El cuadro de cuentas del Plan General Contable

Para llevar una co­n­ta­bi­li­dad correcta, las tra­n­sac­cio­nes se han de registrar de forma clara y tra­n­s­pa­re­n­te. Se trate de entradas o salidas de bienes, cada operación ha de re­gi­s­trar­se, en base a la co­n­ta­bi­li­dad de partida doble que se usa en nuestro país, en dos cuentas: un bien sale de una y entra en otra, fiel al principio según el cual los hechos eco­nó­mi­cos no surgen de la nada, sino que suponen una di­s­mi­nu­ción de un activo y el aumento de otro. Esto lo vemos en un ejemplo muy sencillo: para pagar una entrada de me­r­ca­de­rías, hemos de realizar un pago de efectivo que sale de la caja. Es decir, cualquier operación tiene un doble registro, uno en el activo y otro en el pasivo. Este es el principio de la partida doble que fu­n­da­me­n­ta la mecánica de las cuentas contables.

Los pri­n­ci­pios de co­n­ta­bi­li­dad ge­ne­ra­l­me­n­te aceptados (PCGA) y las Normas In­te­r­na­cio­na­les de Co­n­ta­bi­li­dad, conocidas como NIC, plasmados en el Código de Comercio y en el Plan General Contable (PGC), exigen de los contables claridad y orden para permitir a terceros (in­s­pe­c­to­res de Hacienda) controlar las cuentas de las empresas.

El cuadro de cuentas del PGC consiste en una cla­si­fi­ca­ción de los distintos elementos que sirven para registrar las ope­ra­cio­nes fi­na­n­cie­ras de las empresas: activos, pasivos, pa­tri­mo­nio neto, gastos e ingresos. No tienen carácter obli­ga­to­rio para las empresas, de hecho, muchas utilizan su propio cuadro de cuentas, pues al ser concebido por ellas mismas, es mucho más es­pe­cí­fi­co, mientras que otras prefieren cuadros al­te­r­na­ti­vos por comodidad o co­n­fi­de­n­cia­li­dad. Para empresas más pequeñas, en cambio, este cuadro resulta de gran utilidad, y las pymes cuentan con un cuadro de cuentas si­m­pli­fi­ca­do que también fue aprobado por Real Decreto en 2007 junto al PGC ordinario.

Las cuentas contables se cla­si­fi­can en 9 grupos, divididos a su vez en subgrupos y, dentro de estos, en cuentas y su­b­cue­n­tas. Están co­di­fi­ca­das en forma decimal y su título expresa su contenido y finalidad. Los cinco primeros grupos son de cuentas pa­tri­mo­nia­les y los cuatro últimos de gestión.

Los cuadros de cuentas se es­tru­c­tu­ran en varios niveles, de­s­ce­n­die­n­do desde el más general al más concreto.

El grupo es el nivel más general y se numera con un solo dígito. El PGC es­tru­c­tu­ra el cuadro de cuentas en 9 grupos en función de la in­fo­r­ma­ción que registran:

1. Fi­na­n­cia­ción básica: fi­na­n­cia­ción a largo plazo (superior a un año), como apo­r­ta­cio­nes de socios, capital social o reservas.
2. In­mo­vi­li­za­do: bienes y derechos ne­ce­sa­rios para el de­sa­rro­llo de la actividad y que sufren de­pre­cia­ción con el tiempo (muebles de oficina, créditos a terceros, locales, etc.).
3. Exi­s­te­n­cias: materias primas, productos acabados y se­mi­aca­ba­dos y co­m­po­ne­n­tes.
4. Acree­do­res y deudores por ope­ra­cio­nes co­me­r­cia­les: obli­ga­cio­nes y derechos ad­qui­ri­dos por la empresa, ori­gi­na­dos por su actividad comercial, y obli­ga­cio­nes fiscales y sociales (pro­vee­do­res, clientes, Hacienda).
5. Cuentas fi­na­n­cie­ras: tesorería y fi­na­n­cia­ción a corto plazo (menos de un año), como préstamos, créditos a corto plazo o pro­vi­sio­nes.
6. Compras y gastos: gastos ne­ce­sa­rios para la actividad de la empresa.
7. Ventas e ingresos: ingresos generados por la actividad comercial (compras de exi­s­te­n­cias, alquiler de locales).
8. Gastos imputados al pa­tri­mo­nio neto: hechos que reducen el pa­tri­mo­nio neto de la empresa (deterioro de acciones, impuesto sobre be­ne­fi­cios).
9. Ingresos imputados al pa­tri­mo­nio neto: in­cre­me­n­tos en el pa­tri­mo­nio neto de la empresa (ingresos por su­b­ve­n­cio­nes, di­fe­re­n­cias de co­n­ve­r­sión positivas).

Los saldos finales de estos grupos de cuentas permiten, al finalizar el ejercicio, obtener las cuentas anuales:

• el balance de situación, co­n­so­li­da­n­do los saldos de las cuentas de los grupos 1 a 5;
• la cuenta de pérdidas y ganancias, co­n­so­li­da­n­do los saldos de las cuentas de los grupos 6 y 7;
• el estado del pa­tri­mo­nio, co­n­so­li­da­n­do los saldos de los grupos 8 y 9.

Con estos balances, la dirección se hace una idea del estado de salud de la empresa.

El subgrupo co­n­cre­ti­za la temática del grupo y se ide­n­ti­fi­ca con dos dígitos. Por ejemplo, en el grupo 2 del in­mo­vi­li­za­do en­co­n­tra­mos los subgrupos:

• 20, para el in­mo­vi­li­za­do in­ta­n­gi­ble;
• 21, para el in­mo­vi­li­za­do material;
• 22, para in­ve­r­sio­nes in­mo­bi­lia­rias;
• 23, para in­mo­vi­li­za­cio­nes ma­te­ria­les en curso;
• 24, para in­ve­r­sio­nes fi­na­n­cie­ras a largo plazo en partes vi­n­cu­la­das;
• 25, para otras in­ve­r­sio­nes fi­na­n­cie­ras a largo plazo;
• 26, fianzas y depósitos co­n­s­ti­tui­dos a largo plazo
• 28, amo­r­ti­za­ción acumulada del in­mo­vi­li­za­do;
• 29, deterioro de valor de activos no co­rrie­n­tes;

Ide­n­ti­fi­ca­da con tres dígitos, es la su­b­di­vi­sión más usada en co­n­ta­bi­li­dad, porque es lo bastante concreta para reflejar los hechos eco­nó­mi­cos y al mismo tiempo más sencilla que el nivel inferior, el de la subcuenta. Siguiendo con el grupo 2, las cuentas del subgrupo 20 son:

• 200. Gastos de in­ve­s­ti­ga­ción
• 201. De­sa­rro­llo
• 202. Co­n­ce­sio­nes ad­mi­ni­s­tra­ti­vas
• 203. Propiedad in­du­s­trial
• 204. Fondo de comercio
• 205. Derechos de traspaso
• 206. Apli­ca­cio­nes in­fo­r­má­ti­cas
• 209. Anticipos para in­mo­vi­li­za­dos in­ta­n­gi­bles

Restando alguna excepción, este es el nivel más es­pe­cí­fi­co del cuadro de cuentas y se ide­n­ti­fi­ca con cuatro dígitos, aunque, si han de es­pe­ci­fi­car más elementos, pueden llegar a di­fe­re­n­ciar­se con más de cuatro. Como ejemplo, en la cuenta 240. Pa­r­ti­ci­pa­cio­nes a largo plazo en partes vi­n­cu­la­das, en­co­n­tra­mos las su­b­cue­n­tas:

• 2403. Pa­r­ti­ci­pa­ción a largo plazo en empresas del grupo
• 2404. Pa­r­ti­ci­pa­ción a largo plazo en empresas asociadas
• 2405. Pa­r­ti­ci­pa­ción a largo plazo en otras partes vi­n­cu­la­das

El país ce­n­tro­ame­ri­cano y en general los del área hi­s­pa­no­ha­bla­n­te, a excepción de algunas in­s­ti­tu­cio­nes gu­be­r­na­me­n­ta­les, carecen de una ley que regule un plan único de cuentas contables obli­ga­to­rio para las empresas y con una es­tru­c­tu­ra es­pe­cí­fi­ca más allá de los pri­n­ci­pios contables ge­ne­ra­l­me­n­te aceptados y las di­fe­re­n­tes no­r­ma­ti­vas in­te­r­na­cio­na­les.

En México, el Instituto Mexicano de Co­n­ta­do­res Públicos es el que marca las pautas a seguir al respecto de pri­n­ci­pios de co­n­ta­bi­li­dad y pro­ce­di­mie­n­tos de auditoría, pero son las empresas las que elaboran sus propios cuadros de cuentas en función de sus ne­ce­si­da­des. Con la in­tro­du­c­ción de la co­n­ta­bi­li­dad ele­c­tró­ni­ca (en 2014, para las personas morales, y en 2015, para las físicas), el SAT (Servicio de Ad­mi­ni­s­tra­ción Tri­bu­ta­ria) publicó el código agrupador de cuentas, que las codifica por niveles, código agrupador y el nombre de las cuentas y su­b­cue­n­tas.

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