Las mejores apli­ca­cio­nes para la gestión de proyectos

En el pasado, la gestión de proyectos implicaba pri­n­ci­pa­l­me­n­te pizarras, notas adhesivas, carpetas llenas de folios y en general un gran caos de do­cu­me­n­tos en la oficina. Al igual que muchas áreas de la vida laboral, Internet también se ha instalado en la or­ga­ni­za­ción y gestión de proyectos en las empresas. Hoy en día puedes elegir entre una gran variedad de programas que facilitan la pla­ni­fi­ca­ción de proyectos y la co­mu­ni­ca­ción en el lugar de trabajo. La mayoría de las pla­ta­fo­r­mas de Internet basadas en SaaS/PaaS pueden uti­li­zar­se desde casi cualquier di­s­po­si­ti­vo, lo que facilita eno­r­me­me­n­te el trabajo conjunto tanto en la oficina como a distancia.

Muchas apli­ca­cio­nes de gestión de proyectos combinan funciones de red social con he­rra­mie­n­tas de pla­ni­fi­ca­ción para cubrir tantas tareas como sea posible. Fre­cue­n­te­me­n­te, la pla­ni­fi­ca­ción, la co­mu­ni­ca­ción, los chats pe­r­so­na­les, los ca­le­n­da­rios, las citas, las noticias, las encuestas, los correos ele­c­tró­ni­cos, etc., se ejecutan en una única pla­ta­fo­r­ma. La mayoría de las apli­ca­cio­nes son aptas tanto para grandes empresas como para equipos pequeños o incluso autónomos que quieren or­ga­ni­zar­se mejor. Mientras que algunos pro­vee­do­res prefieren mantener sus pla­ta­fo­r­mas más sencillas y clásicas, otros de­sa­rro­lla­do­res en­cue­n­tran so­lu­cio­nes in­no­va­do­ras para organizar el trabajo diario. Es pre­ci­sa­me­n­te la variedad de he­rra­mie­n­tas de gestión de proyectos lo que a menudo dificulta la elección de la pla­ta­fo­r­ma adecuada para los equipos de trabajo. También hay di­fe­re­n­cias en el precio: la mayoría de estos programas ofrecen versiones gratuitas, pero estas se limitan a un cierto período de tiempo o su fu­n­cio­na­li­dad es limitada. Por lo tanto, cualquier persona que desee co­n­fi­gu­rar una pla­ta­fo­r­ma de gestión de proyectos, sobre todo si se trata de una gran empresa, debe tener en cuenta estas li­mi­ta­cio­nes. Pre­se­n­ta­mos 5 de las mejores apli­ca­cio­nes para la ad­mi­ni­s­tra­ción de proyectos.

Slack

Slack puede de­s­cri­bi­r­se como el líder del sector de las he­rra­mie­n­tas de co­la­bo­ra­ción. La gestión de proyectos en Slack se realiza pri­n­ci­pa­l­me­n­te a través de canales de co­mu­ni­ca­ción como chats y co­n­ve­r­sa­cio­nes sobre proyectos. Las sesiones de chat in­di­vi­dua­les entre los miembros del equipo se dan en canales separados. Además, Slack guarda un historial de las co­n­ve­r­sa­cio­nes y ofrece vi­deo­lla­ma­das in­di­vi­dua­les (versión gratuita) y vi­deo­co­n­fe­re­n­cias en grupo (versiones “Standard” y “Plus”, de pago).

Slack es es­pe­cia­l­me­n­te adecuado si tu equipo está buscando una he­rra­mie­n­ta rápida y eficaz para la co­mu­ni­ca­ción interna y puede ac­tua­li­zar­se para ampliar sus fu­n­cio­na­li­da­des con la in­te­gra­ción de múltiples apli­ca­cio­nes y bots.

La amplia selección de apli­ca­cio­nes para Slack aporta un gran potencial a esta pla­ta­fo­r­ma. La in­te­gra­ción de otras apli­ca­cio­nes de gestión de proyectos como Asana y Trello (que pre­se­n­ta­re­mos a co­n­ti­nua­ción) es es­pe­cia­l­me­n­te útil si deseas co­mu­ni­car­te con tus co­m­pa­ñe­ros en Slack, pero prefieres gestionar el trabajo en una pla­ta­fo­r­ma diferente. Para los equipos que necesitan una pla­ta­fo­r­ma de chat, Slack es una excelente opción. En cuanto al alcance y la fu­n­cio­na­li­dad para grupos de trabajo y equipos de proyecto, las apli­ca­cio­nes que pre­se­n­ta­re­mos más adelante en este artículo pueden ser más adecuadas. La co­mu­ni­ca­ción también es posible con las otras he­rra­mie­n­tas, pero no tan fá­ci­l­me­n­te como en Slack. Además, esta he­rra­mie­n­ta es bá­si­ca­me­n­te gratuita para equipos grandes (hasta 10 apli­ca­cio­nes y copias de seguridad de hasta 10.000 mensajes), mientras que las otras so­lu­cio­nes a veces requieren un plan de pago para ga­ra­n­ti­zar un sistema de co­mu­ni­ca­ción de calidad. Por lo tanto, si estás buscando una pla­ta­fo­r­ma de co­mu­ni­ca­ción gratuita para tu equipo, Slack puede ser la solución adecuada para ti. Gracias a su apli­ca­ción para móviles (iOS y Android) también puedes acceder a Slack “on the go”. Al igual que con otras he­rra­mie­n­tas de gestión de proyectos, las apli­ca­cio­nes móviles deben uti­li­zar­se como soporte co­m­ple­me­n­ta­rio, pero nunca como software principal. La mayoría de las apli­ca­cio­nes de gestión de proyectos están cla­ra­me­n­te op­ti­mi­za­das para los na­ve­ga­do­res web de los or­de­na­do­res de mesa. Hay di­s­po­ni­bles varios planes de Slack: la versión “estándar”, di­s­po­ni­ble por unos 6 euros por usuario y por mes, con la que además de apli­ca­cio­nes ili­mi­ta­das, también puedes activar la función de vi­deo­co­n­fe­re­n­cia. La versión “Plus” cuesta apro­xi­ma­da­me­n­te el doble y ofrece mayor comodidad, mejor pro­te­c­ción de datos y un buen servicio de soporte. Slack En­te­r­pri­se Grid está dirigido a empresas grandes y ofrece una potente y completa pla­ta­fo­r­ma de espacio de trabajo. El precio de este plan debe ser negociado di­re­c­ta­me­n­te con el equipo de Slack.

Asana

Asana es una de las pla­ta­fo­r­mas más conocidas y usadas del mundo. Su diseño es atractivo, su interfaz y fu­n­cio­na­li­da­des muy in­tui­ti­vas. La interfaz de usuario de Asana puede de­s­cri­bi­r­se como mi­ni­ma­li­s­ta y, a di­fe­re­n­cia de las apli­ca­cio­nes de la co­m­pe­te­n­cia, Asana es una buena opción para aquellos que dan sus primeros pasos en el mundo del software para la gestión de proyectos.

Con Asana puedes crear proyectos en tu tablón como hilos (threads), así como editar y compartir el contenido en la misma interfaz. Los miembros del equipo asignados a cada proyecto tienen ciertos derechos que define el ad­mi­ni­s­tra­dor. En la propia vista general del proyecto puede definir subtareas, dar feedback, es­ta­ble­cer plazos y mucho más. También puede resaltar en color las tareas de cada proyecto de forma in­di­vi­dual para mejorar la claridad de estas en la interfaz.

Las tareas del proyecto se integran en el ca­le­n­da­rio y en el espacio de trabajo, lo que facilita la visión general de los proyectos. En general, el flujo de trabajo en esta he­rra­mie­n­ta se puede seguir muy bien: Asana funciona a través de cuentas, por lo que los gerentes y otros miembros del equipo necesitan re­gi­s­trar­se para utilizar la he­rra­mie­n­ta web o la apli­ca­ción móvil. Cuando se ha creado su cuenta, cada miembro puede unirse o ser asignado a equipos y proyectos es­pe­cí­fi­cos. Además, se pueden enlazar tareas parciales con de­te­r­mi­na­dos empleados.

La filosofía de Asana es trabajar abie­r­ta­me­n­te en equipo. De forma pre­de­te­r­mi­na­da, cada miembro del equipo puede editar toda la in­fo­r­ma­ción y el contenido de los proyectos y tareas. Por supuesto, deben es­ta­ble­ce­r­se unas normas claras para la co­la­bo­ra­ción entre los miembros, ya que debido a una co­mu­ni­ca­ción de­fi­cie­n­te la libertad total de uso siempre puede dar lugar a co­m­pli­ca­cio­nes, como la pérdida de datos. Por lo tanto, este software para gestión de proyectos es ideal para equipos con una gestión menos je­rá­r­qui­ca que trabajan juntos de forma abierta. Los grupos de trabajo más tra­di­cio­na­les con poderes de asi­g­na­ción cla­ra­me­n­te definidos pueden ser in­e­fi­cie­n­tes con Asana. Además de la principal he­rra­mie­n­ta basada en el entorno web, Asana ofrece apli­ca­cio­nes para Android e iOS, re­la­ti­va­me­n­te sencillas y fáciles de usar. La apli­ca­ción móvil te permite crear y editar tareas, recibir nuevos mensajes pe­r­so­na­les, adjuntar archivos y acceder a tu bandeja de entrada in­di­vi­dual. Sin embargo, aunque la apli­ca­ción para móviles es útil, Asana está op­ti­mi­za­da pri­n­ci­pa­l­me­n­te para el navegador de un ordenador. En este entorno, los usuarios más ex­pe­ri­me­n­ta­dos también pueden navegar por la he­rra­mie­n­ta con muchos atajos de teclado para trabajar aún más efi­cie­n­te­me­n­te con Asana. La in­te­gra­ción de he­rra­mie­n­tas externas también es en­co­mia­ble. En Asana se pueden activar muchas mi­cro­he­rra­mie­n­tas di­fe­re­n­tes, entre ellas, los servicios en la nube más conocidos como Google Drive y Dropbox, he­rra­mie­n­tas de de­sa­rro­llo como GitHub, gestores de contenido como WordPress y muchas más. Asana se considera muy segura en relación a la pro­te­c­ción de datos. Se realizan copias de seguridad del servidor de forma regular para evitar la pérdida de in­fo­r­ma­ción, mientras que el hardware del servidor es de última ge­ne­ra­ción. Por otra parte, los co­r­ta­fue­gos adi­cio­na­les están diseñados para aumentar la seguridad de los usuarios. Como con la mayoría de las apli­ca­cio­nes SaaS/PaaS, puedes acceder a Asana con tus cre­de­n­cia­les desde cualquier lugar, por lo que el usuario sigue siendo el principal re­s­po­n­sa­ble de la seguridad de sus propios datos y de los de la empresa. Asana acepta hasta 15 miembros de equipo en la versión gratuita, pero ofrece todas las funciones básicas. Por unos 6-10 euros por usuario al mes se obtiene una versión sin límite de usuarios, así como otras ca­ra­c­te­rí­s­ti­cas adi­cio­na­les en los paneles de control y una mejora de la función de búsqueda, por ejemplo. Hay otra versión para empresas con un gran número de empleados. En este caso, el precio debe ser negociado di­re­c­ta­me­n­te con Asana.

Trello

En Trello la in­no­va­ción se encuentra con elementos lúdicos. Aquí, la or­ga­ni­za­ción significa diseñar una especie de tabla de Kanban juntos. Los proyectos, entradas, di­s­cu­sio­nes, chats, etcétera, se ejecutan en tarjetas que se pueden arrastrar y soltar de una lista a otra en la pizarra. De esta manera, las tarjetas pueden pasar entre ca­te­go­rías y el flujo de trabajo puede vi­sua­li­zar­se cla­ra­me­n­te.

Las tarjetas son in­ter­ac­ti­vas: puedes vincular a los miembros del equipo a una tarjeta para que puedan pa­r­ti­ci­par. También pueden contener in­fo­r­ma­ción en di­fe­re­n­tes formatos: textos, imágenes, chats y enlaces a las funciones más im­po­r­ta­n­tes.

Trello no cambia de pestaña en el navegador cuando se abre una tarjeta, lo que convierte a este software de gestión de proyectos en una he­rra­mie­n­ta intuitiva y fácil de usar. Pueden añadirse a las tarjetas los llamados power-ups, es decir, apli­ca­cio­nes in­te­gra­das. Con Giphy, por ejemplo, puedes asignar a cada tarjeta un archivo de imagen para resaltar y hacerla aún más llamativa.

Sin embargo, en la versión gratuita de Trello solo se puede activar un power-up, lo que limita co­n­si­de­ra­ble­me­n­te la fu­n­cio­na­li­dad de la he­rra­mie­n­ta web. Para evitar este límite, es necesario adquirir un plan “Trello Business Class” por unos 10 euros al mes por usuario.

Basecamp 3

Basecamp se presenta como una solución integral para las empresas. La interfaz de usuario es tan ordenada e intuitiva como Trello, pero las funciones in­di­vi­dua­les son mucho más completas, en de­tri­me­n­to de la facilidad para aco­s­tu­m­brar­se a la he­rra­mie­n­ta. Basecamp es adecuado para todo tipo de equipos, pequeños y grandes. Debido a la amplia gama de funciones, se necesita cierta formación para utilizar la pla­ta­fo­r­ma efi­cie­n­te­me­n­te. Sin embargo, este apre­n­di­za­je puede valer la pena: Basecamp es un potente software de gestión de proyectos. En co­n­tra­pa­r­ti­da, Basecamp solo funciona con planes de pago, con un período de 30 días de prueba gratuitos.

Una vez que hayas co­n­fi­gu­ra­do tu perfil en­co­n­tra­rás una interfaz de usuario bastante espartana. Cada equipo y cada proyecto tienen su propia página, a la que se puede acceder desde la página de inicio. Además, hay enlaces a tareas pe­r­so­na­les, ma­r­ca­do­res, citas y una función de búsqueda para ayudarte a encontrar una tarea o proyecto concreto. Si haces clic en un equipo o proyecto, llegarás a la página co­rre­s­po­n­die­n­te desde la que se gestiona el equipo o el proyecto.

Chanwit Is­sa­ra­su­wi­pa­ko­rnShu­t­te­r­s­to­ck

Desde la página de equipo se accede a todas las funciones ese­n­cia­les y a un feed diario pe­r­so­na­li­za­do y de­s­ple­ga­ble que resume las noticias y tareas más im­po­r­ta­n­tes del día para el equipo. Entre las ca­ra­c­te­rí­s­ti­cas que en­co­n­tra­rás se incluyen salas de chat diseñadas para una co­mu­ni­ca­ción rápida, foros para compartir contenido más extenso, listas de tareas pe­n­die­n­tes y un ca­le­n­da­rio de trabajo es­tru­c­tu­ra­do, un centro mu­l­ti­me­dia y fa­c­tu­ra­ción au­to­má­ti­ca. Las páginas del proyecto son casi idénticas a las páginas de equipo. Puedes utilizar la barra de na­ve­ga­ción superior para enviar mensajes cortos a los miembros (“pings”). Al igual que en las redes sociales, también hay un botón de no­ti­fi­ca­cio­nes, que se puede pe­r­so­na­li­zar. Por ejemplo, puedes des­ac­ti­var las no­ti­fi­ca­cio­nes durante tu tiempo libre. En “Actividad” se resumen todas las ac­ti­vi­da­des pasadas en un cro­no­gra­ma cla­ra­me­n­te es­tru­c­tu­ra­do. Esta es la mejor manera de ver lo que sucedió en la apli­ca­ción durante tu ausencia. Basecamp solo se puede probar durante un mes de forma gratuita, a partir del cual hay que adquirir un plan de pago (100 o 1000 euros al mes, de­pe­n­die­n­do del tamaño del equipo).

Wrike

En el caso de Wrike, el parecido con Slack es so­r­pre­n­de­n­te. Ambas apli­ca­cio­nes de gestión de proyectos cuentan con un diseño similar y apuestan por la su­b­di­vi­sión de canales de chat. Sin embargo, mientras que Slack está op­ti­mi­za­do para la co­mu­ni­ca­ción entre tra­ba­ja­do­res, Wrike quiere ofrecer una amplia gama de servicios para equipos y empresas. De hecho, Wrike es mucho más completo y, por lo tanto, no es tan adecuado para pri­n­ci­pia­n­tes como Slack. La versión gratuita está di­s­po­ni­ble solo durante 14 días.

En el modo de vista, Wrike tiene ca­ra­c­te­rí­s­ti­cas que son muy similares a Trello. Aquí también puedes crear listas con tarjetas que se pueden ajustar en la vista detallada de varias maneras, de forma que los empleados con permisos de ad­mi­ni­s­tra­dor puedan asignar y definir las subtareas. Estas tarjetas se pueden arrastrar y soltar para generar fá­ci­l­me­n­te un flujo de trabajo fácil de entender. Wrike parece haber copiado muchas de sus ca­ra­c­te­rí­s­ti­cas de diseño de la co­m­pe­te­n­cia, lo que tiene un efecto positivo en el re­n­di­mie­n­to de la he­rra­mie­n­ta y la claridad, a veces a expensas de la usa­bi­li­dad.

La barra de na­ve­ga­ción superior es similar a Basecamp. Aquí puedes acceder a tu bandeja de entrada personal y ver un resumen de las tareas rea­li­za­das. También en­co­n­tra­rás paneles de control in­di­vi­dua­les en los que pueden pa­r­ti­ci­par di­fe­re­n­tes miembros del equipo. En la pestaña “Informes” tendrás acceso a varias he­rra­mie­n­tas para crear informes. En “Stream” en­co­n­tra­rás un útil registro de ac­ti­vi­da­des que te permite realizar un se­gui­mie­n­to de todos los procesos en Wrike.

En Wrike se echan en falta funciones de chat más completas para una co­mu­ni­ca­ción rápida entre los miembros del equipo. La apli­ca­ción es adecuada para la gestión de proyectos, pero una mejora de la es­tru­c­tu­ra de la co­mu­ni­ca­ción co­m­ple­ta­ría el programa en su conjunto. También Wrike dispone de apli­ca­cio­nes móviles (para iOS y Android) que cubren todas las funciones im­po­r­ta­n­tes, sin embargo, son más difíciles de usar que la he­rra­mie­n­ta principal basada en web. Para Wrike puede decirse lo mismo que ya se ha me­n­cio­na­do en el caso de las he­rra­mie­n­tas pre­ce­de­n­tes: es co­n­ve­nie­n­te utilizar las apli­ca­cio­nes móviles como he­rra­mie­n­ta co­m­ple­me­n­ta­ria para si­tua­cio­nes puntuales, pero no como soporte principal. La versión gratuita de Wrike solo está di­s­po­ni­ble durante 14 días, un plazo algo in­su­fi­cie­n­te para probar la he­rra­mie­n­ta efi­ca­z­me­n­te. El precio de Wrike depende del tamaño del equipo: un equipo de 15 empleados puede utilizar la apli­ca­ción por unos 350 euros al mes; mientras que para un equipo de 15 a 50 empleados es necesaria una versión más costosa. Los costes para una empresa con 30 personas ascienden a unos 740 euros al mes. Si tienes 50 o más miembros ne­ce­si­ta­rás la versión completa de En­te­r­pri­se, caso en el que el precio tiene que aclararse con Wrike. En co­m­pa­ra­ción con sus co­m­pe­ti­do­res, Wrike es una pla­ta­fo­r­ma bastante cara tanto para equipos pequeños como para empresas medianas. Los equipos más pequeños de hasta 10 personas tienden a encontrar apli­ca­cio­nes más baratas entre las so­lu­cio­nes de la co­m­pe­te­n­cia. Al fin y al cabo, muchas de las funciones de Wrike, como las he­rra­mie­n­tas de análisis y la gestión del flujo de trabajo, solo adquieren im­po­r­ta­n­cia para empresas medianas o grandes.

Resumen: apli­ca­cio­nes de gestión de proyectos

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