Co­n­fi­r­ma­ción de pedido: cómo redactar una plantilla

Cuando un cliente acepta una oferta (parcial o co­m­ple­ta­me­n­te) está en­ca­r­ga­n­do al ofertante que entregue la mercancía o realice la pre­s­ta­ción ofrecida y, aunque no existe una pre­s­cri­p­ción legal a propósito, es co­n­ve­nie­n­te responder a este pedido con una co­n­fi­r­ma­ción por escrito desde muchos puntos de vista: además de resumir los detalles acordados en una co­n­ve­r­sa­ción te­le­fó­ni­ca o de presentar los cambios que se hicieron en la oferta original, esta carta también sirve para hacer re­fe­re­n­cia explícita a los términos generales de uso de la compañía.

Con una co­n­fi­r­ma­ción de pedido los clientes obtienen al mismo tiempo un resumen de las pre­s­ta­cio­nes y la opo­r­tu­ni­dad de aclarar a tiempo posibles ma­le­n­te­n­di­dos. El co­me­r­cia­n­te, por su parte, queda obligado con ella a prestar el servicio acordado bajo las co­n­di­cio­nes que se han fijado. Es por esto que es tan im­po­r­ta­n­te redactar este documento de forma apropiada y le­ga­l­me­n­te segura y que contenga toda la in­fo­r­ma­ción relevante para la orden. Una forma sencilla (y ge­ne­ra­l­me­n­te gratuita) de hacerlo es uti­li­za­n­do pla­n­ti­llas ha­bi­tua­l­me­n­te di­s­po­ni­bles en formato Word y Excel.

No solo por estos motivos me­n­cio­na­dos arriba deberían incluir todas las empresas la co­n­fi­r­ma­ción de pedido en su rutina pro­fe­sio­nal. Una ventaja adicional es pre­ci­sa­me­n­te su utilidad en el caso hi­po­té­ti­co de disputa judicial, para lo cual ha de estar libre de mácula. Al contrario de lo que parece, para su creación no hace falta adquirir un software es­pe­cia­li­za­do o titularse en derecho, ya que los programas de edición de texto y de hojas de cálculo más ex­te­n­di­dos ya ofrecen las funciones y he­rra­mie­n­tas precisas para crear una co­n­fi­r­ma­ción de pedido e im­pri­mi­r­la para enviarla como correo postal o co­n­ve­r­ti­r­la en PDF para enviarla por correo ele­c­tró­ni­co.

Lo más habitual para evitar la redacción de una nueva carta con cada pedido, es diseñar un ejemplo de carta de co­n­fi­r­ma­ción con Word o Excel o recurrir a un modelo ya elaborado. Estos últimos cuentan con la ventaja de incluir de partida los co­m­po­ne­n­tes im­pre­s­ci­n­di­bles, que a veces incluyen datos “comodín” fá­ci­l­me­n­te mo­di­fi­ca­bles. Con cada nuevo pedido se realizan los cambios pe­r­ti­ne­n­tes, ahorrando tiempo sin necesidad de es­cri­bi­r­la de nuevo. Además, recuerda que si utilizas una plantilla para confirmar los pedidos a tus clientes todos tus do­cu­me­n­tos tendrán un aspecto coherente y unitario.

Debido a la enorme variedad existente de modelos de carta es­pe­cí­fi­cos para cada sector, en la web pueden en­co­n­trar­se los más diversos ejemplos de co­n­fi­r­ma­ción de pedido, que se di­fe­re­n­cian mí­ni­ma­me­n­te en cuanto a diseño y a contenido, ada­p­tá­n­do­se así de forma óptima al estilo propio de cada sector. Adoptar el modelo correcto no solo garantiza una base sólida para que tu documento contenga la in­fo­r­ma­ción necesaria, sino también para ajustarse al sector y a los tipos de pedido más ha­bi­tua­les en él. Y si deseas adecuarlo a tus ne­ce­si­da­des solo tienes que realizar los cambios oportunos en la plantilla y gua­r­dar­los.

Una vez te hayas decidido por uno de los dos modelos y hayas procedido a su descarga, ábrelo haciendo doble clic. A co­n­ti­nua­ción realiza las mo­di­fi­ca­cio­nes pe­r­ti­ne­n­tes antes de enviar la versión de­fi­ni­ti­va a tu cliente, teniendo en cuenta que no existe una forma única de redactar una carta de co­n­fi­r­ma­ción:

• En la parte superior (a la izquierda o en el centro) se coloca ge­ne­ra­l­me­n­te la dirección del emisor, campo en el cual puedes incluir la dirección postal de tu empresa y tu número de ide­n­ti­fi­ca­ción fiscal. A co­n­ti­nua­ción indica la in­fo­r­ma­ción de contacto del cliente. Bien aquí o en un campo a la derecha puedes incluir otras po­si­bi­li­da­des de contacto te­le­má­ti­cas y una persona de contacto.

• Se­gui­da­me­n­te puedes resumir en un titular el concepto o el asunto de la carta. Además de un parco “Co­n­fi­r­ma­ción del pedido”, puedes apro­ve­char la ocasión para detallar la carta un poco más in­clu­ye­n­do una fecha, por ejemplo.

• A co­n­ti­nua­ción podrías incluir el número que ide­n­ti­fi­ca al pre­su­pue­s­to al que hace re­fe­re­n­cia esta co­n­fi­r­ma­ción, el número de cliente (si cuenta con él) y la fecha en que se ha escrito el documento.

• Tras la de­no­mi­na­ción del pedido y su receptor, una plantilla de co­n­fi­r­ma­ción de pedido incluye un campo para dirigirse al cliente. En no más de dos líneas los co­me­r­cia­n­tes suelen agradecer al cliente su confianza y hacen re­fe­re­n­cia al listado de pre­s­ta­cio­nes que se enumera se­gui­da­me­n­te.

• Ge­ne­ra­l­me­n­te esta enu­me­ra­ción tiene forma de tabla y en ella se enumeran los servicios acordados o las me­r­ca­n­cías so­li­ci­ta­das, a concepto por línea: de­s­cri­p­ción, cantidad, precio por unidad y precio total. El número de columnas o filas puede mo­di­fi­car­se li­bre­me­n­te para adaptarlo a lo que necesites.

• Al final de la tabla se indica la suma total de las po­si­cio­nes sin impuestos, el po­r­ce­n­ta­je de IVA co­rre­s­po­n­die­n­te y fi­na­l­me­n­te el precio final sumado el IVA. A co­n­ti­nua­ción puedes dirigirte de nuevo al cliente para indicarle los datos bancarios, las co­n­di­cio­nes de envío o cualquier otra in­fo­r­ma­ción necesaria (reserva de propiedad, términos y co­n­di­cio­nes de uso, ofertas es­pe­cia­les, etc.), antes de cerrar la carta con tu firma y el sello de la empresa.

• Op­cio­na­l­me­n­te puedes utilizar la nota al pie para añadir tu in­fo­r­ma­ción de contacto u otros datos, pero no es obli­ga­to­rio.

• Mo­di­fi­ca­do el documento, se guarda y se imprime o se exporta a PDF si la intención es confirmar el pedido por correo ele­c­tró­ni­co.

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