Auditoría interna: auditoría de procesos de negocio

En las or­ga­ni­za­cio­nes de mayor tamaño, en las de carácter in­te­r­na­cio­nal y similares el fu­n­cio­na­mie­n­to interno es a menudo muy complejo. Para alcanzar los objetivos, se deben unificar numerosos procesos de di­fe­re­n­tes de­pa­r­ta­me­n­tos a menudo di­s­pue­s­tos en di­fe­re­n­tes lugares. Esto puede causar problemas, como ma­le­n­te­n­di­dos o co­n­fli­c­tos de objetivos, lo que afecta a la efi­cie­n­cia de los procesos. Un error es también una fuente de riesgos, en pa­r­ti­cu­lar si in­vo­lu­n­ta­ria­me­n­te se infringen las no­r­ma­ti­vas legales. Una he­rra­mie­n­ta para evitarlo es la auditoría interna, pues sirve para descubrir procesos in­e­fi­cie­n­tes y riesgos, y proponer so­lu­cio­nes a estos.

La auditoría interna es un co­m­po­ne­n­te de un sistema para el análisis y la op­ti­mi­za­ción de procesos que tra­n­s­cu­rren en una or­ga­ni­za­ción. En general, en las empresas sirve para su­pe­r­vi­sar los procesos internos, informar de sus re­su­l­ta­dos y, si es necesario, hacer su­ge­re­n­cias de mejora, re­po­r­ta­n­do di­re­c­ta­me­n­te a la dirección. Con ello se consigue que la or­ga­ni­za­ción funcione de la forma más eficiente y con el menor riesgo posible. La auditoría interna es, de este modo, un in­s­tru­me­n­to de su­pe­r­vi­sión de la dirección en los niveles de go­be­r­na­n­za, gestión de riesgos y cu­m­pli­mie­n­to normativo.

Como su propio nombre indica, una auditoría interna es algo que se lleva a cabo dentro de la propia or­ga­ni­za­ción por los propios miembros de esta. Esto lo distingue de la auditoría externa, realizada por agentes externos. Eso sí, los auditores internos son in­de­pe­n­die­n­tes de los procesos que se de­sa­rro­llen en la empresa: de este modo, operan con in­de­pe­n­de­n­cia de las ac­ti­vi­da­des ha­bi­tua­les y no pa­r­ti­ci­pan en los procesos que examinan. El puesto (es decir, la persona o el de­pa­r­ta­me­n­to en cuestión) que lleva a cabo la auditoría interna se denomina auditor interno. Idea­l­me­n­te debería dedicarse úni­ca­me­n­te a esta tarea, pero en muchas empresas más pequeñas suele estar a cargo de los empleados de co­n­ta­bi­li­dad o su­pe­r­vi­sión.

Una función de auditoría interna en una empresa redunda en interés de todas las or­ga­ni­za­cio­nes. En España, el Instituto de Auditores Internos certifica a los auditores que trabajan dentro de su empresa. Es una aso­cia­ción pro­fe­sio­nal sin ánimo de lucro que actúa como portavoz de la profesión de auditoría interna ante in­s­ti­tu­cio­nes na­cio­na­les e in­te­r­na­cio­na­les, otros or­ga­ni­s­mos y medios de co­mu­ni­ca­ción. Su actividad se rige por el Marco In­te­r­na­cio­nal para la práctica de la auditoría interna. La última edición, de enero de 2017, está formada por los si­guie­n­tes apartados: Misión y De­fi­ni­ción, Código de Ética, Pri­n­ci­pios Fu­n­da­me­n­ta­les y Normas in­te­r­na­cio­na­les.

Las tareas asignadas a los auditores internos son a veces difíciles de di­s­ti­n­guir en la práctica de las de control, esto es, un in­s­tru­me­n­to de pla­ni­fi­ca­ción y control co­r­po­ra­ti­vo. No obstante, en la práctica el límite entre ellas no suele estar tan claro. Con todo, la di­fe­re­n­cia reside en el hecho de que el control se ocupa de los procesos actuales o pla­ni­fi­ca­dos, mientras que la auditoría interna examina sobre todo los procesos pasados y fi­na­li­za­dos. Compara la di­fe­re­n­cia entre el proceso real y la pla­ni­fi­ca­ción original (co­m­pa­ra­ción valor teórico/real) y trata ide­n­ti­fi­car cualquier error y sus causas. A partir de dicha in­ve­s­ti­ga­ción, se pueden derivar re­co­me­n­da­cio­nes para la acción y se pueden encontrar medidas más efi­cie­n­tes para los procesos futuros.

Una auditoría interna comprende las si­guie­n­tes tareas:

• Auditoría de gestión: auditoría del desempeño del personal de gestión (excepto a nivel de dirección), con especial atención a objetivos co­r­po­ra­ti­vos es­pe­ci­fi­ca­dos, a la efi­cie­n­cia y a la ade­cua­ción.
• Auditoría operativa: eva­lua­ción de las ac­ti­vi­da­des de una empresa u or­ga­ni­za­ción en todas sus áreas y de­pa­r­ta­me­n­tos. Esta se centra sobre todo en la efi­cie­n­cia de la co­mu­ni­ca­ción, la jerarquía y la coope­ra­ción.
• Auditoría fi­na­n­cie­ra: eva­lua­ción de la totalidad de los pro­ce­di­mie­n­tos fi­na­n­cie­ros y contables y que estos cumplan con los pri­n­ci­pios contables aceptados en España.
• Auditoría de crédito: eva­lua­ción si­s­te­má­ti­ca de los riesgos asociados a los deudores in­di­vi­dua­les, in­de­pe­n­die­n­te­me­n­te de que se les conceda o no un crédito en co­n­di­cio­nes normales de negocio.
• Auditoría de cu­m­pli­mie­n­to: ide­n­ti­fi­ca­ción de las exi­ge­n­cias de me­dioa­m­bie­n­te y seguridad en la or­ga­ni­za­ción, así como co­m­pro­ba­ción de su cu­m­pli­mie­n­to
• Auditoría del sistema de control interno: revisión de las medidas de control técnico y or­ga­ni­za­ti­vo para ga­ra­n­ti­zar el correcto tra­n­s­cu­r­so de los procesos de negocio y prevenir los daños causados por ne­gli­ge­n­cia o ma­ni­pu­la­ción.
• Pre­ve­n­ción: in­ve­s­ti­ga­cio­nes en caso de sospecha de in­fra­c­cio­nes para descubrir actos ilícitos (por ejemplo, pre­ve­n­ción de la co­rru­p­ción).

La auditoría interna puede centrarse en las áreas me­n­cio­na­das, tanto si se ocupa de un caso in­di­vi­dual (es decir, re­vi­sio­nes de cue­s­tio­nes es­pe­cí­fi­cas en múltiples áreas) como en un examen general del sistema (revisión de todos los aspectos del proyecto, incluidos trasfondo y an­te­ce­de­n­tes y re­qui­si­tos legales pe­r­ti­ne­n­tes). Para esto hay diversos criterios:

• Re­gu­la­ri­dad: ve­ri­fi­ca­ción de que los procesos tra­n­s­cu­rren de forma correcta y de acuerdo con las normas.
• Seguridad: co­m­pro­ba­ción de pa­rá­me­tros re­le­va­n­tes para la seguridad
• Economía: eva­lua­ción de la efi­cie­n­cia de costes y de la re­n­ta­bi­li­dad

La auditoría interna debe basar sus ac­ti­vi­da­des en estos tres pri­n­ci­pios:

• Economía: la fre­cue­n­cia y el alcance de una auditoría deben co­rre­s­po­n­der a los be­ne­fi­cios esperados (por ejemplo, en forma de po­si­bi­li­da­des ahorro, pre­ve­n­ción de daños, reducción de riesgos).
• Ma­te­ria­li­dad/urgencia: prio­ri­za­ción de las tareas de auditoría de mayor interés para de­ci­sio­nes futuras por parte de la gestión.
• Di­li­ge­n­cia: rea­li­za­ción correcta y precisa de todos los pasos de la auditoría y eva­lua­ción objetiva de los re­su­l­ta­dos según los objetivos de la empresa.

El Instituto de Auditores Internos de España es socio del “Institute of Internal Auditors”(IIA) con sede en Lake Mary, Florida/EE. UU. Esta or­ga­ni­za­ción publica de forma regular normas in­te­r­na­cio­na­les para el ejercicio de la auditoría interna ac­tua­li­za­das, a las que se puede acceder en español. En su página, ofrecen el Marco In­te­r­na­cio­nal para la Práctica Pro­fe­sio­nal de la Auditoría Interna (solo para socios), en el que indican las prácticas que deben seguir los auditores internos en su desempeño pro­fe­sio­nal, ofre­cie­n­do re­s­pue­s­tas y so­lu­cio­nes a su trabajo diario. El Instituto de Auditores Internos convoca re­gu­la­r­me­n­te para sus socios eventos como congresos y se­mi­na­rios, edita pu­bli­ca­cio­nes y ofrece ce­r­ti­fi­ca­cio­nes.

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