Aprender a decir “No” en el trabajo: es­tra­te­gias para la au­to­pro­te­c­ción y la carrera pro­fe­sio­nal

A muchas personas les suele resultar difícil decir que “No” en la vida privada y, sobre todo, en el entorno pro­fe­sio­nal. Nos preocupa mucho que al decir “No” nos ganemos una mala repu­tación entre los co­m­pa­ñe­ros o nuestra carrera pro­fe­sio­nal se vea pe­r­ju­di­ca­da. Pero la mayoría de las veces, esas preo­cu­pa­cio­nes carecen por completo de fu­n­da­me­n­to. Más bien podría decirse que tras ellas se ocultan motivos pe­r­so­na­les, que pueden ir desde el miedo al rechazo hasta un respeto excesivo a la autoridad. Para estar sa­ti­s­fe­cho en el trabajo incluso a largo plazo, hay que poner límites o co­rre­re­mos el riesgo de una so­bre­ca­r­ga constante que terminará, en el peor de los casos, en un burnout o síndrome de desgaste pro­fe­sio­nal.

Evi­de­n­te­me­n­te no tenemos que rechazar todas las tareas adi­cio­na­les. Un análisis realista de la situación, así como la propia pro­du­c­ti­vi­dad, ayudan a saber decir sí o no en el momento adecuado. El tono con el que se dice también tiene un papel decisivo en este asunto. Responder de manera im­pe­r­ti­ne­n­te o con un tono pasivo agresivo no ayuda a nadie. La ama­bi­li­dad y la co­mu­ni­ca­ción di­plo­má­ti­ca no solo hacen que decir “No” en el trabajo sea más fácil, sino que también ayuda a que la otra persona lo acepte antes.

Hay muchos motivos pe­r­so­na­les por los que algunos tra­ba­ja­do­res no dicen “No” cuando se les pide un favor. Aunque eso si­g­ni­fi­que para ellos una carga de trabajo adicional, dejan de lado sus propias ne­ce­si­da­des para evitar posibles co­n­fli­c­tos o que su carrera pro­fe­sio­nal se vea pe­r­ju­di­ca­da.

• Carrera pro­fe­sio­nal: muchos esperan ascender rápido en la empresa asumiendo cada vez más tareas adi­cio­na­les, algo que piensan que les hará ser in­di­s­pe­n­sa­bles. Y en cierto modo tienen razón, ya que por lo general la buena di­s­po­si­ción y la capacidad de trabajo suelen re­co­m­pe­n­sar­se, siempre que las tareas se realicen con mi­nu­cio­si­dad y sin errores. Sin embargo, hay que tener en cuenta la po­si­bi­li­dad de que en el futuro también se nos exija ese volumen de trabajo. Por eso, tendremos que co­n­si­de­rar si seremos capaces de so­po­r­tar­lo a largo plazo.
• Miedo: con mucha fre­cue­n­cia, lo que se esconde detrás de la in­ca­pa­ci­dad a decir “No” es el miedo. El miedo a perder el trabajo, el miedo al rechazo de los co­m­pa­ñe­ros o los su­pe­rio­res o si­m­ple­me­n­te la in­ca­pa­ci­dad de hacer frente a si­tua­cio­nes de conflicto y de velar por las ne­ce­si­da­des propias. Rechazar una petición siempre conlleva un conflicto con la otra persona, por lo que hay que ex­pli­car­se, encontrar buenos ar­gu­me­n­tos y ser co­n­s­cie­n­tes de que podemos en­co­n­trar­nos con la falta de co­m­pre­n­sión. Es una situación que muchas personas prefieren evitar, sobre todo en el entorno pro­fe­sio­nal.
• Sentido de la re­s­po­n­sa­bi­li­dad: otra razón que nos impide decir “No” en momentos decisivos es el (excesivo) sentido de la re­s­po­n­sa­bi­li­dad frente al prójimo. Los que se ca­ra­c­te­ri­zan por ese sentido de la re­s­po­n­sa­bi­li­dad (a menudo llamado “síndrome del salvador” con una co­n­no­ta­ción negativa) se sienten mal por rechazar una petición. En seguida aparece la mala co­n­cie­n­cia porque se tiene la sensación de estar dejando a los co­m­pa­ñe­ros o a los su­pe­rio­res en la estacada, y uno se planifica pensando en el bien de los demás. La persona en cuestión teme que lo tachen de egoísta. El resultado es una mesa a rebosar y, en el peor de los casos, el horrible re­co­no­ci­mie­n­to de que las otras personas no se ave­r­güe­n­zan de anteponer su vida personal a su vida pro­fe­sio­nal.
• Pe­r­fe­c­cio­ni­s­mo: también hay personas que si­m­ple­me­n­te no pueden confiar en que otros realicen la tarea tan bien como ellos. Tienden a es­fo­r­zar­se demasiado porque quieren quedarse casi con todas las tareas, en lugar de delegar en el momento adecuado, ofrecer ayuda a los co­m­pa­ñe­ros o si­m­ple­me­n­te decir “No” cuando el jefe se presenta con otro proyecto adicional.

Ya sea por buena di­s­po­si­ción, ambición pro­fe­sio­nal o miedo: aquellos que se descubren a sí mismos tra­ba­ja­n­do más de lo acordado o por encima de sus propias fuerzas co­n­s­ta­n­te­me­n­te, deben tener presentes las co­n­se­cue­n­cias que eso tiene.

Suena duro, pero las personas que no pueden decir que no, toman el camino fácil, es decir, el que ofrece menos re­si­s­te­n­cia. Ese tipo de personas suelen huir de los co­n­fli­c­tos con los su­pe­rio­res o los clientes. Prefieren aceptar infinitas horas extra y el estrés que ello supone antes de velar por sus valores y, mucho más im­po­r­ta­n­te, por su salud. Es algo que no funciona a largo plazo y que puede afectar a la propia sa­ti­s­fa­c­ción y a la de los co­m­pa­ñe­ros, e incluso al éxito de la empresa.

Di­s­fra­za­do de buena di­s­po­si­ción y co­m­pa­ñe­ri­s­mo, decir que sí co­n­s­ta­n­te­me­n­te puede suponer un perjuicio para los otros, ya que su re­n­di­mie­n­to acabará co­m­pa­rá­n­do­se con uno que no es real. No tardarán en ser acusados de falta de di­s­po­si­ción, aunque lleven a cabo su trabajo tal y como se ha acordado en el contrato. Porque eso es lo único que el em­pre­sa­rio puede exigir a sus empleados. Los que co­n­s­ta­n­te­me­n­te rinden más de lo que se les va a remunerar o de lo que establece el contrato de trabajo, devalúan con ello su propia capacidad pro­du­c­ti­va.

Sea por el motivo que sea, el hecho de aceptar horas extra y tareas adi­cio­na­les tiene co­n­se­cue­n­cias para la salud a largo plazo. Por ejemplo, fatiga crónica, insomnio, problemas de estómago, dolores de cabeza y tra­s­to­r­nos di­ge­s­ti­vos, entre otros. En el peor de los casos, se corre el riesgo de padecer burnout, un síndrome psíquico que va aco­m­pa­ña­do de una gran sensación de ago­ta­mie­n­to y de so­bre­ca­r­ga, de ataques de pánico, de problemas de co­n­ce­n­tra­ción y de muchos otros síntomas. Las personas am­bi­cio­sas y muy centradas en su profesión suelen ignorar estos síntomas tan poco es­pe­cí­fi­cos al principio. Con ello se corre el riesgo de que el cuerpo no disfrute del descanso necesario. De un día para otro, se vienen abajo y caen en un estado depresivo grave que los in­ca­pa­ci­ta para el trabajo durante un largo periodo.

Por ese motivo es im­po­r­ta­n­te escuchar al cuerpo y pro­po­r­cio­nar­le los tiempos de descanso ne­ce­sa­rios, ya que solo a través de la co­n­ci­lia­ción laboral y familiar es posible tener una buena di­s­po­si­ción a largo plazo. Cada persona tiene sus propios límites y, tanto uno mismo, como el em­pre­sa­rio y los co­m­pa­ñe­ros deben ace­p­tar­los.

A muchos de los afectados les cuesta creerlo, pero es muy probable que se les muestre más respeto si de vez en cuando dicen “No” en el trabajo. A di­fe­re­n­cia de lo que se suele temer, no­r­ma­l­me­n­te no se in­te­r­pre­ta como una falta de co­m­pa­ñe­ri­s­mo ni como una actitud vaga o egoísta, sino como una au­toe­s­ti­ma realista de un empleado re­s­po­n­sa­ble.

En primer lugar, hay que realizar una eva­lua­ción realista de cada situación. Si un proyecto im­po­r­ta­n­te está a punto de terminar y todos los co­m­pa­ñe­ros están tra­ba­ja­n­do al límite, no es el mejor momento para rechazar las tareas adi­cio­na­les. Sin embargo, si ya has aceptado las últimas so­li­ci­tu­des rea­li­za­n­do un buen trabajo y hay otro compañero que puede realizar la tarea igual de bien, es un buen momento para decir “No”.

En concreto, debes tener especial cuidado si te das cuenta de que siempre recurren primero a ti. Aunque pueda resultar un halago que te co­n­si­de­ren un compañero de confianza y dispuesto a ayudar, también existe el peligro de que los otros se apro­ve­chen de tu buena di­s­po­si­ción para librarse de su propio trabajo. Para los su­pe­rio­res también es más fácil pedir horas extra a un empleado que sabe de antemano que aceptará sin protestar.

En este punto ya debería haber quedado claro que decir “No” en el trabajo no supone ningún problema y que en algunos casos es co­n­ve­nie­n­te. Lo único im­po­r­ta­n­te es encontrar las palabras adecuadas en el momento preciso y comunicar los motivos de la negativa de forma tranquila, pero con de­te­r­mi­na­ción.

Los si­guie­n­tes consejos te ayudarán a encontrar las es­tra­te­gias adecuadas la próxima vez que quieras decir “no”, tanto al jefe, como a los co­m­pa­ñe­ros, los empleados o los clientes.

Decir que no a los su­pe­rio­res es uno de los mayores desafíos en el trabajo, al fin y al cabo, que nos encarguen tareas adi­cio­na­les suele ser una señal de confianza. Ahí es cuando entra en juego el respeto a la autoridad que ya desde pequeños se inculca a los niños y que, sin duda, es co­n­ve­nie­n­te siempre que no des­en­ca­de­ne en un miedo pa­ra­li­za­dor. Todo eso hace que sea difícil decir que no al jefe en el momento apropiado. Pese a ello, es im­po­r­ta­n­te poner límites a tiempo, antes de que la carga de trabajo sea demasiado grande. Eso demuestra que se tienen agallas, que se saben gestionar los propios recursos y, no menos im­po­r­ta­n­te, que se es capaz de evaluar de forma sana la capacidad de re­n­di­mie­n­to propia (cua­li­da­des que todos los su­pe­rio­res deberían saber valorar en sus empleados).

Si quieres aprender a decir “No” a su­pe­rio­res, jefes de equipo o di­re­c­to­res que se en­cue­n­tran por encima de ti en la jerarquía de la empresa, es im­po­r­ta­n­te que la co­mu­ni­ca­ción sea tranquila y meditada. En las si­tua­cio­nes en que te sientes estresado y de­s­bo­r­da­do, es posible que tu respuesta inmediata sea descortés. Eso es lo que debes evitar en todo momento. Cuando te pidan horas extra, proyectos adi­cio­na­les o algo por el estilo, primero puedes pedir un tiempo para pensarlo, por ejemplo, puedes decir: “Muchas gracias por confiar en mis ca­pa­ci­da­des. Deja que calcule de forma apro­xi­ma­da el tiempo que tendré que dedicar a mis tareas actuales para que pueda darte una respuesta”. Eso te dará el tiempo necesario para encontrar buenos ar­gu­me­n­tos para tu negativa y para re­fle­xio­nar sobre cuál es la mejor forma de co­mu­ni­car­los. También es buena idea ofrecer so­lu­cio­nes al­te­r­na­ti­vas en la misma co­n­ve­r­sa­ción:

Posibles ejemplos:

• “Me en­ca­n­ta­ría poder ayudarte, pero por desgracia tengo que ocuparme de mi trabajo primero. El cliente ya me ha pre­gu­n­ta­do varias veces cuándo podré pre­se­n­tar­le los re­su­l­ta­dos”.
• “En los últimos meses ya he dedicado XYZ horas extra a ayudar a otras personas. ¿Sería posible repartir la tarea entre varios co­m­pa­ñe­ros? Así podría hacerme cargo de una parte del trabajo”.
• “Me preocupa que si acepto otras tareas no pueda ocuparme de mi trabajo como es debido, y los otros co­m­pa­ñe­ros también llevan meses haciendo horas extra. ¿Sería posible recibir ayuda de otros equipos o contratar a otro empleado?”

Si lo que quieres es rechazar la solicitud de ayuda de un compañero, bá­si­ca­me­n­te se aplican las mismas reglas. En este caso tampoco debes reac­cio­nar nunca de manera impulsiva ni con cri­s­pa­ción. De esa manera solo ofenderás a la otra persona y en­ve­ne­na­rás el ambiente del equipo. En el peor de los casos, a la larga te ganarás la repu­tación de ser un compañero egoísta y con mal carácter. Si, a pesar de tu buena intención, no puedes aceptar la tarea (o no quieres), lo mejor es que no digas si­m­ple­me­n­te que no, sino que ofrezcas al­te­r­na­ti­vas. Busca con tus co­m­pa­ñe­ros la manera que os permita realizar el trabajo dentro del plazo. Así estarás de­mo­s­tra­n­do que entiendes la situación de los co­m­pa­ñe­ros y que tienes espíritu de equipo.

Posibles ejemplos:

• “Lo siento, ya le he prometido al compañero XYZ que le ayudaría con sus tareas”.
• “Puedo hacerme cargo, pero no es mi es­pe­cia­li­dad y ne­ce­si­ta­ría un tiempo de ada­p­ta­ción. Quizá lo más rápido sea que se ocupe el compañero XYZ. A cambio, puedo hacerme cargo de otra tarea”.
• “Por desgracia, esta semana tengo que salir todos los días a mi hora porque tengo una cita con el fi­sio­te­ra­peu­ta después del trabajo. Si la semana que viene sigues ne­ce­si­ta­n­do ayuda, estaré encantado de ayudar”.

Ante los clientes, tienes que ser es­pe­cia­l­me­n­te delicado y amable. La mayoría de las veces la co­mu­ni­ca­ción se establece solo por teléfono o por correo ele­c­tró­ni­co, por lo que es muy fácil que se produzcan ma­le­n­te­n­di­dos. En primer lugar, pide siempre que co­m­pre­n­dan la situación actual de la empresa, re­co­r­dá­n­do­le al cliente con prudencia que también hay otros pedidos. Pero cuidado: ¡no le des a entender que es menos im­po­r­ta­n­te que otros clientes! Re­co­r­dar­le acuerdos previos y buscar juntos una solución es fu­n­da­me­n­tal para una co­la­bo­ra­ción de confianza.

Intenta que la co­mu­ni­ca­ción con el cliente sea proactiva cuando te des cuenta de que no podrás asistir a una cita pro­gra­ma­da (lo mejor es que sea lo antes posible). Ofrécele una cita al­te­r­na­ti­va e infórmate de cuáles son las prio­ri­da­des, a menos que aún no se haya definido ninguna.

Posibles ejemplos:

• “Lo siento, este mes ya tenemos todos los días re­se­r­va­dos. Pero el mes que viene, su consulta será la primera en ser atendida”.
• “Intentaré tenerlo listo esta semana. Pero para ello tendré que aplazar otra tarea a la semana que viene. ¿Podría decirme qué tareas le urgen más?”.
• “En el contrato es­ti­pu­la­mos un volumen de trabajo de XYZ al mes. Todas las horas extra tendrán que fa­c­tu­rar­se aparte”.

Como superior, puede que parezca fácil decir que no a tus empleados. Al fin y al cabo, desde tu posición tienes le­gi­ti­mi­dad para rechazar so­li­ci­tu­des. Sin embargo, en la práctica hay que buscar el equi­li­brio, ya que a veces los deseos de los empleados no son fáciles de conciliar con los objetivos de la empresa, algo que como jefe no hay que olvidar. Por eso, en esta posición también es im­po­r­ta­n­te (muy im­po­r­ta­n­te, incluso) que la co­mu­ni­ca­ción sea in­te­li­ge­n­te y co­m­pre­n­si­ble, para que te respeten como un superior cua­li­fi­ca­do. No hay nada peor que un jefe que siempre dice que no y que rechaza las pe­ti­cio­nes sin motivo solo porque su posición se lo permite. Lo mejor es im­ple­me­n­tar una es­tra­te­gia de co­mu­ni­ca­ción que deje claro que los deseos del empleado se entienden y se respetan, pero que por de­te­r­mi­na­dos motivos (en ese momento) deben re­cha­zar­se. Incluir a los empleados en tus de­ci­sio­nes, genera confianza y co­n­tri­bu­ye de manera notable a un buen ambiente de trabajo y a la mo­ti­va­ción de los empleados.

Posibles ejemplos:

• “Veo que los miembros del equipo están tra­ba­ja­n­do al límite. Por desgracia, el pre­su­pue­s­to para personal de este año no nos permite contratar a otro empleado”.
• “Soy co­n­s­cie­n­te de que su pro­du­c­ti­vi­dad merece un ascenso, ya que realiza tareas que según el perfil de su puesto actual no le de­be­ría­mos exigir. Por desgracia, todos los puestos del de­pa­r­ta­me­n­to central de Ma­na­ge­me­nt están ocupados en este momento. Sin embargo, puedo ofrecerle un aumento de sueldo y le tendré en cuenta en cuanto la dirección del grupo cree nuevos puestos”.
• “Ya sé que con sus hijos en edad escolar y el volumen de pedidos actual tiene el doble de carga. En cuanto te­r­mi­ne­mos este im­po­r­ta­n­te pedido, co­m­pe­n­sa­re­mos todas las horas extra acu­mu­la­das con tiempo libre para que pueda disfrutar más de su familia”.

En todos los ejemplos an­te­rio­res ha quedado claro que lo más im­po­r­ta­n­te en la co­mu­ni­ca­ción es mostrar co­m­pre­n­sión y respeto. Sea cual sea tu papel, si te sientes de­s­bo­r­da­do o mal tratado por las pe­ti­cio­nes de ayuda, lo primero que tienes que hacer es explicar la situación a la persona que pide esa ayuda. Muestra empatía. Puedes in­fo­r­mar­le de que entiendes sus motivos y, en co­n­tra­pa­r­ti­da, adoptar una posición en la que expliques tu propia postura. Lo mejor es que busquéis una solución juntos. De esa manera, decir “No” en el trabajo será más fácil y no pe­r­ju­di­ca­rá al ambiente laboral.

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