App de control de las horas tra­ba­ja­das: encuentra la solución ideal

Cada vez más empresas recurren a apps móviles para llevar el control de las horas de trabajo de sus empleados. Con este método se puede tener co­n­s­ta­n­cia del tiempo dedicado al trabajo incluso cuando el empleado no se encuentra fí­si­ca­me­n­te en el lugar de trabajo, fa­ci­li­ta­n­do de este modo la fle­xi­bi­li­dad.

Los sistemas para fichar son he­rra­mie­n­tas a las que las empresas recurren con asiduidad, ya sea por im­pe­ra­ti­vo legal, ya como solución de pla­ni­fi­ca­ción de recursos humanos para optimizar el trabajo del personal y aumentar la pro­du­c­ti­vi­dad mediante análisis regulares.

El método clásico es aquel en el que los empleados se registran en el lugar físico de trabajo: si antes “fichaban” con tarjetas pe­r­fo­ra­das, hoy inician sesión en un software, pasan una tarjeta con chip o escanean su huella dactilar. Al final de la jornada laboral, siguen el mismo pro­ce­di­mie­n­to. Sin embargo, con la creciente fle­xi­bi­li­dad del mundo laboral, resulta im­pre­s­ci­n­di­ble adoptar un nuevo enfoque, por lo que las apps de control de las horas tra­ba­ja­das de­sem­pe­ñan un papel cada vez mayor en la rutina de trabajo diaria.

En sí, estos sistemas de control no son nada nuevo, ni tampoco tienen que estar ne­ce­sa­ria­me­n­te di­gi­ta­li­za­dos. Es más, son muchas las empresas que a día de hoy recurren a lápiz y papel para realizar el pro­ce­di­mie­n­to.

En la ac­tua­li­dad, cuando hablamos de sistemas de control de horas, ge­ne­ra­l­me­n­te nos referimos a las apli­ca­cio­nes digitales que uti­li­za­mos en sma­r­t­pho­nes, tablets o di­s­po­si­ti­vos es­pe­cia­les. También hay otras so­lu­cio­nes basadas en SMS o llamadas móviles. Para que los usuarios puedan ide­n­ti­fi­car­se de forma ine­quí­vo­ca, las apli­ca­cio­nes funcionan, por ejemplo, con códigos PIN, datos bio­mé­tri­cos (huellas da­c­ti­la­res), método TAN o chips RFID in­di­vi­dua­les.

Las apli­ca­cio­nes móviles tienen varias ventajas. A co­n­ti­nua­ción, te pre­se­n­ta­mos cinco ar­gu­me­n­tos a favor de in­co­r­po­rar una app de control de horas tra­ba­ja­das en la empresa:

1. Más efi­cie­n­cia: en co­m­pa­ra­ción con el método de lápiz y papel, el tiempo que se tarda en registrar las horas de cada jornada es mucho más reducido.
2. Menos errores: las apps de control de horas tra­ba­ja­das son mucho menos propensas a ocasionar errores de registro y envío de datos. Por ejemplo, un re­pre­se­n­ta­n­te de ventas puede marcar el inicio y el fin de su jornada laboral con un solo clic en la apli­ca­ción.
3. In­de­pe­n­de­n­cia de la conexión a Internet: por lo general, las apli­ca­cio­nes modernas no necesitan que el di­s­po­si­ti­vo esté conectado a Internet. Los datos se almacenan lo­ca­l­me­n­te y, una vez es­ta­ble­ci­da la conexión de datos, se si­n­cro­ni­zan au­to­má­ti­ca­me­n­te con la in­frae­s­tru­c­tu­ra de TI de la empresa.
4. Uso in­de­pe­n­die­n­te del di­s­po­si­ti­vo: en muchos casos, las apps de control de horas tra­ba­ja­das se pueden utilizar tanto con di­s­po­si­ti­vos internos de la empresa como con modelos BYOD, siempre que sean co­m­pa­ti­bles con todos los di­s­po­si­ti­vos.
5. Eva­lua­cio­nes in­te­li­ge­n­tes: los di­s­po­si­ti­vos móviles pueden registrar la ubicación del usuario, lo que in­cre­me­n­ta la tra­n­s­pa­re­n­cia y el margen de control de la empresa. Además, como los datos están di­s­po­ni­bles de forma ce­n­tra­li­za­da in­me­dia­ta­me­n­te o poco después, la empresa puede eva­luar­los có­mo­da­me­n­te y uti­li­zar­los más adelante para optimizar sus procesos.

Las apli­ca­cio­nes para fichar en el trabajo a las que solo se puede acceder a través de sitios web no pueden competir con todas estas fa­ci­li­da­des, porque uti­li­zar­las conlleva más in­co­mo­di­da­des: en primer lugar, los empleados deben encender el ordenador y co­ne­c­tar­se a Internet, y después deben seguir varios pasos para iniciar sesión en el sistema interno de la empresa. Asimismo, como la interfaz de usuario es co­m­pli­ca­da, po­si­ble­me­n­te cometan algún error, por lo que el personal de recursos humanos deberá invertir tiempo en co­rre­gi­r­los. Tales sistemas no se in­co­r­po­ran de manera fluida a la rutina de trabajo diaria.

Por contra, las apps de control de horas tra­ba­ja­das se limitan a unas funciones básicas, se inician en cuestión de segundos, son casi todas muy in­tui­ti­vas y liberan a los de­pa­r­ta­me­n­tos de recursos humanos de una gran carga de trabajo.

A primera vista, parece que las apli­ca­cio­nes para fichar solo tengan ventajas. Sin embargo, al mirarlas más de cerca, vemos que plantean nuevos retos y que, por sí solas, no ga­ra­n­ti­zan que aumente el ROI o retorno de la inversión de la empresa.

• Esfuerzo de co­mu­ni­ca­ción: el requisito básico para disfrutar de las ventajas de las apli­ca­cio­nes para fichar en el trabajo es que los empleados estén di­s­pue­s­tos a uti­li­zar­las. Para ello hay que depositar la confianza en ellos y ase­gu­rar­se de que dispongan de los di­s­po­si­ti­vos ne­ce­sa­rios, pues sin estos dos factores no servirá de nada usar la te­c­no­lo­gía más avanzada. Por otra parte, algunos empleados valoran estos sistemas, pero muchos los miran con es­ce­p­ti­ci­s­mo porque temen sentirse co­n­s­ta­n­te­me­n­te vigilados.
• Observar la normativa legal: las empresas deben ga­ra­n­ti­zar la tra­n­s­pa­re­n­cia y comunicar cla­ra­me­n­te para qué se utilizan los datos re­co­pi­la­dos. Además, para cumplir con la normativa legal de pro­te­c­ción de datos, es necesario que los empleados estén in­fo­r­ma­dos y acepten el pro­ce­sa­mie­n­to posterior de sus datos pe­r­so­na­les.
• Inversión y costes de ma­n­te­ni­mie­n­to: al principio, in­co­r­po­rar una app de control de horas tra­ba­ja­das en la empresa conlleva una inversión de recursos. Además del gasto que comporta adquirir el software, se deben pla­ni­fi­car los costes para formar a los empleados en el uso de la apli­ca­ción y la eva­lua­ción de los datos. Si antes habíamos utilizado lápiz y papel, ahora deberemos prever un gasto regular para el ma­n­te­ni­mie­n­to de los sistemas in­fo­r­má­ti­cos y, si es necesario, tener en cuenta también los gastos de licencia.
• La apli­ca­ción ideal no existe (o casi): la variedad de apli­ca­cio­nes para fichar es tan inmensa que las empresas pueden perderse en ella. A menudo conviene contratar a una co­n­su­l­to­ría, lo que re­pre­se­n­ta otro gasto más. Además, por lo general, las apps di­s­po­ni­bles no suelen cumplir con todos los re­qui­si­tos de la empresa. Anotar algo en un papel no cuesta nada, pero algunas apli­ca­cio­nes no permiten añadir in­fo­r­ma­ción adicional fá­ci­l­me­n­te. De esta manera, se pueden sumar más gastos a su im­ple­me­n­ta­ción, ya que, a veces, no queda más remedio que pe­r­so­na­li­zar la apli­ca­ción estándar o encargar una solución co­m­ple­ta­me­n­te in­di­vi­dual.

Si has decidido im­ple­me­n­tar una app de control de horas tra­ba­ja­das en tu empresa, las si­guie­n­tes preguntas son básicas para elegir la solución adecuada entre la gran cantidad de opciones di­s­po­ni­bles:

1. ¿Qué tipo de datos quieres registrar? ¿Deseas utilizar el sistema para controlar las horas de trabajo regulares, o bien solo las horas extra o el tiempo dedicado a proyectos?
2. ¿Qué in­fo­r­ma­ción quieres obtener mediante la apli­ca­ción para fichar? ¿Qué es lo que quieres evaluar?
3. ¿De qué pre­su­pue­s­to dispones para im­ple­me­n­tar y mantener la app de control de horas tra­ba­ja­das?

Estas otras preguntas también pueden ayudarte a de­ca­n­tar­te por una apli­ca­ción para fichar en el trabajo:

1. ¿Qué di­s­po­si­ti­vos podrán utilizar los empleados para fichar (PDA, sma­r­t­pho­ne, tablet)?
2. ¿Cuánto tiempo puede durar como máximo el cro­no­me­tra­je?
3. ¿Qué in­te­r­va­los de tiempo deseas emplear (por segundos, por minutos)?
4. ¿La apli­ca­ción debe permitir registrar las tareas y la ubicación?
5. ¿Qué otra in­fo­r­ma­ción debe quedar re­gi­s­tra­da?
6. ¿Cómo deben si­n­cro­ni­zar­se los datos con los sistemas in­fo­r­má­ti­cos (uso sin conexión a Internet)?
7. ¿Con qué in­te­r­fa­ces de otros programas debe ser co­m­pa­ti­ble?

Este cue­s­tio­na­rio no es exhau­s­ti­vo, pero te puede servir de punto de partida para crear tu propio catálogo de re­qui­si­tos. Puedes uti­li­zar­lo, por ejemplo, para buscar todos los productos posibles por Internet y pre­se­le­c­cio­nar­los. Después, puedes contactar di­re­c­ta­me­n­te con los pro­vee­do­res para que te asesoren y de­te­r­mi­nar cuál de las so­lu­cio­nes satisface más tus ne­ce­si­da­des.

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