La comunicación fluida sienta las bases de una colaboración exitosa, tanto dentro de las empresas como con personas externas a ellas. Ya se trate de los pedidos a un proveedor o de avisos de producción para algunos clientes, muchas veces es difícil e ineficaz aclarar según qué detalles por teléfono o por correo electrónico. En ello, una extranet constituye una forma de proveer información interna a un círculo seleccionado de personas. ¿Qué es una extranet y cómo funciona? ¿Con qué objetivos puede implantarse?
La palabra extranet resulta de la combinación entre el vocablo latino “extra” (fuera) y “net” (red), designando así a una red privada y controlada de ordenadores que utiliza la tecnología de Internet para conectar entre sí a un grupo definido de usuarios externos y otorgarles acceso a la red. Una extranet se utiliza para poner ciertos recursos a disposición de un círculo autorizado, pero no al público general. Algunos posibles usuarios externos son los socios comerciales, los proveedores y algunos clientes. La implantación de una extranet facilita el intercambio de información más allá de los límites de la empresa, en especial la comunicación entre los empleados de la misma y personas externas.
La extranet es una extensión de la intranet que utiliza la misma tecnología que Internet. Si comparamos los tres conceptos en un marco corporativo, se entienden mejor las diferencias:
Con la implantación de una extranet en una empresa privada, en una organización, en una universidad o en una asociación, se construye una red integral de información que puede integrarse en los procesos corporativos de diversas formas:
Las empresas también pueden integrar otras funciones para facilitar el intercambio con el exterior, como serían un buscador, un directorio de personal o un servicio de mensajería, aunque también cabría pensar en funciones interactivas como las encuestas o las votaciones.
Desde el punto de vista técnico, extranet e Internet comparten configuración: la comunicación tiene lugar en ambas redes gracias a un conjunto de alrededor de 500 protocolos de red que determinan en base a qué reglas y en qué formato se produce la comunicación. El protocolo de Internet, IP, y el de control de la transmisión o TCP constituyen el fundamento del intercambio de datos.
Las empresas pueden optar por varias formas de implantar una extranet: podría ser una red totalmente autónoma solo accesible por medio de una línea telefónica separada o estar conectada a Internet por medio de mecanismos de protección.
Cuando se intercambian datos sensibles es importante tomar medidas de precaución, no solo respecto a terceros que puedan acceder de forma ilícita a la información interna, sino también a las posibles fugas de seguridad que puedan haber dentro de la misma empresa. Para proteger la extranet y sus datos privados del acceso de personas no autorizadas, suele apostarse sobre todo por dos medidas preventivas:
La protección efectiva de la extranet pasa por un cortafuegos externo que se instala entre sistemas de ordenadores diferentes, lo que le da el nombre de cortafuegos de red o de hardware. Como no se ejecuta en el mismo sistema que debe proteger, como ocurre con un cortafuegos personal, es más difícil manipularlo.
A menudo también se utilizan las zonas desmilitarizadas (DMZ) como medida de protección. Una DMZ actúa de zona “fronteriza” entre la red privada corporativa e Internet y delimita a ambas redes por medio de estrictas reglas de acceso. Para maximizar su efectividad se le añaden dos cortafuegos, uno exterior que aísla la DMZ de la red pública, y otro interno entre la DMZ e intranet.
Las redes virtuales privadas o VPN también garantizan una elevada protección. Una VPN (Virtual Private Network) es una red privada de comunicación en la cual la conexión se realiza por medio de un túnel IP virtual que permite a los integrantes de la red acceder a la intranet de la empresa. Para salvaguardar la integridad de los datos cuando se utilizan conexiones abiertas, la información se cifra (tunneling), de modo que resulte invisible para otros usuarios de la red pública.
Suele diferenciarse entre dos formas básicas de crear una extranet e integrarla en la comunicación corporativa, y en ambos casos se trata de portales:
Otra alternativa para crear una extranet es utilizar un sistema de gestión de contenidos, si bien la gama de funciones cubierta por el software varía en función del CMS que se utiliza, de modo que si se echaran en falta algunas funciones imprescindibles habría que añadirlas con extensiones. Con todo, conviene saber que implementar y mantener sistemas demasiado complejos requiere cierta especialización técnica.
En nuestra guía digital hemos seleccionado los CMS más populares en 2018.
Si no se está seguro de la solución más adecuada en cada caso, es recomendable acudir a un experto.
Implementar una extranet conlleva muchas ventajas para las empresas, entre ellas facilitar el intercambio de datos entre empleados, tanto si trabajan dentro como fuera de la empresa, y personas ajenas. Además, como una extranet permite intercambiar grandes cantidades de datos a una gran velocidad, pueden optimizarse muchos procesos. La reducción del trabajo propio de las aplicaciones ejecutadas de forma manual acostumbra a ir acompañada de un incremento de la productividad y un ahorro de los costes. Informar sobre el estado de un pedido, por ejemplo, ya no debe hacerse necesariamente por correo electrónico de forma individual a cada cliente: este puede acceder a esta información con sus datos de acceso a la extranet y, como ya no es necesario ningún software extra de EDI, se ahorran costes. Como se ejecutan menos procesos de forma manual, también se reducen las posibles fuentes de error.
En cuanto a la actualidad de los datos, el poder editar fácilmente la información de las bases de datos y estar accesibles en la red para los usuarios otorga una gran transparencia al flujo de trabajo, lo que no solo facilita la comunicación, sino que fortalece la confianza en ambas partes.
Si integra las aplicaciones pertinentes, una extranet también puede adquirir el rol de groupware y permitir la cooperación con los socios comerciales. Esto permite acceder a documentación compartida como las libretas de direcciones, el calendario de citas o las listas de tareas. Asimismo, la extranet también ofrece una gran oportunidad para gestionar el conocimiento en común, ofreciendo, por ejemplo, formaciones que pueden resultar interesantes para empleados de varios socios.
Una extranet también tiene aspectos negativos, como son los costes de adquisición del software, aunque no acaban aquí. A los costes vinculados a la instalación de la red se añaden los costes derivados de su mantenimiento (actualizaciones de software, copias de seguridad, resolución de problemas). Además, para que una extranet pueda cumplir su propósito ha de mantenerse en buen estado, actividad que realizan bien los empleados de la empresa, bien un servicio externo.
Los empleados también tendrán que aprender a usar estos sistemas, que suelen ser complejos, y durante este proceso de aprendizaje pueden generarse elevados costes de oportunidad, lo que quiere decir que mientras se forman no tienen tiempo para dedicarse a sus tareas laborales. En especial cuando muchos empleados se forman al mismo tiempo, por ejemplo, en la integración de una extranet, esto puede desembocar en una reducción de los ingresos.
Además del factor costes también deben considerarse los posibles riesgos para la seguridad, pues proteger la información sensible de la red de accesos no deseados, tanto externos como internos, obliga a cumplir con unos elevados estándares de seguridad.
| Ventajas | Inconvenientes |
|---|---|
| ✔ Rapidez en el intercambio de datos | ✘ Gastos de adquisición y mantenimiento |
| ✔ Incremento de la productividad | ✘ Requiere formar a la plantilla |
| ✔ Ahorro de tiempo y costes | ✘ Criterios elevados de seguridad |
| ✔ La información es actual porque el mantenimiento de los datos es sencillo | |
| ✔ La comunicación con los socios se optimiza | |
| ✔ El trabajo cooperativo se simplifica | |
| ✔ Mejora la gestión del conocimiento |
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