Si una factura no se emite con fines de pago, sino como documento in­fo­r­ma­ti­vo por razones aduaneras o como principio de acuerdo de co­m­pra­ve­n­ta, se denomina factura proforma. Estos do­cu­me­n­tos se en­cue­n­tran, sobre todo, en el ámbito de las re­la­cio­nes co­me­r­cia­les in­te­r­na­cio­na­les, pero también se utilizan con fre­cue­n­cia por parte de PYMES y autónomos. Hemos resumido, a co­n­ti­nua­ción, cuándo se utilizan las facturas proforma y para qué sirven.

¿Qué es una factura proforma?

La factura proforma (en inglés, pro forma invoice) es una factura que no solicita el pago al de­s­ti­na­ta­rio. En su lugar, el documento se crea pro forma (en aras de la forma) para cumplir los re­qui­si­tos legales, al exportar me­r­ca­n­cías a países no pe­r­te­ne­cie­n­tes a la UE, también de­no­mi­na­dos terceros países (por ejemplo, China, Japón o Suiza).

También se suele emitir con fre­cue­n­cia en el comercio interior por parte del proveedor de un servicio o producto para que el potencial comprador disponga de toda la in­fo­r­ma­ción que necesita antes de cerrar un acuerdo de co­m­pra­ve­n­ta, es decir, se trata de un principio de acuerdo. Es un documento meramente in­fo­r­ma­ti­vo por lo que carece de validez fiscal o contable.

De­fi­ni­ción

La factura proforma según su de­fi­ni­ción, es una factura ex­clu­si­va­me­n­te in­fo­r­ma­ti­va que se utiliza con fre­cue­n­cia en el comercio exterior. En pa­r­ti­cu­lar, la factura proforma tiene por objeto obtener licencias de im­po­r­ta­ción, in­fo­r­ma­n­do a las au­to­ri­da­des aduaneras sobre el tipo, alcance y valor de las me­r­ca­n­cías de im­po­r­ta­ción y ex­po­r­ta­ción. La solicitud de pago al de­s­ti­na­ta­rio no está asociada a la factura proforma.

Funciones de la factura proforma

La factura proforma es muy común en el comercio in­te­r­na­cio­nal, ya que las tra­n­sac­cio­nes co­me­r­cia­les con terceros países están sujetas a la obli­ga­ción de de­cla­ra­ción. Esto quiere decir que, si exportas me­r­ca­n­cías a un tercer país, debes declarar su valor en aduana. Esta obli­ga­ción también se aplica si la mercancía se exporta de forma gratuita para el de­s­ti­na­ta­rio, por ejemplo, en el caso de envíos de muestras co­me­r­cia­les, regalos, do­na­cio­nes o una entrega de su­s­ti­tu­ción de producto como parte de la garantía o como un gesto de buena voluntad.

En tales casos, se emite una factura proforma en lugar de una factura comercial a efectos aduaneros. Esto sólo declara el valor de las me­r­ca­n­cías ex­po­r­ta­das y, por lo tanto, tiene una función puramente in­fo­r­ma­ti­va. Carece de validez legal o fiscal.

Además, la factura proforma se utiliza, con fre­cue­n­cia, por PYMES y autónomos como copia an­ti­ci­pa­da de una factura comercial. Puede de­s­cri­bi­r­se como una especie de pre­su­pue­s­to detallado y en ella se recoge todo lo que se es­cri­bi­ría en una factura normal pero su validez es meramente in­fo­r­ma­ti­va. Se suele usar porque una factura tra­di­cio­nal no puede mo­di­fi­car­se después de haber sido enviada. En este sentido, se utiliza la factura proforma como un borrador de lo que será la factura de­fi­ni­ti­va, dando la opo­r­tu­ni­dad de que el cliente modifique datos erróneos o que in­tro­du­z­ca aquellos de los que no se disponen en el momento de emisión de la factura proforma.

Las facturas proforma también se utilizan para la apertura de créditos do­cu­me­n­ta­rios.

Nota

En lo que respecta a la factura proforma para la apertura de créditos do­cu­me­n­ta­rios hay que atender a lo previsto en la norma UCP 600 de la Cámara de Comercio. En este sentido, los bancos aceptarán la factura proforma con in­de­pe­n­de­n­cia de la forma que esta tenga ya que no hay re­qui­si­tos pree­s­ta­ble­ci­dos, siempre y cuando, cumpla con su función y sea conforme a lo previsto en el artículo 14.d.

Es­tru­c­tu­ra y contenido de una factura proforma

El contenido y la es­tru­c­tu­ra de una factura proforma son ese­n­cia­l­me­n­te los mismos que en la factura comercial, pero debe ide­n­ti­fi­car­se ex­plí­ci­ta­me­n­te en el en­ca­be­za­do del documento como una factura proforma. También puedes incluir en el mismo en­ca­be­za­do, la fecha de emisión de la factura proforma para que quede co­n­s­ta­n­cia del momento en que se llevó a cabo un pacto entre las dos partes. Te re­co­me­n­da­mos que en la línea de asunto del correo escribas factura proforma o pro forma invoce.

El contenido de la factura proforma es muy similar al de la factura comercial. En todo caso debe incluir los si­guie­n­tes datos:

  • El nombre, la dirección y el número de ide­n­ti­fi­ca­ción fiscal (número de IVA co­mu­ni­ta­rio para ventas en la UE) del expedidor (ex­po­r­ta­dor)
  • El nombre, la dirección y el número de ide­n­ti­fi­ca­ción fiscal (número de IVA co­mu­ni­ta­rio para ventas en la UE) del comprador
  • Fecha de emisión de la factura
  • De­s­cri­p­ción de la mercancía y la cantidad de unidades que se vende
  • Precio por unidad, precio total en el INCOTERM y divisa cotizados
  • Número de bultos, peso bruto, peso neto y volumen
  • Es­pe­ci­fi­ca­ción detallada y de­s­glo­sa­da de los gastos de tra­n­s­po­r­te y seguro (si son por cuenta del ex­po­r­ta­dor) para calcular el valor es­ta­dí­s­ti­co y el valor comercial.
Nota

A di­fe­re­n­cia de las facturas co­me­r­cia­les, las facturas proforma no están obligadas por ley a incluir in­fo­r­ma­ción obli­ga­to­ria. Sin embargo, puedes seguir las di­re­c­tri­ces para crear facturas co­me­r­cia­les. No obstante, ten en cuenta que no­r­ma­l­me­n­te las facturas proforma no tienen que numerarse, pero si lo hicieras, la nu­me­ra­ción debe ser distinta a la de la factura comercial. No se re­co­mie­n­da sellarlas o firmarlas, salvo en aquellos casos en los que el cliente así lo solicite ex­plí­ci­ta­me­n­te.

Si emites una factura proforma para el comercio in­te­r­na­cio­nal, te re­co­me­n­da­mos que enumeres todos los detalles que se mencionan en la página web del ICEX para informar ade­cua­da­me­n­te al im­po­r­ta­dor y a la autoridad co­m­pe­te­n­te del país im­po­r­ta­dor sobre los detalles de los envíos.

Nota

Cuando las re­la­cio­nes co­me­r­cia­les in­te­r­na­cio­na­les entre dos partes son ha­bi­tua­les la factura proforma viene a sustituir la oferta comercial; el ex­po­r­ta­dor propone el precio y las co­n­di­cio­nes de venta de la operación. Si la oferta es aceptada por el comprador la factura proforma sirve para que el ex­po­r­ta­dor confirme todos los datos de la venta.

Factura proforma vs factura comercial

La factura proforma se distingue de la factura comercial por su nombre y función. En una factura proforma para el de­s­ti­na­ta­rio, se indica cla­ra­me­n­te que la factura se creó sólo por motivos formales y, por lo tanto, no contiene una solicitud de pago. A di­fe­re­n­cia de la factura comercial, no se es­pe­ci­fi­ca un objetivo de pago.

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