Modelo de factura: conoce cómo Word y Excel pueden ayudarte

Existen in­nu­me­ra­bles maneras de ganar dinero co­me­r­cia­li­za­n­do productos y servicios, pero la factura es la única forma acorde a los es­tá­n­da­res para animar a los clientes a pagar la suma en cuestión. Si trabajas por cuenta propia o eres el re­s­po­n­sa­ble de las finanzas de una pequeña o mediana empresa, debes acompañar los pedidos de la in­fo­r­ma­ción de pago co­rre­s­po­n­die­n­te.

Para que una factura sea re­co­no­ci­da como prueba oficial de una tra­n­sac­ción y aceptada po­s­te­rio­r­me­n­te por el organismo re­cau­da­dor, no basta con presentar un simple papel que contenga la suma cobrada. Una factura debe incluir una serie de fo­r­ma­li­da­des que aumentan su co­m­ple­ji­dad. Cuanto mayor sea la cartera de pedidos, más larga y confusa será la fa­c­tu­ra­ción, es­pe­cia­l­me­n­te si decides hacerlo por tus propios medios sin la ayuda de ninguna he­rra­mie­n­ta externa, lo que no hace re­fe­re­n­cia ne­ce­sa­ria­me­n­te a un software es­pe­cia­li­za­do que se encargue de los desafíos de la co­n­ta­bi­li­dad. Un modelo de factura, es decir, una plantilla pe­r­so­na­li­za­ble y pre­fa­bri­ca­da para tus facturas es una solución rápida y sencilla que si­m­pli­fi­ca­rá eno­r­me­me­n­te el día a día de la co­n­ta­bi­li­dad de tu negocio.

Los modelos de factura son pla­n­ti­llas que incluyen ya todos los elementos ne­ce­sa­rios para ser uti­li­za­dos de nuevo. Así, en vez de empezar desde cero cada vez y de invertir tiempo y trabajo en el tedioso proceso de reunir todos los elementos, una plantilla pro­po­r­cio­na un ejemplo de factura con campos en blanco o comodines fá­ci­l­me­n­te in­te­r­ca­m­bia­bles por datos reales. Una solución simple y am­plia­me­n­te utilizada son los modelos de facturas para Word o Excel, que pueden ser creados por tí mismo o de­s­ca­r­gar­se de Internet (ge­ne­ra­l­me­n­te sin coste) para ser uti­li­za­dos po­s­te­rio­r­me­n­te con la apli­ca­ción de Microsoft Office que se prefiera. Adi­cio­na­l­me­n­te, existen pla­n­ti­llas de factura para los programas de texto y de hojas de cálculo de otras suites tales como Ope­nO­f­fi­ce o Li­breO­f­fi­ce.

Bá­si­ca­me­n­te, los modelos de factura pueden dividirse en so­lu­cio­nes textuales y tabulares. En caso de que la fa­c­tu­ra­ción no incluya de­ma­sia­dos elementos, la primera opción suele ser casi siempre la más apropiada. Si los servicios fa­c­tu­ra­bles son numerosos y complejos, lo más probable es que una solución tabular sea lo más re­co­me­n­da­ble, pri­n­ci­pa­l­me­n­te debido a la facilidad a la hora de organizar los di­fe­re­n­tes precios y de calcular el total. Por otra parte, si se in­co­r­po­ran las funciones pe­r­ti­ne­n­tes, este tipo de pla­n­ti­llas ayuda en el cálculo de ciertos valores como, por ejemplo, el IVA. El uso de las pla­n­ti­llas de facturas gratis di­s­po­ni­bles en Internet puede resultar es­pe­cia­l­me­n­te in­te­re­sa­n­te para aquellos autónomos y pymes con un pre­su­pue­s­to limitado.

La elección depende del programa en el que prefieras trabajar. Recuerda que una factura estándar que contenga datos completos y correctos sobre el servicio pro­po­r­cio­na­do y los co­rre­s­po­n­die­n­tes datos del cliente es la mejor manera de alcanzar el objetivo deseado de manera fácil y rápida. A co­n­ti­nua­ción, abre el documento que has de­s­ca­r­ga­do, haz doble clic y encárgate de los si­guie­n­tes ajustes:

1. En la parte superior izquierda, introduce tu dirección o la de tu empresa. Debajo, introduce la dirección del cliente.
   
   
2. A la derecha en­co­n­tra­rás un marcador para tu dirección, así como datos de contacto (número de teléfono o dirección de correo ele­c­tró­ni­co). En caso de que no cuentes con estos datos, puedes eli­mi­nar­los de la plantilla.
   
   
3. Lo que sigue es el asunto de la factura, un texto que puedes de­te­r­mi­nar li­bre­me­n­te. En vez de dejar la palabra “factura”, puedes añadirle algunas es­pe­ci­fi­ca­cio­nes como el número o términos y co­n­di­cio­nes de la cuenta de cobro.
   
   
4. Justo debajo del asunto en­co­n­tra­rás un marcador para el número de cuenta, el número de cliente (opcional) y la fecha de la factura. En este punto es fu­n­da­me­n­tal que re­em­pla­ces los números del ejemplo y que no te olvides de es­pe­ci­fi­car la fecha actual.
   
   
5. La siguiente línea de texto es para el en­ca­be­za­do con el que quieres abordar al cliente. Por lo general, este punto es utilizado para agradecer al cliente el haber co­n­tra­ta­do tus servicios o adquirido tus productos y para formular una pequeña in­tro­du­c­ción a los cargos enu­me­ra­dos a co­n­ti­nua­ción.
   
   
6. Después de dirigirse al cliente, viene la parte más im­po­r­ta­n­te de una factura: la enu­me­ra­ción de los artículos o servicios ofrecidos. Para ello tienes a tu di­s­po­si­ción una tabla que puedes ampliar o reducir, añadiendo o eli­mi­na­n­do líneas. En las columnas es­pe­ci­fi­ca el nombre, la cantidad de productos y el precio por unidad y total de los artículos in­di­vi­dua­les.
   
   
7. Debajo de la tabla es im­po­r­ta­n­te es­pe­ci­fi­car el importe total sin IVA y con IVA.
   
   
8. Po­s­te­rio­r­me­n­te, te en­co­n­tra­rás con un campo de texto para añadir in­fo­r­ma­ción adicional para informar al cliente sobre la fecha en la que se enviaron los productos o pro­po­r­cio­na­ron los servicios y comunicar los datos bancarios. También es común indicar el rango de tiempo que tiene el cliente para pagar la factura.
   
   
9. La última parte de este modelo de factura es el pie de página. Aquí se puede indicar el Registro Mercantil donde está inscrita la empresa. Es obli­ga­to­rio es­pe­ci­fi­car el número de ide­n­ti­fi­ca­ción fiscal (NIF), incluso si se trata de facturas si­m­pli­fi­ca­das.
   
   
10. Ahora ya puedes guardar tu plantilla de factura e im­pri­mi­r­la. Al­te­r­na­ti­va­me­n­te es posible guardarla como archivo PDF y enviarla por correo ele­c­tró­ni­co resa.

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