Cuando una tabla incluye muchos registros, lo habitual es que el contenido se vuelva confuso: a veces, debido a la gran cantidad de in­fo­r­ma­ción, el lector tarda mucho tiempo en encontrar los datos que le interesan. En estos casos, resaltar algunos valores de forma pe­r­so­na­li­za­da puede ayudar a trabajar con ellos. Con las reglas de formato co­n­di­cio­nal en Excel o Google Sheets, se resaltan au­to­má­ti­ca­me­n­te los valores que cumplen con las co­n­di­cio­nes que se han co­n­fi­gu­ra­do.

¿Hay que resaltar en rojo todos los valores de una tabla su­pe­rio­res a 500, o las celdas con una fecha posterior a la actual, por ejemplo? En estos casos, el usuario de las Hojas de Cálculo puede aplicar ciertas reglas de formato, de­fi­nie­n­do las co­n­di­cio­nes al detalle y es­ta­ble­cie­n­do el formato de las celdas que cumplen con estas co­n­di­cio­nes.

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¿Para qué sirve el formato co­n­di­cio­nal en Google Sheets?

Las posibles apli­ca­cio­nes del formato co­n­di­cio­nal son tan variadas como las co­n­di­cio­nes que pueden definirse para dar formato a las celdas. En co­n­ta­bi­li­dad, se puede utilizar el formato co­n­di­cio­nal para destacar las pérdidas y las ganancias mensuales, re­sa­l­ta­n­do todos los valores negativos en rojo, por ejemplo. Por su parte, en la gestión de proyectos, es posible formatear la vista general de los pre­su­pue­s­tos actuales, es­ta­ble­cie­n­do que los últimos gastos en ciertos conceptos se resalten in­me­dia­ta­me­n­te en di­fe­re­n­tes colores en caso de que excedan el pre­su­pue­s­to.

En general, aplicar el formato co­n­di­cio­nal ayuda a organizar más cla­ra­me­n­te todo el contenido de las tablas extensas. El resaltado de ciertos elementos de la tabla, ge­ne­ra­l­me­n­te en color, puede basarse en valores puros o en algunas reglas o fórmulas concretas.

Formato co­n­di­cio­nal en Google Sheets basado en valores

La forma más fácil de resaltar ciertos datos es se­le­c­cio­nar un rango en la tabla y, a co­n­ti­nua­ción, comparar y re­la­cio­nar los valores que contiene. Con la opción de formato “Escala de color”, que incluye una serie de co­n­fi­gu­ra­cio­nes pre­de­te­r­mi­na­das, los valores más altos se muestran en un color más intenso que los más bajos. Esta gradación aparece en tonos verdes por defecto, aunque también puedes co­n­fi­gu­rar los colores a tu gusto. Para dar este formato co­n­di­cio­nal tan sencillo a una tabla de Google Sheets, sigue estos pasos:

  1. Se­le­c­cio­na el rango deseado en la tabla.
  2. Haz clic con el botón derecho en el rango se­le­c­cio­na­do y, en el menú de­s­ple­ga­ble, pulsa “Formato co­n­di­cio­nal”.
  3. Haz clic en el elemento “Escala de colores” en el menú a la derecha. Puedes dejar los tonos verdes para resaltar los co­rre­s­po­n­die­n­tes valores de la tabla o definir pe­r­so­na­l­me­n­te los colores de relleno para las celdas. Fi­na­l­me­n­te, pulsa “Listo”.
Imagen: Google Sheets: menú para configurar la escala de color.
Si lo deseas, puedes pe­r­so­na­li­zar los colores para los valores mínimo y máximo y, op­cio­na­l­me­n­te, para el valor medio.

Google Sheets: formato co­n­di­cio­nal basado en reglas

Si tienes una tabla que muestra las ganancias y pérdidas de tu empresa y quieres poder di­s­ti­n­guir de un vistazo los meses con un re­n­di­mie­n­to es­pe­cia­l­me­n­te bueno o malo, puedes definir un formato co­n­di­cio­nal basado en reglas y valores exactos. En el siguiente ejemplo, uti­li­za­mos una tabla que muestra los doce meses del año y sus re­s­pe­c­ti­vos ingresos o gastos. Queremos resaltar en color las si­guie­n­tes co­n­di­cio­nes: las ganancias su­pe­rio­res a 1000 euros deben co­lo­rear­se au­to­má­ti­ca­me­n­te en verde, mientras que las pérdidas deben mostrarse au­to­má­ti­ca­me­n­te en rojo.

  1. Se­le­c­cio­na el rango de la tabla para el que quieres definir las co­n­di­cio­nes, haz clic con el botón derecho en cualquier lugar de la zona marcada en azul y elige la opción “Formato co­n­di­cio­nal”.
Imagen: Google Sheets: tabla con un rango seleccionado.
Haciendo clic derecho en el rango se­le­c­cio­na­do, aparece un menú con la opción “Formato co­n­di­cio­nal”.
  1. En la ventana de las “Reglas de formato co­n­di­cio­nal”, puedes ver en qué rango se aplicarán las co­n­di­cio­nes y el formato co­rre­s­po­n­die­n­te. Haz clic en la flecha del campo “Dar formato a celdas si...” y, en el menú de­s­ple­ga­ble, se­le­c­cio­na “Mayor que”. Escribe el valor “1000” en el campo que hay debajo. De este modo, todos los valores su­pe­rio­res a 1000 en el rango se­le­c­cio­na­do de la tabla se re­sa­l­ta­rán au­to­má­ti­ca­me­n­te en verde.
Imagen: Google Sheets: regla de formato condicional.
Google Sheets da el formato elegido a las celdas que contienen los valores que cumplen con la condición que has definido.
  1. A co­n­ti­nua­ción, haciendo clic en “Añadir otra regla”, también puedes es­ta­ble­cer que los valores in­fe­rio­res a 0 (es decir, las pérdidas) se resalten en rojo. Pulsa en esta opción y se­le­c­cio­na “Menor que”. Después, escribe el valor “0” y configura el color en rojo. Para acabar, haz clic en “Listo” y se co­n­fi­r­ma­rá el formato co­n­di­cio­nal en Google Sheets.
Imagen: Hoja de cálculo de Google con dos reglas de formato.
Como los valores negativos y los su­pe­rio­res a 1000 se resaltan en color, se di­s­ti­n­guen de inmediato. Cuando in­tro­du­z­cas nuevas cifras en ese rango, adoptarán au­to­má­ti­ca­me­n­te el formato que concuerde con la regla que has es­ta­ble­ci­do.
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Formato co­n­di­cio­nal basado en fórmulas

Además de las reglas pre­de­fi­ni­das que incluye el programa para dar formato a ciertos valores, textos o datos, también puedes crear tus propias fórmulas como condición para dar formato. Con una fórmula pe­r­so­na­li­za­da, solo se aplicará formato a las celdas y los registros que cumplan con ella. Esto puede serte útil si quieres que se resalten en la tabla los datos que vayan a in­tro­du­ci­r­se más adelante, como en el siguiente ejemplo:

  1. Se­le­c­cio­na el rango de la tabla al que desees aplicar un formato co­n­di­cio­nal con una fórmula. Haz clic con el botón derecho en cualquier parte del rango marcado en azul y pulsa “Formato co­n­di­cio­nal”.
Imagen: Google Sheets: tabla con un rango seleccionado.
La opción “Formato co­n­di­cio­nal” puede aplicarse tanto a una sola celda como a todo un rango: solo tienes que hacer clic derecho para se­le­c­cio­nar­la.
  1. En la ventana de co­n­fi­gu­ra­ción “Reglas de formato co­n­di­cio­nal”, abre el menú de­s­ple­ga­ble “Dar formato a celdas si...” y se­le­c­cio­na “La fórmula pe­r­so­na­li­za­da es”. Introduce la fórmula que quieras (en nuestro ejemplo, “=B4>HOY()”) para el rango co­rre­s­po­n­die­n­te y elige un formato adecuado. En este ejemplo, todos los datos que se anoten en una fecha posterior a la actual se re­sa­l­ta­rán en rojo:
Imagen: Reglas para el formato condicional en Google Sheets.
La fórmula “=B4>HOY()” hará que, a partir de la celda B4, todos los datos que se in­tro­du­z­can en una fecha posterior a la de hoy se re­sa­l­ta­rán en rojo.
  1. Confirma el formato co­n­di­cio­nal pulsando en “Listo”. Si haces clic con el botón derecho en alguna de las celdas con formato co­n­di­cio­nal y se­le­c­cio­nas la opción “Formato co­n­di­cio­nal”, verás todo el formato ha­bi­li­ta­do para esa celda y, si es necesario, podrás añadir más reglas.
Imagen: Google Sheets: reglas de formato habilitadas para la celda seleccionada.
Con esta opción, puedes ver todas las reglas de formato co­n­di­cio­nal que se han ha­bi­li­ta­do: en este caso, figura la fórmula de la condición, el rango en el que se aplica y una vista previa del formato, que se muestra en los números “123”.

En el siguiente tutorial de YouTube, en­co­n­tra­rás más in­fo­r­ma­ción sobre el formato co­n­di­cio­nal en Google Sheets y otros ejemplos in­te­re­sa­n­tes:

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