Cómo moderar reuniones de trabajo de una forma eficiente

Al escuchar la palabra mo­de­ra­ción son muchas las personas que en un primer momento la asocian con los pre­se­n­ta­do­res de te­le­vi­sión y radio. Si bien, por lo general, una reunión tiene poco que ver con un programa de en­tre­te­ni­mie­n­to, sí tienen algo en común: sin una mo­de­ra­ción eficiente, los presentes de­s­co­ne­c­tan rá­pi­da­me­n­te y la reunión se realiza en vano. Na­tu­ra­l­me­n­te, en la vida pro­fe­sio­nal se trata más bien de di­s­cu­sio­nes co­n­s­tru­c­ti­vas y orie­n­ta­das a re­su­l­ta­dos que de un rato de diversión. No obstante, sí se pueden copiar algunas ideas de estos ani­ma­do­res, pues, al fin y al cabo, siempre se trata de despertar el interés de los pa­r­ti­ci­pa­n­tes y de estimular di­s­cu­sio­nes pe­r­ti­ne­n­tes.

Las reuniones reúnen a personas cuyas mo­ti­va­cio­nes, nivel de co­no­ci­mie­n­tos, pe­r­s­pe­c­ti­vas y pe­r­so­na­li­da­des pueden ser de lo más va­rio­pi­n­tas. Su único punto en común es que trabajan en el mismo proyecto con el objetivo de llevarlo a buen puerto. El moderador de una reunión tiene el deber de hacer que los di­fe­re­n­tes pa­r­ti­ci­pa­n­tes se impliquen de manera que se be­ne­fi­cien unos de otros y cada cual ponga su granito de arena para que el trabajo en equipo tenga éxito. Sin embargo, no es tarea fácil, ya que nos en­co­n­tra­mos con el ego­ce­n­tri­s­mo del pa­r­ti­ci­pa­n­te al que le gusta hablar mucho sin decir nada o con las reservas de aquel que se guarda las buenas ideas para sí porque no le gusta ser el centro de atención; la im­pro­vi­sa­ción de unos y la im­pu­n­tua­li­dad de otros; los que co­n­tra­di­cen o los do­c­tri­na­rios.

Si quieres liderar una reunión de manera eficiente, debes tratar de que, en la medida de los posible, los presentes hablen equi­ta­ti­va­me­n­te y que ninguno de ellos abuse de la palabra a expensas de los demás. Para co­n­se­gui­r­lo con poco esfuerzo, son varias las técnicas de mo­de­ra­ción útiles. Gracias a ellas se puede organizar una duración justa de los turnos de palabra, devolver las di­s­cu­sio­nes desviadas a su cauce inicial y sacar a los co­m­pa­ñe­ros tímidos de sus ca­s­ca­ro­nes sin que nadie se sienta ofendido.

Para saber cuándo emplear las di­fe­re­n­tes técnicas de mo­de­ra­ción y cuáles de ellas son las más apro­pia­das para un problema concreto, primero hay que conocer los cometidos de un moderador:

• Planear y controlar el de­sa­rro­llo de la reunión
• Formular el objetivo de la reunión y re­co­r­dár­se­lo a los pa­r­ti­ci­pa­n­tes cuando sea necesario
• Resumir los hechos para que todos los pa­r­ti­ci­pa­n­tes partan de la misma base de co­no­ci­mie­n­tos
• Formular preguntas co­n­s­tru­c­ti­vas orie­n­ta­das al objetivo
• Motivar a todos los asi­s­te­n­tes a pa­r­ti­ci­par
• Contener a los oradores do­mi­na­n­tes
• Implicar a los pa­r­ti­ci­pa­n­tes callados
• Evitar grandes de­s­via­cio­nes del tema principal hacia temas se­cu­n­da­rios
• Suavizar las disputas (en caso necesario, mediar entre las partes)
• Conseguir una atmósfera abierta y positiva

Si logras todo esto como moderador, se cumplirán las co­n­di­cio­nes para una reunión co­n­s­tru­c­ti­va.

Una y otra vez se critica que a menudo las reuniones se alargan in­ne­ce­sa­ria­me­n­te y que tras in­te­r­mi­na­bles di­s­cu­sio­nes ni siquiera se obtienen re­su­l­ta­dos o so­lu­cio­nes útiles. Las causas pueden ser variadas, sin embargo, un moderador co­m­pe­te­n­te puede co­n­tra­rre­s­tar muchas de ellas aplicando la es­tra­te­gia adecuada. Además, las técnicas de mo­de­ra­ción pe­r­te­ne­cen a las ha­bi­li­da­des in­te­r­pe­r­so­na­les que los di­re­c­ti­vos, pero también aquellos que lideran reuniones re­gu­la­r­me­n­te, deberían de­sa­rro­llar.

Está claro que no todas las técnicas encajan en cada reunión; siempre depende de la co­m­bi­na­ción de pa­r­ti­ci­pa­n­tes y sobre todo de la finalidad de la misma. A co­n­ti­nua­ción, te ofrecemos un resumen de métodos probados para moderar reuniones. Antes de decidirte por uno en concreto, debes pre­gu­n­tar­te siempre qué quieres conseguir con él y si es el adecuado para tu reunión.

Cuando en una reunión se juntan personas que no se conocen o que hasta ahora solo han tenido contacto por correo ele­c­tró­ni­co, una pre­se­n­ta­ción es algo im­pre­s­ci­n­di­ble y puedes elegir entre di­fe­re­n­tes variantes. La más sencilla y habitual es se­gu­ra­me­n­te la pre­se­n­ta­ción, en la que los asi­s­te­n­tes se van pre­se­n­ta­n­do uno a uno con su nombre, su puesto en la empresa y quizás también algunos datos sobre su tra­ye­c­to­ria pro­fe­sio­nal.

Si dispones de más tiempo y quieres conseguir un ambiente de confianza, también puedes recurrir a técnicas como la en­tre­vi­s­ta, en la que dos de los asi­s­te­n­tes se en­tre­vi­s­tan mu­tua­me­n­te, o la pre­se­n­ta­ción por parejas, en la que dos personas sentadas juntas in­te­r­ca­m­bian in­fo­r­ma­ción bre­ve­me­n­te para, a co­n­ti­nua­ción, presentar a la otra al grupo. En el caso de una reunión dentro de una pequeña o mediana empresa en la que los co­m­pa­ñe­ros se conocen y necesitan una solución rápida a un problema, deberías pre­s­ci­n­dir de las rondas de pre­se­n­ta­ción largas.

Al inicio de la reunión, el moderador pregunta a los pa­r­ti­ci­pa­n­tes sobre sus ex­pe­c­ta­ti­vas al respecto, qué re­s­pue­s­tas y so­lu­cio­nes a problemas esperan encontrar y cómo desean que se de­sa­rro­lle la reunión. Este método también permite tantear rá­pi­da­me­n­te los temas que son es­pe­cia­l­me­n­te im­po­r­ta­n­tes para los pa­r­ti­ci­pa­n­tes, o ponderar la im­po­r­ta­n­cia de los temas ya fijados. En este caso, lo im­po­r­ta­n­te es que el moderador no realice ninguna va­lo­ra­ción y que dedique la misma atención a todas las re­s­pue­s­tas.

Este método se re­co­mie­n­da es­pe­cia­l­me­n­te para grupos en los que los asi­s­te­n­tes ya se conocen y ya han coin­ci­di­do en otras reuniones.

A veces la pla­ni­fi­ca­ción de una reunión no se cumple porque, como or­ga­ni­za­dor, no has calculado bien el tiempo necesario para tratar los di­fe­re­n­tes puntos. En la misma reunión se pone de ma­ni­fie­s­to que los puntos co­n­te­m­pla­dos ini­cia­l­me­n­te como poco si­g­ni­fi­ca­ti­vos se discuten, o se tienen que discutir, con co­n­tro­ve­r­sia y por eso la reunión se alarga co­n­si­de­ra­ble­me­n­te.

Esto se puede prevenir pre­pa­ra­n­do y pla­ni­fi­ca­n­do la reunión junto con los pa­r­ti­ci­pa­n­tes. Puedes mandar un programa con los puntos del día, pero el orden y el tiempo atribuido a cada punto deberíais es­ta­ble­ce­r­los juntos al principio de la reunión. Para ello, escribe todos los temas en un tablero y pide a cada pa­r­ti­ci­pa­n­te que indique el tema que considere pe­r­so­na­l­me­n­te más im­po­r­ta­n­te o in­te­re­sa­n­te. Esto se puede hacer, por ejemplo, con la técnica del semáforo o a través del reparto de puntos, según la im­po­r­ta­n­cia que el pa­r­ti­ci­pa­n­te dé a los di­fe­re­n­tes temas. De esta forma ves de un vistazo qué temas tienen prioridad y puedes ajustar el de­sa­rro­llo y el tiempo en co­n­se­cue­n­cia.

Si en una reunión deben de­sa­rro­llar­se nuevas ideas para proyectos o mejorarse los procesos internos, la lluvia de ideas es de­fi­ni­ti­va­me­n­te el mejor método para llegar a un resultado que satisfaga a todos. Al mismo tiempo, con este método se fomenta la crea­ti­vi­dad de los pa­r­ti­ci­pa­n­tes y se hace pa­r­tí­ci­pes a los co­m­pa­ñe­ros re­se­r­va­dos.

Existe una gran variedad de tipos de lluvia de ideas para este pro­ce­di­mie­n­to concreto. Por ejemplo, a partir de la mención de un término inicial relevante, se puede dejar que los pa­r­ti­ci­pa­n­tes vayan aportando sus ideas en voz alta o crear grupos temáticos en carteles en los que los pa­r­ti­ci­pa­n­tes apunten sus ideas es­que­má­ti­ca­me­n­te. Si utilizas tarjetas pequeñas, debes tener en cuenta que estén ordenadas, prio­ri­za­das y re­la­cio­na­das co­rre­c­ta­me­n­te.

Fi­na­l­me­n­te se valorarán, di­s­cu­ti­rán y pe­r­fe­c­cio­na­rán las ideas de forma que, en el mejor de los casos, se obtenga de las más populares un resultado con el que todos estén de acuerdo.

Si tienes tus dudas respecto a que todos los pa­r­ti­ci­pa­n­tes estén sa­ti­s­fe­chos con el de­sa­rro­llo y el resultado de la reunión, si­m­ple­me­n­te puedes preguntar al final. Si solamente unos pocos pa­r­ti­ci­pa­n­tes dan su opinión o ninguno toma la palabra, entonces puedes recurrir nue­va­me­n­te al sistema de puntos o a la técnica del semáforo para la co­n­clu­sión. Esta vez no se valorará el orden del día sino los re­su­l­ta­dos di­s­cu­ti­dos. Así puedes estar seguro de que todos los presentes pa­r­ti­ci­pan y tendrás una buena impresión de su grado de sa­ti­s­fa­c­ción con la reunión.

De todo lo que te hemos contado hasta el momento ya puedes deducir que, como moderador, sobre todo se trata de plantear las preguntas correctas en el momento correcto para así in­vo­lu­crar a todos los presentes en la co­n­ve­r­sa­ción. Como moderador debes saber cómo in­flue­n­ciar el tra­n­s­cu­r­so de una discusión con di­fe­re­n­tes técnicas in­te­rro­ga­ti­vas. Por el simple hecho de elegir co­n­s­cie­n­te­me­n­te preguntas abiertas, cerradas u orie­n­ta­das puedes llevar la co­n­ve­r­sa­ción en la dirección deseada.

No obstante, como moderador también es necesario que muestres co­m­pe­te­n­cias sociales. Esto quiere decir que debes ma­n­te­ne­r­te neutral y objetivo y no debes intentar imponer tus propias opiniones llegado el momento. Pero al mismo tiempo, sí debes poder mostrar ase­r­ti­vi­dad cuando se tengan que evitar di­s­cu­sio­nes injustas o de­s­via­cio­nes de los temas centrales.

Con las técnicas de mo­de­ra­ción descritas hasta ahora nos hemos referido a reuniones de proyecto o de equipo pequeñas, como las que se dan en la rutina de la oficina. Sin embargo, también hay grandes reuniones de personal en empresas o co­n­fe­re­n­cias a nivel in­te­r­na­cio­nal con un número mucho mayor de pa­r­ti­ci­pa­n­tes. En este tipo de reuniones supone un verdadero reto llegar a todos los pa­r­ti­ci­pa­n­tes y hacerlos pa­r­tí­ci­pes, para lo que se requieren es­tra­te­gias es­pe­cia­les. Te pre­se­n­ta­mos bre­ve­me­n­te tres de las me­to­do­lo­gías más conocidas:

• World Café: los pa­r­ti­ci­pa­n­tes se dividen en grupos pequeños de unas ocho personas, con un re­s­po­n­sa­ble por grupo y discuten sobre una cuestión pree­s­ta­ble­ci­da. Después de un tiempo de­te­r­mi­na­do, todos los pa­r­ti­ci­pa­n­tes cambian de grupo y se dirigen al siguiente re­s­po­n­sa­ble, que resume tanto la cuestión como la discusión previa y de­sa­rro­lla sus ideas sobre el siguiente tema. En este modelo se pueden tra­n­s­fe­rir bien los pla­n­tea­mie­n­tos de agru­pa­cio­nes o lluvia de palabras a grupos grandes.
• Open Space o Espacio Abierto: también en este modelo se reúne a los pa­r­ti­ci­pa­n­tes en grupos pequeños para discutir una cuestión. Pero en este caso, es el grupo quien elabora las preguntas, es decir, no se trabajan temas pree­s­ta­ble­ci­dos. En la fase de discusión pueden cambiar li­bre­me­n­te de un grupo al siguiente si tienen la sensación de que ya no pueden aportar nada nuevo a un tema o si quieren hacerse una idea o in­s­pi­rar­se en otros grupos.
• Future Search o Búsqueda de Futuro: aquí los pa­r­ti­ci­pa­n­tes, también divididos en grupos pequeños, de­te­r­mi­nan su idea del futuro. Hablamos, por ejemplo, de los pro­ce­di­mie­n­tos generales en una empresa, el manejo de los cambios sociales re­le­va­n­tes (como co­n­fli­c­tos políticos, cue­s­tio­nes me­dioa­m­bie­n­ta­les, etc.) o la solución a un problema concreto dentro de la empresa.

En el caso de todos estos métodos, se compilan las ideas del grupo al final y se construye la base para una solución común que tenga en cuenta la postura de cada uno de los pa­r­ti­ci­pa­n­tes.

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