Nota de remisión: obli­ga­ción y plazo de co­n­se­r­va­ción

El plazo durante el que debes conservar una nota de remisión depende de la función que cumpla el documento y de la normativa aplicable. En una guía aparte en­co­n­tra­rás una visión general de los plazos de co­n­se­r­va­ción para do­cu­me­n­tos co­me­r­cia­les. En México, las notas de remisión pueden estar sujetas a obli­ga­cio­nes de co­n­se­r­va­ción me­r­ca­n­ti­les, fiscales o es­pe­cí­fi­cas según el papel que de­sem­pe­ñen en la actividad em­pre­sa­rial.

¿Qué plazos de co­n­se­r­va­ción se aplican a las notas de remisión?

Los plazos de co­n­se­r­va­ción de una nota de remisión en las empresas dependen de la función que cumpla el documento y de las obli­ga­cio­nes legales de co­n­se­r­va­ción apli­ca­bles en cada caso.

En México, el Código de Comercio establece que los co­me­r­cia­n­tes deben conservar, de­bi­da­me­n­te ar­chi­va­dos, los co­m­pro­ba­n­tes ori­gi­na­les de sus ope­ra­cio­nes durante un plazo mínimo de diez años. Esto incluye la do­cu­me­n­ta­ción que permite re­la­cio­nar cada operación con los registros contables del negocio.

Desde el punto de vista fiscal, el Código Fiscal de la Fe­de­ra­ción (CFF) obliga a los co­n­tri­bu­ye­n­tes a conservar su co­n­ta­bi­li­dad y la do­cu­me­n­ta­ción co­m­pro­ba­to­ria durante, por regla general, cinco años. Este plazo se cuenta a partir de la fecha en que se pre­se­n­ta­ron o debieron pre­se­n­tar­se las de­cla­ra­cio­nes re­la­cio­na­das con esos do­cu­me­n­tos. La co­n­ta­bi­li­dad y su do­cu­me­n­ta­ción deben estar a di­s­po­si­ción del Servicio de Ad­mi­ni­s­tra­ción Tri­bu­ta­ria (SAT) durante ese periodo.

En co­n­se­cue­n­cia, el hecho de disponer po­s­te­rio­r­me­n­te de una factura no significa au­to­má­ti­ca­me­n­te que pueda de­s­trui­r­se la nota de remisión co­rre­s­po­n­die­n­te. Si la nota de remisión forma parte de la do­cu­me­n­ta­ción o de los co­m­pro­ba­n­tes re­la­cio­na­dos con la actividad em­pre­sa­rial, sirve para acreditar una operación o contiene in­fo­r­ma­ción necesaria para ju­s­ti­fi­car datos con re­le­va­n­cia contable o fiscal, debe co­n­se­r­var­se durante el plazo que resulte aplicable.

El plazo fiscal de cinco años no debe in­te­r­pre­tar­se como un periodo fijo aplicable de forma au­to­má­ti­ca a todos los do­cu­me­n­tos. Su cómputo depende de la de­cla­ra­ción con la que se relaciona cada documento, por lo que puede terminar en fechas distintas. Además, el CFF prevé ex­ce­p­cio­nes: de­te­r­mi­na­da do­cu­me­n­ta­ción, como la re­la­cio­na­da con la co­n­s­ti­tu­ción de una sociedad o con los aumentos y di­s­mi­nu­cio­nes de su capital, debe co­n­se­r­var­se durante toda la exi­s­te­n­cia de la sociedad. En ciertos supuestos, por ejemplo cuando no se presentan las de­cla­ra­cio­nes o no se lleva co­n­ta­bi­li­dad, las fa­cu­l­ta­des de co­m­pro­ba­ción del SAT también pueden ex­te­n­de­r­se más allá de cinco años.

Por lo tanto, no existe un único plazo de co­n­se­r­va­ción aplicable a todas las notas de remisión. Las empresas deben evaluar cada documento según la función que desempeñe y las obli­ga­cio­nes me­r­ca­n­ti­les, fiscales o se­c­to­ria­les que resulten apli­ca­bles.

¿Cuándo se considera una nota de remisión como co­m­pro­ba­n­te contable?

Una nota de remisión puede adquirir re­le­va­n­cia contable cuando es necesaria para do­cu­me­n­tar o ju­s­ti­fi­car una operación re­gi­s­tra­da en la co­n­ta­bi­li­dad. Esto puede ocurrir, por ejemplo, en los si­guie­n­tes casos:

• La entrada de me­r­ca­n­cías se registra co­n­ta­ble­me­n­te tomando como re­fe­re­n­cia la entrega.
• La nota de remisión incorpora in­fo­r­ma­ción utilizada para la co­n­ta­bi­li­za­ción de la operación.
• La nota de remisión sirve para ju­s­ti­fi­car o acreditar una operación reflejada en la co­n­ta­bi­li­dad.

Si la nota de remisión forma parte de la do­cu­me­n­ta­ción o de los co­m­pro­ba­n­tes que respaldan la co­n­ta­bi­li­dad de la empresa, debe co­n­se­r­var­se durante el plazo legal co­rre­s­po­n­die­n­te. La exi­s­te­n­cia posterior de una factura no implica por sí sola que la nota de remisión pueda eli­mi­nar­se antes de que finalice dicho plazo.

¿Qué di­fe­re­n­cias hay según el sistema de co­n­ta­bi­li­dad de la empresa?

La obli­ga­ción de conservar una nota de remisión también puede depender de la función que desempeñe en la co­n­ta­bi­li­dad y en la ju­s­ti­fi­ca­ción de las ope­ra­cio­nes de la empresa.

Los em­pre­sa­rios y pro­fe­sio­na­les pueden estar sujetos a distintas obli­ga­cio­nes contables y re­gi­s­tra­les de­pe­n­die­n­do, entre otros factores, de su forma jurídica, actividad y régimen fiscal. Además, muchos co­n­tri­bu­ye­n­tes deben llevar su co­n­ta­bi­li­dad en medios ele­c­tró­ni­cos y enviar de­te­r­mi­na­da in­fo­r­ma­ción al SAT. Por ello, una nota de remisión no desempeña ne­ce­sa­ria­me­n­te la misma función do­cu­me­n­tal en todos los negocios.

En las empresas que llevan una co­n­ta­bi­li­dad mercantil completa, la nota de remisión puede formar parte de la do­cu­me­n­ta­ción co­m­pro­ba­to­ria de una operación, por ejemplo, cuando sirve de base para su co­n­ta­bi­li­za­ción o permite acreditar la entrega de las me­r­ca­n­cías. En estos casos, debe tenerse en cuenta el plazo mercantil de co­n­se­r­va­ción de diez años.

Por lo tanto, el plazo de co­n­se­r­va­ción de las notas de remisión de una empresa no puede de­te­r­mi­nar­se úni­ca­me­n­te en función de su forma jurídica o régimen fiscal. Lo decisivo es qué función cumple el documento y qué obli­ga­cio­nes de co­n­se­r­va­ción me­r­ca­n­ti­les, fiscales o se­c­to­ria­les resultan apli­ca­bles.

¿Qué plazo de co­n­se­r­va­ción se aplica a las notas de remisión digitales?

El plazo de co­n­se­r­va­ción de una nota de remisión al­ma­ce­na­da en formato digital no difiere, en principio, del aplicable a un documento en papel. También en este caso resulta decisiva la función que cumple la nota de remisión.

Cuando una nota de remisión digital debe co­n­se­r­var­se como parte de la do­cu­me­n­ta­ción contable o fiscal de la empresa, el sistema de archivo debe permitir ma­n­te­ne­r­la co­rre­c­ta­me­n­te al­ma­ce­na­da y di­s­po­ni­ble durante todo el periodo de co­n­se­r­va­ción. En función de la normativa aplicable, deben tenerse en cuenta aspectos como los si­guie­n­tes:

• Los do­cu­me­n­tos deben co­n­se­r­var­se de forma íntegra y legible.
• Las mo­di­fi­ca­cio­nes deben poder de­te­c­tar­se o quedar de­bi­da­me­n­te do­cu­me­n­ta­das.
• Los do­cu­me­n­tos deben poder lo­ca­li­zar­se y re­la­cio­nar­se con la operación co­rre­s­po­n­die­n­te.
• La do­cu­me­n­ta­ción debe pe­r­ma­ne­cer accesible durante todo el periodo de co­n­se­r­va­ción.

Un simple al­ma­ce­na­mie­n­to en la bandeja de entrada del correo ele­c­tró­ni­co o en una carpeta de archivos no garantiza por sí solo una co­n­se­r­va­ción adecuada. Cuando se trate de do­cu­me­n­ta­ción sujeta a obli­ga­cio­nes fiscales es­pe­cí­fi­cas, el sistema utilizado debe permitir cumplir los re­qui­si­tos legales co­rre­s­po­n­die­n­tes y poner la in­fo­r­ma­ción a di­s­po­si­ción del SAT cuando la solicite. Los co­m­pro­ba­n­tes fiscales digitales por Internet (CFDI), por ejemplo, se emiten y reciben en formato XML, por lo que conviene co­n­se­r­var­los en ese formato original. Para la co­n­se­r­va­ción de mensajes de datos y la di­gi­ta­li­za­ción de do­cu­me­n­tos en el ámbito mercantil, existe además la Norma Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2016.

¿Cómo ayuda la IA en el archivo de la nota de remisión?

La revisión manual de numerosas notas de remisión puede requerir mucho tiempo, ya que cada documento debe ana­li­zar­se por separado para de­te­r­mi­nar qué función cumple y asignarle co­rre­c­ta­me­n­te las reglas de co­n­se­r­va­ción co­rre­s­po­n­die­n­tes.

Los sistemas basados en IA pueden ayudar a au­to­ma­ti­zar parte de este proceso. Por ejemplo, pueden reconocer y cla­si­fi­car do­cu­me­n­tos, extraer in­fo­r­ma­ción relevante y asi­g­nar­los a procesos de archivo pre­via­me­n­te definidos. En co­m­bi­na­ción con sistemas de al­ma­ce­na­mie­n­to que protejan los do­cu­me­n­tos frente a mo­di­fi­ca­cio­nes no au­to­ri­za­das, como los basados en el principio WORM (Write Once, Read Many), pueden facilitar una co­n­se­r­va­ción digital trazable y coherente.

En una empresa comercial mediana que recibe dia­ria­me­n­te numerosas notas de remisión, se podría utilizar un sistema basado en IA de la siguiente manera:

1. Una nueva nota de remisión se ide­n­ti­fi­ca y procesa au­to­má­ti­ca­me­n­te al in­co­r­po­rar­se al archivo.
2. El sistema de IA analiza in­fo­r­ma­ción como el proveedor, los productos, las ca­n­ti­da­des, la re­fe­re­n­cia a la factura y otros datos re­le­va­n­tes para su cla­si­fi­ca­ción.
3. El sistema clasifica la nota de remisión según las ca­te­go­rías y reglas definidas por la empresa.
4. A co­n­ti­nua­ción, puede asignar el periodo de co­n­se­r­va­ción pre­via­me­n­te es­ta­ble­ci­do para esa categoría y archivar el documento según las reglas co­n­fi­gu­ra­das.

Es­pe­cia­l­me­n­te para las pymes, una au­to­ma­ti­za­ción de este tipo puede ser de gran ayuda, ya que facilita la apli­ca­ción coherente de las reglas de co­n­se­r­va­ción y reduce el trabajo manual. Un archivo digital con reglas de cu­m­pli­mie­n­to normativo pre­de­fi­ni­das puede co­n­tri­buir a hacer más efi­cie­n­tes los procesos de archivado. Sin embargo, la empresa sigue siendo re­s­po­n­sa­ble de definir co­rre­c­ta­me­n­te estas reglas y de cumplir las obli­ga­cio­nes legales apli­ca­bles.

¿Qué ocurre si las empresas no conservan co­rre­c­ta­me­n­te las notas de remisión?

El in­cu­m­pli­mie­n­to de las obli­ga­cio­nes legales de co­n­se­r­va­ción puede causar problemas durante una auditoría fiscal. La falta de do­cu­me­n­ta­ción o de co­m­pro­ba­n­tes adecuados puede di­fi­cu­l­tar la acre­di­ta­ción de de­te­r­mi­na­das ope­ra­cio­nes y, en su caso, tener co­n­se­cue­n­cias fiscales.

Por ello, las empresas deberían comprobar pe­rió­di­ca­me­n­te:

• qué notas de remisión están sujetas a una obli­ga­ción de co­n­se­r­va­ción,
• qué plazo se aplica a cada documento,
• si el sistema de archivo cumple los re­qui­si­tos legales.

Una gestión digital es­tru­c­tu­ra­da de los do­cu­me­n­tos ayuda a mantener or­ga­ni­za­da la do­cu­me­n­ta­ción relevante y a cumplir co­rre­c­ta­me­n­te los plazos de co­n­se­r­va­ción.

Por favor, ten en cuenta el aviso legal de este artículo.