Cómo se elabora una es­tru­c­tu­ra de desglose de trabajo

Crear la es­tru­c­tu­ra de desglose de trabajo (EDT) de un proyecto es una de las tareas más im­po­r­ta­n­tes en la gestión de proyectos. Sea cual sea el estándar de gestión de proyectos que se siga, todos contienen la es­tru­c­tu­ra de de­s­co­m­po­si­ción de trabajo como una he­rra­mie­n­ta central. Esta supondrá la base para la pla­ni­fi­ca­ción detallada de tu proyecto y, por lo tanto, juega un papel clave en una pre­pa­ra­ción concreta y concisa del mismo.

Pero ¿cómo se puede es­tru­c­tu­rar mejor la EDT de un proyecto? ¿Cuándo es el mejor momento para crearlo? ¿Y para qué cosas no sirve? Nos ocu­pa­re­mos de estas y otras preguntas a co­n­ti­nua­ción.

La es­tru­c­tu­ra de desglose o de­s­co­m­po­si­ción de trabajo (EDT) procede del término en inglés work breakdown structure (WBS) y subdivide un proyecto en elementos or­ga­ni­za­dos je­rá­r­qui­ca­me­n­te en base a ciertos pri­n­ci­pios. Bá­si­ca­me­n­te, la EDT de un proyecto se utiliza para re­pre­se­n­tar todas las tareas re­que­ri­das para co­m­ple­tar­lo con éxito.

Es im­po­r­ta­n­te di­fe­re­n­ciar entre la EDT, el cro­no­gra­ma y el plan de gestión del proyecto:

• Pro­gra­ma­ción o cro­no­gra­ma del proyecto: programa todas las unidades de trabajo y tareas para que se completen en un contexto temporal, con fechas de inicio y fi­na­li­za­ción.
• Plan de proyecto: no es un plan pro­pia­me­n­te dicho, sino una colección de los planes de proyecto más im­po­r­ta­n­tes. Contiene, entre otros, la es­tru­c­tu­ra de desglose de trabajo, las es­ti­ma­cio­nes de costes y recursos y el cro­no­gra­ma del proyecto.

La pre­pa­ra­ción de una es­tru­c­tu­ra de de­s­co­m­po­si­ción del trabajo es una co­n­ve­n­ción que tiene varios be­ne­fi­cios prácticos:

1. Claridad sobre el alcance de las tareas: cuanto más grande es un proyecto, más difícil es obtener una visión general, saber qué tareas deben rea­li­zar­se y qué pasos de trabajo están re­la­cio­na­dos. La EDT de un proyecto reduce la co­m­ple­ji­dad al su­b­di­vi­dir todo el proyecto en pequeños pasos se­cu­n­da­rios y pre­pa­rar­lo vi­sua­l­me­n­te para facilitar su co­m­pre­n­sión.
2. Mayor efi­cie­n­cia: la claridad del alcance del proyecto es, a su vez, un requisito previo para la im­ple­me­n­ta­ción eficiente. La es­tru­c­tu­ra de de­s­co­m­po­si­ción del trabajo no solo garantiza que se realicen todos los pasos ne­ce­sa­rios, sino que también se pueda realizar una pro­gra­ma­ción en tiempo real.
3. Función de orie­n­ta­ción: durante el curso del proyecto, la EDT pro­po­r­cio­na a cada pa­r­ti­ci­pa­n­te una visión general de la etapa en la que se encuentra ac­tua­l­me­n­te el proyecto y en qué punto se integran las distintas ac­ti­vi­da­des. El plan ofrece orie­n­ta­ción y, por lo tanto, seguridad de acción.
4. Base para la co­mu­ni­ca­ción: cada proyecto requiere numerosas vo­ta­cio­nes entre los di­fe­re­n­tes socios del proyecto. Aquí, una pre­se­n­ta­ción compacta pero completa como la work breakdown structure puede resultar muy im­po­r­ta­n­te para la co­mu­ni­ca­ción. Así se crea tra­n­s­pa­re­n­cia, se evitan ma­le­n­te­n­di­dos y se promueven debates efectivos.
5. Base para una pla­ni­fi­ca­ción adicional: por último, pero no menos im­po­r­ta­n­te, la es­tru­c­tu­ra de desglose de trabajo es el requisito previo para reconocer si se requieren más planes de­ta­lla­dos. Esto reduce el riesgo de explosión de costes y gastos generales no pla­ni­fi­ca­dos.

¿Cómo se lleva a cabo en la práctica la WBS de un proyecto? Se han afianzado tres modelos:

El enfoque de arriba a abajo divide el proyecto general en su­b­pro­ye­c­tos cada vez más es­pe­cí­fi­cos, que a su vez se dividen en unidades de trabajo. Es pa­r­ti­cu­la­r­me­n­te útil si conoces el contenido del proyecto o si ya has adquirido ex­pe­rie­n­cia con proyectos similares.

El enfoque de abajo a arriba toma una dirección de pla­ni­fi­ca­ción inversa y comienza en el nivel más bajo. Aquí recopilas todas las tareas que puedas imaginar y luego las agrupas en paquetes de trabajo para después or­ga­ni­zar­los en su­b­pro­ye­c­tos. Es es­pe­cia­l­me­n­te útil si es tu primera vez tra­ba­ja­n­do en un nuevo campo.

El enfoque yoyó es una co­m­bi­na­ción de las dos técnicas an­te­rio­res. Al hacerlo, procedes en pasos alternos: primero, haces una lista con todas las tareas y luego anotas los su­b­pro­ye­c­tos y asignas las tareas co­rre­s­po­n­die­n­tes. A co­n­ti­nua­ción, re­co­le­c­tas más tareas pe­n­die­n­tes. De esta manera, puedes trabajar en las dos di­re­c­cio­nes y disfrutar de las ventajas de ambos métodos. Eso sí, debes ase­gu­rar­te de que no se repita ningún elemento y de que no se te olvide ninguno.

Una pregunta habitual en el contexto de las es­tru­c­tu­ras de desglose de trabajo es el sistema de cla­si­fi­ca­ción que se aplicará: ¿deberían los su­b­pro­ye­c­tos designar fases, productos o ac­ti­vi­da­des del proyecto? En función de esto, se puede di­s­ti­n­guir tres tipos de es­tru­c­tu­ra:

• Basada en el tiempo: el proyecto se divide en fases te­m­po­ra­les in­di­vi­dua­les, que luego se reflejan en las tareas se­cu­n­da­rias.
• Basada en el objetivo o producto: el objetivo del proyecto se subdivide en co­m­po­ne­n­tes in­di­vi­dua­les a los que luego se asignan las tareas.
• Basada en las funciones: el proyecto se divide en los diversos campos de actividad in­vo­lu­cra­dos en su rea­li­za­ción.

En la práctica, se utilizan los tres pri­n­ci­pios, a menudo en co­m­bi­na­ción, pero es im­po­r­ta­n­te ase­gu­rar­se de que solo se use un principio de cla­si­fi­ca­ción en cada nivel.

Para que siempre puedas asignar recursos, gastos y cambios a paquetes de trabajo es­pe­cí­fi­cos, ge­ne­ra­l­me­n­te se les asigna un código en la es­tru­c­tu­ra de de­s­co­m­po­si­ción de trabajo. La co­di­fi­ca­ción refleja la posición je­rá­r­qui­ca dentro del proyecto.

Existen di­fe­re­n­tes tipos de co­di­fi­ca­cio­nes:

- Co­di­fi­ca­ción al­fa­bé­ti­ca: uso de letras, por ejemplo: A, AA, AB, etc.

- Co­di­fi­ca­ción numérica: uso de dígitos, por ejemplo: 1, 1.1, 1.1.2, etc.

- Co­di­fi­ca­ción al­fa­nu­mé­ri­ca: co­m­bi­na­ción de números y letras, por ejemplo: A, A1, A.1.1, etc.

El tipo de co­di­fi­ca­ción que elijas depende de ti. Para nuestro ejemplo, decidimos usar una co­di­fi­ca­ción numérica.

Aquí puedes descargar una plantilla de EDT para MS Po­we­r­Poi­nt.

Para proyectos medianos y grandes, se re­co­mie­n­da utilizar un software especial de gestión de proyectos para crear la EDT. Aunque es im­po­r­ta­n­te mantener la si­m­pli­ci­dad de la es­tru­c­tu­ra de tu proyecto y no dividirlo en más de 50 elementos in­di­vi­dua­les, la na­ve­ga­ción en programas no es­pe­cia­li­za­dos, incluso a esta escala, es a menudo engorrosa.

Por el contrario, si utilizas un software es­pe­cia­li­za­do como MS Project, puedes ampliar fá­ci­l­me­n­te cada una de las partes del proyecto, vincular planes de­ta­lla­dos di­re­c­ta­me­n­te a los paquetes de trabajo y tareas se­cu­n­da­rias, resaltar do­cu­me­n­tos y personas re­s­po­n­sa­bles de cada tarea y, si quieres, gestionar todos los planes y do­cu­me­n­tos desde una pla­ta­fo­r­ma.

La es­tru­c­tu­ra de de­s­co­m­po­si­ción de trabajo es la base para toda la pla­ni­fi­ca­ción adicional detallada en el ámbito de la gestión de proyectos y, por lo tanto, es un elemento central de la pla­ni­fi­ca­ción de las tareas. A los pri­n­ci­pia­n­tes les pueden resultar algo difíciles estas ex­pli­ca­cio­nes; sin embargo, se pueden llegar a dominar pro­ce­die­n­do de manera metódica y gradual y teniendo en cuenta las in­s­tru­c­cio­nes y pri­n­ci­pios me­n­cio­na­dos an­te­rio­r­me­n­te. El esfuerzo vale la pena, en cualquier caso, ya que cuanto mejor y más reflexiva sea la EDT o WBS de un proyecto, más fluida será la pla­ni­fi­ca­ción y la im­ple­me­n­ta­ción de este.

Una plantilla de es­tru­c­tu­ra de desglose de trabajo puede servir como orie­n­ta­ción. Sin embargo, los gerentes de proyectos pro­fe­sio­na­les deben recurrir a software es­pe­cia­li­za­do. Las apli­ca­cio­nes co­rre­s­po­n­die­n­tes ofrecen muchas funciones prácticas adi­cio­na­les para que siempre puedas encontrar la in­fo­r­ma­ción detallada correcta en la WBS, por ejemplo.

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