re­n­cian Exchange Server Su­b­s­cri­p­tion Edition (SE), Exchange Online y una solución de Exchange alojada en cuanto a licencias, re­s­po­n­sa­bi­li­da­des y es­tru­c­tu­ra de costes.

Microsoft Exchange alojado como al­te­r­na­ti­va: IONOS Exchange Server

Con su Microsoft Exchange alojado, IONOS pro­po­r­cio­na la in­frae­s­tru­c­tu­ra Exchange necesaria y se encarga de la operación, el ma­n­te­ni­mie­n­to y las ac­tua­li­za­cio­nes de seguridad. Las empresas pueden utilizar las funciones ha­bi­tua­les de Microsoft Exchange sin tener que operar su propio entorno de servidor.

Como proveedor de hosting con in­frae­s­tru­c­tu­ra propia, IONOS combina el software co­n­so­li­da­do de Microsoft con altos es­tá­n­da­res de seguridad y centros de datos ubicados en Europa. Una solución Exchange alojada resulta es­pe­cia­l­me­n­te adecuada para or­ga­ni­za­cio­nes que quieren utilizar Microsoft Exchange y, al mismo tiempo, mantener al mínimo el esfuerzo ad­mi­ni­s­tra­ti­vo y la re­s­po­n­sa­bi­li­dad sobre la in­frae­s­tru­c­tu­ra.

Re­qui­si­tos de uso de Microsoft Exchange Server

Si una empresa quiere operar Microsoft Exchange Server por su cuenta, el esfuerzo ad­mi­ni­s­tra­ti­vo es co­n­si­de­ra­ble­me­n­te mayor. Para el fu­n­cio­na­mie­n­to local, se necesita un sistema operativo Windows Server co­m­pa­ti­ble y una in­frae­s­tru­c­tu­ra Active Directory, ya que Exchange utiliza este servicio de di­re­c­to­rio para gestionar usuarios y recursos.

Ac­tua­l­me­n­te, el fu­n­cio­na­mie­n­to local se realiza por lo general con Exchange Server Su­b­s­cri­p­tion Edition (SE). Esta versión es co­m­pa­ti­ble con versiones actuales de Windows Server, por ejemplo, Windows Server 2019 o posterior, y requiere como mínimo .NET Framework 4.8, aunque se re­co­mie­n­da .NET Framework 4.8.1. Además, se necesitan recursos de hardware su­fi­cie­n­tes y ac­tua­li­za­cio­nes pe­rió­di­cas para ga­ra­n­ti­zar un fu­n­cio­na­mie­n­to seguro y estable.