Cómo hacer un webinar: consejos para el éxito

Las empresas utilizan los webinar o seminarios web para capacitar a sus empleados, los ofrecen como formación de pago para el desarrollo profesional o los imparten de forma gratuita para adquirir y retener clientes. Una de las ventajas de estos eventos online es que son rentables y requieren pocos recursos. Sin embargo, para crear un webinar profesional y efectivo, hay que tener en cuenta algunos aspectos. Aquí te resumimos los consejos más importantes que debes considerar a la hora de crear un webinar.

¿Cuáles son las áreas de aplicación de los seminarios web?

Los webinars tienen un enfoque pedagógico, por lo que se utilizan principalmente en el ámbito de la educación y la formación continua y en la formación interna de los empleados. Muchas empresas también incorporan los webinars, al igual que los artículos en blogs sobre un tema concreto, en su estrategia de marketing de contenidos y los utilizan como herramienta de inbound marketing. Te contaremos cómo alcanzar con webinars los objetivos clásicos del marketing usando tres ejemplos concretos:

  • Generación de leads: cuando se registren en tu curso, pide a los participantes que te proporcionen su dirección de correo electrónico u otros datos de contacto.
  • Conversiones: con un seminario en línea puedes impartir conocimientos sobre un tema relacionado con tu producto o servicio. De esta manera, educas a tu público objetivo y, si es posible, los convences de las ventajas de tu oferta.
  • Mantenimiento de la comunidad: los webinars te permiten comunicarte directamente con tu comunidad y responder personalmente a las preguntas que te hagan. Además, aprenderás más sobre los deseos y sugerencias de tu público objetivo.
Nota

La decisión de ofrecer un webinar gratuito o de pago debe basarse en objetivos previamente establecidos.

¿En directo o en diferido? Ventajas e inconvenientes de uno y otro formato

Antes de crear un webinar, debes decidir si lo transmitirás en vivo o lo grabarás para dejarlo disponible después. Los seminarios web grabados son más fáciles de escalar y pueden, al menos hasta cierto punto, tener un carácter “en vivo”. Sin embargo, este formato no permite interactuar con el público. Aquí resumimos las ventajas e inconvenientes de ambos formatos.

Webinar en vivo

Al retransmitir en tiempo real, podrás aprovechar su carácter interactivo. Con las herramientas de webinar correctas, involucrarás activamente a los espectadores a través de chats en vivo, preguntas, debates, encuestas o pequeñas pruebas. Además, con tu presencia darás al evento un carácter personal y podrás entablar una relación más estrecha con el público.

La dificultad de emitirlo en vivo es controlar el tiempo, ya que la participación del público es difícil de calcular de antemano. Por eso, al crear el webinar, debes dejar suficiente tiempo para las secciones interactivas.

Ventajas Inconvenientes
✔ Interacción y conversación con los participantes ✘ La gestión del tiempo es más difícil
✔ Relaciones personales que fomentan la confianza ✘ Tiempo limitado
✔ Es posible responder a las necesidades y deseos del público ✘ Riesgos debidos a problemas técnicos
✔ Respuesta directa  

Webinar en diferido

Los webinars grabados son más fáciles de escalar debido a la automatización y la independencia del tiempo. Por lo tanto, este formato es especialmente recomendable para los seminarios de pago. Si un participante ha pagado por tu oferta, el acceso al webinar se activa de forma totalmente automática.

Ventajas Inconvenientes
✔ Duración libre ✘ Impersonal
✔ Automatizado y escalable ✘ No permite interacción
✔ Flexible  
Consejo

No es necesario decir expresamente que el webinar está grabado. Sin embargo, ten cuidado de no dar la impresión equivocada y de no afirmar que el webinar es en directo a menos que sea realmente el caso.

¿Cómo crear un webinar?

El propósito de los webinar es compartir conocimientos e información de utilidad. Para que sea así, es necesario investigar, preparar y estructurar minuciosamente los contenidos. Responde a las siguientes preguntas para crear un webinar interesante y fácil de seguir para el público.

Consejo

Ahorra tiempo y recursos con el reciclaje de contenidos: reutiliza el contenido existente de libros electrónicos, blogs u otros tipos de contenido y crea un webinar con ellos.

¿Cuál es tu público objetivo?

Determina de antemano a qué audiencia quieres llegar con tu curso. Define un problema que ese grupo tenga que tratar a menudo y que quieras resolver y comentar durante el webinar. Después de definir el público objetivo del taller, es importante decidir cómo lo vas a comunicar para atraer el interés de la audiencia potencial. Encontrarás más información en el apartado: “¿Cómo puedo promocionar mi webinar?”

¿Cuál es el objetivo del seminario?

Define un objetivo que quieras alcanzar con tu webinar y responde a la pregunta de qué es el webinar para ti. Por lo general, el objetivo principal es impartir conocimientos. Si creas tu webinar con fines de marketing, algunos de los objetivos posibles son la generación de clientes potenciales, las conversiones o la retención de clientes.

¿Qué temas cubre el webinar?

Adapta el tema del webinar a tu objetivo personal y al público objetivo y no al revés. Al desarrollar un tema, ten en cuenta el nivel de conocimientos de los participantes y, de ser posible, proporciona materiales adicionales como gráficos, listas de verificación o carteles.

Consejo

Ofrece recursos adicionales para descargar. Esto fortalecerá la relación con el público y aumentará las posibilidades de que utilice tus materiales después del seminario web.

¿Cuál será el formato del webinar?

¿Vas a emitir el webinar en vivo o a grabarlo por adelantado? De acuerdo con esta decisión, selecciona una plataforma de webinar adecuada. También vale la pena grabar un webinar en vivo. Esto te dará la opción de ofrecerlo posteriormente como webinar a la carta.

¿Qué requisitos presupone crear un webinar?

Para crear un webinar, necesitarás un software especializado, una conexión a internet estable, con un ancho de banda de al menos 16 MB por segundo, y un hardware apropiado. Aunque la mayoría de los ordenadores y portátiles tienen un micrófono incorporado, un juego de auriculares puede reducir el ruido de fondo y mejorar la calidad de la grabación. Si utilizas una cámara o una webcam, reforzarás la relación personal con los participantes. Si el webinar va a ser de pago o si valoras que tenga una apariencia profesional, vale la pena que inviertas en iluminación y decorado.

Consejo

Justo para ese fin se desarrolló Microsoft 365 de IONOS, que te permite estar siempre conectado con tus compañeros, así como procesar documentos y correos electrónicos en tiempo real.

Estructura ideal de un seminario web

Lo más importante es recordar que los webinar no están sujetos a una estructura fija. De este modo, debes adaptar la estructura de tu webinar a tus preferencias personales y, sobre todo, tener en cuenta el objetivo que hayas definido. En general, cuanto más fácil sea seguir la estructura de la presentación, mejor podrá el público asimilar el contenido.

Introducción

Antes de comenzar la presentación, debes dar la bienvenida alpúblico y resumirbrevemente la estructura del curso. Comunica claramente el valor añadido que ganará tu público al participar. Preséntate y posiciónate como experto en el campo.

Presentación

Después de la presentación y la introducción, comenzará el contenido real. A continuación, te mostramos algunas formas de estructurar un seminario web que han probado su eficacia, pero siéntete libre de combinarlas y modificarlas a tu gusto.

Estándar

Haces una presentación sobre el tema del webinar. Después, el público tiene la oportunidad de formular preguntas o debatir sobre el tema.

Secuencia

En esta forma de webinar se alterna varias veces entre la presentación y el debate. Esta estructura permite al público responder rápidamente a una sección de la presentación cuando se trata de temas complejos.

Trabajo colaborativo

Con esta estructura, la presentación no es necesaria. En lugar de eso, trabajas el contenido en colaboración con el público.

Preguntas y respuestas

Durante el webinar, el público puede hacerte preguntas a ti o a un experto sobre un tema determinado.

Conclusión

Al final del webinar, aprovecha la oportunidad de presentar tu producto o servicio y deja que el público haga preguntas.

¿Cómo puedo promocionar mi webinar?

Aprovecha los canales de marketing existentes para promocionar tu sesión o explorar nuevas formas de llegar al público. En los siguientes apartados, te presentamos cuatro canales de marketing populares para webinar.

Marketing por correo electrónico

Haz saber a los suscriptores de tu boletín que has organizado un seminario web o utiliza el webinar específicamente para aumentar el número de suscriptores y su alcance. Para ello, debes asegurarte de que cada participante se registre contigo utilizando su dirección de correo electrónico.

Consejo

Envía a los participantes registrados un correo electrónico como recordatorio un día antes del evento para evitar cancelaciones a corto plazo.

Sitio web: página de destino y elementos emergentes

Promueve el webinar en tu sitio web y crea una o más páginas de destino. Utiliza además un elemento emergente para llamar la atención sobre el webinar. Si tienes un blog, úsalo también para promocionarlo.

Redes sociales: páginas de anuncios y eventos

Utiliza redes sociales populares, como Facebook, Instagram, Xing, LinkedIn, Twitter o Google Business, y crea un anunciosobre el webinar, además de un evento. Desde allí puedes enlazar directamente a tu página de destino para el webinar.

Anuncios, prensa y colaboraciones

Coloca anuncios con Google Ads así como en otros sitios web o promociona tu webinar a través de anuncios de prensa. Las colaboraciones, los patrocinadores y las asociaciones también aumentan el alcance de manera significativa.

Consejo

Ofrece un webinar gratuito para llamar la atención sobre los cursos avanzados y de pago.

Consejos para crear un webinar con éxito

Ahora sabes cómo crear un webinar y lo que necesitas para ello. A continuación, te damos más consejos para ayudarte a crear un webinar con éxito.

Buena preparación

Familiarízate primero con el softwarepara evitar o resolver rápidamente los problemas durante la presentación.

Obtener apoyo

En los cursos en vivo, responder en el chat a las preguntas de los participantes que surgen paralelamente a la presentación suele ser un reto. Es mejor repartirse las tareas con un compañero que responda a las preguntas o las compile para enviártelas. Al elegir una herramienta de webinar, asegúrate de que permita varios moderadores.

Preparar el lugar de trabajo

Asegúrate de que te sientes cómodo en tu lugar de trabajo y durante el seminario. Recuerda quetus participantestambién verán y escucharán tu entorno. Por lo tanto, comprueba si hay algún ruido de fondo o algún elemento visual que distraiga la atención.

Apaga todas las notificaciones y programas innecesarios del ordenador para evitar molestas interrupciones. Si estás planeando hacer un screencast, debes esconder todos los elementos personales del escritorio.

Información completa

Cuando anuncies el webinar, indica siempre todos los datos relevantes para las partes interesadas. Esto incluye la hora y la fecha de la emisión, la duración del webinar y las opciones para registrarse.

Oferta gratuita

Los webinar de pago son un obstáculo para los nuevos clientes. Con el contenido gratuito, te ganarás la confianza del público y tendrás la oportunidad de promocionar los servicios de pago. Sin embargo, incluso en los webinar gratuitos, es aconsejable hacer la vida lo más fácil posible a los potenciales participantes.

  • Ofrécelo en varias fechas.
  • Formula el valor añadido con claridad.
  • Haz que el proceso de registro sea lo más sencillo posible.

Crear incentivos

Ofrece incentivos adicionales para atraer a nuevos clientes a los webinar de pago.

  • Descuentos: reduce el precio u ofrece más valor por el mismo precio. Aumenta el incentivo poniendo un límite de tiempo en la oferta.
  • Ofertas adicionales: incluye servicios adicionales, como una consulta personal gratuita, un libro electrónico o un podcast.
  • Garantías: ofrece a los participantes una garantía de calidad o de reembolso. Menciona también los comentarios más entusiastas o las evaluaciones positivas de otros clientes.
  • Consultas personales: ofrece un apoyo integral por teléfono y correo electrónico y permite que te contacten personalmente incluso antes del webinar.

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