Los gastos generales

¿Qué son los gastos generales? Una empresa tiene que hacer frente a varios tipos de gastos. En términos generales, podemos di­vi­di­r­los en gastos directos y en gastos generales o gastos in­di­re­c­tos. Una de las di­fe­re­n­cias pri­n­ci­pa­les es que los gastos generales no pueden asignarse di­re­c­ta­me­n­te a un elemento concreto para el que sí es posible calcular los gastos directos. Estamos hablando en este caso bien de productos o de servicios prestados. Pongamos como ejemplo el siguiente caso: se paga por una nave de pro­du­c­ción de bi­ci­cle­tas 20.000 € mensuales. Sin embargo, no es posible asignar di­re­c­ta­me­n­te dicho alquiler a cada bicicleta in­di­vi­dual. Para ello, se recurre al po­r­ce­n­ta­je de gastos generales, un indicador que nos sirve para asignar dichos gastos generales al coste in­di­vi­dual de los objetos. Si, a co­n­ti­nua­ción, sumamos los gastos generales a los gastos directos, obtenemos los costes totales.

A la hora de calcular el coste de un producto o de un servicio es necesario tener en cuenta los gastos directos y los gastos generales o in­di­re­c­tos. Estos dos elementos influyen en el precio final de un artículo o un servicio. De­te­r­mi­nar cuáles son los gastos directos es muy sencillo. Sin embargo, a la hora de es­ta­ble­cer los gastos generales o in­di­re­c­tos, la cosa cambia. Aun así, te re­co­me­n­da­mos, que a la hora de de­te­r­mi­nar el precio final de un producto o un servicio, tengas también en cuenta los gastos generales.

Ge­ne­ra­l­me­n­te, podemos dividir los gastos en gastos generales aplicados al objeto de coste y gastos generales del centro de coste. Entre los ejemplos más comunes de gastos generales aplicados al objeto de coste en­co­n­tra­mos los al­qui­le­res, la de­pre­cia­ción, los gastos de formación, los salarios, los gastos asociados a vehículos, edificios, energía, pu­bli­ci­dad, líneas de teléfono o Internet. En cambio, los gastos generales del centro de coste se utilizan, por ejemplo, cuando hay ramas, de­pa­r­ta­me­n­tos co­r­po­ra­ti­vos o líneas di­fe­re­n­cia­das de productos. Los gastos generales pueden en­cua­drar­se dentro de cuatro ca­te­go­rías:

• Gastos generales ma­te­ria­les (por ejemplo: el salario de los empleados del de­pa­r­ta­me­n­to de compras, del almacén de recepción de pedidos y del de­pa­r­ta­me­n­to de control de calidad, además del alquiler co­rre­s­po­n­die­n­te a dicho almacén)
• Gastos generales de pro­du­c­ción (por ejemplo: el alquiler del edificio de pro­du­c­ción o el desgaste de las máquinas)
• Gastos generales de ventas (por ejemplo: los salarios de los empleados del de­pa­r­ta­me­n­to de ventas y marketing)
• Gastos generales ad­mi­ni­s­tra­ti­vos (por ejemplo: salarios de recursos humanos y co­n­ta­bi­li­dad, su­mi­ni­s­tros de oficina)

Para poder de­te­r­mi­nar cuál es el po­r­ce­n­ta­je de gastos generales que debes asignar a los objetos de coste, lo primero es repartir los gastos generales en los distintos centros de coste. Los centros de coste hacen re­fe­re­n­cia a los distintos de­pa­r­ta­me­n­tos de una empresa que suelen ser di­vi­sio­nes fu­n­cio­na­les co­r­po­ra­ti­vas. De esta manera, lo que co­n­se­gui­mos es saber qué de­pa­r­ta­me­n­tos de la empresa incurren en qué costes. Así, podremos asi­g­nar­los a los productos in­di­vi­dua­les. Es necesario conocer cuáles son los gastos generales totales de una empresa para poder re­pa­r­ti­r­los en los distintos centros de coste.

Si quieres repartir los gastos generales en los centros de costes, te será muy útil utilizar una hoja de di­s­tri­bu­ción de gastos. Este in­s­tru­me­n­to fi­na­n­cie­ro es una tabla en la que se incluyen los di­fe­re­n­tes elementos que conforman los gastos generales, así como el importe en euros. Además, los gastos se muestran asignados a los di­fe­re­n­tes centros de costes. Para ello, es necesario repartir los gastos generales ate­n­die­n­do a su origen. A co­n­ti­nua­ción, te mostramos un ejemplo con los títulos de partida más ha­bi­tua­les que solemos encontrar en una hoja de di­s­tri­bu­ción de gastos (salarios, alquiler y seguros):

• Salarios de los empleados de cada centro de costes concreto
• Alquiler co­rre­s­po­n­die­n­te al espacio utilizado (metros cuadrados) de cada centro de costes concreto
• Los seguros abonados por todos los empleados que trabajan en cada centro de costes concreto

Ejemplo: calcular el po­r­ce­n­ta­je de gastos generales uti­li­za­n­do una hoja de di­s­tri­bu­ción de gastos.

Vamos a utilizar un ejemplo real, para explicar mejor qué partidas en­co­n­tra­ría­mos en una hoja de di­s­tri­bu­ción de gastos: ima­gi­ne­mos que existen 8 empleados que trabajan en el de­pa­r­ta­me­n­to de compras, en el almacén de recepción de pedidos y en el de­pa­r­ta­me­n­to de control de calidad de pedidos. Todos estos de­pa­r­ta­me­n­tos pe­r­te­ne­cen al centro de costes de Material. Cada empleado recibe me­n­sua­l­me­n­te un salario de 2.500 €, lo que supone un gasto general de 20.000 €. El seguro mensual por cada empleado asciende a 500 €. El resultado es un gasto general de 4.000 €. El alquiler de la nave asciende a 6.000 € así que este importe es el gasto general de alquiler.

Si queremos obtener el po­r­ce­n­ta­je de gastos generales, tenemos que dividir los gastos generales totales entre la base de cálculo. La base de cálculo hace re­fe­re­n­cia a los costes directos (como los gastos ma­te­ria­les) de cada centro de costes concreto. Si uti­li­za­mos nuestro ejemplo, para calcular el po­r­ce­n­ta­je de gastos generales respecto del centro de costes de Material, deberás dividir los gastos generales totales, que ascienden a 30.000 €, entre la base de cálculo, que asciende a 100.000 €. Es decir, tu po­r­ce­n­ta­je de gastos generales es de 0,3 (30 %).

En el anterior ejemplo, hemos utilizado como base de cálculo para los gastos generales ma­te­ria­les la suma de los ma­te­ria­les comprados y pro­ce­sa­dos. Una vez que tenemos los gastos generales, es necesario asi­g­nar­los a los objetos de coste. Por ejemplo, si los gastos de material en relación con un producto o servicio ascienden a 1 €, será necesario añadirle un po­r­ce­n­ta­je de gastos generales del 30 %. Es decir, el coste total será de 1,30 €.

Cuando estamos ante una planta de pro­du­c­ción en la que se fabrican di­fe­re­n­tes productos, que suponen di­fe­re­n­tes gastos, lo normal es utilizar un cálculo de gastos co­m­ple­me­n­ta­rios. Las di­fe­re­n­cias en los gastos pueden asignarse a di­fe­re­n­tes ma­te­ria­les y procesos de pro­du­c­ción. Además, es posible optar por un cálculo de gastos co­m­ple­me­n­ta­rios respecto de un nivel o de varios niveles.

Cálculo de gastos de recargo de un nivel: en este tipo de cálculo, todos los gastos generales se imputan con un po­r­ce­n­ta­je de recargo único. El po­r­ce­n­ta­je de recargo se calcula di­vi­die­n­do los gastos generales totales entre los costes in­di­vi­dua­les totales de un periodo de­te­r­mi­na­do. La principal de­s­ve­n­ta­ja que presenta este método es que da por hecho que existe una relación constante entre los gastos generales y las di­fe­re­n­tes clases de costes in­di­vi­dua­les.

Cálculo de gastos de recargo mu­l­ti­ni­vel: este tipo de cálculo se basa en la cau­sa­li­dad de los gastos. Los gastos generales se imputan a las áreas en las que se han producido. No­r­ma­l­me­n­te, tanto los gastos generales como los costes in­di­vi­dua­les se producen en las áreas de material, fa­bri­ca­ción, ad­mi­ni­s­tra­ción y ventas. En nuestro ejemplo, los po­r­ce­n­ta­jes de recargo han sido ca­l­cu­la­dos mediante el cálculo de gastos de recargo mu­l­ti­ni­vel.

Por favor, ten en cuenta el aviso legal relativo a este artículo.