Software de in­ve­n­ta­rios: co­m­pa­ra­ti­va de los pri­n­ci­pa­les programas en México

La gestión de in­ve­n­ta­rios es una tarea esencial de la ad­mi­ni­s­tra­ción em­pre­sa­rial. Sin embargo, no siempre se le presta la atención necesaria y, en ocasiones, se relega a una actividad ad­mi­ni­s­tra­ti­va de segunda categoría. A menudo, se recurre a las tablas Excel o incluso a papel y bolígrafo para dejar co­n­s­ta­n­cia de los activos con los que cuenta la empresa, lo que termina su­po­nie­n­do un costo elevado, pues exige tiempo que podría dedicarse a otras ac­ti­vi­da­des, y dinero, ya sea por la necesidad de contratar a más personal o porque se incurran en errores que solo se puedan subsanar previo pago de una cantidad. Es por eso que recurrir al software de sistemas de control de in­ve­n­ta­rio puede co­n­ve­r­ti­r­se en una inversión a largo plazo que traiga im­po­r­ta­n­tes be­ne­fi­cios a las empresas.

Los software de in­ve­n­ta­rios o software de control de in­ve­n­ta­rios son programas creados para facilitar la gestión del in­ve­n­ta­rio de una empresa, entendido este como el conjunto de elementos que forman su pa­tri­mo­nio. Así, pueden uti­li­zar­lo negocios de cualquier sector, sin importar su tamaño, aunque es es­pe­cia­l­me­n­te de interés para aquellos dedicados a la compra y venta de exi­s­te­n­cias. Permiten saber la cantidad de exi­s­te­n­cias di­s­po­ni­ble, su lo­ca­li­za­ción y las entradas y salidas de mercancía. Todo ello, co­n­tri­bu­ye a una mejor pla­ni­fi­ca­ción, una mayor pro­du­c­ti­vi­dad y a la sa­ti­s­fa­c­ción del cliente. Pongamos como ejemplo una librería: con este tipo de programas se podrá conocer en todo momento cuántos títulos y a su vez qué número de cada uno de ellos hay, tanto en almacén como en tienda. Asimismo, se puede obtener una visión de los libros que se han vendido, de­s­cu­brie­n­do los pre­fe­ri­dos por los clientes. De esta forma, se planifica con exactitud la ad­qui­si­ción de nuevas exi­s­te­n­cias para que siempre estén a di­s­po­si­ción de los lectores.

En de­fi­ni­ti­va, disponer de este tipo de programas garantiza mejorar la or­ga­ni­za­ción y ofrecer siempre un buen servicio, pues en todo momento se tiene co­n­s­ta­n­cia de las exi­s­te­n­cias reales, mo­s­trá­n­do­las así al comprador. De igual modo, se puede calcular con mayor exactitud los periodos y la cantidad que solicitar al proveedor, evitando gastos in­ne­ce­sa­rios. Sin olvidar su im­po­r­ta­n­cia a la hora de llevar la co­n­ta­bi­li­dad de la empresa. Si, además, es capaz de entregar reportes con in­fo­r­ma­ción relativa a las entradas o las salidas, la empresa podrá pre­pa­rar­se para una futura toma de de­ci­sio­nes exitosa.

La oferta de programas de in­ve­n­ta­rios es amplia en el mercado mexicano, si bien hay que tener en cuenta los di­fe­re­n­tes tipos exi­s­te­n­tes y es­co­ge­r­los en función de las ca­ra­c­te­rí­s­ti­cas de la empresa.

• Es­pe­cia­li­za­dos o partes de un software integral. Si bien se puede optar por un software de control de in­ve­n­ta­rios es­pe­cia­li­za­do, la mayoría se integran como parte de una solución mayor que incluye módulos de di­fe­re­n­tes tareas de ad­mi­ni­s­tra­ción también ese­n­cia­les en una empresa como pueden ser la co­n­ta­bi­li­dad o la fa­c­tu­ra­ción.
• Gratuitos y de pago. Pensar en las ca­ra­c­te­rí­s­ti­cas que debe reunir el software de in­ve­n­ta­rios es esencial a la hora de optar por una solución gratuita o de pago. Mientras las primeras suelen estar más limitadas en cuanto a funciones, los programas de pago suelen ofrecer di­fe­re­n­tes cuotas según las exi­ge­n­cias de cada usuario.
• Al­ma­ce­na­mie­n­to en la nube o local. Optar por una opción en la nube reporta numerosas ventajas pues permite un acceso no re­s­tri­n­gi­do en espacio o tiempo, sin embargo, para su correcto fu­n­cio­na­mie­n­to se requiere Internet. Los programas alojados en un di­s­po­si­ti­vo se instalan di­re­c­ta­me­n­te en el ordenador que vaya a ser utilizado para la actividad.
• Licencia o pago por uso. Hay programas que para usarlos requieren la ad­qui­si­ción de una licencia pe­r­ma­ne­n­te con la que el usuario tendrá siempre acceso al programa. Sin embargo, la mayoría responde a un modelo de pago por uso que funciona por su­s­cri­p­ción. De esta forma, los programas se pueden usar de acuerdo a las ne­ce­si­da­des de la empresa, si bien suelen tener un costo económico mayor.

Como cada empresa va a tener sus propias ne­ce­si­da­des, no existe un software de in­ve­n­ta­rio ideal para todos los casos. Si bien hay una serie de aspectos a los que es im­po­r­ta­n­te prestar atención.

• Seguridad: toda la in­fo­r­ma­ción acerca del in­ve­n­ta­rio de la empresa va a estar recogida en el programa se­le­c­cio­na­do. Perderla, además de suponer la des­apa­ri­ción de in­fo­r­ma­ción valiosa para la toma de de­ci­sio­nes, supone un verdadero problema cuya solución in­cu­rri­ría en una im­po­r­ta­n­te inversión monetaria. De ahí co­n­si­de­rar si la he­rra­mie­n­ta se­le­c­cio­na­da está bien protegida (es­pe­cia­l­me­n­te si los datos se almacenan en la nube) y ofrece la opción de respaldos.
• Precio: aunque sin duda resulta rentable a largo plazo, invertir en un programa de in­ve­n­ta­rios supone un gasto co­n­si­de­ra­ble antes de su im­pla­n­ta­ción. De ahí la im­po­r­ta­n­cia de calcular bien cuáles serán las ne­ce­si­da­des de la empresa y se­le­c­cio­nar en co­n­se­cue­n­cia el programa más adecuado. De nada servirá invertir demasiado poco y no disponer de las funciones su­fi­cie­n­tes, aunque igual de poco efectivo es pagar de más por funciones o ca­ra­c­te­rí­s­ti­cas que la empresa no necesita.
• Funciones incluidas: existen empresas que, bien por ser de un tamaño reducido o debido al sector al que pe­r­te­ne­cen, no necesitan más que un registro del stock di­s­po­ni­ble con las entradas y salidas. Sin embargo, otras necesitan además una función para llevar un control de los pro­vee­do­res o clientes o reportes continuos que faciliten la toma de de­ci­sio­nes.
• Manejo: es necesario calibrar también el nivel de co­no­ci­mie­n­tos in­fo­r­má­ti­cos de los usuarios del programa. Si bien la mayoría ofrecen un manejo sencillo, puede ser in­te­re­sa­n­te calcular el periodo de ada­p­ta­ción al nuevo programa y ase­gu­rar­se de que se va a utilizar de forma óptima.
• Servicio de atención y/o soporte: igua­l­me­n­te, puede ser in­te­re­sa­n­te tomar en cuenta la di­s­po­ni­bi­li­dad de personas es­pe­cia­li­za­das en la atención a los clientes, si es gratuita y si el contacto se produce por teléfono, email, chatbots, etc. Asimismo, la exi­s­te­n­cia de guías de uso o tu­to­ria­les son un punto que valorar.
• Di­s­po­si­ti­vos: si quieres un acceso sin re­s­tri­c­cio­nes a la he­rra­mie­n­ta de gestión de almacenes, valora también que puedas entrar desde cualquier di­s­po­si­ti­vo. Muchos programas ofrecen una apli­ca­ción para sistemas Android y iOS.

A co­n­ti­nua­ción, se muestran un total de cinco sistemas de control de in­ve­n­ta­rios como software in­de­pe­n­die­n­te o como módulos dentro de un programa integral. Te mostramos las ca­ra­c­te­rí­s­ti­cas, precios, ventajas e in­co­n­ve­nie­n­tes:

La empresa de te­c­no­lo­gía mexicana Crol se encarga desde hace 20 años de de­sa­rro­llar te­c­no­lo­gía para cubrir las ne­ce­si­da­des de los negocios en el país, abarcando tanto al sector de medianas y grandes empresas como al de pequeñas y micro empresas. Para estas últimas presenta Crol, un programa en la nube que integra, en función del plan se­le­c­cio­na­do, di­fe­re­n­tes módulos: co­n­ta­bi­li­dad y estados fi­na­n­cie­ros, compras, gastos, bancos, control de in­ve­n­ta­rios y ventas y fa­c­tu­ra­ción ele­c­tró­ni­ca 3.3. En de­fi­ni­ti­va, se trata de una solución completa y mu­l­ti­di­s­po­si­ti­vo que reúne en un único programa todas las so­lu­cio­nes de ad­mi­ni­s­tra­ción y co­n­ta­bi­li­dad ne­ce­sa­rias para gestionar la empresa.

La in­fo­r­ma­ción se almacena en la nube de Microsoft, siendo accesible en cualquier momento y desde cualquier lugar. En lo que a seguridad respecta, Crol realiza copias de seguridad au­to­má­ti­ca­me­n­te y recurre a métodos de cifrado.

Aunque hay una versión libre gratuita, esta no incluye la opción de gestión de in­ve­n­ta­rios. Para ello hay que recurrir a la versión Standard (350 MXN al mes), a la versión Pro (1050 MXN al mes) o a la En­te­r­pri­se (2050 MXN al mes), cuyas su­s­cri­p­cio­nes pueden ser anuales o mensuales. No obstante, antes de tener que pagar por una u otra, el usuario dispondrá de 15 días de prueba para decidirse por el programa. Además, sea cual fuese la opción escogida, todas van a incluir ayuda y atención pe­r­so­na­li­za­da, así como se­mi­na­rios para aprender a usar la he­rra­mie­n­ta.

Si bien disponer de todos los módulos en un solo programa es una ventaja, conviene mirar las ca­ra­c­te­rí­s­ti­cas es­pe­cí­fi­cas del software en lo relativo a in­ve­n­ta­rios. Crol permite conocer en tiempo real el estado del almacén o almacenes y, en caso de ser varios, realiza su in­te­gra­ción au­to­má­ti­ca. Asimismo, va a registrar las entradas, salidas y re­ubi­ca­cio­nes. También genera reportes con in­fo­r­ma­ción ac­tua­li­za­da. Además, con un costo de 500 MXN adi­cio­na­les, el usuario de los planes Pro o En­te­r­pri­se puede disponer de un módulo avanzado con funciones adi­cio­na­les, conocido como In­ve­n­ta­rio Avanzado de Crol. Si la empresa lo estima necesario, podrá contar con un control de in­ve­n­ta­rio por lotes y caducidad y por número de serie. Además, dispone de una función para de­te­r­mi­nar cuándo se necesitan productos de nuevo (punto de reorden), cuándo hay productos que bien no se han recibido o no han sido en­tre­ga­dos a los clientes (backorder), así como de­te­r­mi­nar el costo por unidad de cada producto.

Aunque el usuario dispone de un periodo de 15 días gratuitos para probar el software, todos los planes son de pago. Puede elegir entre tres opciones: el paquete Básico ($ 599 al mes), el Estandar ($ 999) y el Premium ($ 1499). La selección de uno u otro va a depender del número de productos que se quiera tener en el catálogo, el de ventas mensuales que se prevea se va a llevar a cabo o el número de usuarios que se quieran incluir. Sea como fuere todos incluyen las ac­tua­li­za­cio­nes de forma au­to­má­ti­ca y atención al cliente online.

En lo referente a los in­ve­n­ta­rios, con este programa se pueden crear catálogos de productos definidos según sus ca­ra­c­te­rí­s­ti­cas, productos además que podrán activarse o des­ac­ti­var­se según su di­s­po­ni­bi­li­dad en un de­te­r­mi­na­do periodo y de los que se puede conocer su historial. Este software de in­ve­n­ta­rio permite además tener co­n­s­ta­n­cia en tiempo real del stock del que se dispone ya sea por sucursal o de manera conjunta, re­gi­s­tra­n­do tanto las ventas como las ad­qui­si­cio­nes de exi­s­te­n­cias. Todo ello sin importar el número de almacenes o puntos de venta, tanto físicos como online. In­te­re­sa­n­te es la opción “productos co­m­pue­s­tos” en la que la empresa podrá vender como si fuera uno solo un conjunto completo de productos.

Así mismo, al registrar las compras y las ventas rea­li­za­das, la empresa en cuestión puede acceder también a un balance que permita de­te­r­mi­nar si se han obtenido o no be­ne­fi­cios. Pero, además, se puede obtener in­fo­r­ma­ción po­r­me­no­ri­za­da, que sin duda co­n­tri­bui­rá en la toma de de­ci­sio­nes futuras. Así, la empresa podrá conocer las ventas en función del tipo de producto, la marca o el proveedor, ob­te­nie­n­do datos exactos sobre los productos más so­li­ci­ta­dos, por ejemplo, o las marcas con más éxito. Al mismo tiempo se puede tener acceso a los gastos in­cu­rri­dos.

Además, como ya se ha me­n­cio­na­do, con este programa se podrá también llevar el control sobre las cuentas bancarias y crear y enviar facturas ele­c­tró­ni­cas a los clientes.

Este software es adecuado para cualquier tipo de negocio, aunque la misma página lo des­aco­n­se­ja para productos con fecha de caducidad o venta por lotes, pues no cuenta con estas funciones.

Si bien dispone de unas funciones muy concretas, su manejo es sencillo e intuitivo, empezando por la facilidad a la hora de migrar los datos desde un in­ve­n­ta­rio en Excel. En cuanto a seguridad, el programa no solo realiza respaldos au­to­má­ti­cos, sino que está protegido por un sistema de en­cri­p­ta­ción SSL de 128 bits.

Clou­da­d­min cuenta con tres planes de negocios, todos de pago: el Em­pre­sa­rial, por 999 MXN al mes; el plan Popular, por 499 MXN al mes, o el Em­pre­n­de­dor, por 199 MXN. Estos, más que di­fe­re­n­ciar­se en las funciones ofrecidas, se di­s­ti­n­guen por el límite es­ta­ble­ci­do en el uso de dichas funciones (número de su­cu­r­sa­les, usuarios productos y órdenes de ventas). Además, el plan Em­pre­sa­rial y el Popular incluyen la opción de añadir a más usuarios, siempre que se paguen 150 MXN por persona y mes.

Sea como fuere, todos ofrecen un periodo de prueba de 14 días, di­s­po­ni­bi­li­dad absoluta y atención al cliente.

El software Mu­l­ti­co­me­r­cio © se trata de un programa de punto de venta que se adquiere por licencia y pertenece a Sistema de Venta, una empresa con más de nueve años de ex­pe­rie­n­cia en el mercado. Este programa en concreto, además de co­n­tri­buir en los procesos de compra y venta, genera facturas CFDI 3.3. y facilita el control en la gestión de in­ve­n­ta­rio.

En este último caso, el programa re­gi­s­tra­rá las entradas y salidas de in­ve­n­ta­rio en las di­fe­re­n­tes su­cu­r­sa­les o tiendas (en caso de que las hubiese), de modo que el em­pre­sa­rio podrá conocer en todo momento el estado de sus exi­s­te­n­cias. De manejo sencillo, con el programa no solo es posible importar sin problemas un in­ve­n­ta­rio en Excel, sino que además permite registrar sin mayor co­m­pli­ca­ción el traspaso de me­r­ca­n­cías entre tiendas o almacenes.

El programa permite la creación de copias de seguridad de forma au­to­má­ti­ca o manual, que se pueden guardar de forma local o en Google Drive. Asimismo, se podrán gestionar los permisos para regular el acceso al programa a sus usuarios.

El precio de la licencia varía en función del número de co­mpu­tado­ras en los que se quiere utilizar. Para un único di­s­po­si­ti­vo, el software se puede adquirir por 1889 MXN. Para dos, el precio asciende a 3589 MXN, optando a la ad­qui­si­ción de un máximo de 8 licencias por 13.319 MXN, si bien se puede negociar con la empresa en caso de necesitar un número mayor. En todos los casos se incluye de forma gratuita un año de ac­tua­li­za­cio­nes y soporte. Pasados los doce primeros meses, el programa seguirá en perfecto fu­n­cio­na­mie­n­to, pero no recibirá las ac­tua­li­za­cio­nes pe­r­ti­ne­n­tes, y la atención al cliente, en caso de hacerse necesaria, será más lenta. Sin embargo, el usuario puede optar también a renovar otro año tanto el soporte como las ac­tua­li­za­cio­nes previo pago de 689 MXN por co­mpu­tado­ra utilizada. Sea como fuere, antes de decidirse por el producto, el usuario puede probarlos y de­s­ca­r­gar­lo con un periodo de de prueba de 14 días.

Aunque no se es­pe­ci­fi­ca el ámbito de apli­ca­ción óptimo de este programa, las empresas deben tener en cuenta que se trata de un programa que se gestiona desde la co­mpu­tado­ra donde está instalado, es decir, que el usuario no puede tener acceso a él desde cualquier lugar.

Con al­ma­ce­na­mie­n­to en la nube de Amazon, los usuarios pueden acceder a la in­fo­r­ma­ción al­ma­ce­na­da desde cualquier lugar y en cualquier momento, ya sea desde un ordenador o un móvil, pues también dispone de apli­ca­ción para estos di­s­po­si­ti­vos.

Las ac­tua­li­za­cio­nes de la he­rra­mie­n­ta son au­to­má­ti­cas, por lo que la empresa no tendrá que preo­cu­par­se de estos aspectos. Además, en caso de problemas, la empresa dispone de soporte durante todo el día, sin importar el plan al que esté suscrita.

En cuanto al módulo de in­ve­n­ta­rios, Alegra permite el acceso al in­ve­n­ta­rio con la in­fo­r­ma­ción ac­tua­li­za­da, lo que facilita llevar un control eficiente. Asimismo, permite la ex­po­r­ta­ción a Excel si el usuario así lo quiere y crear reportes con los datos del momento.

Dispone de tres planes de pago: PYME por 350 MXN al mes, Pro por 750 MXN y PLUS por 1200 MXN. La principal di­fe­re­n­cia se basa en número de ventas mensuales, de usuarios con acceso y de almacenes que puede disponer. Pero, además, los paquetes PRO y PLUS tienen la opción mu­l­ti­mo­ne­da y permiten la in­te­gra­ción con otras apli­ca­cio­nes. Con todo, el usuario puede usar una demo durante 30 días para probar la he­rra­mie­n­ta sin coste alguno.

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