Programas ofi­má­ti­cos: todo el software de un vistazo

La vida diaria en la oficina a menudo puede ser es­tre­sa­n­te y de­sa­fia­n­te. Tanto si se trata de la or­ga­ni­za­ción y gestión de las tareas pe­n­die­n­tes, la pla­ni­fi­ca­ción y el cu­m­pli­mie­n­to de citas y plazos o el diseño de la co­mu­ni­ca­ción interna y externa: sin las he­rra­mie­n­tas adecuadas es imposible cumplir con todas las obli­ga­cio­nes y tareas de la oficina. Por suerte, la gama de productos de software ofimático actual es muy diversa, por lo que podrás encontrar los programas adecuados a tus ne­ce­si­da­des. Te mostramos las ca­te­go­rías más im­po­r­ta­n­tes de software de oficina di­s­po­ni­ble y te pre­se­n­ta­mos algunas so­lu­cio­nes es­ta­ble­ci­das en un breve resumen.

Al buscar el software adecuado, las empresas a menudo se enfrentan al problema de que no está tan claro qué programas ofi­má­ti­cos son realmente ne­ce­sa­rios para conseguir una mayor pro­du­c­ti­vi­dad. Es­pe­cia­l­me­n­te para este propósito, las llamadas suites de ofimática ofrecen una colección de apli­ca­cio­nes ele­me­n­ta­les que si­m­pli­fi­can las tareas diarias de la oficina en cualquier industria. No­r­ma­l­me­n­te, estas suites incluyen programas de pro­ce­sa­mie­n­to de texto, hojas de cálculo, he­rra­mie­n­tas de pre­se­n­ta­ción, sistemas de gestión de bases de datos y he­rra­mie­n­tas de co­mu­ni­ca­ción. El clásico e in­di­s­cu­ti­ble líder del mercado es la suite de Microsoft Office, publicada por Microsoft por primera vez 1989, pero para la que ahora también existen buenas al­te­r­na­ti­vas basadas en tarifas y al­te­r­na­ti­vas gratuitas.

El paquete de código abierto Li­breO­f­fi­ce muestra que una suite ofimática no ne­ce­sa­ria­me­n­te tiene que costar dinero. El spin-off de la más conocida y también de código abierto Ope­nO­f­fi­ce, ha sido de­sa­rro­lla­do de forma in­de­pe­n­die­n­te desde 2010, por lo que el equipo incluso ofrece di­fe­re­n­tes versiones para Windows, macOS y Linux. Aunque el software ofimático de Li­breO­f­fi­ce se puede utilizar de forma gratuita, no es de menor calidad que la solución de Microsoft: los programas de Office como el editor de texto Writer o el programa de dibujo Draw son similares a las apli­ca­cio­nes de Microsoft, no solo en términos de fu­n­cio­na­mie­n­to, sino también sus ca­ra­c­te­rí­s­ti­cas. Dado que los programas Li­breO­f­fi­ce también son co­m­pa­ti­bles con muchos formatos de Microsoft, como.docx o .xlsx, la co­la­bo­ra­ción con usuarios que utilicen la suite de Microsoft también es posible sin ningún problema.

Desde 2016, el gigante de los motores de búsqueda Google también ofrece un paquete de ofimática: la llamada Google Workspace difiere de las so­lu­cio­nes an­te­rio­res en que se basa ex­clu­si­va­me­n­te en la nube. Las distintas he­rra­mie­n­tas para la edición conjunta de do­cu­me­n­tos y la pro­gra­ma­ción de tareas y citas no están in­s­ta­la­das en el PC o di­s­po­si­ti­vo móvil, sino que pueden iniciarse y uti­li­zar­se fá­ci­l­me­n­te desde el navegador. Además, solo necesitas conexión a Internet para si­n­cro­ni­zar los datos o tu estado actual de trabajo, ya que la mayoría de los programas de ofimática incluidos en Google Workspace también tienen un modo offline. Al igual que con Microsoft Office, se requiere una su­s­cri­p­ción mensual para utilizar Google Workspace.

Incluso medio siglo después de su invención, el email continúa siendo el principal sistema de co­mu­ni­ca­ción en las oficinas. Se calcula que cada día se envían en todo el mundo unos 196.000 millones de emails, de los cuales la mitad pe­r­te­ne­cen al ámbito pro­fe­sio­nal. Por lo tanto, un programa de correo ele­c­tró­ni­co con el que puedas recibir, enviar y archivar emails no debería faltar en ningún di­s­po­si­ti­vo. Los clientes de correo, en la mayoría de los casos, también funcionan como ad­mi­ni­s­tra­do­res de in­fo­r­ma­ción personal (PIM) al permitir la ad­mi­ni­s­tra­ción de citas, contactos, tareas y notas.

Si buscas programas ofi­má­ti­cos gratuitos, también los en­co­n­tra­rás en la categoría de clientes de correo ele­c­tró­ni­co: el programa de código abierto Thu­n­de­r­bi­rd, de­sa­rro­lla­do por la Fundación Mozilla, es una de las mejores al­te­r­na­ti­vas a Outlook y es co­m­ple­ta­me­n­te gratuito. De forma pre­de­te­r­mi­na­da, el cliente se limita al correo ele­c­tró­ni­co úni­ca­me­n­te, pero puede ampliarse con co­m­ple­me­n­tos para diversas funciones. Por ejemplo, puedes añadir un ca­le­n­da­rio con el co­m­ple­me­n­to Lightning para gestionar las próximas tareas y citas di­re­c­ta­me­n­te en Thu­n­de­r­bi­rd. También es muy popular y útil la extensión Re­mi­n­de­r­Fox, que te permite ver y gestionar listas de re­co­r­da­to­rios y tareas.

El sistema operativo Windows también ofrece un programa de ofimática gratuito para la gestión del correo ele­c­tró­ni­co. La apli­ca­ción, que tiene el simple nombre "Mail", apareció por primera vez en la edición de Windows Vista y también está di­s­po­ni­ble en la versión actual de Windows 10. La he­rra­mie­n­ta viene de serie con una bandeja de entrada, ca­le­n­da­rio y gestión de contactos. Además, puedes añadir el pro­gra­ma­dor de tareas "Microsoft To Do" al cliente a través de Microsoft Store. Al vincular Mail a una cuenta de Microsoft Exchange, también se obtiene acceso a funciones de seguridad como el cifrado de mensajes y otras ca­ra­c­te­rí­s­ti­cas de pro­te­c­ción.

Cumplir con las citas y los plazos es una de las ne­ce­si­da­des más im­po­r­ta­n­tes en la vida diaria de la oficina. Las re­la­cio­nes con los socios co­me­r­cia­les se resienten rá­pi­da­me­n­te si no se demuestra seriedad. Incluso dentro de la propia empresa, el cu­m­pli­mie­n­to de los plazos juega un papel fu­n­da­me­n­tal en la co­n­se­cu­ción de los objetivos que tú mismo te fijas. Por todo ello, es casi fu­n­da­me­n­tal utilizar un programa de ca­le­n­da­rio para pla­ni­fi­car tu rutina diaria de forma óptima y no perderte ninguna de tus citas. Los programas que te pre­se­n­ta­mos a co­n­ti­nua­ción ofrecen una gama mucho más amplia de funciones que las so­lu­cio­nes de ca­le­n­da­rio in­te­gra­das de los clientes de correo ele­c­tró­ni­co, por ejemplo.

Con la apli­ca­ción de ca­le­n­da­rio Rai­n­le­n­dar puedes estar al tanto de todos los eventos y tareas im­po­r­ta­n­tes. Para ello, la he­rra­mie­n­ta presenta las listas co­rre­s­po­n­die­n­tes di­re­c­ta­me­n­te en tu es­cri­to­rio para que puedas verlas en cualquier momento. El estilo gráfico de estas listas, que son ili­mi­ta­das, pueden pe­r­so­na­li­zar­se con di­fe­re­n­tes estilos. Rai­n­le­n­dar está di­s­po­ni­ble para Windows, macOS y Linux, y almacena todos los datos en el formato estándar de iCalendar (RFC 2445). De este modo, podrás exportar fá­ci­l­me­n­te tus citas y tareas a otros programas. Este programa de ofimática está di­s­po­ni­ble como versión gratuita en Lite o como una versión Pro de pago (9,95€). La versión Pro te da la po­si­bi­li­dad de integrar otros ca­le­n­da­rios, como el de Google.

El programa ofimático de­sa­rro­lla­do por Astonsoft Ltd., Es­se­n­tia­l­PIM, es mucho más que un simple ca­le­n­da­rio. Este software para Windows, iOS y Android destaca por varias ca­ra­c­te­rí­s­ti­cas muy apro­pia­das para la or­ga­ni­za­ción del trabajo diario, por lo que puede ser cla­si­fi­ca­do como un Personal In­fo­r­ma­tion Manager (PIM). También puedes in­tro­du­cir tareas y crear notas, gestionar contactos e incluso integrar cuentas de correo ele­c­tró­ni­co. Además, tiene un gestor de co­n­tra­se­ñas integrado. Es­se­n­tia­l­PIM tiene una versión gratuita y una de pago (a partir de aprox. 36 euros) para tener acceso a un enorme paquete de si­n­cro­ni­za­ción (por ejemplo, Google, iCloud, Outlook, CalDAV y CardDAV), métodos de en­cri­p­ta­ción más seguros o una función de bloc de notas para el es­cri­to­rio.

La lista de tareas es una he­rra­mie­n­ta in­di­s­pe­n­sa­ble tanto para la rutina de oficina como para la vida privada. Este tipo de listas facilitan co­n­si­de­ra­ble­me­n­te la au­too­r­ga­ni­za­ción o el trabajo en equipo y co­n­s­ti­tu­yen, además, la base fu­n­da­me­n­tal para el éxito de la gestión del tiempo. Los elementos in­di­vi­dua­les de la lista pueden asignarse a personas es­pe­cí­fi­cas y marcarse tan pronto como se hayan co­m­ple­ta­do - si surgen nuevas tareas, si­m­ple­me­n­te añádelas. En lugar de mantener tu lista de tareas en una hoja de papel o en una libreta, también puedes hacerlo en tu PC o di­s­po­si­ti­vo móvil gracias al software de ofimática adecuado.

El programa ofimático ToDoList es una de las he­rra­mie­n­tas más antiguas para hacer listas. El software gratuito para Windows no requiere ninguna in­s­ta­la­ción - si­m­ple­me­n­te descarga el archivo de programa eje­cu­ta­ble e inicia el pro­gra­ma­dor de tareas haciendo doble clic en él. ToDoList te presenta las próximas tareas en una es­tru­c­tu­ra de árbol clara, donde puedes crear tantas subtareas y co­me­n­ta­rios como desees para cada tarea. También puedes definir las si­guie­n­tes opciones para cada tarea:

• Prioridad
• Gasto de tiempo
• Plazo
• Estado
• Persona re­s­po­n­sa­ble
• Categoría

Además, puedes almacenar enlaces desde ToDoList a los recursos ne­ce­sa­rios para una tarea. Para ello, si­m­ple­me­n­te introduce la dirección de Internet que deseas vincular.