Escribir un albarán: por qué y cómo hacerlo

Cuando se entregan me­r­ca­n­cías a los clientes es re­co­me­n­da­ble emitir el albarán de entrega co­rre­s­po­n­die­n­te y ad­ju­n­tar­lo al envío. El uso de la nota de entrega no es obli­ga­to­rio, pero es un servicio muy apreciado por parte de los clientes. Gracias a él, el de­s­ti­na­ta­rio puede conocer qué artículos forman parte del envío, si el pedido se entrega de forma íntegra o si ha habido algún tipo de irre­gu­la­ri­dad entre el volumen de entrega y el albarán.

Un albarán o nota de entrega (también llamado carta de porte u hoja de ruta) es un documento en el que se es­pe­ci­fi­ca la mercancía o los productos que se envían. Este albarán de entrega se adjunta en los envíos y, desde un punto de vista jurídico, adquiere la condición de carta comercial.

En cuanto a su fu­n­cio­na­li­dad, por un lado ofrece a los clientes una visión general sobre los productos en­tre­ga­dos, fa­ci­li­ta­n­do cotejar los artículos que se en­tre­ga­ron y los que se pidieron. Por el otro, con el albarán los pro­vee­do­res pueden confirmar que la entrega se ha llevado a cabo con éxito y pueden uti­li­zar­lo como plantilla para la factura. Cabe destacar que la nota de entrega ejerce de co­m­pro­ba­n­te cuando el de­s­ti­na­ta­rio confirma que se haya en su posesión.

En cuanto un cliente hace un encargo, es re­co­me­n­da­ble que se envíe con la mayor celeridad posible. Si tu empresa emite un albarán de entrega para ello, disfrutas de las si­guie­n­tes ventajas: el escrito da la po­si­bi­li­dad de usarse como lista de ve­ri­fi­ca­ción y, por lo tanto, puede actuar como co­m­pro­ba­n­te de las entregas efe­c­tua­das, tal y como se ha indicado an­te­rio­r­me­n­te. De ahí se desprende que este documento se erija como un servicio valorado po­si­ti­va­me­n­te por muchos clientes.

Aunque sepas como hacer un albarán, no debes olvidar que las me­r­ca­n­cías indicadas estén efe­c­ti­va­me­n­te incluidas en el pedido. Además, todos los artículos es­pe­ci­fi­ca­dos en la hoja de ruta deben aparecer en la factura, la cual puede enviarse junto al albarán como parte de la entrega o por separado.

En la nota de entrega también puede co­mu­ni­car­se el diseño co­r­po­ra­ti­vo, lo que se consigue pre­se­n­tá­n­do­lo de una manera atractiva, in­clu­ye­n­do el logotipo de la empresa, así como re­cu­rrie­n­do a elementos de diseños y colores propios, con lo que se puede reforzar el valor de re­co­no­ci­mie­n­to de la marca por parte de los clientes.

Se re­co­mie­n­da utilizar el pre­su­pue­s­to o la co­n­fi­r­ma­ción del pedido, pre­via­me­n­te ela­bo­ra­dos, como modelos para redactar el albarán de entrega. En principio, una nota de entrega guarda algunas si­mi­li­tu­des con una factura en lo que respecta a la entrega de me­r­ca­n­cías, puesto que ambos do­cu­me­n­tos recogen las listas de los productos su­mi­ni­s­tra­dos y contienen los datos formales que suelen aparecer en las cartas co­me­r­cia­les (nombre y dirección em­pre­sa­rial tanto de la parte emisora como del cliente, fecha, etc.). Sin embargo, a di­fe­re­n­cia de las facturas, en los albaranes no se indican los precios de los artículos, de modo que no pueden re­em­pla­zar a las facturas, cuya emisión sí resulta obli­ga­to­ria.

La es­tru­c­tu­ra de un albarán es muy simple. En el título se puede indicar la na­tu­ra­le­za del documento seguida del número de la oferta o de la nota de entrega, lo que servirá para llevar un control más preciso de las ventas. Ya en el cuerpo del mismo se hace una de­s­cri­p­ción del pedido y se es­pe­ci­fi­ca la lista de los productos incluidos en el envío. Tra­di­cio­na­l­me­n­te, también se incluyen los datos ide­n­ti­fi­ca­ti­vos tanto del comprador como del vendedor, es decir, el NIF, la dirección o el teléfono, así como la fecha y lugar de entrega de la mercancía y un espacio para la firma del receptor. De manera adicional, también se puede incluir una copia que ce­r­ti­fi­que la recepción del envío.

Hoy es cada vez más común el envío de albaranes de entrega por correo ele­c­tró­ni­co si­mu­l­tá­nea­me­n­te al envío de la mercancía. Puesto que, a di­fe­re­n­cia de la mercancía, el de­s­ti­na­ta­rio recibe el correo ele­c­tró­ni­co de manera inmediata, esto le sirve de re­co­r­da­to­rio de la entrega por llegar, pro­po­r­cio­na­n­do al mismo tiempo una visión apro­xi­ma­da sobre el pedido –una ventaja, sobre todo en el caso de entregas muy vo­lu­mi­no­sas.  

En los albaranes digitales no se necesita reservar un espacio para la firma de los clientes.

Fi­na­l­me­n­te, cabe mencionar que el contenido de este tipo de do­cu­me­n­tos no está ex­pre­sa­me­n­te de­li­mi­ta­do por ley y, por lo tanto, no hay datos de inclusión obli­ga­to­ria. A pesar de ello, sí existen datos es­tá­n­da­res como los si­guie­n­tes:

• Nombre y dirección tanto de tu empresa como del de­s­ti­na­ta­rio (incluido el número de la factura y la dirección de entrega en caso de que haya alguna di­fe­re­n­cia)
• Fecha de emisión del albarán
• Número de pedido/Nombre del trabajo realizado
• Lista de la mercancía incluida en el envío (de­s­cri­p­ción y cantidad de productos)
• Artículos pe­n­die­n­tes en caso de que los haya

Como ocurre con otras cartas co­me­r­cia­les, se re­co­mie­n­da tener a mano un modelo de albarán de entrega para tu empresa que puedas utilizar para realizar tus envíos. Si todavía no tienes una plantilla de albarán de entrega, puedes recurrir a nuestra plantilla para crear albaranes tanto para Microsoft Word como para Excel, con la que puedes crear tus propias hojas de ruta de manera sencilla y gratuita.

Mientras que a efectos fiscales o me­r­ca­n­ti­les no es obli­ga­to­rio enviar albaranes, sí existe obli­ga­ción de al­ma­ce­nar­los (o al menos una copia de ellos) cuando estos se asocien con facturas. En términos legales, el período de co­n­se­r­va­ción de do­cu­me­n­tos oficiales asciende a 6 años y, en estos casos, la normativa jurídica co­rre­s­po­n­die­n­te señala que tanto los albaranes como las facturas a las que estos hacen re­fe­re­n­cia tienen que co­n­se­r­var­se obli­ga­to­ria­me­n­te.

Es co­n­ve­nie­n­te hacer dos copias del albarán: una de ellas es la que se envía al cliente para que la firme en caso necesario y que el di­s­tri­bui­dor archiva y la otra es la que conserva el cliente. En el caso de los albaranes que requieren la firma del receptor se ha de­mo­s­tra­do co­n­ve­nie­n­te hacer tres copias. Con la primera el tra­n­s­po­r­ti­s­ta acredita que ha recibido la mercancía, con la segunda prueba que ha hecho la entrega y la tercera se entrega al cliente que recibe el pedido.

Adi­cio­na­l­me­n­te, además de la in­fo­r­ma­ción expuesta an­te­rio­r­me­n­te, existen dos tipos de albaranes en función de los datos que contengan. Se puede hablar, así, de albaranes valorados, que su­s­ti­tu­yen a las facturas y que, por ello, contienen datos como la de­s­cri­p­ción, los precios de los productos y el importe total del pedido, pero también de albaranes sin valorar, que no son do­cu­me­n­tos su­s­ti­tu­ti­vos de las facturas y, por tanto, las acompañan. En este caso solo contienen in­fo­r­ma­ción relativa a la de­s­cri­p­ción y cantidad de la mercancía, pero no incluyen los precios.

Hoy en día, sin embargo, cada vez se tiende más al uso del albarán de entrega digital, con lo que se puede acceder a los mismos de manera sencilla a través de di­s­po­si­ti­vos móviles. Para confirmar la entrega de los productos, el receptor tan solo tiene que firmar en el di­s­po­si­ti­vo ha­bi­li­ta­do para ello, tras lo que puede percibir una copia en papel del documento acre­di­ta­ti­vo de la mercancía. Los albaranes digitales se pueden almacenar de manera sencilla en el ordenador y, así, se puede acceder a ellos en cualquier momento.