Cómo importar PST en Outlook paso a paso

Se puede importar un archivo PST a Outlook de dos formas. La primera es a través del menú de la apli­ca­ción: ve a “Archivo”, luego a “Abrir y exportar” y se­le­c­cio­na la opción “Abrir archivo de datos de Outlook” o “Importar o exportar”. Así im­po­r­ta­rás el archivo PST completo a Outlook. La segunda forma es mediante el asistente de im­po­r­ta­ción/ex­po­r­ta­ción de Outlook, que te ofrece otras opciones de im­po­r­ta­ción.

In­s­tru­c­cio­nes breves: importar un PST a Outlook

Importar PST di­re­c­ta­me­n­te:

1. En “Archivo”, en el menú de Outlook, se­le­c­cio­na la opción “Abrir archivo de datos de Outlook”.
2. Se­le­c­cio­na la carpeta en la que está guardado el archivo PST.
3. Se­le­c­cio­na el archivo PST y haz clic en “Abrir”.
4. Los co­n­te­ni­dos del archivo PST se muestran en la barra en la parte izquierda de Outlook, debajo de “Archivo de datos de Outlook”. Haciendo clic con el botón derecho en la carpeta, se muestran di­fe­re­n­tes opciones para la carpeta, como “Mover” y “Copiar”.

Importar PST con el asistente de im­po­r­ta­ción/ex­po­r­ta­ción:

1. En “Archivo”, en el menú de Outlook, se­le­c­cio­na la opción “Importar o exportar”.
2. En la ventana de diálogo, se­le­c­cio­na la opción “Importar de otro programa o archivo” y confirma pulsando “Siguiente”.
3. Se­le­c­cio­na el tipo de archivo a importar, “Archivo de datos de Outlook (.pst)”, y haz clic en “Siguiente”.
4. Se­le­c­cio­na la carpeta en la que se encuentra el archivo PST guardado y, si es necesario, configura otras opciones como “Re­em­pla­zar du­pli­ca­dos…”. Haz clic en “Siguiente”.
5. Dado el caso, se­le­c­cio­na la carpeta es­pe­cí­fi­ca y las su­b­ca­r­pe­tas a importar y haz clic en “Finalizar”.

Si­tua­cio­nes en las que es útil importar un archivo PST

Por lo general, Outlook crea au­to­má­ti­ca­me­n­te un archivo PST (del inglés personal storage table) con todos los correos ele­c­tró­ni­cos, notas, tareas y entradas de ca­le­n­da­rio. Puedes importar este archivo de al­ma­ce­na­mie­n­to personal a Outlook para, por ejemplo, acceder a todos los datos guardados en otro ordenador. El archivo PST se almacena en tu ordenador mediante la opción de “Guardar” o en una bandeja de entrada que se encuentra en el servidor. La gran ventaja de este método es que, haciendo una copia de seguridad de los datos en un archivo PST, se almacenan todos los datos de Outlook en un lugar físico, de forma que, si los necesitas, puedes acceder a ellos en cualquier momento.

Recuperar datos de Outlook no si­n­cro­ni­za­dos

La opción de importar un archivo PST a Outlook tiene sentido si, por ejemplo, cambias de ordenador y no has realizado pre­via­me­n­te una si­n­cro­ni­za­ción en la nube, quizás por cue­s­tio­nes de pro­te­c­ción de datos en tu empresa. En tal caso, la solución más sencilla y rápida es exportar todos los datos de Outlook, tra­n­s­fe­ri­r­los a un medio de al­ma­ce­na­mie­n­to e im­po­r­tar­los di­re­c­ta­me­n­te al nuevo sistema. Así te aseguras de no perder ningún tipo de dato.

Una vez que has importado el archivo PST, además de los correos, también se in­co­r­po­ran di­re­c­ta­me­n­te las entradas de ca­le­n­da­rio y las tareas antiguas y actuales. Puedes incluso importar todos los contactos de Outlook exi­s­te­n­tes.

Combinar varias cuentas de Outlook

Algunos usuarios acceden co­n­ti­nua­me­n­te a varias cuentas, en cuyo caso, tiene sentido integrar las cuentas en un solo cliente por comodidad y una mejor or­ga­ni­za­ción. Para ello, Outlook permite una es­tru­c­tu­ra de carpetas en la que se muestran varias cuentas. Solo tienes que exportar una cuenta como archivo y luego co­m­bi­nar­lo con una cuenta ya existente en el ordenador. De esta forma, solo tendrás que importar el archivo PST una vez.

Esto es im­po­r­ta­n­te si, por ejemplo, alguien deja la empresa y un nuevo empleado necesita acceder a los datos ya exi­s­te­n­tes, como puede ocurrir a la hora de crear una lista de di­s­tri­bu­ción de Outlook extensa.

Archivar datos no uti­li­za­dos

El al­ma­ce­na­mie­n­to de todos los datos en un di­re­c­to­rio PST sirve para guardar en un archivo toda la in­fo­r­ma­ción de Outlook que no se está uti­li­za­n­do. No obstante, si se trata solamente del al­ma­ce­na­mie­n­to de correos ele­c­tró­ni­cos, también puedes archivar los correos de Outlook.

Para aquellos usuarios que también quieren tener todas las citas visibles en otro ordenador, puede ser su­fi­cie­n­te con otorgar acceso al ca­le­n­da­rio de Outlook. De esta forma, puedes modificar o pla­ni­fi­car reuniones fá­ci­l­me­n­te desde el teléfono móvil cuando estés fuera de la oficina.

Importar un archivo PST di­re­c­ta­me­n­te como archivo de datos de Outlook

Outlook te ofrece la opción de importar un archivo PST di­re­c­ta­me­n­te como una carpeta en tu perfil, fu­n­cio­na­n­do como una especie de “su­b­ca­r­pe­ta”.

Al añadir un archivo PST a tu Outlook, obtienes acceso a los datos al­ma­ce­na­dos mediante un archivo de datos propio desde tu perfil de Outlook (ver captura de pantalla en el paso 3). La mejor parte: los datos no se tra­n­s­fie­ren a otro perfil ni se mezclan con los correos y datos del ca­le­n­da­rio ya exi­s­te­n­tes, sino que aparecen como sección in­de­pe­n­die­n­te en la barra lateral izquierda. Si lo prefieres, puedes in­te­grar­los co­m­ple­ta­me­n­te en el perfil de Outlook para que no aparezcan como una sección separada.

A co­n­ti­nua­ción, te mostramos paso a paso cómo importar un archivo PST en Outlook.

1. Haz clic en “Archivo” en la barra de na­ve­ga­ción superior y después en “Abrir y exportar”. En el menú, elige la opción de “Abrir archivo de datos de Outlook”.

2. Cuando haces clic en la opción, aparece una ventana en la que tienes que se­le­c­cio­nar el archivo que quieres importar. Para el ejemplo hemos definido pre­via­me­n­te un archivo es­pe­cí­fi­co de usuario mediante la ruta “Usuario” > “Nombre de usuario” > “Do­cu­me­n­tos” > “Archivos de Outlook”. Haz clic en el archivo y, a co­n­ti­nua­ción, haz clic en “Aceptar” en la parte inferior derecha.

3. Confirma con “Abrir”, y en la página principal de Outlook aparecerá a la barra lateral izquierda el archivo de datos de Outlook.

4. Puedes mover o copiar el archivo de datos a otro perfil haciendo clic con el botón derecho del ratón.

Importar un archivo PST con el asistente de im­po­r­ta­ción de Outlook

Una forma todavía más cómoda de importar PST a Outlook es uti­li­za­n­do el Asistente para im­po­r­ta­ción de Outlook. Con él puedes decidir si tra­n­s­fe­rir todos o solo algunos de los datos de un archivo PST durante el proceso de im­po­r­ta­ción.

1. En la barra de na­ve­ga­ción de Outlook, haz clic en “Archivo” y se­le­c­cio­na “Abrir y exportar”. Luego haz clic en “Importar o exportar”.

2. En el siguiente paso se abre una ventana con varias opciones. Se­le­c­cio­na el punto “Importar de otro programa o archivo” y confirma con “Siguiente”.

3. Ahora solo tienes que elegir el tipo de archivo que quieres importar. Como en este tutorial se trata de un di­re­c­to­rio PST, tienes que hacer clic en la opción “Archivo de datos de Outlook (.pst)” y confirmar con “Siguiente”.

4. Abre el archivo PST que quieres importar se­le­c­cio­ná­n­do­lo desde el di­re­c­to­rio co­rre­s­po­n­die­n­te. Aquí tienes la po­si­bi­li­dad de buscar el archivo con “Examinar”. Al mismo tiempo, en este paso indicas si quieres importar elementos du­pli­ca­dos.

Vuelve a hacer clic en “Siguiente” para finalizar este paso.

5. En el último paso, tienes la po­si­bi­li­dad de importar solo de­te­r­mi­na­das partes de un di­re­c­to­rio, es decir, su­b­ca­r­pe­tas concretas de un archivo PST de Outlook. Esto se hace de­s­ple­ga­n­do la carpeta principal del archivo de datos de Outlook, como se puede ver en la siguiente imagen. Haz clic en “Finalizar” para concluir la im­po­r­ta­ción de los datos.