Apps para co­n­ta­bi­li­dad: las mejores so­lu­cio­nes para pymes

Llevar co­rre­c­ta­me­n­te la co­n­ta­bi­li­dad beneficia a las pymes y a los autónomos por dos motivos: por un lado, para cumplir con las obli­ga­cio­nes tri­bu­ta­rias basándose en in­fo­r­ma­ción veraz; por el otro, porque conocer el estado de las cuentas facilita la pla­ni­fi­ca­ción fi­na­n­cie­ra de la empresa a largo plazo. Pero la co­n­ta­bi­li­dad requiere de­di­ca­ción, sobre todo, si el pre­su­pue­s­to no permite contratar a un contable que se encargue de ella. En estos casos, la tendencia se inclina por utilizar programas de co­n­ta­bi­li­dad y gestión, entre los cuales son las so­lu­cio­nes basadas en la nube las que están de­mo­s­tra­n­do una pa­r­ti­cu­lar efi­cie­n­cia, puesto que no solo pueden emplearse en el navegador en un ordenador doméstico, sino también en di­s­po­si­ti­vos móviles con su re­s­pe­c­ti­va app móvil.

¿Cuáles son las ventajas de llevar la co­n­ta­bi­li­dad por app? ¿Cuáles son las apps de co­n­ta­bi­li­dad que van a ayudarte de verdad a gestionar tus cuentas?

La fa­c­tu­ra­ción digital y el envío te­le­má­ti­co de do­cu­me­n­tos al organismo re­cau­da­dor ya es una realidad desde hace unos años, de modo que puede decirse casi con total seguridad que, para la gran mayoría de em­pre­sa­rios, llevar la co­n­ta­bi­li­dad de forma ele­c­tró­ni­ca poco tiene de exótico. Los programas de co­n­ta­bi­li­dad y gestión de empresas o ERP son ex­ce­le­n­tes he­rra­mie­n­tas que facilitan no solo extender y almacenar facturas, sino también gestionar in­ve­n­ta­rios o enviar de­cla­ra­cio­nes de impuestos di­re­c­ta­me­n­te a la hacienda estatal.

Un papel central en el paisaje del software para empresas lo ocupan las apps de co­n­ta­bi­li­dad para iOS y Android, ya que permiten la llevanza de la co­n­ta­bi­li­dad desde cualquier di­s­po­si­ti­vo móvil. Estas apli­ca­cio­nes se di­s­ti­n­guen en pa­r­ti­cu­lar porque se ajustan a la pe­r­fe­c­ción a las distintas pantallas y a los modos de uso de los di­fe­re­n­tes teléfonos y tablets. Al almacenar los datos en los se­r­vi­do­res del proveedor, el uso de estas apli­ca­cio­nes no re­pre­se­n­ta un gran reto para las limitadas ca­pa­ci­da­des de memoria de los di­s­po­si­ti­vos móviles. Y, como en cualquier servicio basado en la nube, permiten el trabajo en equipo y de­s­vi­n­cu­la­do geo­grá­fi­ca­me­n­te.

Las apli­ca­cio­nes para la co­n­ta­bi­li­dad móvil tienen la tarea de facilitar todo lo posible las numerosas obli­ga­cio­nes ru­ti­na­rias de los autónomos y em­pre­sa­rios y resolver los desafíos que ocasionan para el usuario. Así, tan pronto como se ha co­n­fi­gu­ra­do el diseño y se han in­tro­du­ci­do los datos de los clientes, ya puedes crear una factura en pocos minutos sin ninguna di­fi­cu­l­tad ni errores. La mayoría de las apps de co­n­ta­bi­li­dad in­co­r­po­ran incluso una función que permite enviarlas por correo ele­c­tró­ni­co sin abrir el programa de correo o por correo postal sin tener que ir a la filial gracias a in­te­r­fa­ces digitales.

En una app móvil para co­n­ta­bi­li­dad, también se si­m­pli­fi­ca la gestión de los pedidos, ya que suele tener acceso a la base de datos de artículos, lo que no solo facilita expedir facturas, sino también generar y enviar co­n­fi­r­ma­cio­nes de pedido, albaranes de entrega y re­co­r­da­to­rios de pago.

Otras ventajas que definen a las apps para la co­n­ta­bi­li­dad son:

• Se­g­me­n­ta­ción de pro­vee­do­res y clientes con funciones de búsqueda y filtrado in­te­gra­das.
• Di­gi­ta­li­za­ción ce­r­ti­fi­ca­da de co­m­pro­ba­n­tes y recibos.
• In­te­gra­ción de sistemas de tienda ele­c­tró­ni­ca y pago.
• Vista central sobre todos los ingresos y egresos.
• Envío te­le­má­ti­co al organismo re­cau­da­dor con firma ele­c­tró­ni­ca.
• Co­n­ci­lia­ción bancaria.

Las apli­ca­cio­nes de co­n­ta­bi­li­dad suelen pro­gra­mar­se en co­m­bi­na­ción con una apli­ca­ción web que suele funcionar como la versión principal del programa. En algunos casos, in­co­r­po­ran una versión de es­cri­to­rio que, instalada en el ordenador, re­pre­se­n­ta el polo opuesto de la apli­ca­ción móvil. La mayor di­fe­re­n­cia entre una y otra radica en la interfaz de usuario, puesto que en un terminal móvil se ha de ajustar a las pa­r­ti­cu­la­ri­da­des técnicas de cada medio, como el tamaño de la pantalla, la forma de empleo (por teclado o pantalla táctil) o la capacidad de sistema. No­r­ma­l­me­n­te, se obtiene acceso a todas las versiones del programa a través de una cuenta de usuario central, lo que permite emplear el software en cualquier di­s­po­si­ti­vo (tablet o teléfono in­te­li­ge­n­te en el caso de una app móvil).

La co­n­ta­bi­li­dad móvil es para muchos autónomos la solución perfecta para en­fre­n­tar­se a las exi­ge­n­cias del comercio en nuestros días, puesto que las apli­ca­cio­nes para te­r­mi­na­les móviles son la respuesta a la creciente di­gi­ta­li­za­ción y a la tendencia hacia la oficina sin papeles em­pa­re­n­ta­da con ella, que no solo le ha declarado la guerra al papel, sino que, además, mejora el flujo de trabajo de forma sensible.

Aun con numerosos puntos en común, las apli­ca­cio­nes de co­n­ta­bi­li­dad se di­fe­re­n­cian en algunos aspectos, como son la gama de funciones o los costes, que di­fi­cu­l­tan la elección de la mejor apli­ca­ción en cada caso. Echa un vistazo a este sumario de los datos más im­po­r­ta­n­tes sobre las apli­ca­cio­nes más in­te­re­sa­n­tes del mercado actual que hemos elaborado para ti.

La empresa española Anfix Software S.L., con sedes en Va­lla­do­lid y Madrid, nace en 2010 con la visión de ofrecer so­lu­cio­nes a los problemas nuevos a los que comenzaba a en­fre­n­tar­se la empresa y la pyme española, po­si­cio­ná­n­do­se, no solo como la mayor fuerza en de­sa­rro­llo de so­lu­cio­nes de gestión en la nube, sino también como la mejor al­te­r­na­ti­va a las so­lu­cio­nes más veteranas. Con su software anfix, la empresa entrega la única solución integral de fa­c­tu­ra­ción y co­n­ta­bi­li­dad ho­mo­lo­ga­da por las cinco agencias tri­bu­ta­rias españolas. El software de gestión en la nube anfix no solo di­gi­ta­li­za tiques y facturas gracias a la te­c­no­lo­gía Cle­ve­r­S­can®, sino que es co­m­pa­ti­ble con el Su­mi­ni­s­tro Inmediato de In­fo­r­ma­ción (SII) de la AEAT, rellena au­to­má­ti­ca­me­n­te los fo­r­mu­la­rios de impuestos (IVA, IRPF, so­cie­da­des) y los envía a Hacienda y domicilia tus cuentas bancarias, además de gestionar los libros contables, elaborar las cuentas anuales y los estados fi­na­n­cie­ros y au­to­ma­ti­zar los asientos contables, siempre en base a una normativa ac­tua­li­za­da. En de­fi­ni­ti­va, un paquete sin carencias que ofrece incluso una variante para despachos de asesoría.

La app de co­n­ta­bi­li­dad de Anfix también se lleva puesta, puesto que, junto a las comunes versiones para sistemas iOS (9.0+) y Android (4.4+), también ha de­sa­rro­lla­do una para Apple Watch (2.1+), con el fin de hacer la vida del autónomo aún más sencilla. Escanea tus tiques y recibos con tu móvil, recibe las no­ti­fi­ca­cio­nes 060 di­re­c­ta­me­n­te en tu muñeca y conecta con tu despacho contable de forma continua para tener tu negocio siempre al día y poder dedicarte a tu oficio casi por completo. Las apps para llevar tu co­n­ta­bi­li­dad móvil son gratuitas si antes has co­n­tra­ta­do uno de los tres planes de su­s­cri­p­ción anual para empresas: “Freelance” (7,50 euros al mes), “Pro­fe­sio­nal” (15,80 euros al mes) o “Em­pre­sa­rial” (40,90 euros al mes). Todos pueden probarse durante 15 días de forma gratuita.

La empresa ofrece tres planes de su­s­cri­p­ción mensual ajustada a distintos perfiles. El plan “Básico” es gratuito y se limita a 50 registros contables, 10 clientes y 10 pro­vee­do­res, por lo que es ideal para pro­fe­sio­na­les autónomos que empiezan o tienen poco volumen de negocio. Los dos si­guie­n­tes planes, “Pro­fe­sio­nal” (7,95 euros/mes) y “Ultimate” (11,95 euros/mes) se dirigen a empresas con ciertas exi­ge­n­cias y su di­fe­re­n­cia de precio guarda relación con el volumen de las ope­ra­cio­nes y de las fu­n­cio­na­li­da­des que incluye. El plan “Ultimate” es el pack más completo, con 1 GB de espacio en la nube y sin li­mi­ta­cio­nes en los registros, productos, clientes y pro­vee­do­res.

Co­n­tra­ta­n­do uno de los tres planes, la app móvil de CRM y co­n­ta­bi­li­dad puede de­s­ca­r­gar­se de forma gratuita en sus re­s­pe­c­ti­vas tiendas (Android, 4.0.3+; iOs, 10.0+). Con ella, puede ge­s­tio­nar­se el negocio desde cualquier lugar, con todas las funciones de la app web en la palma de la mano: di­gi­ta­li­zar los tiques, enviar facturas pe­r­so­na­li­za­das a los clientes y co­n­ta­c­tar­los, di­gi­ta­li­zar y ce­r­ti­fi­car facturas para enviarlas a la Agencia Tri­bu­ta­ria o echar un vistazo a las facturas pe­n­die­n­tes de pagar, esta es una de las apli­ca­cio­nes más completas para llevar el control del negocio en di­s­po­si­ti­vos móviles.

La app de co­n­ta­bi­li­dad de Debitoor permite expedir facturas do­n­de­quie­ra y cua­n­do­quie­ra y enviarlas por correo ele­c­tró­ni­co o incluso por me­n­sa­je­ría in­s­ta­n­tá­nea (WhatsApp). Cuando el cliente abre la factura, la apli­ca­ción te envía una no­ti­fi­ca­ción. También puedes registrar con ella tus gastos. Para ello solo tienes que fo­to­gra­fiar el recibo con la cámara del terminal y ad­ju­n­tar­la como archivo de imagen. Con todo, ten en cuenta que solo en la variante Premium “L” el número de facturas y asientos de gastos es ilimitado; en el resto, existe un límite anual de 100, 400 u 800. La variante del programa también determina si puedes crear y enviar pre­su­pue­s­tos, albaranes de entrega y balances, así como rellenar las de­cla­ra­cio­nes tri­me­s­tra­les de IVA.

Con todos los modelos de pago de sevDesk pueden crearse y enviarse facturas, pre­su­pue­s­tos o avisos de pago sin ninguna di­fi­cu­l­tad, puesto que antes has creado perfiles de clientes que puedes asignar después a cada nuevo documento. Todos los modelos permiten que tu gestor acceda a tus datos, y podrás ex­po­r­tar­los por DATEV. Con el paquete “Co­n­ta­bi­li­dad” también podrás generar albaranes, gestionar libros de caja y di­gi­ta­li­zar co­m­pro­ba­n­tes (en di­s­po­si­ti­vos Android ne­ce­si­ta­rás la app sevScan), aunque debes tener en cuenta que este software de di­gi­ta­li­za­ción no está ho­mo­lo­ga­do por la Agencia Tri­bu­ta­ria, lo que significa que no podrás enviarlos sin antes utilizar otro software de di­gi­ta­li­za­ción ce­r­ti­fi­ca­da.

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