¿Qué es un sistema de fa­c­tu­ra­ción?

Los programas para facturar son una he­rra­mie­n­ta de vital im­po­r­ta­n­cia para autónomos y dueños de pequeñas empresas, ya que estos, además de gestionar el negocio, están obligados a llevar a cabo la fa­c­tu­ra­ción y la co­n­ta­bi­li­dad de su empresa. Este tipo de programas permiten, de forma muy sencilla, mantener las cuentas al día y llevar un control de la fa­c­tu­ra­ción, tareas im­pre­s­ci­n­di­bles para el buen fu­n­cio­na­mie­n­to del negocio.

Gracias a los avances de la te­c­no­lo­gía cloud la gestión de las facturas es, hoy en día, más pro­fe­sio­nal y sencilla que nunca. Los programas de fa­c­tu­ra­ción son cada vez más ne­ce­sa­rios para pequeños em­pre­sa­rios, ya que les permiten ahorrar tiempo y dinero, cu­m­plie­n­do una gran cantidad de funciones. Además, los softwares de fa­c­tu­ra­ción gratuitos –a pesar de que presentan li­mi­ta­cio­nes– son la solución perfecta para aquellas pymes que no cuentan con el pre­su­pue­s­to necesario para contar con uno de pago.

Asimismo, estos sistemas de fa­c­tu­ra­ción presentan la gran ventaja de que incluyen he­rra­mie­n­tas que permiten gestionar otros aspectos tales como co­n­ta­bi­li­dad, gestión de cuentas bancarias, in­fo­r­ma­ción fiscal o gestión de clientes.

Desde hace años en México, la tra­di­cio­nal fa­c­tu­ra­ción en papel se ha visto su­s­ti­tui­da por la fa­c­tu­ra­ción ele­c­tró­ni­ca llevada a cabo mediante un documento digital que garantiza la au­te­n­ti­ci­dad de su contenido. Este documento digital o factura ele­c­tró­ni­ca es conocido bajo las siglas CFDI, que hacen re­fe­re­n­cia al Co­m­pro­ba­n­te Fiscal Digital por Internet cuyo estándar está definido por el Servicio de Ad­mi­ni­s­tra­ción Tri­bu­ta­ria (SAT).

Debido a los cambios fiscales in­tro­du­ci­dos en el país, los negocios se han visto obligados a adaptar sus diversos procesos ad­mi­ni­s­tra­ti­vos. En este sentido, los sistemas de fa­c­tu­ra­ción online son re­co­me­n­da­bles es­pe­cia­l­me­n­te para autónomos y pymes, ya que facilitan la fa­c­tu­ra­ción y la co­n­ta­bi­li­dad, obli­ga­cio­nes impuestas a todos los em­pre­sa­rios. De hecho, México es el segundo país del mundo, solo por detrás de Brasil, que más facturas ele­c­tró­ni­cas emite. Para llevar a cabo esta tarea existen varios pro­vee­do­res de sistemas de fa­c­tu­ra­ción ele­c­tró­ni­ca en la nube, lo que permite el acceso al usuario desde cualquier di­s­po­si­ti­vo, fa­ci­li­ta­n­do el trabajo y la movilidad.

A la hora de elegir el sistema de fa­c­tu­ra­ción ele­c­tró­ni­ca, tienes que prestar atención a una serie de ca­ra­c­te­rí­s­ti­cas para ser capaz de de­te­r­mi­nar cuál es el que más se ajusta a tus ne­ce­si­da­des:

• Tiene que estar avalado por el Servicio de Ad­mi­ni­s­tra­ción Tri­bu­ta­ria (SAT): es im­pre­s­ci­n­di­ble que el software de fa­c­tu­ra­ción online que elijas esté avalado por el SAT. Antes de elegir uno, te re­co­me­n­da­mos que ve­ri­fi­ques la lista de los pro­vee­do­res au­to­ri­za­dos de ce­r­ti­fi­ca­ción (PAC) ya que estos son los únicos que cuentan con la facultad de emitir CFDI válidos.
   
• ¿Es un programa de fa­c­tu­ra­ción online o se trata de un software que requiere in­s­ta­la­ción?: Antes de decidirte por una opción de­te­r­mi­na­da comprueba desde cuántos di­s­po­si­ti­vos es posible tener acceso al software. Este problema no se da con los programas para facturar online, ya que al ser una pla­ta­fo­r­ma en Internet varias personas pueden acceder a ellos si­mu­l­tá­nea­me­n­te. Si el programa solo puede uti­li­zar­se desde el di­s­po­si­ti­vo donde ha sido de­s­ca­r­ga­do el software, esto complica mucho los procesos de fa­c­tu­ra­ción.
   
• El sistema de fa­c­tu­ra­ción tiene que ofrecer la función de al­ma­ce­na­mie­n­to de CFDI ce­r­ti­fi­ca­dos: debido a la obli­ga­ción impuesta por el SAT de conservar los CFDI ce­r­ti­fi­ca­dos como mínimo por tres meses, te re­co­me­n­da­mos que te cerciores de que el sistema de fa­c­tu­ra­ción que elijas los guarde como mínimo por 6 meses. Cúbrete las espaldas para aquellos casos en los que surjan dudas con respecto a las facturas emitidas en el pasado.
   
• Presta atención a la seguridad que el programa ofrece: asegúrate de preguntar dónde se guardará la in­fo­r­ma­ción al­ma­ce­na­da por el programa para facturar que elijas; el Data Center de la empresa pro­vee­do­ra del servicio debe estar ubicado en te­rri­to­rio nacional.
   
• Comprueba que las ac­tua­li­za­cio­nes sean gratuitas: no sería justo que, de existir novedades en materia fiscal, el sistema que has escogido te hiciera pagar por los cambios que deben in­tro­du­cir, ya que estos se producen por mandato legal.
   
• Asegúrate de que el proveedor que elijas tenga capacidad para respaldar el volumen de fa­c­tu­ra­ción de tu empresa.
   
• Lee la letra chiquita para evitar sorpresas: comprueba que los costos a los que se hace re­fe­re­n­cia son por factura timbrada, ya que solo estas serán legales.

Es co­n­si­de­ra­do uno de los mejores programas de fa­c­tu­ra­ción en México porque ofrece un sistema de fa­c­tu­ra­ción muy completo, in­clu­ye­n­do, entre otros servicios: la ge­ne­ra­ción de todo tipo de co­m­pro­ba­n­tes y tantos reportes de facturas como sea necesario, permite llevar a cabo fa­c­tu­ra­cio­nes masivas y es muy fácil de usar. Además, presenta la ventaja de ofrecer asesoría y servicio técnico en todo momento y no cobrar extra por las ac­tua­li­za­cio­nes.

Ofrece algunas ca­ra­c­te­rí­s­ti­cas adi­cio­na­les como la vista previa de facturas antes de ti­m­brar­las, pe­r­so­na­li­za­ción de pla­n­ti­llas con el logo, imágenes o colores acordes a la imagen co­r­po­ra­ti­va de tu empresa. Las ac­tua­li­za­cio­nes del sistema, ya sean por necesidad de mejora o por im­po­si­ción de nuevos re­que­ri­mie­n­tos del SAT, no tendrán costo alguno.

Otro de los programas para facturar líderes en México es Aspel FACTURe. Este programa ofrece distintas so­lu­cio­nes de fa­c­tu­ra­ción de­pe­n­die­n­do del tipo de empresa que se trate. Además, permite optimizar tu ex­pe­rie­n­cia como usuario a través de la opción de rediseñar el sistema, in­clu­ye­n­do he­rra­mie­n­tas que permitan pe­r­so­na­li­zar­lo de acuerdo a tus ne­ce­si­da­des.

Aspel FACTURe 4.0 es perfecto para em­pre­n­de­do­res y pymes que necesitan expedir co­m­pro­ba­n­tes fiscales digitales por Internet (CFDI) tales como facturas, recibos de ho­no­ra­rios o de arre­n­da­mie­n­to, así como notas de crédito y co­m­pro­ba­n­tes de re­te­n­cio­nes, con la garantía de que cumple con los re­qui­si­tos fiscales vigentes.

De­s­ve­n­ta­ja: Ten en cuenta que Aspel solo debe in­s­ta­lar­se en la co­mpu­tado­ra donde va a uti­li­zar­se. Esto es una clara de­s­ve­n­ta­ja con respecto a otros de los sistemas, ya que necesitas el software para poder facturar desde otro di­s­po­si­ti­vo.

CONTPAQi, al igual que los otros sistemas de fa­c­tu­ra­ción, si­m­pli­fi­ca la emisión y recepción de facturas ele­c­tró­ni­cas para empresas y personas físicas que ofrecen servicios y permite llevar un control sobre los clientes de la empresa y sobre las cuentas que hay que cobrar.

Este programa cumple con los re­qui­si­tos fiscales de­te­r­mi­na­dos en el ANEXO 20 para emitir el Co­m­pro­ba­n­te Fiscal Digital por Internet (CFDI) vigente. La fa­c­tu­ra­ción ele­c­tró­ni­ca se lleva a cabo, de forma rápida y sencilla, mediante catálogos y pla­n­ti­llas oficiales del SAT. Así, el usuario puede estar co­m­ple­ta­me­n­te seguro de que cumples con las di­s­po­si­cio­nes exigidas.

Gracias al asistente de co­n­fi­gu­ra­ción que ofrece este programa, facturar te resultará más fácil que nunca y di­s­po­n­drás de in­fo­r­ma­ción paso a paso para re­gi­s­trar­te y cargar toda tu in­fo­r­ma­ción pe­r­ti­ne­n­te. Además, para facilitar la co­n­fi­gu­ra­ción del sistema, tienes a tu di­s­po­si­ción perfiles de empresas pre­de­fi­ni­das en los que aparecen pre­de­te­r­mi­na­dos los impuestos y re­te­n­cio­nes más comunes, así como pla­n­ti­llas de fa­c­tu­ra­ción.

Fa­c­tu­ra­dor.com es otro proveedor au­to­ri­za­do por el SAT basado en la nube. Permite la fa­c­tu­ra­ción en línea y puede uti­li­zar­se en cualquier di­s­po­si­ti­vo que disponga de acceso a Internet. Este programa te permite crear cualquier CFDI de forma in­s­ta­n­tá­nea ya sea a clientes nuevos como a aquellos ya re­gi­s­tra­dos. También podrás vi­sua­li­zar en PDF tus facturas, im­pri­mi­r­las o enviarlas a tus clientes por correo ele­c­tró­ni­co. Además, también permite descargar de forma masiva todas las facturas ele­c­tró­ni­cas que recibes de tus pro­vee­do­res.

PymeFree no es solo una pla­ta­fo­r­ma gratuita que facilita la fa­c­tu­ra­ción de las pymes, también es un espacio para aquellas empresas que buscan au­die­n­cias. Este sistema cuenta además con la ventaja de que puedes de­s­ca­r­gar­te apps para tu negocio que pe­r­mi­ti­rán mejorar la pro­du­c­ti­vi­dad de tu empresa.

La de­s­ve­n­ta­ja que presenta es que a día de hoy solo está di­s­po­ni­ble en Windows 10, Windows 7 y Windows 8, aunque está pendiente una versión para Mac que saldrá dentro de muy poco.

Los mejores programas de fa­c­tu­ra­ción en México: co­m­pa­ra­ti­va

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