Pla­n­ti­llas de pre­su­pue­s­to: aprovecha sus ventajas

A mayor número de pedidos, más be­ne­fi­cios: tanto a la hora de prestar servicios como a la de vender bienes, una de las tareas más im­po­r­ta­n­tes en cualquier empresa es la de generar nuevos pedidos. En muchos sectores, la ela­bo­ra­ción de hojas de pre­su­pue­s­to y las es­tra­te­gias de marketing compiten en im­po­r­ta­n­cia en el día a día de las empresas, y para los pro­fe­sio­na­les autónomos, los pre­su­pue­s­tos sin co­m­pro­mi­so re­pre­se­n­tan la opo­r­tu­ni­dad perfecta para convencer a los clientes po­te­n­cia­les de las co­n­di­cio­nes del servicio que se les ofrece. Si no se obtiene respuesta, cabe la po­si­bi­li­dad de que no se le haya dedicado la su­fi­cie­n­te atención a su redacción. Por otro lado, si un pre­su­pue­s­to ignora los re­qui­si­tos legales, esto puede ser incluso motivo de disputa legal.

Al contrario de lo que pueda parecer, redactar co­rre­c­ta­me­n­te un pre­su­pue­s­to no tiene por qué ser ex­ce­si­va­me­n­te difícil ni tampoco requiere un software es­pe­cí­fi­co muy caro. Las pla­n­ti­llas de pre­su­pue­s­to en Excel y Word ahorran mucho tiempo porque se parte de una es­tru­c­tu­ra pre­de­te­r­mi­na­da y, en general, se pueden utilizar después de de­s­ca­r­gar­las. Estos modelos de pre­su­pue­s­to ya contienen todos los elementos im­pre­s­ci­n­di­bles, de forma que solo hay que añadirles los datos de la empresa, las co­n­di­cio­nes de la oferta y la in­fo­r­ma­ción de contacto del receptor del pre­su­pue­s­to.

Cuando un cliente se dirige a un prestador de servicios con una solicitud, ge­ne­ra­l­me­n­te este último responde pre­se­n­tá­n­do­le un pre­su­pue­s­to de forma oral, te­le­fó­ni­ca o escrita (correo ele­c­tró­ni­co), aunque la vía más segura sigue siendo la redacción de un pre­su­pue­s­to y de una copia para archivar. Es de esta forma como ambas partes poseen un documento escrito que sirve de co­m­pro­ba­n­te en caso que se den des­acue­r­dos. Dado que se trata de un documento ge­ne­ra­l­me­n­te vi­n­cu­la­n­te, se considera que su ace­p­ta­ción sin mo­di­fi­ca­cio­nes por parte del cliente origina un contrato de validez legal.

Esto hace que sea tan im­po­r­ta­n­te cuidar que el pre­su­pue­s­to contenga in­fo­r­ma­ción correcta, completa y acorde con la ley vigente, de ahí que utilizar pla­n­ti­llas para redactar pre­su­pue­s­tos sea una práctica muy habitual cuando se da de un elevado número de pedidos. Estos modelos ya contienen una es­tru­c­tu­ra básica con todos los elementos im­pre­s­ci­n­di­bles y donde se ha de incluir la in­fo­r­ma­ción más relevante, como la pre­s­ta­ción dada o los datos de contacto, hay campos en blanco en los cuales úni­ca­me­n­te se ha de escribir la in­fo­r­ma­ción co­rre­s­po­n­die­n­te. Por lo general, los modelos de pre­su­pue­s­to suelen estar en formato Excel o Word, pero también hay pla­n­ti­llas en los programas de otras suites ofi­má­ti­cas.

En el momento clave de redactar un primer pre­su­pue­s­to el reto principal consiste en plasmar en el papel todos los datos re­le­va­n­tes de una forma ordenada y atractiva. Por un lado, un diseño que capte la atención del cliente juega un papel crucial, pues en caso contrario podría incluso no llegar a leerlo; por el otro, la redacción debería estar libre de errores y contener toda la in­fo­r­ma­ción necesaria. Esto co­n­s­ti­tu­ye una señal de seriedad hacia el cliente y así se evitan los riesgos legales. Una buena plantilla de pre­su­pue­s­to para Word o Excel está diseñada teniendo en cuenta estos factores y se compone de los si­guie­n­tes elementos:

• Dirección completa de la empresa (incluido el NIF)
• In­fo­r­ma­ción de contacto del receptor (cliente)
• Fecha del pre­su­pue­s­to
• De­s­cri­p­ción, volumen/pre­s­ta­cio­nes incluidas y precio de la mercancía o el servicio
• Rebajas o de­s­cue­n­tos (rebaja por pago íntegro)
• Co­n­di­cio­nes de pago
• Gastos de embalaje y entrega
• Co­n­di­cio­nes de entrega o envío (pro­vee­do­res)
• Plazo de entrega para me­r­ca­n­cías o de rea­li­za­ción de servicios
• Términos y co­n­di­cio­nes generales de uso y ju­ri­s­pru­de­n­cia legal

Existen, además, otros elementos adi­cio­na­les que pueden resultar ne­ce­sa­rios o adecuados en algunos sectores. Esto hace re­fe­re­n­cia a la in­fo­r­ma­ción sobre el plazo de ace­p­ta­ción del pre­su­pue­s­to, que define el tramo temporal entre la redacción del pre­su­pue­s­to y el final de su validez, así como a ciertas co­n­di­cio­nes a las que el pre­su­pue­s­to pueda estar ligado. Asimismo, para facilitar que el cliente se pueda poner en contacto con la empresa, es muy habitual añadir cierta in­fo­r­ma­ción de contacto como un número de teléfono, una dirección ele­c­tró­ni­ca o la página web de la compañía, además del nombre de una persona de contacto.

Una vez de­s­ca­r­ga­da, abre la plantilla se­le­c­cio­na­da por doble clic como harías con cualquier otro documento de Office. En el manual que sigue a co­n­ti­nua­ción verás qué cambios son ne­ce­sa­rios para convertir un ejemplo de pre­su­pue­s­to en un documento pe­r­so­na­li­za­do y pro­fe­sio­nal:

1. Introduce la dirección de tu empresa en los campos situados arriba a la izquierda in­clu­ye­n­do el número fiscal (NIF) y debajo la del cliente o receptor del pre­su­pue­s­to.
   
   
2. La parte superior derecha también está reservada para los datos de contacto de la empresa que emite el pre­su­pue­s­to. Aquí también se pueden añadir otras opciones de contacto para el cliente como un número de teléfono o una dirección ele­c­tró­ni­ca.
   
   
3. A co­n­ti­nua­ción se ha de indicar el asunto, que revela de un solo vistazo el contenido del documento. Si no quieres escribir se­n­ci­lla­me­n­te “Pre­su­pue­s­to” puedes añadir también la fecha (“Pre­su­pue­s­to con fecha de 4 de mayo de 2017”) o hacer re­fe­re­n­cia a la oferta o al servicio que se pre­su­pue­s­ta (“Nuestro pre­su­pue­s­to para un fin de semana en París”).
   
   
4. Se­gui­da­me­n­te en­cue­n­tras los campos para in­tro­du­cir el número de pre­su­pue­s­to, así como el número de cliente, datos que sirven de orie­n­ta­ción tanto al emisor como al receptor del pre­su­pue­s­to en caso de seguir en contacto. La fecha de redacción del pre­su­pue­s­to tiene como objetivo cla­si­fi­car te­m­po­ra­l­me­n­te este in­te­r­ca­m­bio comercial.
   
   
5. Una vez cu­m­pli­me­n­ta­da esta in­fo­r­ma­ción se redacta una frase in­tro­du­c­to­ria pe­r­so­na­li­za­da en la cual se agradece al cliente su interés en el producto o el servicio y se hace re­fe­re­n­cia a la enu­me­ra­ción su­b­si­guie­n­te de los detalles de la oferta.
   
   
6. En la tabla que figura después de esta pre­se­n­ta­ción se pueden indicar entonces las pa­r­ti­cu­la­ri­da­des de la oferta. En las columnas “De­s­cri­p­ción”, “Cantidad/unidades”, “Precio por unidad” y “Precio total” se in­tro­du­cen los valores co­rre­s­po­n­die­n­tes. Si se necesita se puede ampliar la tabla añadiendo más columnas o más filas.
   
   
7. Al final del listado de productos o servicios que se pre­su­pue­s­tan se indica el precio total libre de impuestos, el po­r­ce­n­ta­je y el importe co­rre­s­po­n­die­n­te de IVA (si procede) y el importe total re­su­l­ta­n­te de la factura.
   
   
8. Las si­guie­n­tes líneas se pueden utilizar para in­fo­r­ma­ción adicional como el plazo de ace­p­ta­ción, los posibles de­s­cue­n­tos y rebajas, la reserva de la propiedad, etc.
   
   
9. El pie del documento está reservado para los datos de contacto de la compañía emisora del pre­su­pue­s­to y eve­n­tua­l­me­n­te para los datos bancarios.
   
   
10. Una vez rea­li­za­dos todos los cambios, se guarda el documento y se imprime. Si lo quieres enviar por correo ele­c­tró­ni­co, no olvides guardarlo en formato PDF.

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