E-re­crui­ti­ng: re­clu­ta­mie­n­to basado en software

El objetivo del re­clu­ta­mie­n­to online es conseguir que la selección de personal sea más sencilla para todos los actores im­pli­ca­dos. Gracias al re­clu­ta­mie­n­to en línea, el proceso resulta más sencillo tanto para la empresa como para los ca­n­di­da­tos; desde el momento en que se publica la oferta de trabajo, pasando por el proceso de selección hasta que se cubre la vacante. Con la ayuda digital se busca si­m­pli­fi­car, dinamizar y agilizar procesos complejos. Para ello, se pueden aplicar distintos tipos de e-re­crui­ti­ng.

Prá­c­ti­ca­me­n­te todas las empresas buscan nuevos talentos de vez en cuando. En el mejor de los casos, reciben numerosas so­li­ci­tu­des de distintas clases. Ante eso, solo queda mantener una visión de conjunto y responder de forma apropiada. El re­clu­ta­mie­n­to en línea es la solución: un sistema claro con el que afrontar la or­ga­ni­za­ción de las so­li­ci­tu­des. No es algo que deba tomarse a la ligera, pues una gestión de­fi­cie­n­te puede causar dos problemas a tu empresa:

1. Es posible que al final te quedes sin los mejores ca­n­di­da­tos: si pierdes de vista la visión de conjunto o reac­cio­nas demasiado despacio, puede que el gran talento vuele y se ponga a trabajar para la co­m­pe­te­n­cia.
2. La imagen pro­fe­sio­nal se va al traste: si no te comportas tal y como se espera de una empresa pro­fe­sio­nal, perderás tu buena repu­tación. Los ca­n­di­da­tos a veces están mejor co­ne­c­ta­dos entre ellos de lo que parece y las críticas sobre el proceso de selección pueden ex­pa­n­di­r­se rá­pi­da­me­n­te por todo el sector.

Pero si llevas a cabo un buen re­clu­ta­mie­n­to online, podrás be­ne­fi­ciar­te de im­po­r­ta­n­tes ventajas:

1. Ahorro en tiempo y en costes
2. Pro­te­c­ción de datos ga­ra­n­ti­za­da
3. Refuerzo de la imagen de marca de la empresa

Un buen re­clu­ta­mie­n­to online recorre todos los pasos del proceso y se entiende como un concepto global. Planéalo de forma que cada etapa acabe di­re­c­ta­me­n­te en la siguiente y se cree un sistema eficaz.

En el primer paso tendrás que redactar una oferta de trabajo atractiva. Sin embargo, en el proceso de re­clu­ta­mie­n­to en línea no solo es im­po­r­ta­n­te tener un texto atractivo y adecuado, sino también escoger el momento perfecto. No publiques la oferta hasta que tú y tu empresa estéis pre­pa­ra­dos para llevar a cabo el proceso de selección completo. Ten en cuenta también la cartera de pedidos, los días festivos y los periodos de va­ca­cio­nes. Antes de pu­bli­car­lo, debes re­fle­xio­nar sobre los canales en los que quieres que se difunda tu oferta de trabajo.

Es posible que, en cuanto publiques la co­n­vo­ca­to­ria, empiecen a llegar las primeras so­li­ci­tu­des a la empresa. Es im­po­r­ta­n­te mantener un sistema claro que garantice que no se pierda ninguna solicitud. Ten en cuenta que, a veces, las so­li­ci­tu­des llegan por distintas vías: por escrito, bien sea por correo ordinario o ele­c­tró­ni­co o, incluso, en algunas ocasiones, ve­r­ba­l­me­n­te, según las normas y la es­tru­c­tu­ra co­r­po­ra­ti­va. Asimismo, recuerda enviar una co­n­fi­r­ma­ción de recepción a los in­te­re­sa­dos, de forma que se abra un canal de co­mu­ni­ca­ción desde el principio.

Si ya has recibido todas las ca­n­di­da­tu­ras y el plazo de solicitud ha terminado, puedes empezar a cla­si­fi­car las cartas de pre­se­n­ta­ción y los cu­rrícu­los. La selección suele rea­li­zar­se en varios pasos y un vistazo a las cue­s­tio­nes formales te dará una primera impresión sobre quién resulta in­te­re­sa­n­te y a quién se puede rechazar en este punto. Escoge a los ca­n­di­da­tos a los que quieras en­tre­vi­s­tar teniendo en cuenta el perfil de re­qui­si­tos. Fi­na­l­me­n­te, después de las en­tre­vi­s­tas y si nada se tuerce, habrás en­co­n­tra­do a una o varias personas aptas para el puesto.

Tras la cla­si­fi­ca­ción, debes ponerte en contacto con todos los in­te­re­sa­dos. Por lo general, los ca­n­di­da­tos se dividen en tres ca­te­go­rías:

• los que no encajan en absoluto
• los que parecen in­te­re­sa­n­tes, pero no encajan en el puesto
• los que sí encajan

El último grupo es al que se invita al último paso del proceso de selección (la en­tre­vi­s­ta) o, en última instancia, se le confirma que es el elegido para el nuevo trabajo. Sin embargo, el primer grupo también tiene que recibir obli­ga­to­ria­me­n­te una respuesta negativa. No cometas el error de, si­m­ple­me­n­te, no informar a los ca­n­di­da­tos que hayas rechazado. Esto te dará mala imagen como empleador, aunque también bastante trabajo adicional, ya que buena parte de los in­te­re­sa­dos te enviarán consultas.

Por último, el grupo in­te­r­me­dio, integrado por personas con perfiles y cu­rrícu­los in­te­re­sa­n­tes, aunque no se ajusten al puesto, querrás tenerlos a la vista y en cuenta para ofertas po­s­te­rio­res. Explica esta situación a los ca­n­di­da­tos y pídeles su co­n­fo­r­mi­dad para añadir sus so­li­ci­tu­des a tu base de datos de talentos.

El re­clu­ta­mie­n­to online puede ser muy complejo. El peligro de perder la visión de conjunto es muy grande. Por lo tanto, tiene sentido completar y proteger el proceso o, al menos, parte del proceso de forma in­fo­r­ma­ti­za­da. Al mismo tiempo, un buen re­crui­t­me­nt software debe ser útil para ambas partes del proceso: ca­n­di­da­tos y empresas. Los be­ne­fi­cios del re­clu­ta­mie­n­to en línea empiezan, sobre todo, en el propio proceso de co­n­tra­ta­ción; es decir, en la oferta, la marca del empleador y la gestión del talento. Por eso, el objetivo principal del e-re­crui­ti­ng es contratar a los mejores talentos para la empresa. El trabajo ad­mi­ni­s­tra­ti­vo en sí no se ignora por completo, aunque asume un papel se­cu­n­da­rio.

Lo normal es que las acciones de e-re­crui­ti­ng se ma­te­ria­li­cen en forma de ofertas de trabajo. Aunque todavía haya empresas que también o úni­ca­me­n­te busquen talento en los canales tra­di­cio­na­les (pe­rió­di­cos, revistas o carteles), la mayor parte de las ofertas de trabajo se en­cue­n­tran en Internet. Se pueden utilizar distintos canales. Entre los re­s­po­n­sa­bles de recursos humanos son muy populares las bolsas de trabajo en línea. En ellas, cualquier empresa puede publicar sus ofertas de trabajo. Los de­ma­n­da­n­tes de empleo tendrán la po­si­bi­li­dad de encontrar ofertas adecuadas para ellos gracias a los bu­s­ca­do­res y los me­ca­ni­s­mos de cla­si­fi­ca­ción.

Mientras que algunas pla­ta­fo­r­mas solo aportan una nota que incluye la in­fo­r­ma­ción de contacto de la persona re­s­po­n­sa­ble, otras ofrecen la po­si­bi­li­dad de in­s­cri­bi­r­se di­re­c­ta­me­n­te en el portal. Por lo general, esto no supone ningún gasto para los ca­n­di­da­tos, pero las empresas sí que suelen tener que pagar ciertas tarifas por la oferta. Algunas bolsas de trabajo online están abiertas para cualquier tipo de empresa y otras trabajan con sectores es­pe­cí­fi­cos.

Además de las pla­ta­fo­r­mas de trabajo en Internet, las redes sociales se utilizan, cada vez más a menudo, como he­rra­mie­n­ta para buscar talento. Mediante el re­clu­ta­mie­n­to por redes sociales o Social Media Re­crui­ti­ng puedes ponerte en contacto con personas que no figuran en las bolsas de trabajo de Internet porque, a lo mejor, no se habían planteado cambiar de empleo. En un principio, las empresas se centran en las redes sociales con fines pro­fe­sio­na­les como XING o LinkedIn, pero en Facebook y Twitter también se pueden encontrar tra­ba­ja­do­res. La elección del canal dependerá en gran medida del sector y del campo pro­fe­sio­nal que se ofrezca.

El re­clu­ta­mie­n­to en redes sociales también sirve a un segundo campo del de­pa­r­ta­me­n­to de Recursos Humanos: la mejora de la imagen. Las redes sociales no solo sirven para realizar campañas de marketing orie­n­ta­das a los co­n­su­mi­do­res; el empleador también puede cuidar de su imagen con una es­tra­te­gia en las redes sociales. Esto hace que la propia empresa resulte más atractiva para posibles nuevos tra­ba­ja­do­res.

El uso de Internet cada vez se está de­s­pla­za­n­do más a tablets y sma­r­t­pho­nes y, con ello también, la búsqueda de empleo. La selección de personal online está ganando una re­le­va­n­cia cada vez mayor. Hay que empezar por optimizar los sitios web exi­s­te­n­tes, al uso de teléfonos móviles y fi­na­l­me­n­te se deberían de­sa­rro­llar apli­ca­cio­nes es­pe­cí­fi­cas de la empresa mediante las que ésta pueda de­sa­rro­llar una co­mu­ni­ca­ción integral con los ca­n­di­da­tos. La ventaja (para ambas partes) es el resultado de que siempre llevemos el teléfono encima y podamos reac­cio­nar enseguida. En caso de que la apli­ca­ción co­rre­s­po­n­die­n­te ofrezca servicios de no­ti­fi­ca­cio­nes además de pla­ta­fo­r­mas de empleo y redes sociales, se informará a los in­te­re­sa­dos de las novedades, aunque no estén bu­s­cá­n­do­las.

El líder in­di­s­cu­ti­ble de la oferta de trabajo sigue siendo la propia página web de la empresa. En especial las grandes empresas in­tro­du­cen en su página de inicio una categoría en la que es­pe­ci­fi­can cómo trabajar con ellos. Esto puede llegar hasta el punto de que la empresa cree su propia pla­ta­fo­r­ma en línea, a través de la cual se pueda llevar a cabo el proceso completo de re­clu­ta­mie­n­to en línea. Otras empresas no han co­n­fi­gu­ra­do un sistema tan extenso como este, sino que trabajan con un software de re­clu­ta­mie­n­to.

Un software de re­clu­ta­mie­n­to facilita al de­pa­r­ta­me­n­to de Recursos Humanos la or­ga­ni­za­ción de todo el proceso de manera más sensata y eficiente. Además, también debería mejorar la ex­pe­rie­n­cia de los in­te­re­sa­dos (conocida en inglés como candidate ex­pe­rie­n­ce) durante la fase de solicitud. En el mejor de los casos, un software de este tipo refleja cada paso del re­clu­ta­mie­n­to online: desde la pu­bli­ca­ción de la oferta de trabajo hasta la creación del ex­pe­die­n­te personal, que el software de re­clu­ta­mie­n­to se encarga de conectar con otros sistemas del de­pa­r­ta­me­n­to de personal.

Pre­ci­sa­me­n­te, la pu­bli­ca­ción y gestión de ofertas de trabajo puede ser laboriosa, sobre todo si el anuncio se publica en varios canales para conseguir la máxima re­pe­r­cu­sión. Un buen re­crui­t­me­nt software se encarga de ese trabajo: el software se utiliza para crear la oferta de trabajo. Después se publica en pocos clics en los distintos portales de trabajo, la propia página de inicio, el apartado es­pe­cí­fi­co para trabajar con la empresa o a través de correo ele­c­tró­ni­co. En el mejor de los casos, a las personas que lo visitan se les redirige a un fo­r­mu­la­rio de solicitud. En este, los in­te­re­sa­dos pueden in­tro­du­cir sus datos, subir do­cu­me­n­tos y, en algunas ocasiones, vincular su perfil de solicitud en otras pla­ta­fo­r­mas como LinkedIn.

Algunos softwares son capaces, incluso, de analizar los cu­rrícu­los. Cada candidato tiene su propio currículo con un diseño pe­r­so­na­li­za­do que, por lo general, guarda en formato PDF. Sin embargo, para que la persona re­s­po­n­sa­ble en el de­pa­r­ta­me­n­to de personal pueda trabajar de la manera más eficiente posible, lo mejor es es­pe­ci­fi­car un formato estándar en el fo­r­mu­la­rio. Sin embargo, esto supone un trabajo adicional para los ca­n­di­da­tos, pues deberán volver a in­tro­du­cir me­ticu­losa­me­n­te todos los datos de su currículo en el fo­r­mu­la­rio. El análisis de cu­rrícu­los si­m­pli­fi­ca esta tarea: el software se encarga de tomar de forma autónoma la in­fo­r­ma­ción necesaria del documento y de in­tro­du­ci­r­la en los campos correctos. El candidato solo tendrá que comprobar si se ha cometido algún error.

La ventaja que resulta de un re­crui­t­me­nt software es que al final todas las so­li­ci­tu­des se cla­si­fi­can en una base de datos y estos no tienen que recogerse ma­nua­l­me­n­te de un solo lugar. Además, se trata de un fo­r­mu­la­rio estándar: todos los ca­n­di­da­tos utilizan el mismo formato. Así resulta mucho más sencillo encontrar lo que se busca. Dado que la in­fo­r­ma­ción de contacto también forma parte del sistema, desde el software se pueden enviar in­vi­ta­cio­nes, así como re­s­pue­s­tas afi­r­ma­ti­vas o negativas.

Además, como todos los pasos están pro­te­gi­dos de forma in­fo­r­má­ti­ca, se puede incluso hacer una primera selección basándose en al­go­ri­t­mos. El propio software será el encargado de evaluar las so­li­ci­tu­des según el perfil de re­qui­si­tos pree­s­ta­ble­ci­do. Desde luego, esto no reemplaza to­ta­l­me­n­te la selección personal de los ca­n­di­da­tos y los re­s­po­n­sa­bles de recursos humanos tendrán que de­te­r­mi­nar qué grado de confianza depositan en el algoritmo. En todo caso, los cálculos que realiza el software en la pre­se­le­c­ción no hacen daño a nadie.

Si se decide por un candidato, gran cantidad de la in­fo­r­ma­ción del mismo ya estará di­gi­ta­li­za­da y se podrá tra­n­s­fe­rir sin demasiado esfuerzo al contrato de trabajo y al ex­pe­die­n­te personal. Asimismo, se puede registrar en la base de datos de talentos a los ca­n­di­da­tos re­cha­za­dos pero in­te­re­sa­n­tes, y contactar con ellos en cuanto quede una vacante que se adecúe a su perfil. Muy im­po­r­ta­n­te: ¡no hay que olvidarse de la pro­te­c­ción de datos! Por un lado, hay que pedir a los ca­n­di­da­tos su co­n­fo­r­mi­dad antes de guardar sus datos pe­r­so­na­les a largo plazo. Por otro lado, es necesario ase­gu­rar­se de que ningún tercero tenga acceso a dichos datos.

Una última ventaja derivada de este completo sistema: dado que todos los pasos se realizan a través de un único sistema, se puede analizar el proceso en su totalidad. Un buen re­crui­t­me­nt software puede ayudarnos a medir el éxito de la oferta de trabajo. ¿Cuántas personas han visto la oferta de trabajo y cuántas de ellas han decidido solicitar el puesto? Una eva­lua­ción de los re­su­l­ta­dos puede pro­po­r­cio­nar in­fo­r­ma­ción valiosa para la ela­bo­ra­ción de ofertas.

Si te decides a utilizar un software de e-re­crui­ti­ng, tienes varias ofertas a tu di­s­po­si­ción: puedes escoger entre un producto terminado que se puede aplicar en distintos sectores o trabajar con un fa­bri­ca­n­te y crear un software adaptado a tus ne­ce­si­da­des. La segunda opción sería demasiado costosa en la mayoría de los casos, por lo que esa variante quedaría más bien reservada para grandes empresas. Además, deberías tener ex­pe­rie­n­cia con e-re­crui­ti­ng para poder describir de manera exhau­s­ti­va tus propios re­qui­si­tos.

No cabe la menor duda de que el uso de e-re­crui­ti­ng está en alza. La mayoría de las empresas aplican las distintas medidas de manera más o menos co­n­se­cue­n­te. Según los re­su­l­ta­dos de un estudio de íncipy sobre la “Tra­n­s­fo­r­ma­ción digital en RRHH” más del 75 % de las empresas sometidas a encuesta, han iniciado un proceso de tra­n­s­fo­r­ma­ción digital o se en­cue­n­tran ya en fase avanzada de di­gi­ta­li­za­ción. En este sentido, destacan el uso de las redes sociales en los procesos de re­clu­ta­mie­n­to y la di­gi­ta­li­za­ción de dichos procesos.

Un método re­la­ti­va­me­n­te poco usado en el contexto del e-re­crui­ti­ng son los chatbots (bots de charla): la po­si­bi­li­dad de que los ca­n­di­da­tos tengan una co­mu­ni­ca­ción directa (aunque esta sea to­ta­l­me­n­te virtual y esté basada en in­te­li­ge­n­cia ar­ti­fi­cial) con las empresas podría co­n­ve­r­ti­r­se en una tendencia im­po­r­ta­n­te en el futuro. El 50 por ciento de los ca­n­di­da­tos usarían una oferta de este tipo y co­n­se­gui­rían in­fo­r­ma­ción sobre la solicitud gracias a los chatbots. Ac­tua­l­me­n­te, apenas el 2,8 % de las 1000 empresas más im­po­r­ta­n­tes sa­ti­s­fa­cen esta necesidad.

Algunos programas como, por ejemplo, pymetrics, muestran además lo que el futuro del e-re­crui­ti­ng nos tiene preparado: un uso de la in­te­li­ge­n­cia ar­ti­fi­cial más habitual y la in­te­gra­ción de la eva­lua­ción basada en software. El software no solo asume la parte or­ga­ni­za­ti­va del re­clu­ta­mie­n­to online, sino que también in­te­r­vie­ne en gran medida en el proceso de eva­lua­ción. El candidato pasa por un test y el programa de ordenador decide a partir de este, si la persona es apta para el puesto ofertado o no. No podrá tener la última palabra, pues se sabe que los al­go­ri­t­mos ma­te­má­ti­cos son capaces de tener pre­jui­cios y apli­car­los. Sin embargo, los fa­bri­ca­n­tes afirman que estos factores tienen menor re­le­va­n­cia que en las personas y que a los al­go­ri­t­mos se les puede entrenar para que lleven a cabo una eva­lua­ción más neutral.

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