El factor tiempo es el más decisivo a la hora de defender la implantación de una intranet. En lugar de enviar notificaciones a cada uno de los empleados, una red interna ofrece, junto a otras funciones, una plataforma ideal para intercambiar información. Esto aumentaría la productividad al no malgastar tiempo de trabajo en distintos mecanismos de comunicación.
Y no solo las vías de comunicación se acortan y simplifican, sino que además tienen lugar de forma segura, puesto que las zonas desmilitarizadas instaladas correctamente y los cortafuegos contribuyen a mantener unos elevados estándares de seguridad. Y como una intranet es por definición una LAN o una WAN que suministra aplicaciones web de forma interna, el tráfico de datos solo se realiza de forma segura, al contrario de en las redes públicas.
Las diferentes aplicaciones de intranet proveen a los empleados de ficheros, notificaciones, fechas clave o cualquier otro tipo de información interna para la empresa en su totalidad o para un grupo de personas en una sola plataforma.
Según la solución de software que se adquiera, una intranet puede, además, aportar otras ventajas:
- Intercambio ágil de datos
- Incremento de la productividad
- Aumento del ahorro de tiempo
- Archivo de datos estructurado de forma lógica y organizado por categorías
- Vías rápidas de comunicación al integrar chats o blogs
- Publicación interna de reglas corporativas, descuentos para empleados, etc.
- Económica y respetuosa con el medio ambiente al prescindir de la impresión
- Trabajo en grupos fácil de implementar
- Integración de foros y encuestas para hacer partícipe al empleado en las decisiones
Por otro lado, los costes de adquisición y mantenimiento sí pueden ser un inconveniente, puesto que los gastos no se limitan a la creación y la compra del software. En ello, que una intranet funcione de forma fluida y sin problemas y la seguridad no se vea comprometida requiere cierta inversión personal para, por ejemplo, llevar a cabo una actualización del software o ampliar el servidor. Un especialista, externo o interno, es el responsable de que la red se mantenga con regularidad, se hagan copias de seguridad y se solucionen posibles problemas en la mayor brevedad posible.
A esto se añaden los usuarios mismos de la intranet, que también podrían constituir un riesgo para la seguridad. A menudo, como ocurre en muchos servicios online, se utilizan contraseñas demasiado sencillas que conllevan el riesgo de allanar el camino a cualquier acceso ilegítimo. Así que, con el fin de garantizar la seguridad también del lado del usuario, conviene utilizar siempre una contraseña segura para que los datos sensibles no vayan a parar a las manos equivocadas. Si se accede al servidor con una conexión VPN, existe el riesgo de dejar pasar malware a la red interna, lo que implica la necesidad de utilizar un software antimalware.