Cómo escribir una co­n­fi­r­ma­ción de pedido

Cuando un cliente realiza un pedido a una empresa esta emite una co­n­fi­r­ma­ción de compra por escrito para in­fo­r­mar­le de que lo acepta y prepara el envío de los bienes acordados. Las empresas y los autónomos cuyos ingresos dependen del envío de me­r­ca­n­cías o de la pre­s­ta­ción de servicios han de estar fa­mi­lia­ri­za­dos con la ela­bo­ra­ción y la emisión de este tipo de documento mercantil. En este artículo te pre­se­n­ta­mos cómo se ha de es­tru­c­tu­rar, qué debe incluir y qué otros aspectos clave has de tener en cuenta a la hora de emitirlo.

Enviar co­n­fi­r­ma­cio­nes de compra, ya sea por correo físico o ele­c­tró­ni­co, está a la orden del día en la práctica comercial. En su de­fi­ni­ción más sencilla, una co­n­fi­r­ma­ción de pedido informa de la ace­p­ta­ción de un encargo por parte del prestador de servicios, a la que ge­ne­ra­l­me­n­te precede una oferta o un pre­su­pue­s­to que el cliente ha aceptado. Con esta co­n­fi­r­ma­ción, el em­pre­sa­rio comunica al cliente que acepta enviar productos o prestar un servicio de­te­r­mi­na­do según las co­n­di­cio­nes acordadas en el pre­su­pue­s­to anterior. Este documento es, además, vi­n­cu­la­n­te: tan pronto se envía al cliente, la empresa está obligada a cumplir lo acordado. Por este motivo y para que quede co­n­s­ta­n­cia de las co­n­di­cio­nes que se acordaron en su momento, toda co­n­fi­r­ma­ción de pedido debería plasmarse siempre por escrito.

Si bien hay muchos casos en que los pro­vee­do­res no están obligados a confirmar un pedido, es re­co­me­n­da­ble hacerlo porque solo así está claro para todas las partes im­pli­ca­das qué acuerdos entre la compañía y el cliente tienen validez. En caso de conflicto, este documento permite concluir qué in­te­r­lo­cu­tor ha in­cu­m­pli­do el contrato. Y en pa­r­ti­cu­lar cuando las co­n­di­cio­nes del contrato se acordaron oralmente, una co­n­fi­r­ma­ción co­n­s­ti­tu­ye la opo­r­tu­ni­dad perfecta para fijar todo lo que se habló en su momento.

Dicho esto, bajo ciertas ci­r­cu­n­s­ta­n­cias sí es obli­ga­to­rio emitir una co­n­fi­r­ma­ción de pedido al cliente:

• Cuando el cliente hace un pedido sin haber recibido antes una oferta al respecto.
  
  
• Si con an­te­rio­ri­dad se ha enviado un pre­su­pue­s­to sin co­m­pro­mi­so o con cláusulas eximentes (con ex­pre­sio­nes como “sin co­m­pro­mi­so”, “precio reservado”, etc.) al cliente. En este caso, las co­n­di­cio­nes actuales de la oferta (qué incluye la pre­s­ta­ción, precio, etc.) se detallan en un nuevo pre­su­pue­s­to o di­re­c­ta­me­n­te en la co­n­fi­r­ma­ción de pedido.
  
  
• En aquellos casos en que se ha producido un cambio respecto a la oferta pre­ce­de­n­te (en cuanto al precio o a la cantidad, por ejemplo).
  
  
• Si se han enviado al cliente varias ofertas di­fe­re­n­tes.
  
  
• Cuando el cliente hace un pedido demasiado tarde y la oferta a la que se refiere ya no es vigente.

Confirmar un pedido con una carta adjunta puede ser es­pe­cia­l­me­n­te re­co­me­n­da­ble si se trata de un cliente nuevo. De esta forma se evitan ma­le­n­te­n­di­dos y se demuestra pro­fe­sio­na­li­dad.

A propósito del contenido y la es­tru­c­tu­ra de una co­n­fi­r­ma­ción de pedido hay ciertos re­qui­si­tos muy similares a los que tiene la redacción de un pre­su­pue­s­to. Cuando existe una oferta pre­ce­de­n­te que el cliente ha co­n­fi­r­ma­do y no se ha visto mo­di­fi­ca­da, a menudo se añade a este documento una sencilla nota de co­n­fi­r­ma­ción y se vuelve a enviar al cliente, en lugar de escribir el documento desde cero, pero esta oferta previa también sirve como un nuevo modelo de co­n­fi­r­ma­ción de compra, aunque hay un par de di­fe­re­n­cias que se han de tener en cuenta. Las coin­ci­de­n­cias entre uno y otro documento saltan a la vista en los elementos formales obli­ga­to­rios. Como en el pre­su­pue­s­to, el logo co­r­po­ra­ti­vo y los datos de los co­n­tra­ta­n­tes ocupan la cabecera del documento. La única di­fe­re­n­cia respecto a la oferta la co­n­s­ti­tu­ye el hecho de que, en este documento, en lugar del número de oferta se ha de es­pe­ci­fi­car el número de pedido o de factura. A co­n­ti­nua­ción, ya sea en el título o en el cuerpo de texto, se indica la fecha en que el cliente realiza el pedido. Si se trata de la ace­p­ta­ción de una oferta pre­ce­de­n­te, haz re­fe­re­n­cia a ella indicando, por ejemplo, el número de la oferta. Es la mejor forma de vincular el presente documento a las co­n­di­cio­nes aceptadas en el pre­su­pue­s­to. Ahora, es en el cuerpo del texto donde se pone de relieve la gran di­fe­re­n­cia entre una oferta y una co­n­fi­r­ma­ción de pedido. Cuando se confirma un pedido puedes pre­s­ci­n­dir co­m­ple­ta­me­n­te del carácter se­mi­pu­bli­ci­ta­rio de la oferta, puesto que tu cliente ya está co­n­ve­n­ci­do de la bondad de tus servicios y lo ha de­mo­s­tra­do so­li­ci­ta­n­do tus servicios. Con esto se ahorra en ex­pli­ca­cio­nes in­ne­ce­sa­rias y el texto resulta más ligero. También aquí has de procurar formular tus textos de forma concisa y clara y no utilizar términos es­pe­cia­li­za­dos. Una fórmula habitual consiste en agradecer al cliente su confianza rea­li­za­n­do un pedido, tras lo cual se enumeran las pre­s­ta­cio­nes que se han acordado (concepto, cantidad y precio). En general, toda co­n­fi­r­ma­ción de pedido debería incluir la siguiente in­fo­r­ma­ción (siempre y cuando sea necesaria):

• Número de oferta, de cliente y de pedido
• De­s­cri­p­ción y de­no­mi­na­ción de los bienes o las pre­s­ta­cio­nes
• Cantidad y precio de los bienes o los servicios
• Fecha de entrega de la mercancía o de rea­li­za­ción de los servicios
• Co­n­di­cio­nes de pago y de entrega
• Gastos de envío y de embalaje
• Dietas
• In­fo­r­ma­ción sobre reserva de la propiedad, derechos de uso y lugar de rea­li­za­ción
• Re­fe­re­n­cia a los Términos y co­n­di­cio­nes generales de uso y a la co­m­pe­te­n­cia judicial

En nuestra guía hemos elaborado un modelo gratuito de co­n­fi­r­ma­ción de pedido que puedes editar li­bre­me­n­te según tus ne­ce­si­da­des. Esta plantilla, di­s­po­ni­ble para Word y Excel, ya cuenta con los ajustes de estilo precisos y muestra di­fe­re­n­tes formas de redactar el cuerpo del texto.

El momento de enviar la co­n­fi­r­ma­ción también tiene su im­po­r­ta­n­cia. Una vez el cliente ha so­li­ci­ta­do un producto o un servicio, conviene no demorarse ex­ce­si­va­me­n­te en co­n­fi­r­mar­lo. Lo mejor sería hacerlo en el mismo día, pero si no es posible es razonable no dejar pasar más de tres días la­bo­ra­bles. Recuerda que cuanto antes reac­cio­nes a la solicitud del cliente mejor impresión tendrá el cliente sobre tu forma de trabajar.

Ocurre también con cierta fre­cue­n­cia que, debido a motivos de diversa índole como falta de personal entre otros, no es posible enviar los productos por la vía acordada, realizar un de­te­r­mi­na­do servicio o entregar un paquete en una fecha de­te­r­mi­na­da. Aun cuando este tipo de problemas deberían evitarse, es ab­so­lu­ta­me­n­te factible que una co­n­fi­r­ma­ción varíe respecto a la oferta aceptada por el cliente, pero en este caso el contrato entre el vendedor y el comprador se co­n­si­de­ra­ría inválido.

Dado que una carta o correo ele­c­tró­ni­co de co­n­fi­r­ma­ción de pedido se considera un tipo de documento mercantil, los pre­s­ta­do­res de servicios están obligados a co­n­se­r­var­los durante un plazo de­te­r­mi­na­do de tiempo que varía en función de las le­gi­s­la­cio­nes na­cio­na­les. En el te­rri­to­rio español, los em­pre­sa­rios se rigen por el Código de Comercio, que en el artículo 30 es­pe­ci­fi­ca la obli­ga­ción de conservar todo tipo de do­cu­me­n­ta­ción mercantil durante seis años a partir del último asiento en los libros de co­n­ta­bi­li­dad, salvo lo que es­ta­ble­z­can otras di­s­po­si­cio­nes. En países como México, por ejemplo, la Ley General de So­cie­da­des Me­r­ca­n­ti­les establece un plazo de cinco años. Conviene, así, in­fo­r­mar­se de­bi­da­me­n­te de los plazos que rigen en el país donde se tenga actividad para evitar malas noticias.

A modo de co­n­clu­sión, confirmar un pedido también exige estar informado de ciertos re­qui­si­tos. Lo más im­po­r­ta­n­te aquí es no olvidar ningún detalle crucial en el documento que se envía al cliente. Una vez redactado, es re­co­me­n­da­ble una nueva lectura para revisar que todo se ha descrito y de­no­mi­na­do co­rre­c­ta­me­n­te, así como las ca­n­ti­da­des y los precios también se co­rre­s­po­n­den con lo acordado. Todo lo detallado en la co­n­fi­r­ma­ción de pedido sirve de co­m­pro­ba­n­te en caso de

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