Cómo crear listas de­s­ple­ga­bles en Excel

En algunas hojas de cálculo se trabaja más que en otras. Por ello, no está de más conocer so­lu­cio­nes que den agilidad a las tareas, como, por ejemplo, pe­r­mi­tie­n­do se­le­c­cio­nar datos de una lista pre­de­fi­ni­da. Te ex­pli­ca­mos paso a paso cómo funcionan y se crean las listas de­s­ple­ga­bles de Excel.

Paso a paso: crear listas de­s­ple­ga­bles en Excel

Descubre en pocos pasos lo fácil que resulta crear una lista de­s­ple­ga­ble con Excel.

1. Rellena una tabla con los valores que quieres que aparezcan en la lista de­s­ple­ga­ble. Se re­co­mie­n­da crear la tabla en una hoja separada.
2. Se­le­c­cio­na las celdas en las que quieres crear las listas. Se­le­c­cio­na la pestaña “Datos ” y en “He­rra­mie­n­tas de datos” haz clic en “Va­li­da­ción de datos…”.
3. En la pestaña “Co­n­fi­gu­ra­ción”, se­le­c­cio­na “Lista” en la opción “Permitir”. Introduce en “Origen” los elementos de la tabla que has creado an­te­rio­r­me­n­te. Confirma en “Aceptar”.

Siguiendo estos pasos habrás creado la lista de­s­ple­ga­ble. Para se­le­c­cio­nar uno de los elementos de la lista basta con que lo se­le­c­cio­nes en el cuadro gris.

¿Para qué sirven las listas de­s­ple­ga­bles de Excel?

Un menú de­s­ple­ga­ble te permite a ti o a otros usuarios se­le­c­cio­nar de­te­r­mi­na­dos valores o co­n­te­ni­dos de una lista pree­xi­s­te­n­te. Esto tiene varias ventajas:

1. Los valores pueden se­le­c­cio­nar­se con un clic del ratón, por lo que no es necesario escribir el término o el número completo cada vez.
2. La po­si­bi­li­dad de elegir evita que se produzcan errores ti­po­grá­fi­cos.
3. Dado que los valores se de­te­r­mi­nan pre­via­me­n­te, se evita también que otro usuario cometa un error por la in­tro­du­c­ción de valores no previstos.

La creación de listas de­s­ple­ga­bles pro­po­r­cio­na una mayor comodidad y confiere a muchos fo­r­mu­la­rios un aspecto muy pro­fe­sio­nal.

Insertar lista de­s­ple­ga­ble en Excel: así se hace

Las listas de­s­ple­ga­bles se en­cue­n­tran siempre en las celdas. Por ello, hay que fo­r­ma­tear­las para poder crear una lista de­s­ple­ga­ble. Al mismo tiempo, también es necesario crear una tabla en Excel con los valores que van a aparecer en la lista de­s­ple­ga­ble, a ser posible en otra hoja dentro del mismo archivo. Con una tabla, el manejo de los datos es más sencillo y los cambios se reflejan en su mayoría de inmediato en la lista de­s­ple­ga­ble.

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En la hoja original, se­le­c­cio­na la celda en la que debe aparecer la lista de­s­ple­ga­ble. Después, ve a la pestaña “Datos” de la cinta de opciones. Allí, en la categoría “He­rra­mie­n­tas de datos”, en­co­n­tra­rás el punto “Va­li­da­ción de datos”. Al hacer clic en él, se abre un nuevo menú donde en­co­n­tra­rás los “Criterios de va­li­da­ción”. En esta sección puedes es­pe­ci­fi­car, por ejemplo, que solo se admitan números enteros o textos de una longitud de­te­r­mi­na­da.

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Para la lista de­s­ple­ga­ble, se­le­c­cio­na el punto “Lista”. Ahora indica dónde se encuentra la tabla con los valores. Puedes in­tro­du­ci­r­lo di­re­c­ta­me­n­te (atención: puesto que la tabla se encuentra en otra hoja, tienes que in­tro­du­ci­r­la ma­nua­l­me­n­te) o utilizar la función de selección. Ya solo tendrás que se­le­c­cio­nar con el ratón el área con los valores co­rre­s­po­n­die­n­tes.

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A co­n­ti­nua­ción, la in­fo­r­ma­ción aparece en la lista de­s­ple­ga­ble.

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Ahora puedes insertar la in­fo­r­ma­ción del de­s­ple­ga­ble de Excel en di­fe­re­n­tes funciones. Por ejemplo, con la función SI, de­pe­n­die­n­do de la selección realizada, puedes activar otro cálculo u otro resultado.

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