Cómo escoger el mejor software contable para tu negocio

Entre las obli­ga­cio­nes de los em­pre­sa­rios, cumplir con las exi­ge­n­cias fiscales y legales de los or­ga­ni­s­mos gu­be­r­na­me­n­ta­les ocupa un lugar central. Entre ellas figura el envío ele­c­tró­ni­co de ciertos registros contables con el fin explícito de calcular su apo­r­ta­ción al fisco y cumplir con la legalidad vigente. Para ello, es im­pre­s­ci­n­di­ble tener las cuentas en orden y al día y ello implica mantener el control sobre la do­cu­me­n­ta­ción de un negocio: facturas, entregas, salarios, etc., todo ha de estar hoy día di­gi­ta­li­za­do y al­ma­ce­na­do de forma adecuada. Esto ha generado la necesidad de contar con sistemas in­fo­r­má­ti­cos capaces de liquidar todas estas tareas sin suponer un costo extra de trabajo al em­pre­sa­rio o a los empleados re­s­po­n­sa­bles, más bien al contrario.

2015 supuso un antes y un después en la co­n­ta­bi­li­dad de la pyme mexicana, pues fue cuando el Servicio de Ad­mi­ni­s­tra­ción Tri­bu­ta­ria (SAT) anunció la obli­ga­ción de la co­n­ta­bi­li­dad ele­c­tró­ni­ca para todas las empresas. Si esto no supuso un gran traspié para las grandes empresas, fueron la mi­croe­m­pre­sa y la pyme las que se vieron con más di­fi­cu­l­ta­des para im­ple­me­n­tar este tipo de so­lu­cio­nes en su día a día.

En la ac­tua­li­dad el mercado mexicano del software contable está poblado por diversas so­lu­cio­nes que conviene estudiar a fondo antes de decidirse por una. El giro de la empresa, la in­te­gra­ción de los registros contables obli­ga­to­rios, el soporte de co­n­su­l­to­res o la relación costo-beneficio son algunos de los factores que han de incluir los em­pre­sa­rios en sus co­n­si­de­ra­cio­nes. Conoce los puntos fuertes y débiles de cada programa de co­n­ta­bi­li­dad en nuestra co­m­pa­ra­ti­va y descubre la solución que más se ajusta a tus ne­ce­si­da­des.

El software de co­n­ta­bi­li­dad comprende los programas que ayudan a los em­pre­sa­rios a llevar las cuentas de su negocio al día y a presentar la do­cu­me­n­ta­ción obli­ga­to­ria a las au­to­ri­da­des co­m­pe­te­n­tes, cu­m­plie­n­do con los re­qui­si­tos formales y legales vigentes en cada país. En México su uso se ha visto in­cre­me­n­ta­do por las nuevas di­s­po­si­cio­nes de Co­n­ta­bi­li­dad Ele­c­tró­ni­ca del SAT pu­bli­ca­das en 2015 (y ac­tua­li­za­das en 2017 con la versión 3.3) que obligan a las empresas a di­gi­ta­li­zar sus cuentas y a pre­se­n­tar­las también de forma ele­c­tró­ni­ca. Las empresas que, a pesar de sus probadas ventajas en términos de pra­c­ti­ci­dad, no los habían im­ple­me­n­ta­do aún se vieron de pronto ante la necesidad de aprender a usarlos y enseñar también a sus empleados.

Diversos fa­bri­ca­n­tes de software en todo el mundo, también del área hi­s­pa­no­ha­bla­n­te, se han es­pe­cia­li­za­do en los llamados sistemas ERP (En­te­r­pri­se Resource Ma­na­ge­me­nt), programas que aúnan diversas funciones de gestión de recursos –o permiten su in­te­gra­ción en módulos– que, en algunos casos, además de la co­n­ta­bi­li­dad, también permiten gestionar los in­ve­n­ta­rios o la fa­c­tu­ra­ción.

Hoy en día, la oferta en programas de co­n­ta­bi­li­dad es muy amplia y variada en todo el mundo debido a la di­ve­r­si­dad de las ne­ce­si­da­des de cada empresa y las di­ve­r­ge­n­tes normas fiscales o legales vigentes. A esto se añade la in­no­va­ción te­c­no­ló­gi­ca de la nube, que hace posible utilizar apli­ca­cio­nes en línea sin tener que in­s­ta­lar­las en el co­mpu­tador, lo que supone una ventaja sobre todo para pro­fe­sio­ni­s­tas in­de­pe­n­die­n­tes con gran movilidad.

Dada la gran variedad de so­lu­cio­nes, es fácil suponer que no todas se ajustan de modo universal a las ne­ce­si­da­des de todas las empresas. Cada una incluye pre­s­ta­cio­nes y funciones que pueden ser más útiles para algunas y menos para otras porque en su diseño se ha pensado en las ne­ce­si­da­des de un tipo concreto de negocio y, mientras unas co­n­s­ti­tu­yen paquetes cerrados con un cierto número de funciones, otras permiten la in­te­gra­ción de muchos módulos di­fe­re­n­tes, ada­p­tá­n­do­se así a di­fe­re­n­tes ac­ti­vi­da­des co­me­r­cia­les.

Antes de de­ca­n­tar­te por un tipo u otro de software será co­n­ve­nie­n­te que analices tus ne­ce­si­da­des. Para ello hemos si­n­te­ti­za­do a co­n­ti­nua­ción varias co­n­si­de­ra­cio­nes que podrán serte de utilidad.

Tanto si deseas cambiar de programa como si comienzas tu andadura como em­pre­sa­rio o in­de­pe­n­die­n­te, por poco que in­ve­s­ti­gues te darás cuenta de que la oferta es inmensa y muy variada. Si ya tienes tiempo llevando tu co­n­ta­bi­li­dad, tendrás ya tus pre­fe­re­n­cias más o menos claras, pero si este es tu primer software contable, es probable que ni con migas de pan en­cue­n­tres la salida del bosque de ofertas.

Lo primero que debes asumir es que el verdadero valor de un programa contable no está en su precio, sino en el tiempo que tomará su im­ple­me­n­ta­ción y su in­co­r­po­ra­ción a los procesos. Las ne­ce­si­da­des de la persona física o moral, el tamaño de la empresa y el giro del negocio son factores que has de tener muy claros porque de­te­r­mi­nan en gran medida qué paquete contable es el más adecuado.

Dicho esto, enu­me­ra­mos los criterios más re­le­va­n­tes que puedes tomar en cuenta:

1. Evaluar las ne­ce­si­da­des: gestionar in­ve­n­ta­rios, facturar, gestionar las cuentas por cobrar o por pagar, llevar un registro de los activos y seguir su de­pre­cia­ción contable, elaborar reportes de co­n­ta­bi­li­dad en tiempo real o vi­sua­li­zar los informes fi­na­n­cie­ros grá­fi­ca­me­n­te son algunas de las tareas que podrían in­te­re­sar­te.
    
2. Tamaño de la empresa: hay programas que abarcan todos los aspectos de la ad­mi­ni­s­tra­ción em­pre­sa­rial y ofrecen la po­si­bi­li­dad de ad­mi­ni­s­trar varias empresas con una sola licencia, y los hay que solo ofrecen licencia para un solo usuario y se limitan a la gestión contable.
    
3. Tareas que debería realizar (en su mayor parte): informes fi­na­n­cie­ros y fiscales, de­cla­ra­cio­nes de acree­do­res y deudores, estados de flujo de caja, estados mensuales, cuentas de ganancias, pérdidas y balances.
    
4. Coor­di­na­ción con el SAT: un programa contable debería generar au­to­má­ti­ca­me­n­te los do­cu­me­n­tos contables que exige el SAT (Pólizas Contables, Balanza de co­m­pro­ba­ción y Catálogo de Cuentas) y co­n­ve­r­ti­r­los en formato .xml para poder in­gre­sar­los en el Buzón Tri­bu­ta­rio de la página del SAT con la firma ele­c­tró­ni­ca (FIEL). Estos registros indican el estado contable, fiscal y fi­na­n­cie­ro del negocio y son ne­ce­sa­rios para calcular los impuestos.
    
5. Adecuado al giro de la empresa (o adaptable), porque este determina el régimen tri­bu­ta­rio y en co­n­se­cue­n­cia cambian los pro­ce­di­mie­n­tos de cálculo y las de­du­c­cio­nes.
    
6. Fa­c­tu­ra­ción timbrada: solo los PAC ce­r­ti­fi­ca­dos (Pro­vee­do­res au­to­ri­za­dos de ce­r­ti­fi­ca­ción) han sido au­to­ri­za­dos por el SAT para asignar folios y sellar di­gi­ta­l­me­n­te las facturas.
    
7. Capaz de analizar y ac­tua­li­zar la in­fo­r­ma­ción en poco tiempo o en tiempo real, porque de este modo tus libros y reportes serán más co­n­fia­bles. Esto hace posible poder consultar los informes de pérdidas y ganancias en todo momento sabiendo que la in­fo­r­ma­ción es actual, lo que sería diferente si se ela­bo­ra­ran en papel.
    
8. Fácil de entender sin invertir en ca­pa­ci­ta­ción, flexible y escalable.
    
9. Mejor relación costo-beneficio (ROI).
    
10. Tiempo promedio de im­ple­me­n­ta­ción en las es­tru­c­tu­ras y los procesos de negocio.
     
11. Qué módulos incluye: para ad­mi­ni­s­trar in­ve­n­ta­rios, emitir facturas CFDI au­to­má­ti­ca­me­n­te, gestionar cobros y obtener reportes.
     
12. Soporte de co­n­su­l­to­res, necesidad de in­s­ta­la­ción o ma­n­te­ni­mie­n­to es­pe­cia­li­za­dos para funcionar.

Asimismo, no debes olvidar factores más técnicos como la pla­ta­fo­r­ma o los re­qui­si­tos de sistema que el programa requiere si quieres evitar problemas de re­n­di­mie­n­to, si necesita una licencia, si tiene acceso a Internet, si se trata de una in­s­ta­la­ción de es­cri­to­rio o una apli­ca­ción en la nube y el número de usuarios que pueden uti­li­zar­lo. Estima asimismo si el software podrá serte útil durante los próximos cuatro años.

Una vez tengas tu check list pa­r­ti­cu­lar y hayas demarcado qué pre­s­ta­cio­nes te interesan, es el momento de pasar a estudiar las diversas ofertas del mercado mexicano y de ponderar sus pros y contras. A co­n­ti­nua­ción tienes nuestra selección.

Im­ple­me­n­ta­do lo­ca­l­me­n­te o en la nube, SAP Business One integra la gestión de di­fe­re­n­tes de­pa­r­ta­me­n­tos, cubriendo desde almacén e in­ve­n­ta­rios o compras a los servicios postventa, pasando na­tu­ra­l­me­n­te por la co­n­ta­bi­li­dad. Di­s­po­ni­ble en 150 países y traducido a 27 idiomas, este compacto y robusto paquete de software tiene, sin embargo, una curva de apre­n­di­za­je pro­nu­n­cia­da, lo que podría acarrear costos de ca­pa­ci­ta­ción de empleados.

Su ar­qui­te­c­tu­ra modular lo convierte en un paquete versátil para empresas de las in­du­s­trias del comercio, la di­s­tri­bu­ción, servicios o ma­nu­fa­c­tu­ra. La gestión de la co­n­ta­bi­li­dad y las finanzas, de venta, de CRM, de compras o de creación de informes son algunos de los módulos que pueden im­ple­me­n­tar­se. La app móvil SAP Business One Service para iOS, Android y Windows Phone permite gestionar ope­ra­cio­nes desde el celular y la co­m­pa­ti­bi­li­dad con bases de datos MySQL, DBMS y SAP Hana abre el abanico de se­r­vi­do­res co­m­pa­ti­bles.

El precio del ERP para pymes depende de varios factores, como son si se elige la modalidad on premises o en la nube, cuántos usuarios tendrán licencia para uti­li­zar­lo o cuántos módulos se contratan. Es necesario contactar con la empresa o con un partner au­to­ri­za­do para obtener in­fo­r­ma­ción sobre los planes de precios.

Esta es una solución integral para co­n­ta­do­res 100 % mexicana. La empresa pro­du­c­to­ra y di­s­tri­bui­do­ra de so­lu­cio­nes ad­mi­ni­s­tra­ti­vas de cómputo Aspel se es­ta­ble­ció en 1981 y desde 1995 se expandió a América central y Su­ra­mé­ri­ca. Con COI 8.0 Aspel co­me­r­cia­li­za un software contable que se ajusta a las es­pe­ci­fi­ca­cio­nes fiscales vigentes para el manejo de la Co­n­ta­bi­li­dad Ele­c­tró­ni­ca 3.3, in­te­gra­n­do la in­fo­r­ma­ción fiscal y contable de una forma muy eficaz: relaciona au­to­má­ti­ca­me­n­te el folio fiscal de los CFDI a los asientos contables, genera los archivos XML tal y como los solicita el SAT, crea las de­cla­ra­cio­nes DIOT, las de­cla­ra­cio­nes mensuales de IVA e ISR y la anual de personas físicas y morales.

Además, el registro contable está au­to­ma­ti­za­do de modo que la in­fo­r­ma­ción se mantiene siempre en el estado más actual y permite consultar el estado fi­na­n­cie­ro actual de la empresa con diversos tipos de reportes, gráficas y do­cu­me­n­tos. Enlaza por interfaz con otros sistemas Aspel (NOI, CAJA, BANCO), así como a hojas de cálculo. El programa también permite gestionar gastos, ingresos y pre­su­pue­s­tos en monedas di­fe­re­n­tes.

Todo esto hace de COI Aspel la solución más popular hoy en día en México entre las pymes si bien, pese a todo, deja de responder a medida que la empresa va creciendo. Al no cubrir la gestión de las re­la­cio­nes con los clientes, el programa no se ajusta a las empresas grandes o a aquellas que han de registrar pólizas en otras partes del mundo, algo que SAP hace mucho mejor. Y si bien es una solución de co­n­ta­bi­li­dad integrada de gran co­m­pe­te­n­cia in­fo­r­ma­ti­va y re­so­lu­ti­va, no es la más intuitiva. Co­n­fi­gu­rar el envío ele­c­tró­ni­co de la in­fo­r­ma­ción requiere tiempo y esfuerzos y tampoco el formato puede editarse fá­ci­l­me­n­te. Estamos ante un paquete para pymes que no manejen un in­ve­n­ta­rio de productos complejo y que no espera crecer en poco tiempo.

COI puede probarse durante 30 días. Pasado este periodo, el paquete puede comprarse en un di­s­tri­bui­dor es­pe­cia­li­za­do asociado por 5,507 MXN / usuario o contratar una su­s­cri­p­ción mensual cuyo monto depende del número de usuarios y oscila entre 317 MXN por un usuario a 962 MXN por diez. A partir de once usuarios el precio es de 95 MXN por cada uno adicional.

CONTPAQi® Co­n­ta­bi­li­dad es un paquete contable de­sa­rro­lla­do y lanzado por la empresa mexicana Co­mpu­tación en Acción, S.A. de C.V (Contpaqi) sita en Ciudad de Gua­da­la­ja­ra y apto para co­n­ta­do­res y ad­mi­ni­s­tra­do­res de empresas. Muy popular en México, este producto se ajusta a la normativa de la Co­n­ta­bi­li­dad Ele­c­tró­ni­ca publicada en 2017 y con las NIF (Normas de In­fo­r­ma­ción Fi­na­n­cie­ra). Al permitir llevar hasta 999 empresas con una sola licencia, es el programa con mayor presencia en los despachos de co­n­ta­do­res, si bien por su eficacia y fu­n­cio­na­li­dad se ajusta también muy bien a las exi­ge­n­cias de los autónomos y mi­croe­m­pre­sas.

Estas son algunas de sus funciones:

• Elabora Balanza de Co­m­pro­ba­ción, Catálogo de Cuentas y Pólizas y genera archivos XML
• Genera la DIOT
• Reportes de impuestos, catálogos de cuentas (mu­l­ti­ni­vel) y estados fi­na­n­cie­ros.
• Asocia los nuevos CFDI Factura y CFDI Pagos a las pólizas para su co­n­ta­bi­li­za­ción
• Lleva el control de activos fijos, de­pre­cia­cio­nes y de­pre­cia­ción acumulada.
• Múltiples reportes como catálogo de cuentas, balance general, estado de re­su­l­ta­dos, balanza de co­m­pro­ba­ción, libro de diario, libro de mayor, anexos del catálogo, mo­vi­mie­n­tos y au­xi­lia­res del catálogo.

Estos y otros módulos le co­n­vie­r­ten en una solución viable que se ajusta a las exi­ge­n­cias fiscales y no­r­ma­ti­vas que todo co­n­tri­bu­ye­n­te ha de cumplir. Su curva de apre­n­di­za­je es también pro­nu­n­cia­da, aunque una vez superada es una he­rra­mie­n­ta muy eficiente. Co­n­fi­gu­rar­la para enviar las DIOT si tienes muchos pro­vee­do­res puede resultar engorroso, así como co­n­fi­gu­rar­la para la pre­pa­ra­ción para la Co­n­ta­bi­li­dad Ele­c­tró­ni­ca. Instalar el sistema requiere instalar otros programas antes, lo que puede ra­le­n­ti­zar el equipo. Como su principal rival, Aspel COI, programa con el que comparte fa­cu­l­ta­des, también es co­m­pa­ti­ble con otros programas del fa­bri­ca­n­te como Nóminas o Ad­mi­ni­s­tra­ción, pero implica un aumento de costos.

El precio para un li­ce­n­cia­mie­n­to anual parte de los 3690 MXN y se renueva por el mismo precio. Añadir usuarios implica un des­em­bo­l­so de 990 MXN extra por usuario.

El software cuenta con planes op­ti­mi­za­dos para México, Colombia, Perú, República Do­mi­ni­ca­na, Panamá, Costa Rica, Chile, España, Estados Unidos y una versión in­te­r­na­cio­nal y unos precios de su­s­cri­p­ción por uso muy co­m­pe­ti­ti­vos (con un mes de prueba) que oscilan entre el plan PYME por 350 MXN al mes (100 ventas, 2 usuarios y 2 almacenes de in­ve­n­ta­rio) y el PLUS por 1200 MXN al mes para un volumen de 2500 ventas mensuales, 4 permisos de usuario e in­te­gra­ción de otras apli­ca­cio­nes.

Nuestro segundo paquete contable 100 % en la nube es mi­s­kue­n­tas de la empresa mexicana Isco Digital, que se presenta como un software muy completo y eficiente compuesto por diez módulos que abarcan todas las áreas ad­mi­ni­s­tra­ti­vas de cualquier negocio: fa­c­tu­ra­ción, co­n­ta­bi­li­dad ele­c­tró­ni­ca, nómina y timbrado, impuestos y de­cla­ra­cio­nes, reportes en tiempo real o envío masivo al SAT, entre otras funciones. Flexible, mu­l­ti­pla­ta­fo­r­ma y alojado en se­r­vi­do­res externos, mi­s­kue­n­tas se basa en una interfaz muy sencilla que no requiere mayor ca­pa­ci­ta­ción y es co­m­pa­ti­ble con multitud de formatos, también con Excel para trabajar sin problemas con hojas de cálculo. El software de co­n­ta­bi­li­dad y ad­mi­ni­s­tra­ción, que está ob­te­nie­n­do muy buena re­so­na­n­cia, está di­s­po­ni­ble en cuatro planes de pago mensual por uso que oscilan entre los 499 MXN del plan in­di­vi­dual por un registro contable y los 2799 MXN por 150 registros contables.

Todos los planes incluyen los 10 módulos de ad­mi­ni­s­tra­ción y ofrecen un al­ma­ce­na­mie­n­to sin límites, tantas licencias de usuario como sea necesario y timbrado ilimitado de nómina y fa­c­tu­ra­ción. Puedes co­n­ve­n­ce­r­te con una prueba gratuita durante 15 días.

Como indicamos al comienzo de nuestra guía sobre software contable, es difícil nombrar a una sola solución que sea válida para todos los es­ce­na­rios, puesto que el giro del negocio y su tamaño de­te­r­mi­nan los re­que­ri­mie­n­tos no­r­ma­ti­vos a cumplir ante los or­ga­ni­s­mos pe­r­ti­ne­n­tes. De los paquetes contables pre­se­n­ta­dos, casi puede decirse que todos están indicados para llevar la co­n­ta­bi­li­dad de las pymes, pero algunos, como el potente programa de SAP, cubren además otros aspectos de la gestión ad­mi­ni­s­tra­ti­va de un negocio mientras que otros, como el popular COI, no cubren un área tan relevante como la gestión de las re­la­cio­nes con los clientes (CRM) y otros, como la eficiente solución en la nube Alegra, están más enfocados en la ad­mi­ni­s­tra­ción pero no sustituye a un gestor contable.

En la siguiente tabla hemos resumido algunos de los aspectos más im­po­r­ta­n­tes que di­fe­re­n­cian a los cinco programas de co­n­ta­bi­li­dad pre­se­n­ta­dos en este artículo:

Favor de tener en cuenta el aviso legal relativo a este artículo.