E-procurement: el aprovisionamiento electrónico

El aprovisionamiento electrónico, más conocido como e-procurement o electronic procurement, es un concepto relacionado con las compras profesionales y se reduce prácticamente al eCommerce en el ámbito del B2B. Es decir, este no hace referencia a los pedidos de clientes particulares, sino más bien a las relaciones comerciales entre empresas. En el electronic procurement, no son los clientes particulares quienes compran en una tienda online, sino que son las empresas las que utilizan soluciones digitales para regular las compras entre ellas. La utilización de tecnologías modernas, como la automatización, plantea aquí algunas ventajas, pues a menudo se traduce en un ahorro de tiempo para las empresas.

En el trascurso de la digitalización, muchos sectores y procesos de trabajo en las empresas han experimentado cambios. Especialmente en lo relativo a la contabilidad, los procedimientos se han vuelto más eficientes gracias a soluciones digitales, lo que también engloba a las compras. El hecho de que el e-procurement sea cada vez más importante en ellas tiene que ver con que algunos productos y servicios, como el software o los servicios web, solo pueden adquirirse digitalmente.

En la mayoría de los casos, el electronic procurement se basa en los denominados sistemas de ERP (Enterprise Resource Planing en inglés, sistemas de planificación de recursos empresariales en español), soluciones de software creadas específicamente para las empresas y sus necesidades y que contribuyen al control de los procesos comerciales y simplifican la gestión de las mercancías.

En principio, el e-procurement es entendido como la realización digital del aprovisionamiento. Esto significa que no es necesario recurrir a formularios de compra impresos o a catálogos y listas de precios en papel y la comunicación con los proveedores tiene lugar principalmente por vía digital. En el proceso del e-procurement, las empresas recurren a software que permite desarrollar procesos de trabajo con mayor efectividad en el marco de las compras. Sin embargo, no está muy claro todo lo que abarca el electronic procurement, puesto que, por ejemplo, antes de que existiera Internet, para las compras sí se recurría al procesamiento electrónico de datos (PED), pero en la mayoría de los casos aún se utilizaban recursos analógicos. Por lo tanto, es difícil establecer una delimitación exacta.

Hoy resulta decisivo para el e-procurement que los procesos estén perfectamente entrelazados entre sí. Lo ideal es que, tanto por parte de los proveedores como de las empresas que compran, los sistemas trabajen sin ningún tipo de problema, porque es así como las empresas pueden comprobar, por ejemplo, si el proveedor correspondiente tiene el producto deseado en stock y si el suministrador ha recibido el pedido final en su aparato logístico.

Para comunicarse, ambas partes utilizan, en su mayoría, Internet. Algunas empresas prefieren recurrir a su propia red extranet para garantizar una seguridad mayor de los datos. En estos casos los socios comerciales pueden, por ejemplo, acceder a la intranet de los otros a través de una conexión VPN, pero los datos se transmiten a través de un túnel IP.

Los sistemas de e-procurement intentan ofrecer una solución digital para todas las etapas del proceso de compra o aprovisionamiento. Dichos procesos de compra recurren a menudo a otros sectores de las empresas, lo que permite conectar el aprovisionamiento electrónico con procesos y programas de otros departamentos.

En lo que respecta a las compras, gran parte del trabajo consiste en recabar ofertas y compararlas. Estas actividades pueden centralizarse por medio de las soluciones del electronic procurement, aunque ello depende de la configuración del sistema utilizado. En ocasiones, todas las ofertas se incorporan directamente en el software o como mínimo se utilizan catálogos online para realizar las búsquedas. Asimismo, los catálogos internos aceleran los procesos.

En la mayoría de empresas se requieren procesos de autorización específicos antes de realizar transacciones, pues no a todos los trabajadores se les permite ejecutar los pedidos necesarios, sino que las instancias superiores tienen que autorizarlos. Este tipo de procesos se simplifica y acelera mediante los sistemas de e-procurement. El software puede enviarse automáticamente a los siguientes participantes en el proceso de autorización. Bajo algunas circunstancias, basta con presionar un botón para iniciar el pedido, pero además, el software también permite otorgar y quitar derechos de un modo centralizado.

Por último, el e-procurement también permite realizar pedidos. La transferencia de datos tiene lugar por diferentes vías, de modo que en algunos sistemas los datos se transmiten directamente a través de Internet o de una VPN que redirige al servidor del suministrador. Sin embargo, resulta algo complicado tener que enviar los datos por correo electrónico a un trabajador del proveedor para que este los complete in situ, proceso que se aligera cuando ambas partes utilizan formatos estandarizados que permiten la transferencia de datos fácilmente.

En la transacción se puede diferenciar entre aprovisionamiento estructurado y aprovisionamiento no estructurado:

• Aprovisionamiento estructurado: dependiendo de los productos requeridos, los sistemas de e-procurement pueden organizar los artículos de forma automatizada, lo que resulta idóneo, por ejemplo, para aquellos que son importantes para la producción. En este sentido resulta esencial que existan contratos de abastecimiento fijos. Si el sistema de pedidos está sujeto a un único sistema de gestión de inventario, los pedidos pueden realizarse, por ejemplo, a partir de un nivel mínimo de stock. Otra posibilidad serían los pedidos periódicos.
   
• Aprovisionamiento desestructurado: el e-procurement también respalda los aprovisionamientos desestructurados, que son necesarios a intervalos de tiempo irregulares y no están vinculados a un proveedor determinado (y en los que se requieren procesos de autorización más complejos). Así, las soluciones PED (Procesamiento electrónico de datos) hacen que las autorizaciones por parte de los trabajadores acreditados se transmitan mucho más rápido que por otras vías.

El aprovisionamiento electrónico puede convertirse en parte del proceso incluso una vez entregados los pedidos con éxito. Si al sistema se le facilitan los datos del proveedor en tiempo real, podrá supervisar la entrega. Así se puede hacer un seguimiento de la cadena de suministro del fabricante o distribuidor hasta la empresa que solicita el pedido. En este último caso puede confirmarse la recepción de las mercancías con el registro electrónico de su entrada y así concluir el proceso. Para realizar un seguimiento seguro, resulta ventajoso que haya un vínculo sólido entre el e-procurement y las soluciones digitales de logística y gestión de mercancías.

La gestión financiera también puede llevarse a cabo mediante el electronic procurement siempre que exista un vínculo con el software de contabilidad. Así, ambas partes pueden beneficiarse del procesamiento digital: el proveedor puede crear (de manera parcialmente automatizada) facturas a través del sistema y enviarlas igualmente a través de este, de modo que llega directamente a los responsables de las empresas cliente.

Las facturas electrónicas deben llevar una firma electrónica autorizada, la cual tiene que estar integrada en el sistema de e-procurement correspondiente para tener validez. Una vez verificadas las facturas puede realizarse la transferencia de las cantidades pendientes.

Dado que el sistema documenta todos los procesos, la creación de informes resulta mucho más sencilla que en el caso del aprovisionamiento clásico, que se realiza en papel. Los análisis pueden recurrir a los numerosos datos depositados en el sistema electrónico, entre los que se incluyen los informes de cada uno de los trabajadores, de los diferentes departamentos o de los proveedores utilizados y se pueden sacar tanto conclusiones sobre la efectividad de los propios trabajadores como sobre el rendimiento de los proveedores.

Para que el e-procurement pueda funcionar de forma óptima, es necesario cumplir con ciertos estándares, en el mejor de los casos a nivel internacional, que van mucho más allá de los requisitos técnicos más obvios:

• Identificación de los productos: el comercio ha introducido números de identificación estandarizados, de modo que con ellos es posible distinguir de qué productos se trata sin necesidad de consultar el resto de sus especificaciones y de compararlas. La identificación estandarizada de productos es fácil de registrar para la mayoría de bases de datos. Algunos ejemplos son EAN, UPC.
   
• Clasificación: la clasificación de productos y servicios no siempre es un proceso sencillo, dado el gran número de categorías entretanto disponibles. Para poder incluir y categorizar productos en los catálogos correctamente es conveniente atenerse a estándares uniformes. De esta manera, el cliente es capaz de encontrar el producto con mayor rapidez en los directorios correspondientes. Dichos estándares permiten normalizar la descripción de los artículos. Por ejemplo: eCl@ss, UN/SPSC.
   
• Formato: para que todos los participantes obtengan información importante para el aprovisionamiento deben utilizarse formatos de datos que todas las partes puedan manejar sin efectuar conversiones. Ejemplos: CSV, PRICAT, PRODAT, cXML.
   
• Transacciones: para efectuar procesos lo más rápido posible, realizar pedidos y llevar a cabo entregas es recomendable utilizar un formato estándar para los documentos transaccionales, que pueden ser procesados directamente por las máquinas. Ejemplos: EDIFACT, cXML.
   
• Procesos comerciales: las transacciones individuales permiten estandarizar la reproducción de todos los procesos comerciales. Así pueden producirse varias acciones en un mismo proceso con un único mensaje. Ejemplos: ebXML, Biztalk.

Hay distintos tipos de sistemas que se diferencian entre sí por sus aspectos técnicos o, a tales efectos, por el socio comercial participante que determina las especificaciones del sistema.

La implementación técnica hace referencia a la comunicación entre empresas, es decir, entre compradores y proveedores. En ella deben aplicarse estándares uniformes con el objetivo de que la falta de integración no genere más problemas de los que pueda solucionar la digitalización. Los sistemas antiguos solían trabajar con sus propios formatos de archivo, que resultaban complicados de utilizar para los socios comerciales en caso de no contar con el mismo sistema. En la actualidad suelen utilizarse formatos más abiertos como XML, que permite que las diferentes soluciones de software se intercambien información entre sí.

Por lo tanto, los sistemas pueden diferenciarse sobre todo en función de lo abiertos que son:

• Sistemas cerrados: en los sistemas cerrados, los proveedores y los compradores están estrechamente interconectados entre sí. Para ello, ambas partes deben utilizar el mismo software o unificar sus interfaces. Esto último puede resultar muy costoso, por lo que la instalación solo merece la pena en caso de que ambas partes se comuniquen entre sí de forma duradera y habitual.
   
• Sistemas semiabiertos: tales sistemas suelen proceder de los proveedores, que cuentan con una red cerrada y ofrecen acceso a ella a los clientes a través de una interfaz. Así, las empresas pueden acceder al sistema a través del navegador para realizar pedidos o adaptar su propio software a la interfaz del proveedor.
   
• Sistemas abiertos: en un sistema abierto no existe vinculación directa entre los sistemas de ambas partes. En su lugar, el proveedor publica periódicamente un catálogo online por medio del que los clientes pueden realizar pedidos. Este sistema es asincrónico, dado que el software no compara los pedidos y las existencias en tiempo real.

Se pueden establecer diferencias en la implementación comercial en función de la parte de la transacción (proveedor o comprador) que establece las especificaciones del sistema utilizado, lo que depende mayoritariamente de cuál de las dos partes tiene mayor solidez financiera y es más influyente. Así, existen grandes empresas que subcontratan a numerosos proveedores de menor envergadura que se rigen por las normas de la parte contratante. Por otro lado, también hay proveedores influyentes de los que dependen muchas empresas. En tales casos, el proveedor se encarga a menudo de especificar las normas.

Los tres modelos que aparecen a continuación son independientes entre sí, pero con la progresiva estandarización de formatos y técnicas suele ser posible vincular las diferentes soluciones entre sí.

En este modelo, el proveedor establece el modo en que los compradores deben realizar los pedidos. Puesto que al proveedor le interesa generar el mayor volumen de negocios posible, su objetivo es garantizar a los compradores el acceso más cómodo posible. Para ello, el proveedor puede facilitar una aplicación web sencilla, ofrecer el software adecuado o entregarle al cliente soluciones de hardware completas. Los sistemas sell side o de la parte del vendedor se parecen a menudo a las tiendas online, en las que los clientes pueden ver los productos de los proveedores y efectuar pedidos directamente. Sin embargo, el inconveniente para los compradores es (además de la implementación del sistema) que no existe la posibilidad de comparar ofertas.

Las ofertas de los proveedores se integran de diversas maneras en este tipo de sistemas, de modo que es posible, por ejemplo, que los suministradores envíen sus datos a la vieja usanza por correo electrónico (y estos se introducen manualmente en el sistema de la empresa). Con todo, la sincronización de los datos también puede tener lugar de forma automatizada si el sistema del comprador solicita los datos del sistema del proveedor en intervalos regulares y los actualiza automáticamente.

Si las empresas o los consorcios cuentan con un determinado poder de mercado, pueden incluso imponer su sistema a los proveedores, con lo que los suministradores se ven obligados a adaptar sus soluciones al sistema de las empresas. Esto brinda muchas posibilidades a las empresas y pueden adecuar los procesos con más facilidad desde su propia perspectiva (por ejemplo, la asignación de derechos y la simplificación de la contabilidad), lo que sería más complicado con una solución sell side.

Las empresas suelen aplicar estas estructuras en forma de sistemas de compras de escritorio (Desktop Purchasing System, DPS), es decir, que todo trabajador que tenga los permisos correspondientes puede efectuar los pedidos desde su puesto de trabajo. Las empresas no tienen por qué desarrollar o realizar el mantenimiento de estas soluciones, sino que los proveedores de servicios de electronic procurement suelen ofrecer paquetes completos en los que el mantenimiento corre de parte de personal externo especializado.

En este caso es un tercero quien facilita la plataforma de intercambio (marketplace). En este sistema, la situación de partida para proveedores y compradores es similar, por lo que ambas partes deben adaptar sus procesos a las disposiciones de los gestores, que exigen el pago de unas tasas para la puesta a disposición del sistema. También puede ocurrir que sea un grupo de compradores y proveedores el que ofrezca y gestione un mercado de tales características. La ventaja para las empresas compradoras es que, a diferencia del modelo sell side, en un mercado como tal se reúnen varios proveedores. Sin embargo, dichas soluciones no pueden integrarse tan cómodamente en el sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) de los compradores. Para remediarlo, algunas plataformas ofrecen servicios adicionales que simplifican el trabajo con el sistema.

El aprovisionamiento electrónico conlleva numerosas ventajas para las empresas compradoras y para los proveedores implicados, pero para ello debe implementarse un sistema de tales características. Esto no solo hace referencia a su ejecución técnica, sino que los procesos de trabajo dentro de la empresa deben adaptarse al nuevo sistema, aunque también deben redistribuirse las tareas en caso necesario e instruir a los trabajadores en el sector del electronic procurement.

Una vez se hayan superado estos desafíos, el e-procurement ofrece las siguientes ventajas:

• Automatismos: en el aprovisionamiento tradicional y, por lo tanto, no digital, los trabajadores de los departamentos de ventas y de otros similares emplean mucho tiempo en realizar tareas rutinarias una y otra vez. La solicitud de los catálogos de los proveedores también lleva su tiempo, por lo que este es un proceso que puede automatizarse con el aprovisionamiento electrónico o, por el contrario, volverse completamente superfluo.
   
• Período de aprovisionamiento: incluso sin los efectos de la automatización, el e-procurement permite a los trabajadores ahorrar tiempo y reducir los períodos de aprovisionamiento. Esto puede atribuirse al hecho de que la velocidad de transmisión de los datos digitales es superior a la de los datos impresos. Aquí, los sistemas de compras de escritorio permiten que todos los participantes en el proceso reciban los datos en tiempo real. A través de una interfaz que funcione bien con el proveedor pueden integrarse los datos de los pedidos de forma inmediata en el sistema, lo que permite tramitarlos en menor tiempo.
   
• Asignación de derechos: los sistemas de electronic procurement ayudan a los usuarios a optimizar la adjudicación y el cumplimiento de los derechos de desbloqueo. Así, esta tecnología garantiza que nadie que no tenga los derechos correspondientes realice pedidos antes de que los autorice un trabajador responsable. Los permisos adecuados pueden adjudicarse y retirarse por medio de un método de procesamiento electrónico de datos (PED).
   
• Costes: los procesos de aprovisionamiento suelen ser bastante costosos, y es que tan solo la impresión y la adquisición de papel ya supone un gasto. La instalación de sistemas de e-procurement es bastante cara, aunque a largo plazo la adquisición e integración de soluciones digitales merecen la pena. Asimismo, el aprovisionamiento electrónico también puede disminuir los gastos de almacenamiento pues, al procesarse los pedidos con mayor rapidez, también se reduce el período de almacenamiento.
   
• Flexibilidad: el electronic procurement y la utilización de Internet y de los medios digitales simplifican enormemente la comparación y búsqueda de ofertas. Además, la configuración de los pedidos a través de catálogos online es más flexible que mediante los catálogos tradicionales.
   
• Calidad: el aumento del nivel en el ámbito del e-procurement está relacionado principalmente con la calidad de la información. Debido a que todos los datos (como, por ejemplo, los de los productos) se transmiten por vía electrónica, este método permite disminuir la cantidad de errores en su introducción, pues no depende de los trabajadores. Además, con las publicaciones digitales los proveedores ofrecen mucha más información sobre los productos y, a su vez, esta puede filtrarse. Así, cada comprador puede visualizar los datos que sean importantes para él, además de evaluar la información sobre los productos o los servicios por medio de contenidos multimedia de alta calidad (imágenes o material de audio y de vídeo).

En la adquisición profesional de servicios y bienes, la información crítica de las empresas difiere en función de dónde se realicen las transacciones, de modo que es esencial que la transmisión sea segura y fiable.

• Seguridad de los datos: en el e-procurement debe garantizarse que terceras partes no lean o accedan a los datos que se transmiten. Para proporcionarles menos opciones de ataque a los delincuentes, la transmisión de datos no debería tener lugar a través del Internet público, sino que los participantes deberían establecer una conexión VPN segura y cifrada.
   
• Transmisión fiable: también es importante que todos los datos lleguen a los socios comerciales de manera íntegra, lo que resulta más sencillo con el electronic procurement que con las compras tradicionales.
   
• Datos obligatorios: en el e-procurement, los sistemas transfieren contratos y otros documentos legalmente vinculantes. Para que ambas partes tengan la seguridad de que se cumplen las obligaciones, es necesario implementar algunas medidas. En algunos casos una contraseña puede ser suficiente para ofrecer una confirmación, en otros se requiere una firma digital con seguridad jurídica.